La reserva legal es un concepto fundamental en la gestión financiera y contable de las empresas. Es un fondo destinado a la protección de una sociedad que la ayuda a hacer frente a las contingencias que pudieren presentarse, por ejemplo, para compensar pérdidas.
Toda empresa está expuesta a riesgos y pérdidas que pueden comprometer su estabilidad financiera y su patrimonio. Por ello, la reserva legal actúa como un fondo de emergencia para cubrir pérdidas o contingencias, fortaleciendo el patrimonio neto de la empresa, mejorando su solvencia y capacidad de financiación.
Marco Legal y Características Principales de la Reserva Legal
La reserva legal es una porción de los beneficios netos que las empresas deben destinar obligatoriamente a una cuenta específica dentro de su patrimonio neto. Su principal objetivo es garantizar la estabilidad financiera de la empresa y asegurar que existan fondos disponibles para cubrir pérdidas o contingencias.
La obligación de dotar la reserva legal varía según la legislación de cada país y el tipo de sociedad. Por ejemplo, en España, según el artículo 274 de la Ley de Sociedades de Capital (LSC) y el artículo 214 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades Anónimas, las sociedades deben destinar al menos el 10% de los beneficios del ejercicio a la reserva legal hasta que esta alcance, al menos, el 20% del capital social.
En otras jurisdicciones, como en México, de su regulación en los artículos 20 al 22 de la Ley General de Sociedad Mercantiles (LGSM), se advierten las siguientes características: su constitución no es obligatoria para todas las entidades, quedando exceptuadas la sociedad por acciones simplificadas y la sociedad civil, salvo que en el contrato social se estatuya su creación. Para las sociedades reguladas por la LGSM, se constituye con la retención del 5% de las utilidades netas hasta que represente la quinta parte (20%) del capital social. Tratándose de sociedades cooperativas, se constituye con el 10% al 20% de los rendimientos hasta que represente el 25% del capital. Cabe destacar que la cuantía máxima del fondo puede ser mayor siempre que así se fije en los estatutos, pero nunca puede ser menor al porcentaje establecido en la ley, siendo nulos todos los acuerdos en contrario.
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La reserva legal, mientras no supere el límite indicado, solo podrá destinarse a la compensación de pérdidas en el caso de que no existan otras reservas disponibles suficientes para este fin. Cuando la reserva alcance el porcentaje establecido, a medida que se va acumulando, sigue teniendo la consideración de reserva legal, pero el excedente puede destinarse a otros fines que la sociedad considere oportunos (art. 274.2 LSC). En ningún caso puede destinarse al reparto de dividendos entre los socios.
La norma también sanciona la omisión de integrarla, imputando responsabilidad ilimitada y solidaria a los administradores responsables de crearla, obligándolos a entregar a la compañía una cantidad igual a la que debía separarse. Además, la reserva legal puede capitalizarse, en cuyo caso, se debe volver a constituir a partir del ejercicio siguiente a aquel en que se capitalice.
Cálculo y Dotación de la Reserva Legal
La dotación de la reserva legal es obligatoria siempre que la empresa obtenga beneficios en el ejercicio. Si no se obtienen beneficios, no es necesario dotar la reserva en ese ejercicio. Una vez alcanzado el porcentaje legal del capital social, la empresa puede dejar de dotar la reserva legal, aunque puede continuar haciéndolo de forma voluntaria.
Ejemplo Práctico de Dotación de Reserva Legal
Supongamos una empresa con un capital social de 100.000 euros y una reserva legal ya dotada de 19.500 euros. El 20% del capital social es de 20.000 euros (20% x 100.000). Si la empresa obtiene un beneficio del ejercicio de 10.000 euros, el 10% de este beneficio serían 1.000 euros (10% x 10.000).
Sin embargo, dado que la reserva legal actual es de 19.500 euros, si dotamos 1.000 euros nos estaríamos pasando de los 20.000 euros. Por lo tanto, se dotará únicamente la cantidad que falta hasta alcanzar dicho importe, esto es, 500 euros (20.000 - 19.500).
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Otro ejemplo ilustrativo, siguiendo el procedimiento para la creación de la reserva legal a partir de utilidades, en el caso de una sociedad anónima de capital variable:
Revisión de la Reserva Legal
Consideremos los siguientes datos de capital contable al 31 de diciembre de 2019:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Capital social fijo | $50,000.00 |
| Capital social variable | $250,000.00 |
| Reserva legal | $31,285.00 |
| Utilidad del ejercicio | $598,845.00 |
| Utilidades acumuladas | $625,700.00 |
| Total del capital contable | $1,555,830.00 |
Para determinar el monto máximo y el monto pendiente de reservar:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Capital social fijo | $50,000.00 |
| Más: Capital social variable | $250,000.00 |
| Igual: Total del capital social | $300,000.00 |
| Por: Quinta parte del capital social en % (20%) | 20 % |
| Igual: Monto máximo para creación de reserva legal | $60,000.00 |
| Contra: Reserva legal acumulada | $31,285.00 |
| Igual: Monto pendiente de reservar | $28,715.00 |
Como puede observarse, la reserva legal acumulada de $31,285.00 aún no rebasa la cantidad de $60,000.00, que es la quinta parte del capital social (20%), por lo que falta separar $28,715.00 de las utilidades.
