Los seguros sociales son el conjunto de pagos que se realizan mensualmente a la Seguridad Social tanto los propietarios de las empresas como los trabajadores y empleados. Además de ser un requisito legal, llevar un registro adecuado de los seguros sociales te ayudará a mantener tus finanzas en orden y evitar sorpresas desagradables.
En este artículo, explicaremos todo lo que necesitas saber sobre la contabilidad de los seguros sociales, presentando los asientos y las cuentas que intervienen de acuerdo con el Plan General Contable, así como el aporte patronal y obrero.
Estas contribuciones no solo forman parte de las obligaciones legales de las empresas, sino que también representan uno de los principales gastos que repercuten en la estructura de costos. Generalmente, los aportes a la Seguridad Social se dividen en dos categorías: los aportes patronales y los aportes laborales.
Cuentas Contables Clave para los Seguros Sociales
La correcta contabilización de los seguros sociales implica el uso de varias cuentas específicas del Plan General Contable (PGC). Es fundamental comprender la función de cada una para asegurar un registro preciso.
Cuenta 640: Sueldos y Salarios
La cuenta que contabiliza los sueldos y salarios se conoce como cuenta 640. En esta cuenta se anota el sueldo bruto del trabajador, pero sin incluir el pago delegado ni el subsidio de incapacidad temporal.
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Cuenta 642: Seguridad Social a Cargo de la Empresa
La Seguridad Social se registra en una cuenta llamada “Seguridad Social a cargo de la empresa” o “Seguridad Social de autónomos”. En la cuenta contable 642, llamada “Seguridad Social a cargo de la empresa”, deberás registrar las cotizaciones que la empresa debe pagar.
Si tienes empleados dados de alta en la Seguridad Social, deberás pagar unas cuotas o contribuciones por ellos. En la contabilidad de la empresa, estas cuotas se registran en el asiento 642, donde se anotan todas las cuotas que la empresa paga a la Seguridad Social por sus empleados. La cuota empresarial se contabiliza en el debe, en la cuenta 642, Seguridad Social a cargo de la empresa.
Cuenta 471: Organismos de la Seguridad Social, Deudores
Cuando una empresa paga por adelantado los seguros sociales no está gastando dinero, sino que está adquiriendo un derecho de cobro a la Seguridad Social. En la contabilidad, deberás anotar el importe en una cuenta contable 471 llamada “Organismos de la seguridad social deudores”. Lo importante es que indiques el importe en la columna de “debe” y lo restes de la deuda que tenemos con la Seguridad Social. Nunca debes incluir esta cantidad en una cuenta de gasto, ni tampoco en la cuenta de Sueldos y Salarios, ya que eso distorsionaría los resultados de la empresa.
Cuenta 476: Organismos de la Seguridad Social, Acreedores
Esta es una cuenta de la seguridad social que refleja el importe que le debemos a este organismo, en concepto de seguros sociales a cargo de la empresa y del trabajador. La suma de la cuota obrera y la cuota empresarial, es decir, todo el seguro social completo, se contabiliza en el haber, en la cuenta 476, Organismos de la Seguridad Social acreedores.
Si hay cotizaciones que corresponden al trabajador y otras que corresponden a la empresa, las que corresponden al trabajador también la deberás anotar en la cuenta de “Organismos de la seguridad social acreedores” (476).
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Diferenciando la Cuota Patronal y la Cuota Obrera
Lo primero de todo es saber diferenciar qué parte te corresponde a ti como empresario y cuál le corresponde a tus trabajadores. Estas liquidaciones no solo corren por cuenta de la compañía (cuota patronal), sino que también conllevan una carga para el trabajador (cuota obrera).
Cuota Patronal
Se trata de la parte que le corresponde financiar a la empresa. Las cuotas de la Seguridad Social son los pagos que la empresa realiza para financiar la protección social de sus empleados. De las mencionadas cotizaciones, que deben contabilizarse como gastos, el empresario contribuye a conceptos como la prestación por desempleo o el sueldo en caso de baja médica.
