Un Comprobante Fiscal Digital, mejor conocido por sus siglas CFDI, es una factura electrónica que respalda alguna transacción comercial entre un comprador y vendedor, asegurando que un producto y/o servicio se está adquiriendo. Por parte del proceso de facturación, siempre se generan dos archivos: la factura en formato PDF y otro en formato XML. El formato Extensible Markup Language (XML) es un archivo que contiene distintos cifrados tecnológicos o informáticos, y sirve para que ante la autoridad, en este caso el Servicio de Administración Tributaria (SAT), les pueda ser útil y sea un documento válido.
Es importante destacar que, como contribuyente (ya sea persona física o jurídica), se tiene la obligación de manejar una contabilidad electrónica y que los documentos estén en formato XML para que se puedan comprobar los ingresos y sus transacciones.
¿Qué es la Facturación a Terceros?
La facturación a terceros en México es un mecanismo en el que un contribuyente (el tercero) emite un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) en nombre de otro contribuyente. Este esquema permite que una persona o empresa facture a nombre de su cliente cuando este no tiene la capacidad de emitir la factura directamente o requiere delegar este proceso.
La facturación por terceros es aquella por la cual el cliente o un tercero, persona ajena al servicio, es el encargado de expedir una factura, aunque la empresa o el profesional que ha prestado los servicios sigue siendo el responsable de ese documento y son sus datos identificativos los que aparecen en él. Es decir, en lugar de ser la empresa quien hace la factura para enviarla al cliente, es el propio cliente o la tercera persona asignada quien realiza la factura a ellos mismos con los datos de la empresa y le envían una copia a esta, para que haya constancia del proceso.
Los documentos de facturación que debe expedir un empresario o profesional pueden ser confeccionados materialmente por un tercero o por el propio destinatario de la operación (cliente). Para ello, la empresa tiene que cumplir una serie de requisitos dictaminados por la ley.
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Marco Legal de la Facturación a Terceros
El uso del RFC a cuenta de terceros está previsto y regulado por el Artículo 29 del Código Fiscal de la Federación (CFF) en cuanto a la emisión y requisitos del CFDI, y por la Guía de llenado del CFDI publicada por el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
La expedición de facturas por terceros está regulada también por normativas específicas que señalan que la realización de la facturación por parte de una empresa puede ser llevada a cabo por los destinatarios de las operaciones, es decir, el cliente, o por terceros. Sin embargo, la obligación seguirá siendo de la empresa y los datos que aparecen en la factura también.
Recientemente se publicó la Resolución Miscelánea Fiscal para el ejercicio 2019, entre los cambios más importantes se encuentra la modificación a la regla 2.7.1.13, la cual se refiere al pago de erogaciones a través de terceros. Dicha disposición permitía que un contribuyente pudiera deducir erogaciones que sean efectuadas por un tercero, siempre y cuando se cumplieran ciertos requisitos.
Requisitos para Emitir CFDI a Terceros (Delegación de Emisión)
Para llevar a cabo la emisión de facturas a terceros, se estipula una serie de requisitos que deben ser cumplidos por ambas partes. La autoridad fiscal (SAT) exige que haya una relación contractual o comercial clara entre las partes. Algunos de estos requisitos son:
- Debe existir un acuerdo previo entre la empresa que ofrece los servicios o productos y el destinatario de estos, por el que el primero autorice al cliente o tercero a realizar dicha operación. Este compromiso debe adquirirse previo a la realización de la facturación y se deben especificar las operaciones a las que se le atribuyen este tipo de facturación.
- Toda factura emitida por un tercero tiene que pasar antes por un proceso de aceptación por parte de la empresa. Este procedimiento de aceptación se recoge en el contrato que realicen ambas partes.
- Siempre hay que enviar una copia de la factura a la empresa en nombre de quien se realiza, para que haya constancia del proceso. Si no se envía al empresario una copia es imposible saber la fecha de expedición, el importe de la factura o el IVA, de cara a añadirlas en la contabilidad de la empresa.
- Aunque la realización del documento la lleve a cabo un tercero, las facturas serán expedidas con el nombre, los datos y por cuenta de la empresa o profesional que ofrece los servicios o productos.
- Las facturas realizadas de este modo, deben tener una serie diferente para cada una de las personas o terceros que se encargan de expedirlas.
Es fundamental recordar que el tercero sigue siendo responsable de la correcta emisión y cumplimiento de los impuestos asociados a la factura.
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Cómo Emitir un CFDI a Terceros
A la hora de emitir una factura a terceros, el proceso es sencillo si se tienen en cuenta los requisitos previamente mencionados. El tercero tiene que emitir una factura en la que el empresario o profesional proveedor sea el emisor de dicho documento. Esta factura tiene que llevar una serie específica en cada caso y, en la factura, debe aparecer la mención: ‘facturación por el destinatario’.
