La auditoría de recursos humanos es un método que analiza los procesos implementados en una empresa para garantizar su buen funcionamiento y rendimiento. Una auditoría de recursos humanos es un proceso interno, mediante el cual se revisan a profundidad políticas, prácticas, procedimientos y sistemas relacionados con la gestión de capital humano en una organización.
¿Por qué realizar una auditoría de recursos humanos?
Las auditorías de recursos humanos son necesarias cuando las empresas se encuentran en crecimiento, para supervisar que las actividades de cada uno de sus departamentos se estén realizando adecuadamente, además de ayudar a detectar anomalías o malversaciones de activos. Es fundamental para detectar fallos críticos dentro de la empresa, al igual que áreas de mejora que necesitan alinearse con los objetivos organizacionales.
Además, las auditorías permiten:
- Estimular el cambio.
- Brindar una visión más detallada de la empresa.
- Recopilar datos importantes.
- Mejorar la gestión del talento.
- Identificar áreas de mejora.
El departamento de recursos humanos cumple una gran cantidad de funciones dentro de una empresa. ¿Cómo saber cuándo estas funciones se llevan a cabo de forma eficiente? ¿Cómo detectar oportunidades de mejora? Una auditoría es un proceso por el que se evalúan distintos aspectos de un área, con el objetivo de mejorar y corregir errores. La auditoría de recursos humanos es, entonces, el proceso en el que se revisan aspectos de este departamento.
Las auditorías no son obligatorias, pero muchas empresas las hacen porque permiten una mejora continua. El incumplimiento de estas normativas puede derivar en multas, demandas laborales, inspecciones o pérdida de reputación.
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Una 🤝🏼 gestión humana efectiva es crucial para el éxito de cualquier organización. Un departamento de Recursos Humanos efectivo puede atraer, retener y desarrollar al talento que necesita la organización y así, alcanzar sus objetivos. Sin embargo, la gestión inadecuada de RR. HH. Aquí es donde radica la importancia de que las empresas implementen una auditoría y control de recursos humanos.
Una auditoría y control de Recursos Humanos adecuados pueden ayudar a garantizar que se cumpla con las políticas y procedimientos establecidos por la empresa. Una auditoría puede identificar riesgos en la gestión de los recursos humanos, algunos pueden ser la falta de cumplimiento de los requisitos legales para los recursos humanos en México 👈🏼, o el riesgo de litigios. También, se pueden identificar oportunidades de mejora en el departamento. El control y la auditoría pueden ayudar a identificar áreas en las que el departamento de Recursos Humanos necesita mejorar.
Una buena auditoría puede ayudar a proteger los intereses de la empresa. Es decir, se puede asegurar que los empleados sean contratados y tratados de manera justa. Dados estos beneficios, no es sorprendente encontrar que el 67% de las empresas en México afirman realizar auditorías internas.
Tipos de auditorías de recursos humanos
Existen diferentes tipos de auditorías de recursos humanos:
- Auditorías internas: Son aquellas realizadas por el mismo personal de recursos humanos. Quien está a cargo de ellas suele ser alguien con un puesto alto.
- Auditorías externas: Quien realiza estas auditorías es una agencia externa.
- Cumplimiento: Hay una gran cantidad de leyes que regulan las actividades del departamento de RR.HH. El objetivo de una auditoría de cumplimiento es revisar que no se esté violando la ley.
- Específica de una función: Las auditorías no necesariamente deben de ser de todo el departamento. Pueden centrarse en una función específica.
Como se observa se puede realizar más de un tipo de auditoria a la vez esto ayudara a la recolección de datos al momento de finalizar este proceso, además que se pueden establecer diversas herramientas con el mismo fin, este anexado de acuerdo al tipo de auditoria seleccionada.
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Pasos para realizar una auditoría de recursos humanos
¿Por donde se debe iniciar? Para esto se deben seguir los siguientes pasos:
- Establecer objetivos y alcance de la auditoría: Se deben definir los objetivos y el alcance de la auditoría, identificar los procesos y áreas que se revisarán.
- Recopilar información: Para conocer el tipo de auditoria es necesario plantear la manera de como se quiere llevar la información al personal como por ejemplo buscar cual es la fuente de información y cuáles las técnicas de investigación y recopilación. Habrá que revisar y recopilar toda la documentación pertinente.
- Analizar históricos
- Sondeos de opinión
- Realizar un benchmark
- Analizar la información: El tercer paso es hacer un análisis de la información recopilada y evaluar:
- Si los procesos y políticas de Recursos Humanos están alineados con los objetivos de la empresa.
- Si se están cumpliendo las leyes y regulaciones aplicables.
- Identificar las áreas de mejora.
