El régimen de actividades profesionales, conocido comúnmente como honorarios, es el régimen fiscal más utilizado por freelancers, consultores, médicos, abogados, diseñadores y todos los profesionistas que trabajan de forma independiente en México. Esta guía te explica cómo funciona y cómo optimizar tu situación fiscal.
¿Qué es el Régimen de Honorarios?
Formalmente se llama Régimen de Actividades Empresariales y Profesionales. Aplica para personas físicas que prestan servicios de forma independiente sin una relación laboral fija: es decir, sin tener patrón que les pague nómina. En México, el régimen de honorarios se aplica a profesionales independientes que prestan servicios de manera autónoma, sin establecer una relación laboral formal con sus clientes.
El régimen fiscal es un conjunto de derechos y obligaciones a los que se hace acreedor un ciudadano a partir de desempeñar una actividad económica específica. En este régimen, las personas que trabajan bajo este esquema lo hacen mediante un régimen de honorarios, en el que se emiten facturas por los servicios prestados para cumplir con las obligaciones fiscales correspondientes.
¿Quién tributa en el Régimen de Honorarios?
Este régimen aplica para personas físicas con servicios profesionales independientes. Si eres fotógrafo y estás pensando en abrir un estudio, eres diseñador gráfico y trabajas como freelance, o eres dentista y acabas de inaugurar tu consultorio, entonces te corresponde registrarte en este régimen. Está pensado para las personas que obtienen ingresos por prestar servicios profesionales de manera independiente (honorarios) a empresas, dependencias de gobierno o personas físicas en general.
Algunos ejemplos incluyen:
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- Médicos, abogados, arquitectos, contadores, psicólogos, ingenieros, diseñadores, fotógrafos, consultores, coaches.
- Freelancers de tecnología: desarrolladores, diseñadores UX/UI, especialistas en marketing digital.
- Actividades artísticas e intelectuales: escritores, músicos, traductores.
- Cualquier actividad profesional sin relación laboral subordinada.
El personal que vaya a prestar sus servicios profesionales por cierto tiempo y su ingreso será en función del tiempo, se le conoce como personal por honorarios y no empleado de la empresa.
¿Qué son los honorarios y cómo funcionan?
Los honorarios son un esquema de pago por servicios profesionales o trabajos realizados de manera independiente, frecuente en contrataciones de corta duración o trabajos específicos, como asesorías, proyectos creativos o servicios especializados. A diferencia de un salario tradicional, el contrato por honorarios no incluye prestaciones laborales, como aguinaldo o seguridad social.
Cuando una persona labora de manera independiente, ella es responsable de llevar un orden; llevar sus cuentas y declarar impuestos es parte de las obligaciones de los trabajadores.
Diferencias entre honorarios y otros tipos de pagos
Es importante distinguir los honorarios de otros tipos de contrato y sus correspondientes esquemas de remuneración laboral.
- Sueldo: Es un pago fijo que recibe el empleado bajo una relación laboral formal y que, como parte de un contrato, incluye prestaciones legales y está regulado por la Ley Federal del Trabajo.
- Comisiones: Se trata de un pago variable basado en los resultados que obtiene el empleado, como ventas o metas cumplidas.
- Honorarios: El pago por honorarios se realiza por servicios específicos sin una relación laboral directa, es decir, la persona que los recibe no forma parte de la plantilla formal de la empresa.
- Pagos por Asimilados a Salarios: Se diferencia en que solo se debe pagar el Impuesto Sobre la Renta (ISR), es decir, los que contratan este tipo de servicios no están obligados a solicitar recibos de honorarios, por lo que no aplica el pago del Impuesto al Valor Agregado (IVA).
Tipos de honorarios
El esquema de pago de honorarios abarca varios tipos de trabajo por honorarios.
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Honorarios profesionales
Este tipo de honorarios se otorga a profesionales independientes que ofrecen servicios especializados. Entre los ejemplos más frecuentes de los honorarios profesionales se incluyen:
- Médicos: Trabajan de manera independiente en consultorios o clínicas privadas.
- Abogados: Ofrecen servicios legales específicos, como contratos o litigios.
- Consultores: Profesionales que brindan asesoría en áreas como tecnología, marketing o finanzas.