No se debe olvidar que la factura tiene que pasar por el proceso de aceptación y que se tendrá que remitir una copia al empresario. La empresa o autónomo es responsable de cumplir con las obligaciones fiscales de dicha facturación, aunque haya sido emitida por terceros.
Tipos de Operaciones con Terceros: Complemento por Cuenta de Terceros y Regla 2.7.1.13
Existen diferentes escenarios en los que los CFDI pueden involucrar a terceros, más allá de la delegación de la emisión.
El Complemento Concepto por Cuenta de Terceros en CFDI 4.0
El complemento Concepto por Cuenta de Terceros dentro del CFDI 4.0 se utiliza para reflejar operaciones en las que un contribuyente realiza pagos por cuenta de un tercero, y dichos gastos no deben considerarse ingresos propios. Esto aplica en dos situaciones principales:
- Cuando un tercero realiza un gasto por cuenta del contribuyente (por ejemplo, un contratista que compra boletos de avión a nombre de la empresa) y posteriormente se le reintegra el monto.
- Cuando el contribuyente entrega anticipadamente recursos al tercero para cubrir gastos específicos.
Para poder emitir facturas que incluyan este nodo, solo se necesita contar con folios activos de facturación electrónica. Es importante que el monto devuelto coincida exactamente con el valor señalado en el CFDI emitido por el tercero, sin modificaciones. En caso de que el tercero no utilice la totalidad de los recursos entregados mediante fondeo, deberá devolver el remanente utilizando el mismo medio en que fue proporcionado (cheque o transferencia bancaria).
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Erogaciones Realizadas por Terceros (Regla 2.7.1.13 RMF)
La regla 2.7.1.13 de la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) detalla las condiciones para deducir erogaciones efectuadas por un tercero, ofreciendo dos supuestos principales:
| Escenario | Requisitos Clave |
|---|---|
| 1. Reintegro posterior de erogaciones (El tercero realiza el gasto y luego se le reembolsa) |
|
| 2. Entrega previa de dinero al tercero (fondeo) (El contribuyente proporciona el dinero antes de la erogación) |
|
CFDI de Nómina con Servicio de Timbrado de Terceros (PAC)
Generar el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de nómina con servicio de timbrado de terceros (Proveedores Autorizados de Certificación o PACs) permite emitir recibos electrónicos válidos ante la autoridad fiscal y cumplir con las obligaciones de manera correcta. Este proceso es útil cuando se necesita respaldar legalmente el pago a los colaboradores, ya que asegura que los comprobantes estén certificados y listos para su uso en cualquier momento.
Para generar el recibo de nómina con servicio de timbrado de terceros, los pasos generales a seguir son:
- Obtén tu Certificado de Sello Digital (CSD): Si aún no cuentas con él, tramita el CSD de tu empresa desde el portal del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Es importante no confundir los archivos del CSD con los de la Firma Electrónica Avanzada (FIEL), ya que el CSD se identifica porque su nombre contiene 20 dígitos, mientras que el de la FIEL generalmente corresponde al Registro Federal de Contribuyentes (RFC) de la empresa.
- Contrata a un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC): Contrata el servicio de timbrado con un PAC autorizado por el SAT.
- Configura tus datos fiscales: Captura correctamente los datos fiscales de tu empresa tal como aparecen en la Constancia de Situación Fiscal (CSF): RFC, Razón social, Código Postal (CP).
- Registra el CSD en el sistema: Carga los archivos .cer y .key de tu CSD junto con su contraseña. Este proceso es indispensable para emitir CFDI.
- Configura el servicio de timbrado de terceros: Ingresa la información de tu proveedor de timbrado, incluyendo usuario y contraseña proporcionados por el PAC.
- Genera y timbra tu recibo de nómina: Una vez completada la configuración, realiza el proceso para emitir el timbrado del recibo de nómina.
Registro y Obligaciones Fiscales
Aunque la facturación haya sido expedida por un tercero a nombre de la empresa o profesional, el tratamiento de la factura tiene que ser exactamente igual que si la hubiese expedido la propia empresa o el autónomo. Aunque no tendrá una numeración correlativa a las facturas que puede emitir una compañía, ya que tienen una serie diferente, aun así, tendrán que aparecer en los registros de facturación.
Se tendrán que tener en cuenta igual que el resto de facturas a la hora de presentar el IVA o realizar los trimestres y también los libros de facturas. Además, la empresa también tendrá que remitir la información a la agencia tributaria, aunque haya sido un tercero el que haya expedido la factura.