Determinación de la Reserva Legal con base en la Utilidad Neta de 2019
Para calcular la reserva legal con base en la utilidad neta:
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| Concepto | Importe |
|---|---|
| Utilidad neta del ejercicio 2019 | $598,845.00 |
| % de la reserva legal | 5 % |
| Reserva legal | $29,942.25 |
Monto a Considerar para Incrementar la Reserva Legal
A pesar de que el 5% de la utilidad neta del ejercicio 2019 es de $29,942.25, solo se reservará la cantidad necesaria para alcanzar el límite máximo:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| 5% de las utilidades del ejercicio 2019 | $29,942.25 |
| Contra: Monto pendiente de reservar | $28,715.00 |
| Igual: Monto a incrementar a la reserva legal | $28,715.00 |
En este caso, dado que se requiere la cantidad de $28,715.00 para completar la reserva legal del 20% del capital social, solo se reservará esa cantidad. Así, la reserva legal tendrá un monto total de $60,000.00, que es la quinta parte del capital social.
Monto Final de la Reserva Legal
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Reserva legal acumulada | $31,285.00 |
| Más: Monto a incrementar a la reserva legal | $28,715.00 |
| Igual: Monto final de la reserva legal | $60,000.00 |
En este caso, se tomarán de las utilidades del ejercicio 2019 la cantidad de $28,715.00 para incrementar la reserva legal, con lo cual esta tendrá un monto de $60,000.00, que es el monto equivalente a la quinta parte del capital social de la compañía.
La sociedad anónima «NUAL, SA» tiene un capital social de 1.000.000 de u.m., desembolsado en un 75 por 100. La reserva legal alcanza un importe de 160.000 u.m. Al finalizar el ejercicio económico, «NUAL, SA» ha obtenido un beneficio de 200.000 u.m. El importe que debe alcanzar la reserva legal es del 20 por 100 de 1.000.000 de u.m., es decir, 200.000 u.m., por lo que actualmente faltan 40.000 u.m. El 10% del beneficio serían 20.000 u.m. (200.000 x 10%). En este caso, la dotación se realizaría por 20.000 u.m., llevando la reserva legal a 180.000 u.m., aún por debajo del límite máximo.
Registro Contable de la Reserva Legal
La reserva legal se registra en la cuenta 112 del Plan General de Contabilidad. Para una correcta presentación de los estados financieros, es necesario que se hagan los registros contables correspondientes, para efectos de que se refleje el monto final de la reserva legal.
Al respecto, el L.C. Antonio Castillo Sánchez, Consultor Fiscal en IDC Asesor Fiscal, Jurídico y Laboral, expone el procedimiento a seguir para la creación de la reserva legal a partir de utilidades. Una vez que los estados financieros sean aprobados por la asamblea, se procederá a la creación de la reserva legal. La reserva legal se dota con cargo a los beneficios del ejercicio.
El Estado de cambios en el capital contable muestra cómo se refleja este movimiento:
| Concepto | Capital Social | Reserva legal | Utilidad del ejercicio | Utilidades Acumuladas | Total del capital contable |
|---|---|---|---|---|---|
| Saldos al 31 de diciembre de 2019 | $300,000.00 | $31,285.00 | $598,845.00 | $625,700.00 | $1,555,830.00 |
| Incremento de reserva legal | $28,715.00 | ($28,715.00) | $0.00 | ||
| Traspaso a utilidades retenidas | ($570,130.00) | $570,130.00 | $0.00 | ||
| Saldos al 31 mayo de 2020 | $300,000.00 | $60,000.00 | $0.00 | $1,195,830.00 | $1,555,830.00 |
También se traspasa el saldo de la cuenta Utilidad del Ejercicio a Utilidades Acumuladas. Cabe mencionar que cuando la asamblea de accionistas decrete la distribución de dividendos sobre las utilidades acumuladas, en caso de que los socios o accionistas beneficiados sean personas físicas, la sociedad deberá retenerles un porcentaje de ISR sobre el monto de dividendo percibido por cada uno (artículo 140, segundo párrafo, LISR).
Tipos de Reservas Contables: Más Allá de la Legal
Además de la reserva legal, las empresas pueden constituir otras reservas contables. En principio, las reservas son beneficios obtenidos por la empresa y que no han sido distribuidos entre sus propietarios. Contablemente, las reservas forman parte del patrimonio neto del pasivo del balance. La finalidad principal hace alusión a la necesidad de autofinanciación y la cobertura de pérdidas. Además, las reservas posibilitan la financiación de posibles operaciones futuras o, en caso de pérdidas, estabilizar la situación (art. 273 de la Ley de Sociedades Anónimas).
