El Certificado de Sello Digital (CSD) es una herramienta fundamental para los contribuyentes en México. Se trata de un archivo electrónico, expedido por el Sistema de Administración Tributaria (SAT), que sirve para firmar o sellar los Comprobantes Fiscales (CFDI) emitidos por los contribuyentes, con el fin de autentificarlos mediante una cadena original y otorgarles legalidad.
El Sello Digital es un candado digital que avala la autenticidad de la facturación electrónica desde su origen; es decir, desde la cadena original de las facturas 4.0. La utilidad del Certificado de Sello Digital (CSD) es, pues, garantizar la unicidad, integridad y no repudio de los CFDI. Este documento electrónico mediante el cual la autoridad (el SAT) certifica la vinculación entre la identidad de un sujeto o entidad y su clave pública. El CSD es generado por el SAT con el objetivo de prevenir alguna posible falsificación o manipulación de datos. El objetivo de este mecanismo de sellado tiene el objetivo de evitar la falsificación de facturas o simulación de operaciones, mediante un candado de seguridad que permite certificar que la persona relacionada haya emitido realmente los comprobantes fiscales.
Elementos que Componen el Sello Digital
Los elementos que componen el sello digital son:
- Certificado de seguridad (.cer)
- Llave privada (.key)
- Contraseña de la llave privada (asignada por el contribuyente)
¿Quiénes Deben Usar un Sello Digital para su Facturación?
De acuerdo con la autoridad fiscal, tanto personas físicas como morales que realizan procesos de facturación deben contar con un Certificado de Sello Digital (CSD) para autenticar sus comprobantes fiscales, como parte de las obligaciones que tienen los contribuyentes.
El artículo 29 del Código Fiscal de la Federación establece que los contribuyentes pueden tramitar uno o más Certificados de Sellos Digitales. Esto depende del tamaño de tu empresa y la cantidad de facturas emitidas. Algunas compañías optan por tramitar más de un sello digital para facilitar la gestión de su facturación, de acuerdo con cada sucursal o ciudad donde se tiene operaciones comerciales.
Lea también: Agencia Fiscal Hermosillo: Horarios Especiales
¿Cómo se Obtiene un Certificado de Sello Digital?
El primer paso consiste en descargar los archivos necesarios para tramitar el certificado de sellos digitales a través de la aplicación Certifica del SAT, antes SOLCEDI. Para esto, es importante descargar la aplicación en el equipo de cómputo en alguna de sus versiones, de acuerdo con el sistema operativo que se tiene instalado, pero también de acuerdo con la versión de Java con la que se cuenta.
En la aplicación Certifica tienes que realizar la Solicitud de Certificado de Sellos digitales, la generación de claves y llaves privadas. Los CSD se generan en línea de forma gratuita y para ello requieres contar con la firma electrónica. Recuerda que para poder solicitar tu Certificado de Sello Digital es necesario que tu e.firma esté vigente, pues la necesitarás para firmar tu solicitud, pero también tener a la mano tu clave de RFC y la contraseña de acceso, debido a que la necesitarás para ingresar al programa "Certifica". Con esto tendrás tu CSD completo (archivo .cer, archivo .key y contraseña).
Datos que Contiene el Certificado de Sello Digital
El CSD contiene información clave para la identificación y seguridad:
- Código de Identificación Único del Certificado
- Periodo de Vigencia del Certificado
- Datos de identificación del titular del Certificado y RFC
- Clave pública del titular del Certificado
- Mención de emisión oficial del SAT y dirección electrónica
Vigencia del Certificado de Sello Digital y Cómo Consultarla
De acuerdo con las autoridades, este archivo, de igual manera que la e.firma tiene una vigencia de cuatro años. Por lo que, será importante renovarlo con algunos días de anticipación a su vencimiento, debido a que una vez caducado, ya no servirá para timbrar los comprobantes fiscales. La vigencia de los Sellos Digitales es de 4 años, periodo tras del cual pueden renovarse en la página del SAT.
Para investigar si tu Certificado aún es vigente, puedes seguir estos pasos en la página del SAT: www.sat.gob.mx
Lea también: Horario Oficinas Hacienda
- Tendrás que elegir la pestaña de "Factura electrónica".
- En el menú desplegable elegir: "Solicitud de Certificados de Sello Digital".
- Posteriormente debes elegir: "Solicitud de certificados de sello digital" y finalmente, debes dar click en "INICIAR" y acceder con tu e.firma.
- Dar click en recuperación de certificados: e ingresar tu clave de RFC.