El importe varía según la empresa o el área de la actividad, entre otros. En definitiva, la cotización de la seguridad social supone, generalmente, algo más del 30% del sueldo bruto abonado por la compañía.
Cuota Obrera
La cuota obrera engloba todos los tipos de cotización que le corresponde pagar al trabajador con contrato indefinido. En este caso, la cuota obrera no se refleja en el asiento puesto que ya está incluida en el salario bruto cuyo asiento corresponde a la cuenta 640.
Contabilización para Autónomos
Como autónomo, sabes que cada mes tienes que pagar una cuota a la Seguridad Social por tu actividad profesional. Si eres autónomo y necesitas contabilizar las cotizaciones que pagas como parte de tu afiliación al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA), te cuento que es un proceso sencillo pero muy importante.
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La cuota de autónomos se contabiliza como un gasto, ya que no se dispone de una factura relativa a su pago. Respecto al tipo de gasto a asignar, debe contabilizarse contra la cuenta 642, Seguridad Social, a cargo de la empresa, puesto que este gasto hace referencia también a la Seguridad Social del titular. Para llevar un registro adecuado de tus cotizaciones, utiliza el asiento 642 llamada “Seguridad Social a cargo de la empresa”. Aquí podrás anotar tanto tus propias cotizaciones como las de tus empleados, en caso de que tengas alguno. Al hacer esto, estarás reflejando correctamente el gasto relacionado con los seguros sociales en tu contabilidad.
Contabilización para Empresas con Empleados
Si tu empresa tiene empleados, entonces debes saber que todos los meses se deben registrar los asientos contables que corresponden al salario que devengan. Es decir, se deben desglosar las obligaciones ligadas al pago de salarios por concepto de pago de seguros sociales y retenciones, entre otros. Los seguros sociales forman parte de las obligaciones de gastos de nómina.
En el asiento se registra en el Debe bajo la cuenta 642 “Seguros sociales a cargo de la empresa”; mientras que en el Haber se registrará la deuda con total (cuota obrera más cuota empresarial).
Dichas contribuciones derivan, precisamente, de los correspondientes salarios.
Casos Especiales en la Contabilización
Pago Delegado de Incapacidad Temporal (IT)
Si un trabajador está en situación de incapacidad temporal, es la Seguridad Social quien se hace cargo de su prestación. Pero lo cierto es que es la empresa quien se la paga al trabajador, para deducírsela luego en la siguiente liquidación de seguros sociales. Este hecho puede hacer que existan cotizaciones negativas en el resumen de nóminas, provocando cierta confusión al registrar las nóminas y las cotizaciones.
El pago delegado quiere decir que nosotros atendemos al pago al trabajador, pero al ser a nombre de Seguridad Social, lo compensamos a través del pago de los seguros sociales. Cuando tenemos una nómina con prestación de IT a cargo de la Seguridad Social con pago delegado, no podemos considerar salario el pago de la prestación ya que la Seguridad Social nos va a recompensar ese importe por medio de los seguros sociales. Pero el coste de la seguridad social a cargo de la empresa sigue siendo un gasto en su totalidad, ya que durante la IT la empresa sigue pagando la totalidad de los seguros sociales. Es por eso, que se reconoce ese importe a la cuenta 471.
Un ejemplo de este registro podría ser:
DEBE HABER300 (640) Sueldos y Salarios400 (471) Org. de la SS deudores80 (642) SS a cargo de la empresa (476) Org. de la SS acreed. 125 (465) Remuneraciones pend.
El sueldo del trabajador irá en la cuenta 640, Sueldos y salarios.
Bonificaciones por Formación
Si tienes trabajadores y te estás beneficiando de la bonificación en los seguros sociales por cursos de formación, es obligatorio que contabilices bien dicha bonificación. El curso, en primer lugar, lo abona el empresario y posteriormente la Seg. Social le devolverá el importe del mismo. El curso se trata de un gasto para la empresa, con lo cual recibiremos una factura de gasto a nombre de la empresa. Adicionalmente a este gasto, debemos registrar un ingreso por el importe que la Seguridad Social nos devolverá por dicho curso realizado por el trabajador.