Podemos clasificar las reservas en diferentes tipos según su origen y naturaleza:
Reservas procedentes de beneficios no repartidos
La característica común de estas reservas es que se originan cuando la empresa ha tenido beneficios. Incluyen:
- 112 Reserva legal: Como su nombre indica, está determinada por la legislación, concretamente por el artículo 274 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de Julio, texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital. Como mínimo ha de ser del 20% del capital social, pero si no se alcanza, habrá que destinar el 10% de los beneficios de cada ejercicio económico hasta que se alcance. Esta cifra puede variarse, partiendo siempre de ese mínimo.
- 113 Reservas especiales: Son aquellas que están establecidas por cualquier disposición de carácter obligatorio. Su dotación se hará con cargo a «Pérdidas y ganancias» y su aplicación dependerá de la norma específica que las creó.
- 114 Reservas para acciones de la sociedad dominante: Esta reserva se dotará cuando se adquieran o acepten en garantía acciones de la sociedad dominante. Además, mientras dure esta situación estas reservas son de carácter indisponible.
- 115 Reservas para acciones propias: La adquisición de acciones propias es una operación lícita, y cuando se realiza, se está produciendo una disminución efectiva de la cifra de capital social, que la ley intenta paliar con la dotación de una reserva de carácter indisponible por el importe de las acciones propias adquiridas y que permanecerá en el balance en tanto no se produzca la enajenación de las mismas. Para evitar el efecto descapitalizador que produce la adquisición de las acciones propias, nuestra legislación obliga a la dotación de la «Reserva para acciones propias» por el importe de adquisición de las acciones propias.
- 116 Reservas estatutarias: Las reservas estatutarias tienen el mismo origen que las reservas voluntarias, ya que se crean con cargo a los beneficios del ejercicio, pero su dotación viene motivada por un acuerdo de los propietarios de la empresa reflejado en los estatutos de la compañía. Económicamente, significan el compromiso de los titulares de la empresa para que una parte del beneficio no sea retirado de la misma y así se pueda incrementar el neto patrimonial.
- 117 Reservas voluntarias: La dotación a estas reservas es libre, como su propio nombre indica. Una vez que se han cubierto todas las atenciones legales, se puede decidir no repartir el resto del beneficio y dotar estas reservas. Lo que la empresa está consiguiendo es autofinanciación, porque los recursos generados en el ejercicio (beneficios) no se reparten y se evita su salida al exterior de la empresa. Los recursos así generados podrán aplicarse a la adquisición de más inmovilizados, más existencias, en definitiva, a ampliar el poder económico de la empresa. Lo importante de este tipo de reservas es que son reservas disponibles, es decir, que en un momento determinado se puede disponer de ellas, por ejemplo, se puede acordar la distribución de un dividendo a cuenta de estas reservas.
- 118 Reserva por capital amortizado: Si se reduce capital con cargo a reservas voluntarias, se crea la «Reserva por capital amortizado» (cuenta 118 del PGC), que es indisponible, por el importe del capital reducido. Esta reserva logra que el neto patrimonial indisponible de la empresa permanezca inalterado, manteniendo inalterable la garantía de los acreedores.
Reservas provenientes de la actualización de balances
- 111 Reservas de revalorización: Para corregir el efecto negativo que la inflación produce sobre algunos activos (como edificios, terrenos e inversiones financieras), la Administración permite, mediante una disposición legal, la actualización de los valores históricos que estén desfasados. La disposición que la sociedad puede hacer de las «Reservas de revalorización» vendrá determinada en la disposición legal que las autorizó.
Reservas derivadas de aportaciones de los socios
- 110 Prima de emisión de acciones: Será lícita la emisión de acciones con prima. Es importante reseñar que la «Prima de emisión de acciones» va a ser una reserva disponible, es decir, que en un momento determinado esa reserva puede ser retirada de la sociedad sin ninguna traba legal.
Consideraciones Adicionales y Uso Específico de la Reserva Legal
El incumplimiento de la obligación de dotar la reserva legal puede acarrear sanciones y afecta negativamente la imagen financiera de la empresa. Es importante señalar que si la reserva legal es repartida para fines distintos a los de su capitalización, el administrador podrá repetir contra los accionistas por el valor de lo que se les entregue, y los terceros pueden exigir su creación.
Si la reserva legal se utiliza para compensar pérdidas, la sociedad deberá volver a dotarla en ejercicios posteriores, destinando nuevamente el 10% del beneficio hasta que alcance otra vez el 20% del capital social.
La obligación de dotar reserva legal solo aplica a sociedades mercantiles, como las sociedades limitadas (SL) y sociedades anónimas (SA). No es obligatoria para autónomos o comunidades de bienes.