Respaldar la información de tus sistemas contables es una práctica esencial en cualquier empresa que valore la seguridad y la continuidad de su operación. La gran mayoría de contadores y despachos contables no suelen hacer backups o respaldos en otro disco duro o memoria USB de la información que capturan en los sistemas contables como CONTPAQi. Imagina perder horas de trabajo, cálculos críticos y registros importantes simplemente porque no se realizó un respaldo a tiempo.
Este proceso garantiza que la información esencial de la empresa esté disponible y recuperable en cuestión de minutos, incluso en situaciones adversas. Aunque parezca un proceso técnico, realizar un respaldo es más sencillo de lo que parece y sus beneficios son incalculables. La importancia de respaldar tu sistema CONTPAQi Nóminas es fundamental para garantizar que tu información esté siempre disponible.
En este artículo, aprenderás no solo cómo respaldar correctamente tu sistema de CONTPAQi, sino también las mejores prácticas para hacerlo de manera eficiente y sin complicaciones.
Entendiendo la Arquitectura de CONTPAQi para el Respaldo
Para configurar un servidor de respaldo adecuado, es crucial comprender cómo los sistemas CONTPAQi almacenan su información. Los sistemas CONTPAQi utilizan bases de datos de Microsoft SQL Server para gestionar sus datos. Por ejemplo, en caso de que no cuentes con una instancia de SQL Server® instalada en tu equipo, durante la instalación del sistema se mostrará la siguiente ventana, para que puedas instalarlo y crear tu instancia. Previo a la instalación de CONTPAQi Nóminas® te sugerimos tener creada tu instancia en SQL Server®.
Si deseas realizar la instalación en RED, debes ejecutar la instalación en el servidor y posteriormente en las terminales. No es necesario realizar la instalación de SQL Server® desde las terminales, únicamente se requiere tener habilitada la característica NET Framework de tu sistema operativo.
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Es importante tener a la mano los datos de tu instancia de SQL Server®: Nombre de la instancia (Ejemplo: COMPAC), Usuario (sa) y Password de la instancia.
Configuración General de Tareas de Respaldo
La configuración de un sistema de respaldo eficiente implica definir varios aspectos clave. A continuación, se detallan las áreas que usualmente encontrarás en una interfaz de configuración de respaldos:
- Tareas de respaldo: en esta área podrá configurar una o más tareas para organizar la creación de los respaldos.
- Plataforma de respaldo: podrás indicar tus credenciales para acceder a la nube de almacenamiento.
- Área de configuración de la frecuencia: se define con qué periodicidad deseas que se realicen los respaldos.
- Copia local: puedes habilitar o deshabilitar la opción de mantener una copia local del respaldo (es posible sin iniciar la sesión en alguna nube).
- Estados del proceso: esta es el área donde se mostrarán los siguientes estados del proceso de respaldo.
- Información a respaldar: la ventana dónde se enlista la información que se está resguardando.
Botones y Opciones para Gestionar el Respaldo
Dentro del área de configuración, encontrarás botones específicos para gestionar tus respaldos:
- Iniciar: Con este botón podrás iniciar las tareas para la creación del respaldo.
- Nuevo Respaldo: Podrás elegir entre empresas, base de datos en SQL Server, Carpeta/Directorio de Windows.
- Agregar empresas automáticamente: Este botón te ayuda a agregar todas las empresas que tengas registradas en la instancia que tenga relacionada a los sistemas de CONTPAQi.
- Borrar lista de respaldos: Elimina todos los respaldos de la lista.
Los respaldos de las bases de datos se encuentran comprimidos en formato ZIP. Al extraer el archivo, encontrará un archivo con extensión .BAK con absoluta compatibilidad para la restauración en su motor de base de datos Microsoft SQL Server. Se guardan 2 archivos: uno con extensión BAK y uno con extensión ZIP. La cantidad máxima de respaldos guardados se puede configurar desde 1 hasta 99 según lo que necesites.
