Saber qué es una cuenta contable simplificará tus actividades contables. Esto, debido a que es una herramienta esencial para las pequeñas y medianas empresas, pues contribuye al conocimiento del estado de las finanzas y a la toma de decisiones. Por esa razón, te vamos a explicar con detalle la definición de cada una, para qué sirven y las diferencias más destacables entre ambas. En esta nota conocerás la definición de cuentas contables, su clasificación, características, la razón por la que se debe registrar la información financiera, las partes que lo componen y cómo se integran específicamente las cuentas acreedoras.
¿Qué son las Cuentas Acreedoras?
Las cuentas acreedoras son una entrada contable que representan la obligación de una empresa de pagar una deuda a corto plazo con sus acreedores o proveedores. Aparecen en el balance general, dentro del pasivo circulante. A nivel corporativo, son débitos que deben pagarse dentro de un período determinado para evitar su incumplimiento. Una cuenta acreedora es una cuenta contable que refleja las deudas y obligaciones de pago de una empresa, donde el Haber es superior al Debe. Dicho de otra manera, las cuentas acreedoras son como un recordatorio de las deudas que tiene una empresa. Cuando una empresa compra algo a crédito, obtiene un préstamo o tiene que pagar impuestos, crea una cuenta acreedora. Sirven para llevar un control de las deudas y compromisos financieros de la empresa.
Las cuentas de activo muestran aquellos bienes y derechos que genera una empresa con motivo de su actividad económica. Sin embargo, las cuentas acreedoras suponen todo lo contrario, representan aquellas obligaciones de pago que tiene una empresa con sus acreedores o proveedores.
Diferencia entre Acreedor y Proveedor
En la contabilidad de una empresa, el acreedor es aquella persona física o jurídica que suministra a la empresa un bien o servicio no relacionado con la actividad propia de la empresa pero necesario para su funcionamiento. El término acreedor se diferencia del de proveedor en que este último provee recursos que sí son esenciales para la propia actividad. Como hemos visto, el acreedor es la persona física o jurídica que tiene derecho a cobrar una cantidad de dinero o recibir un bien o servicio de otra persona. Esa otra persona es el deudor, que está obligado a abonar el dinero, bien o servicio según lo acordado entre ambos.
Existen diferentes tipos de acreedores, clasificados por su prioridad de cobro:
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- Acreedores privilegiados: tienen derecho a cobrar su deuda antes que otros acreedores.
- Acreedores ordinarios: cobran después de los privilegiados.
- Acreedores subordinados: son los últimos en cobrar.
Fundamentos de las Cuentas Contables
Las cuentas contables son una herramienta que posibilita la clasificación, análisis y registro de los movimientos financieros de tu empresa. También, tienen la función de dar a conocer aspectos económicos y el patrimonio de una organización de forma ordenada. Por ello, las cuentas contables son el fundamento del sistema de contabilidad financiera de un negocio y la ausencia de estas implica un obstáculo en el registro de las operaciones económicas, análisis y generación de los estados financieros.
El registro de la información financiera en las cuentas contables es esencial para tu empresa porque te permite conocer el motivo por el cual una cuenta incrementa o reduce su saldo. Los datos que se obtienen de las cuentas permiten construir el estado financiero y la toma de decisiones de tu empresa; lo cual, te posibilitará invertir adecuadamente los recursos.
Características y Elementos Clave de las Cuentas Contables
Las cuentas contables se caracterizan por:
- Tener un nombre, contenido y código en la parte superior. Así, se diferencian de las demás.
- Poseer la fecha en la que se realizó la operación.
- Describir el concepto de pago.
- Detallar el monto a pagar.
- Registrar los abonos y el monto restante, en los casos en los que no se ha completado el total.
- Informar el libro de contabilidad del cual proviene la operación que se realiza.
Estas características hacen que las cuentas contables sean organizadas y se pueda identificar el tipo de transacción que se realizó. Lo anterior, permite que tengas control en tu negocio y asegurar el crecimiento de éste.
Las partes que constituyen las cuentas contables son:
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- Nombre de la cuenta: se diligencia con el titular al que se refiere la cuenta de la cual se está haciendo el registro.
- Detalle del débito o “Debe”: los datos se registran en el lado izquierdo y refieren a los valores que ingresan en la cuenta de la organización.
- Detalle del crédito o “Haber”: las cifras se registran al lado derecho de la cuenta e indican los saldos que salen de la empresa.
- Saldo: detalla la diferencia entre el “Debe” y el “Haber”.