En la información podrás ver sellos digitales y e.firmas activas, revocadas o caducadas. En ese listado podrás revisar las fechas de vencimiento de cada sello para renovarlo cuando sea necesario, incluso antes de que caduque. Si emites facturas electrónicas para las cuales únicamente empleas un Certificado de Sello Digital, debes estar pendiente del vencimiento de éste.
Tiempo de Activación del Certificado de Sello Digital
Una vez tramitado el CSD, ¿cuánto tiempo tarda en ser autorizado? De acuerdo con el SAT, una vez que hayas efectuado tu trámite de solicitud de CSD, tendrás que esperar de 24 a 36 horas para poder utilizarlo. Una forma de verificar que ya está autorizado es revisar la Lista de Contribuyentes Obligados (LCO) donde debes ingresar tu RFC.
Importante: 🕒 El SAT requiere un plazo de entre 24 y 72 horas para activar tu Certificado de Sello Digital (CSD). Solo después de ese tiempo podrás comenzar a timbrar tus facturas. Después que hayas solicitado tu certificado, el tiempo para su liberación por parte del SAT puede tardar de 24 a 72 horas, tiempo tras del cual deberás intentar nuevamente la carga. Nota: si los certificados tienen fecha de registro reciente, te pedimos esperar mínimo 24 horas y máximo 72 horas, ya que ese es el tiempo en el SAT se tarda en actualizar la lista de RFC registrados, hacia los PAC’s autorizados.
¿Por qué el SAT Cancela el Certificado de Sello Digital?
De acuerdo con el Código Fiscal de la Federación, existen diversas causas por las que el SAT puede llegar a cancelar el Certificado de Sello Digital e impedir que el contribuyente continúe con la emisión de facturas. Estas son:
- Irregularidades en el cumplimiento de obligaciones fiscales o sospecha de defraudación fiscal.
- Cuando el SAT no puede localizar al contribuyente debido a que sus datos están desactualizados.
- En caso de que el contribuyente esté en investigación por posible participación en actos delictivos o contrabando.
¿Qué Hacer si el SAT Canceló tus Sellos?
El primer paso para contrarrestar esta medida del SAT es revisar la resolución administrativa que explica la cancelación de tus sellos y, posteriormente, presentar una declaración en el portal del SAT, con la información necesaria para esclarecer la supuesta irregularidad detectada por la autoridad. Recuerda que la cancelación del sello digital tiene como consecuencia no poder continuar con tus operaciones comerciales, ya que no podrás emitir facturas. Puedes tomar nota de lo que debes hacer en el caso de que el SAT cancelara tu CSD con este post.
Lea también: ¿Cuándo Vence el Pago de Impuestos?
En el caso de que se trate de datos desactualizados o no localización de tu domicilio fiscal, será necesario solicitar una verificación domiciliaria por parte del SAT para conseguir un certificado de localización acreditada. Cuando se trata de sospecha por incumplimiento o defraudación fiscal, de igual manera es necesario presentar una aclaración con la documentación correspondiente que es un registro contable y la relación de facturas selladas que amparen las operaciones comerciales correspondientes.
Diferencias entre CSD y e.firma
Si bien son archivos electrónicos muy similares que se componen de tres elementos, cada uno tiene distinta funcionalidad. Mientras la e.firma sirve a manera de firma autógrafa para autentificar documentos electrónicos, el Certificado de Sello Digital sirve para dar certeza a los comprobantes fiscales (CFDI).
Importante: los certificados se utilizan para sellar digitalmente los CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) y los obtienes a través del programa Certifica que proporciona el SAT; Evita confundirlos con tu FIEL (Firma Electrónica Avanzada).
Renovación del Certificado de Sello Digital
Para saber de qué manera renovar los CSD, el proceso a seguir es similar al que hiciste al obtener el sello digital por primera vez. Ahora sí, conoce los pasos para la renovación del Sello Digital. Obtén la aplicación Certifica.jar del Portal del SAT. Para la renovación del CSD debe elegirse la opción número 4. Esto te arrojará el archivo .sdg con el que deberás realizar el trámite en la página del SAT, en la sección de Certisat Web. También obtendrás un archivo de solicitud (archivo .sdg) el cual debes enviar al SAT en el Paso 3. Generar Solicitud. Aquí enviarás al SAT el archivo de solicitud (archivo .sdg) que obtuviste en el Paso 2.
Verificación de la Autenticidad de Facturas Electrónicas
El SAT cuenta con una herramienta para verificar la autenticidad de los comprobantes fiscales: Verifica CFDI, donde debes ingresar:
- Folio fiscal de la factura
- RFC Emisor
- RFC Receptor
- Dígitos del captcha
El Portal del SAT permite verificar la autenticidad del sello digital y de la cadena original contenidos en el acuse de recibo.