En esta opción se va a generar un archivo .bak (extensión de respaldo de la base de datos del sistema Microsoft SQL Server) mismo que será cargado en una carpeta comprimida y resguardada.
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Configuración de la Consola de Supervisión de Respaldos (Ejemplo: backapps.com.mx)
Para una gestión centralizada y en la nube de tus respaldos, se puede utilizar una consola de supervisión. A continuación, se describen los pasos para configurar una solución como la ofrecida en app.backapps.com.mx:
- Activación y Sincronización: Una vez que se activó la sincronización, será necesario dirigirse a la aplicación web Consola de supervisión de respaldos disponible a través de cualquier navegador web en la dirección app.backapps.com.mx.
- Registro de Cuenta: Una vez que se encuentre en la ventana de inicio de sesión de la Consola de supervisión de respaldos, deberá crear una cuenta en el botón de Registrarme y realizar el proceso de registro siguiendo los pasos indicados por la aplicación. Para esto, necesitará conocer su correo electrónico y una contraseña con una longitud mayor a 8 caracteres que incluyan mínimo una letra minúscula y mayúscula, un número y un carácter especial.
- Inicio de Sesión: Posterior al proceso de registro y verificación de correo electrónico, deberá iniciar sesión en la aplicación utilizando su cuenta de correo y contraseña que utilizó para registrarse.
- Registro de ID de Sincronización: Una vez que se ingresa a la consola de supervisión de respaldos, se deberá registrar el ID de Sincronización que obtuvo en el paso de activación.
Adicionalmente, podrá configurar la unidad para almacenar los respaldos. Desde esta opción, puedes elegir la unidad raíz donde se pueden realizar los respaldos temporales (dentro del proceso para cargar la información a la nube se crean en una ruta temporal; si el disco actual cuenta con poco espacio, se podría asignar otra ruta para realizar el proceso con éxito).
Plataformas de Almacenamiento en la Nube para tus Respaldos
Para asegurar la disponibilidad y redundancia de tus respaldos, es fundamental contar con plataformas de almacenamiento en la nube o soluciones externas. A continuación, se mencionan algunas opciones populares:
| Plataforma | Descripción | Capacidad Gratuita | Notas Adicionales |
|---|---|---|---|
| Google Drive | Servicio de almacenamiento de datos en Internet que provee Google. | 15 GB | |
| OneDrive | Plataforma en la nube de Microsoft que permite guardar archivos en línea y acceder a ellos desde cualquier lugar. | 5 GB | Hasta 1 TB con paquetería de Office. |
| FTP (File Transfer Protocol) | Protocolo de transferencia de archivos entre sistemas conectados a una red TCP basado en arquitectura Cliente-servidor. | N/A (depende del servidor) | Permite conectar a un servidor para descargar o subir archivos. |
| Amazon Simple Storage Service (Amazon S3) | Almacenamiento para Internet. Para almacenar un objeto, debe cargar en un bucket el archivo que quiera almacenar. | N/A (pago por uso, Free Tier disponible) | Se configuran permisos y metadatos; requiere credenciales de AWS. |
Las credenciales para S3 son necesarias para que te permita el acceso a los recursos de AWS que solicita.
Restauración de Empresas CONTPAQi
La restauración de empresas CONTPAQi desde un respaldo puede ser un proceso delicado. La cosa se complica un poco y tenemos que hacer el montaje manual de las bases de datos. Si marca algún error, necesitamos instalar el Microsoft SQL Server Management Studio Express para hacer algunos ajustes en las bases de datos. Las bases de datos a consultar es GeneralSQL en la tabla “listaEmpresas” donde encontramos el campo el “Id” que tiene el número de identificación que CONTPAQi asignó a la empresa. Luego, intentamos abrir nuestra empresa.
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Para la configuración del servidor, es útil ingresar al servidor de SQL Server y crear una nueva carpeta llamada Respaldos en la raíz de la unidad y compartirla con permisos de control total. En la versión de CONTPAQi el proceso se puede complicar y resultar más laborioso por el formato con el que se maneja la información.