Honorarios asimilados a salarios
Este esquema permite que los honorarios funcionen de manera similar a un sueldo, pero sin una relación laboral formal. En este caso, la empresa retiene impuestos y los reporta al SAT, lo que simplifica el cumplimiento fiscal para ambas partes. Este modelo reduce los costos de la empresa al evitar algunas obligaciones de seguridad social.
Algunos ejemplos de este esquema son:
- Contratación de asesores externos con horarios regulares.
- Profesionales que trabajan exclusivamente para una empresa sin estar en la nómina oficial.
El detalle más importante a tomar en cuenta es el papel de subordinación; el independiente no puede mantener con el patrón una relación laboral de empleado. Para comprobar que el prestador de servicios realiza actividades que no se presentan en la empresa o que no hay una relación de dependencia, es recomendable llevar un diario de actividades como comprobante.
Otros tipos de honorarios (por proyecto o freelance)
Los trabajos por proyecto o freelance también suelen remunerarse mediante honorarios, entre estos se incluyen:
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- Diseñadores gráficos que cobran por diseños específicos.
- Desarrolladores de software que trabajan en proyectos temporales.
- Escritores o redactores que reciben un pago por artículo o contenido.
Ingresos Acumulables en el Régimen de Honorarios
Un ingreso se refiere a la entrada o recepción de dinero o recursos a una persona, empresa u organización. Los ingresos pueden tomar muchas formas y se utilizan para medir la cantidad de dinero que una entidad recibe durante un período de tiempo específico. Es importante tener en cuenta que los ingresos pueden ser brutos o netos.
Los ingresos acumulables que un profesional recibe se consideran:
- Los honorarios que un profesional independiente recibe por sus servicios.
- Las comisiones y bonificaciones que un profesional recibe en el ejercicio de su actividad.
- Si el profesional realiza actividades empresariales adicionales que no son propiamente de su profesión pero que están relacionadas con ella, los ingresos derivados de estas actividades también se consideran acumulables.
La Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) regula a las personas que trabajen por honorarios bajo el régimen de persona física con actividad empresarial y profesional a partir del artículo 100 de la LISR. Lo único que aclara la LISR en el artículo 101, es que todos los ingresos de la persona o contribuyente ya sean por sueldos y salarios, honorarios, u otros señalados en la misma Ley se consideran ingresos acumulables para efectos fiscales, es decir, para el pago de impuestos.
Los ingresos de fuente extranjera también se acumulan. La ventaja es que los servicios exportados (prestados a clientes fuera de México) tienen IVA a tasa 0%, lo que significa que no cobras IVA a tu cliente extranjero pero sí puedes acreditar el IVA que pagas en tus gastos.
Obligaciones Fiscales en el Régimen de Honorarios
Los profesionales sujetos a este régimen deben registrarse ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y cumplir con sus obligaciones fiscales, como presentar declaraciones de impuestos de manera periódica.
La persona que trabajará por honorarios se inscribirá en el RFC bajo el régimen de personas físicas con actividad empresarial y profesional en el SAT. Sin embargo, deberá indicar si su actividad primordial será la prestación de servicios profesionales de manera independiente o si será actividad empresarial.
- Actividad profesional: Es cuando el individuo presta sus servicios profesionales en alguna área económica y sus ingresos son por honorarios, es decir, por hora. Por ejemplo, si es contador, prestará sus servicios profesionales contables.
- Actividad empresarial: Significa que los ingresos de la persona física provienen de clientes de su negocio.
Las personas que reciben honorarios deben emitir facturas electrónicas y presentar declaraciones mensuales y anuales para reportar sus ingresos, según el Régimen Fiscal de Servicios Profesionales. El incumplimiento fiscal puede generar multas, recargos e incluso auditorías por parte del SAT. Además, tu empresa podría enfrentar problemas legales si no retiene impuestos correctamente.
¿Cuánto se paga de ISR en honorarios?
En honorarios el ISR se calcula con una tabla progresiva que puede llegar hasta el 35% para ingresos muy altos. Sin embargo, la tasa que pagas en la práctica no es la máxima, sino la que corresponde a tu nivel de ingresos menos tus gastos deducibles. Si tienes ingresos de $50,000 al mes pero $15,000 en gastos deducibles, pagas ISR sobre $35,000. Las tasas progresivas van desde el 1.92% para ingresos mensuales bajos hasta el 35% para ingresos superiores a $250,000 mensuales. Punto clave: en honorarios, los gastos deducibles del negocio reducen directamente tu base gravable. A más gastos comprobados, menos impuesto.