El Debe y el Haber: Pilares del Registro Contable
El manejo de las cuentas y la ubicación del saldo depende de la naturaleza de la cuenta. Las cuentas T son una representación gráfica fundamental para comprender el registro contable.
- Debe: es la información que se plasma en el lado izquierdo durante el registro de las llamadas cuentas T. En esta columna se reflejan los aumentos en las cuentas de activo (caja, banco, mercancía, cuentas por cobrar, etc.) y las disminuciones de las cuentas de pasivo (obligaciones y deudas) y patrimonio neto (capital, reservas, etc.). El saldo deudor se sitúa en la columna del debe, justo debajo de la sumatoria de partidas.
- Haber: se trata de la información que se coloca a la derecha de la cuenta T. Se comporta a la inversa del debe y refleja la disminución de las cuentas de activo y el incremento de las cuentas de pasivo y patrimonio neto. El saldo acreedor indica saldo a favor y representa el dinero que el titular de la cuenta tiene disponible en ese momento. El saldo acreedor aparece cuando los ingresos son mayores que los egresos.
La siguiente tabla resume el comportamiento del "Debe" y el "Haber" según la naturaleza de la cuenta:
| Tipo de Cuenta | Efecto en el "Debe" (Débito) | Efecto en el "Haber" (Crédito) |
|---|---|---|
| Cuentas de Activo | Aumentan su saldo | Disminuyen su saldo |
| Cuentas de Pasivo | Disminuyen su saldo | Aumentan su saldo |
| Patrimonio Neto / Capital | Disminuyen su saldo | Aumentan su saldo |
| Ingresos | Disminuyen su saldo | Aumentan su saldo |
| Gastos | Aumentan su saldo | Disminuyen su saldo |
| Costos | Aumentan su saldo | Disminuyen su saldo |
Integración y Gestión de las Cuentas Acreedoras
Las cuentas de pasivos son de naturaleza acreedora, por lo que, aumenta su saldo con crédito y disminuye cuando se les da un débito. Una cuenta acreedora es una cuenta contable que refleja las deudas y obligaciones de pago de una empresa, donde el Haber es superior al Debe. Esto significa que el saldo normal para las cuentas acreedoras es un saldo de crédito. Para registrar las cuentas acreedoras, el contador acredita estas cuentas al recibir la factura. Las facturas adicionales agregadas a las cuentas acreedoras aumentarán el saldo de crédito.
Además, habrá ajustes relacionados con descuentos recibidos, correcciones de errores, notas de débito del proveedor para productos devueltos, etc. Los proveedores ofrecen diversas condiciones de pago para una factura. Por ejemplo, el término 2 %, 30 neto significa que el pagador deducirá el 2 % de la factura si el pago se realiza dentro de 30 días.
En las cuentas acreedoras, un simple error puede causar un pago excesivo. Un ejemplo común implica las facturas duplicadas. Después que el personal del departamento de cuentas acreedoras la busque y descubra que no se ha pagado, el proveedor envía una factura duplicada. Mientras, aparece la factura original y se paga.
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Las cuentas por cobrar y las cuentas acreedoras son esencialmente opuestas. Sea una empresa A que compra productos a crédito de la empresa B. La compañía B registrará la misma venta como cuentas por cobrar y la compañía A registrará la compra como cuentas por pagar. De acuerdo con la metodología de contabilidad por acumulación, esto se tratará como una venta, aunque el dinero aún no haya sido transferido de manos.
Ejemplos Prácticos de Cuentas Acreedoras
Las cuentas acreedoras son una clase de deuda a corto plazo. Aquí, el tiempo es la esencia, ya que se trata de una deuda a corto plazo que debe pagarse dentro de un período de tiempo específico. Por ejemplo, las cuentas que registran el préstamo recibido por una empresa son cuentas acreedoras.
Las notas por pagar comerciales constituyen el dinero que una empresa le debe a los proveedores por artículos relacionados con el inventario. Por ejemplo, suministros o materiales que forman parte del inventario del negocio. Si un restaurante debe dinero a una empresa de bebidas o alimentos, esos artículos son parte del inventario.
Supongamos que una compañía recibe una factura de $600 por insumos de oficina. Posteriormente, la empresa emite un cheque para el pago de la factura.
Otro ejemplo: supongamos que tenemos una tienda de ropa y que los productos que vendemos los adquirimos a través de un proveedor que nos suministra prácticamente la totalidad de nuestros productos. Así, decidimos realizar una compra por valor de 5.500$ más IVA (21%). El registro contable se vería de la siguiente manera:
DEBE
5.500$ Compra de mercaderías
1.155$ H.P. (Hacienda Pública) Soportado
HABER
6.655$ Proveedores