Uno de los asuntos más controvertidos y desconocidos en contabilidad es la regularización contable de los saldos deudores y acreedores antiguos. Conocer las diferencias entre proveedor y acreedor, así como el tratamiento contable de cada uno, es esencial para una correcta gestión financiera. No es lo mismo un proveedor que un acreedor. Un contable debe saber la diferencia entre proveedor y acreedor, pero no todo el mundo tiene tan claro la terminología contable y se pueden confundir.
Definiendo al Acreedor Contable
En el ámbito de la contabilidad, los proveedores y acreedores contables tienen una definición más precisa, relacionada directamente con las deudas y la gestión de bienes y servicios. Un acreedor es una persona física o jurídica a la que se le compran a crédito servicios que no están relacionados con la actividad desarrollada por la empresa. Por ejemplo, supongamos que hay que realizar la reparación de un vehículo.
En la contabilidad de una empresa, el acreedor es aquella persona física o jurídica que suministra a la empresa un bien o servicio no relacionado con la actividad propia de la empresa pero necesario para su funcionamiento. El término acreedor se diferencia del de proveedor en que este último provee recursos que sí son esenciales para la propia actividad.
La Problemática de los Saldos Acreedores Antiguos
Los saldos de ejercicios anteriores sin movimiento pueden distorsionar la información contable de cualquier empresa. La normativa contable y fiscal exige que los saldos reflejados en la contabilidad correspondan a derechos u obligaciones reales. Seguro que si eres contable te has encontrado en muchas ocasiones con saldos que se arrastran de ejercicios anteriores y que, por diferentes motivos, no presentan movimientos en los ejercicios posteriores.
La gestión de las cuentas de una empresa debe exponer una imagen fiel del patrimonio de la compañía, así como de la situación financiera de la misma. Por ello, cuando aparecen saldos deudores o acreedores que son de otros años esta imagen se ve afectada negativamente. Dichos saldos no podrán cobrarse o pagarse ya que serán de un ejercicio anterior. Algo que hará que la imagen contable de la compañía se vea distorsionada siendo el balance y la cuenta de resultados incorrecta.
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Mantener estas cuentas supone un riesgo porque da la impresión de que la empresa aún debe dinero. En el caso de saldos acreedores (proveedores, acreedores varios, impuestos a pagar, etc.), la empresa refleja una obligación que ya no existe. Los saldos sin movimiento provienen generalmente de operaciones mal registradas, conciliaciones incompletas o errores administrativos que no fueron depurados en su momento.
Se supone que tenemos abiertas cuentas, por ejemplo de proveedores, de ejercicios anteriores y cuyo saldo sabemos que no se va a cerrar. El caso más usual, y el que nos estamos planteado hoy seria que el saldo pendiente de la cuentas viene de ejercicios anteriores y no tenemos idea de qué ha pasado con ella pero tenemos la certeza de que no se va a hacer el pago.
Marco Normativo: La NRV 22ª y la Corrección de Errores
Para que la imagen de la empresa que dé la gestión de las cuentas sea la idónea debe guiarse por las normas de registro y valoración que se encuentran en el Plan General de Contabilidad que fue aprobado en 2007. Esta casuística se regula con la NRV 22ª donde se habla de los criterios contables, errores y estimaciones contables.
La norma citada anteriormente puede resumirse en que cuando se detecten errores en los ejercicios contables anteriores se deberán subsanar cuanto antes. Esto se hará eliminando estos saldos del activo o del pasivo y afectarán positiva o negativamente dependiendo del tipo de saldo que sea. Esta regularización de la situación contable conlleva el no pago o cobro de los saldos erróneos debido a que su origen se debe a un error de registro en la empresa.
No obstante, los efectos en el patrimonio son diferentes dependiendo de si se regula un saldo deudor o uno acreedor. Por ello, conviene entrar en detalles acerca de los efectos fiscales y contables de saldos acreedores y deudores.
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Procedimiento de Regularización de Saldos Acreedores
Si se centra la atención en los efectos contables realmente no supondría ningún problema. Únicamente habría que dar de baja los saldos erróneos. Lo que sí habría que hacer obligatoriamente es registrar este error en la memoria y explicar los motivos del mismo.
Efectos Contables
Contablemente debemos recordar que los posibles gastos e ingresos de ejercicios anteriores que quisiéramos reflejar ahora, en un ejercicio posterior, no se pueden llevar a sus cuentas del Grupo 6 o Grupo 7, sino, que, atendiendo a la norma de Registro y valoración 22 se deberán anotar como reservas. El ingreso o el gasto correspondiente a ejercicios anteriores que se derive de dicha aplicación motivara, en el ejercicio en que se produce el cambio de criterio, el correspondiente ajuste por el efecto acumulado de las variaciones de lo activos y pasivos, el cual se imputará directamente en el patrimonio neto, en concreto, en una partida de reservas. Lo fundamental a la hora de hacer los ajustes es estudiar cuál es la procedencia de dichos saldos arrastrados y explicarlo en la memoria de una manera clara.
Efectos Fiscales
En cuanto a los efectos fiscales hay que saber que pueden tener un mayor riesgo. Así, pues, se considerará que estos saldos son rentas no declaradas, por lo que habrá que llevar a cabo un ingreso del importe en el impuesto sobre sociedades. Por no hablar de las posibles sanciones que se apliquen por la cuota que no se pagó cuando debería.
De esta manera y según la ley, la única forma de evitar la regularización fiscal será aportando documentos y pruebas que puedan demostrar que las rentas que se quieren imputar sí fueron declaradas en su momento. O bien, que dichas cuentas pertenecen a ejercicios que ya han prescrito. En cuanto a estas pruebas hay que destacar que deben apoyarse en los libros contables pero que también hay que aportar documentación. La razón de esto es que la importancia de la regularización fiscal reside en cuándo debió declararse el saldo erróneo, no cuándo se registró contablemente. Por último, cabe destacar que la prescripción de un ejercicio es muy difícil de demostrar. De hecho, resulta casi imposible, por lo que normalmente la Administración sale ganando en este sentido.
Comprendiendo el Saldo Acreedor
El saldo acreedor se produce cuando el haber supera al debe. Si en la cuenta 400 proveedores se anotan 900 € en el debe y 3000 € en el haber, el saldo será acreedor por importe de 2100 €, porque el haber supera al debe en esa cuantía. El saldo acreedor, por su parte, muestra los aumentos en pasivos o ingresos de tu empresa. De la cuenta dividida en dos columnas, el saldo acreedor es el valor que colocamos en el "haber" de la misma. Necesitamos conocer el saldo acreedor de nuestra empresa para saber a cuánto ascienden sus deudas. Gracias a ello, podemos prever con precisión los pagos que deberemos efectuar en el futuro. Dicha información resulta vital para optimizar la forma en la que gestionamos el flujo de efectivo.
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