Obligaciones mensuales en honorarios
El personal de honorarios tendrá la obligación de realizar por su cuenta:
- Pago provisional de ISR: Cada mes debes calcular y pagar un pago provisional de ISR. El plazo es el día 17 del mes siguiente. Este pago no es definitivo: al final del año, en la declaración anual, se hace el cálculo definitivo y se ajusta. El cálculo acumula los ingresos del año desde enero hasta el mes en cuestión, resta las deducciones acumuladas, aplica la tabla de ISR anualizada y descuenta los pagos provisionales ya realizados.
- Declaración de IVA: Mensualmente también presentas tu declaración de IVA. El IVA que cobras a tus clientes (IVA trasladado) menos el IVA que pagas en tus compras y gastos (IVA acreditable) determina si tienes IVA a pagar o saldo a favor. Si un mes no tuviste ingresos, igualmente debes presentar tu declaración mensual de ISR e IVA en ceros. Omitir una declaración, aunque sea en ceros, genera una multa por declaración extemporánea.
- DIOT (Declaración Informativa de Operaciones con Terceros): Mensualmente debes presentar la DIOT, que informa al SAT sobre los proveedores a quienes pagaste IVA. Es un requisito obligatorio en honorarios, a diferencia del RESICO donde no aplica.
- Contabilidad electrónica: Debes llevar contabilidad electrónica y enviarla al SAT de forma periódica. Esto incluye catálogo de cuentas, balanza de comprobación y pólizas de movimientos.
Las obligaciones de la empresa son retener, como pago provisional, el 10% sobre el monto de los pagos que se efectúen, sin deducciones de nómina, y proporcionar a los contribuyentes comprobante fiscal y constancia de retenciones a través del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI).
¿Qué gastos puedo deducir en honorarios?
Esta es la gran ventaja del régimen de honorarios: puedes deducir todos los gastos estrictamente indispensables para tu actividad. Deben estar facturados con CFDI a tu RFC y pagados con medios electrónicos (tarjeta, transferencia).
Gastos deducibles típicos en honorarios:
- Renta de oficina o espacio de trabajo.
- Equipo de cómputo, celular, tableta.
- Software y suscripciones digitales (Adobe, GitHub, Figma, Notion, Zoom, etc.).
- Servicios de internet y telefonía (parte proporcional).
- Papelería y materiales de trabajo.
- Libros, cursos y capacitaciones relacionadas con tu actividad.
- Honorarios de subcontratistas o colaboradores.
- Transporte y viáticos de trabajo.
- Publicidad y marketing (sitio web, redes sociales, etc.).
- Cuotas al IMSS voluntario.
- Gastos de representación (limitados al 1.5% de los ingresos).
El IVA que pagas en tus gastos y compras del negocio (IVA acreditable) se resta del IVA que cobras a tus clientes. Si tu IVA acreditable es mayor al que cobras, tienes saldo a favor de IVA que puedes acreditar en meses siguientes o solicitar en devolución.
Declaración anual en honorarios
A diferencia del RESICO (donde el ISR mensual es definitivo), en honorarios la declaración anual sí tiene un cálculo de cierre. El ISR anual definitivo puede ser mayor o menor que la suma de tus pagos provisionales, lo que genera impuesto a cargo adicional o saldo a favor. Además, en la declaración anual aplicas tus deducciones personales (gastos médicos, colegiaturas, hipoteca, AFORE, etc.), que son adicionales a las deducciones del negocio. El plazo para la declaración anual es del 1 de enero al 30 de abril del año siguiente.
Emisión de Facturas (CFDI)
Sí, debes emitir un CFDI por cada ingreso que recibas, independientemente de si tu cliente lo solicita o no. El CFDI de honorarios debe indicar el tipo de servicio prestado. Para emitir facturas necesitas tener activo tu RFC, tu contraseña del SAT o e.firma, y tu certificado de sello digital (CSD).
¿Cuándo conviene el pago por honorarios en una empresa?
Entre las situaciones en las que el pago por honorarios es más conveniente para una empresa, se cuentan las siguientes:
- Cuando se requiere contratar especialistas para tareas específicas.
- Para proyectos con duración limitada o de naturaleza temporal.