Un ejemplo de registro de una bonificación es:
DEBE HABER420 (471) Org.
Expedientes de Regulación Temporal de Empleo (ERTEs)
En el caso de empleados con contratos reducidos, la empresa solo deberá pagar el equivalente al tiempo de trabajo reducido. Para disfrutar de estas exoneraciones, se deberá contar con un contrato de, al menos, 6 meses.
Cuando se suspende la totalidad de la jornada, no existe un devengo salarial, por lo tanto, no vamos a tener la cuenta 640, ni cuota obrera. Sí que vamos a tener siempre la cuota patronal, por lo que sí vamos a tener la cuenta 642. El importe de la cuota patronal es la que se subvenciona, es la parte que está exonerada. Cuando tenemos una reducción de jornada, por la parte de la jornada que no está afectada por ERTE se contabiliza la cuenta 640 y su correspondiente cuota obrera.
Si la compañía tiene en su plantilla trabajadores con contratos reducidos temporalmente, únicamente pagará la parte proporcional correspondiente a la jornada reducida trabajada. Eso sí, las empresas tienen que cumplir ciertos requisitos para disfrutar de estas exoneraciones en los seguros sociales, como es el mantenimiento del contrato de los trabajadores por un periodo mínimo de 6 meses.
¿Cuándo se Contabilizan los Seguros Sociales?
La contabilización de los seguros sociales para autónomos y empresas se realiza en diferentes momentos del año.
Registro Contable Mensual
Debes anotar los seguros sociales como un gasto en tus registros mensuales. Piensa en ello como una factura que pagas cada mes para cumplir con tus obligaciones. Para ello, registra los pagos en una categoría específica, como “Seguridad Social” o “Seguros Sociales Autónomos”. Para los seguros mensuales se pagarán mensualmente a más tardar el día diecisiete del mes inmediato siguiente.
Liquidaciones Trimestrales
Como autónomo, deberás presentar las llamadas “liquidaciones trimestrales”. En estas, se calculan los seguros sociales correspondientes al trimestre y se contabilizan como gastos. Asegúrate de realizar este cálculo correctamente y anotar los importes en tus registros contables.
Ajustes Anuales
Cuando termine el año fiscal, es más que probable que necesites hacer ajustes contables relacionados con los seguros sociales. Esto puede deberse a cambios en las tasas de cotización o en la base de cálculo. Revisa y actualiza tus registros para que estos cambios aparezcan reflejados correctamente.
Pasos para una Correcta Contabilización del Seguro Social
Para contabilizar el pago de los seguros sociales lo mejor es seguir estos 4 pasos, que te ayudarán a llevar una contabilidad adecuada y evitar problemas:
- Identifica la cuenta contable adecuada: Busca la cuenta específica destinada a los seguros sociales. Puede tener un nombre como “Seguridad Social” o “Seguros Sociales Autónomos“.
- Registra el gasto: Una vez lo tengas todo localizado, y realices el pago, apúntalo en tu registro contable. Esto te servirá de gran ayuda para tener un buen control de los pagos.
- Detalla la información en la descripción del pago: Asegúrate de incluir la fecha del pago, el período al que corresponde y todos aquellos detalles relevantes en la descripción de la transacción. Esto te ayudará a tener un registro claro y completo de los pagos que has realizado.
- Revisa tus pagos: Cada final de mes, trimestre y año es recomendable que revises todos los pagos que has realizado durante todo ese periodo. Te recomiendo que los compares con los registros contables y los extractos bancarios para asegurarte de que todo está correctamente.
En definitiva, siguiendo estos pasos, podrás contabilizar correctamente los seguros sociales negativos y mantener una contabilidad ordenada. Recuerda que siempre es recomendable consultar a un profesional contable para no cometer ningún fallo.