- Análisis de métricas: Revisa las métricas de recursos humanos, como la rotación de empleados, la tasa de ausentismo, la productividad, el tiempo de contratación, etc.
- Comparación con mejores prácticas: Compara las prácticas de recursos humanos de tu organización con las mejores prácticas de la industria y con las empresas líderes.
- Desarrollar las recomendaciones: De manera posterior, se buscan las áreas donde se necesitan mejoras o donde se están presentando problemas.
- Hacer la presentación del informe: Se debe elaborar un informe de auditoría de RR. HH., que incluya hallazgos, conclusiones y recomendaciones.
- Implementar las recomendaciones: Este es uno de los pasos más importantes del proceso. Con los resultados de la evaluación crea un plan de acción para implementar los cambios y mejoras identificados durante la auditoría. Se deben ejecutar, en colaboración con el equipo de Recursos Humanos, las recomendaciones planteadas.
- Crear un plan de acción
- Brindar seguimiento: Se hará un seguimiento a la implementación de las recomendaciones. Para ello, se realizan revisiones periódicas.
Preparación para la auditoría
Primero, se debe de crear una unidad especial para hacer auditorías. Dependiendo del tamaño del departamento y de la empresa, esta unidad especial puede estar conformada por una persona o hasta por un equipo de cinco. Después, se le debe de avisar a los empleados la fecha y hora a la que se llevará la auditoría de recursos humanos. Algo muy recomendable es contar con una checklist en donde se cubran los aspectos a revisar.
Las auditorías de recursos humanos tienen que hacerse de forma cíclica. Es decir, que no basta con hacer una, corregir y olvidarse completamente de ellas. Necesitan llevarse a cabo periódicamente.
Herramientas digitales para la auditoría de recursos humanos
La realización de una auditoría de Recursos Humanos con herramientas digitales puede ser más eficiente y efectiva que hacerlo de modo manual. Existen diversas herramientas de software que pueden ayudar en la realización de una auditoría de Recursos Humanos.
El uso de herramientas digitales para realizar una auditoría al departamento de Recursos Humanos puede tener diversos beneficios:
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- Generan una mayor eficiencia y rapidez en la identificación de problemas y oportunidades de mejora.
- Reducen el margen de error y se obtienen resultados más precisos y fiables.
- Se agiliza la recopilación de datos ya que muchas herramientas trabajan de modo integral.
- Se puede obtener una visión global del área de Recursos Humanos y de las prácticas y políticas que se están implementando.
- Con estas herramientas se pueden generar informes y visualizaciones de datos que facilitan la comprensión de la información.
Sesame HR es un software integral para la 🚀 gestión de recursos humanos. En específico, Sesame HR puede ayudar de diversas maneras para aplicar la auditoría y control de Recursos Humanos. Antes de comenzar la auditoría, es importante identificar las áreas que se van a evaluar. En cada uno de dichos procesos se pueden llevar métricas para indicadores clave y extraer informes automatizados.
Una función con la que cuenta Sesame HR es la de poder generar un proceso de evaluación de desempeño. Es decir, se pueden aplicar cuestionarios para evaluar el desempeño de las personas. Estos cuestionarios se mandan de modo automático a las personas que deben evaluar. Ellos las reciben en su app, junto con una notificación de tener dicha tarea pendiente. Los resultados nos pueden ayudar a medir la efectividad de Recursos Humanos en cuanto a la productividad del equipo de trabajo. Otra manera de emplear la evaluación de desempeño en la auditoría es aplicando la misma evaluación a los miembros del área de Recursos Humanos.
Otra interesante función de Sesame HR son las encuestas laborales. Por lo tanto, puedes lanzar encuestas para conocer la percepción del desempeño del área de Recursos Humanos. Lo importante es que se pueden gestionar los cuestionarios para tener formatos reducidos y simples. La generación de dichos cuestionarios es muy sencilla, porque cuenta con plantillas creadas que pueden personalizarse. Los resultados se almacenan en una base de datos. Esto permite analizar la evolución del equipo en cuanto a un tema determinado. Además, Sesame HR cuenta con People Analytics.
Gracias a que Sesame HR puede realizar diversas tareas de Recursos Humanos, también cuenta con datos relevantes para una auditoría. Para ello, nos podemos valer de la función para generar informes de RR. Con esta función, los datos almacenados se pueden presentar de manera inteligente. Estos informes contarán con datos en tiempo real, por lo que se vuelve más ágil la toma de decisiones. Incluso, se pueden construir cuadros de mando. Estos son tableros personalizados que ordenan los indicadores de la manera que el usuario requiera.
Contar con una herramienta como Sesame HR hará que tu departamento de talento humano mejore en sus indicadores. Por lo tanto, te invitamos a validar lo que hemos mencionado en este artículo. Empieza a hacer una auditoría ágil, apoyada en nuestro software.