- Cuando la empresa necesita optimizar costos sin comprometer la calidad.
Ventajas del pago por honorarios
- Flexibilidad: Permite a las empresas contratar talento especializado para proyectos puntuales.
- Ahorro en costos laborales: No se tiene que procesar una nómina o pagar costos de seguridad social.
- Simplicidad administrativa: Los trabajadores independientes gestionan su propia facturación y obligaciones fiscales.
Riesgos y desventajas a considerar
- Falta de compromiso laboral: Los trabajadores por honorarios pueden tener múltiples clientes.
- Riesgo fiscal: Al no ser empleados formales, los freelancers o profesionales pueden establecer sus propios tiempos y condiciones.
¿Cómo calcular los honorarios correctamente?
El cálculo de los pagos para el trabajo por honorarios depende de varios factores:
- Horas de trabajo: Es importante determinar el tiempo necesario para completar el servicio.
- Nivel de especialización: Recuerda que los profesionales con alta demanda y experiencia pueden cobrar tarifas más altas.
- Condiciones del mercado: Otro paso básico es investigar las tarifas promedio para servicios similares.
Por ejemplo, en un proyecto de identidad visual, un diseñador gráfico estima emplear 20 horas de trabajo y cobra $500 por hora, lo que supondría un costo total de: 20 horas x $500 = $10,000 MXN. Si desea incluir IVA, se sumaría el 16%: $10,000 + ($10,000 x 0.16) = $11,600 MXN.
Honorarios vs RESICO: Cuándo conviene cada uno
El régimen de honorarios generalmente conviene más cuando:
- Tienes gastos comprobables altos (más del 30-40% de tus ingresos). Al deducir esos gastos, tu base gravable baja significativamente y la tasa efectiva puede ser competitiva.
- Tus ingresos son muy variables. Los pagos provisionales se ajustan mes a mes según el acumulado.
- Necesitas la flexibilidad de la contabilidad completa para acreditar IVA en compras grandes de equipo.
El RESICO conviene más cuando tus gastos son bajos y quieres simplicidad. Si no tienes muchos gastos comprobables, la tasa del RESICO (1-2.5%) será casi siempre menor que tu tasa efectiva en honorarios.
El cambio se puede hacer al inicio del ejercicio fiscal (enero) o en algunos casos durante el año con ciertos requisitos. Lo ideal es hacer el cambio en enero para simplificar la contabilidad del año.
Trabajar como Asalariado y por Honorarios al Mismo Tiempo
¿Puede una persona física trabajar como asalariado y por honorarios al mismo tiempo? La respuesta es sí. La Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) regula a las personas que estén contratados bajo el régimen de sueldos y salarios, a partir de su artículo 94. Asimismo, se regula a las personas que trabajen por honorarios bajo el régimen de persona física con actividad empresarial y profesional a partir del artículo 100 de la LISR.
Para que un empleado contratado por sueldos y salarios pueda recibir ingresos del mismo retenedor, deberá modificar en el SAT su régimen agregando otra actividad laboral. Esto se llama aumento de obligaciones fiscales. Al momento de declarar otra actividad laboral, el SAT preguntará en qué porcentaje será su ingreso por su actividad de sueldos y salarios, y en qué porcentaje su ingreso por la actividad por honorarios.
Es muy importante separar los ingresos, comprobantes y deducciones como empleado de Sueldos y Salarios de los ingresos por Actividad Profesional como personal de Honorarios. Ya que en caso de una auditoría por parte del SAT o IMSS se tendrá todo en orden. En la actualidad existen, empresas que desempeñan actividades por temporadas (ejemplo: Cursos o exámenes). A falta de personal de honorarios calificado, prefieren ofrecer a su personal de sueldos y salarios la oportunidad de desempeño de otra actividad distinta a la propia. Esto es por tiempo limitado, contratándolos por honorarios, conservando su contrato de trabajo original de sueldos y salarios.
En realidad, no existe ningún problema. Sólo es importante considerar que la empresa pagará el sueldo normal al empleado por las actividades descritas en su contrato. Ahora, si el empleado desea prestar sus servicios como personal de honorarios, a la misma empresa, eso deberá ser otra actividad distinta a la contemplada en su contrato por sueldos y salarios, para evitar confusiones.
Obligaciones al inscribirse en el SAT bajo el régimen de sueldos y salarios e ingresos asimilados a salarios
Cuando una persona va a comenzar a trabajar en una empresa, se le solicita su acuse de inscripción en Registro Federal de Contribuyentes (RFC), y si no lo tiene debe ir a inscribirse a través al Servicio de Administración Tributaria (SAT). Cuando solo va a recibir sueldos o salarios, entonces, el sistema del SAT lo registra bajo el Régimen de Sueldos y Salarios e Ingresos Asimilados a Salarios y listo, con esta inscripción, tendrá su RFC bajo ese régimen fiscal.
La empresa, llamada retenedor, tiene la obligación de calcular el impuesto anual de sus empleados subordinados bajo sueldo y salarios, excepto cuando el empleado:
- No haya laborado un año fiscal completo. Por ejemplo, que haya sido contratado en la empresa después del 1 de enero o que se haya terminado su contrato individual de trabajo antes del 31 de diciembre.
- Haya obtenido ingresos anuales superiores a los $400,000.
- Obtenga ingresos adicionales acumulables diferentes a los sueldos y salarios.
- Tenga dos o más empleos de forma simultánea.
- Comunique por escrito al retenedor que presentará la declaración anual por sus propios medios.
Preguntas Frecuentes sobre el Régimen de Honorarios
- ¿Los trabajadores por honorarios tienen derecho a un fondo de ahorro? No, los trabajadores por honorarios no tienen derecho a un fondo de ahorro proporcionado por la empresa. Este tipo de beneficio es exclusivo para empleados asalariados, quienes pueden participar en fondos de ahorro organizados por su empleador. Sin embargo, los trabajadores por honorarios pueden optar por crear y administrar su propio fondo de ahorro de manera independiente.
- ¿Cómo se obtiene el NSS para trabajadores asalariados y por honorarios? Para trabajadores asalariados, el Número de Seguridad Social (NSS) es asignado por el IMSS al ser registrados por su empleador. Para trabajadores por honorarios, el NSS se puede obtener registrándose voluntariamente en el IMSS como trabajador independiente. Este registro permite acceder a servicios de salud y prestaciones de seguridad social que el trabajador debe financiar de su propio bolsillo.
- ¿Cuál es la diferencia entre salario bruto y neto para asalariados y trabajadores por honorarios? El salario bruto y neto difiere depende el tipo de trabajador. Para asalariados, el salario bruto incluye su sueldo base y posibles prestaciones. El salario neto es lo que el trabajador recibe después de deducir impuestos, seguridad social y otras retenciones. Para trabajadores por honorarios, el salario bruto es el total acordado por sus servicios antes de impuestos. Estos trabajadores deben calcular y pagar sus propios impuestos, lo que reduce el salario neto que finalmente reciben.
- ¿Cómo se aplica el Impuesto Sobre Nóminas (ISN) a trabajadores asalariados y por honorarios? El Impuesto Sobre Nóminas (ISN) se aplica exclusivamente a los salarios pagados a empleados asalariados por parte del empleador. Los trabajadores por honorarios no están sujetos a este impuesto directamente, ya que su relación es mercantil y no laboral. Sin embargo, deben cumplir con otras obligaciones fiscales.
- ¿Es común que los trabajadores por honorarios reciban cartas de recomendación? Sí se recomienda que los trabajadores por honorarios soliciten una carta de recomendación al finalizar sus contratos. Estas cartas son importantes para futuros proyectos o empleos, ya que sirven como referencia de la calidad de su trabajo y desarrollo profesional.
- ¿Qué incluye el finiquito de un trabajador asalariado y un trabajador por honorario? El finiquito de un trabajador asalariado incluye pagos proporcionales de prestaciones legales como aguinaldo, vacaciones, y prima vacacional, y otras compensaciones acordadas. En contraste, los trabajadores por honorarios no tienen derecho a un finiquito formal, ya que no poseen prestaciones laborales.
- ¿Pueden los trabajadores por honorarios acudir a la CONDUSEF en caso de problemas financieros? Sí, tanto los trabajadores asalariados como los trabajadores por honorarios pueden acudir a la Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros (CONDUSEF) para recibir asesoría y resolver problemas financieros. La CONDUSEF ofrece apoyo en cuestiones relacionadas con instituciones financieras, como bancos y aseguradoras, y brinda orientación sobre productos financieros y obligaciones de los usuarios.