Si eres empresario o planeas iniciar un negocio, es posible que hayas escuchado sobre las contrataciones bajo el régimen de ingresos asimiladores al salario, también conocido como "sueldos asimilados a salarios". Pero, ¿en qué consiste esta modalidad?
El régimen de ingresos asimiladores al salario es una opción fiscal para Personas Físicas que ofrecen sus servicios profesionales a empresas o a otras personas de forma esporádica o temporal. En este régimen, los empleadores realizan las retenciones correspondientes y no tienen la obligación de solicitar recibos de honorarios ni calcular el Impuesto al Valor Agregado (IVA).
Generalmente, son compañías que requieren personal por temporada o de forma eventual, como desarrolladoras de software, agencias de marketing o empresas que realizan proyectos temporales. Muchas empresas que están empezando contratan parte de su personal bajo este régimen, ya que facilita las operaciones y la carga fiscal.
Obligaciones y Características del Régimen de Asimilados a Salarios
Para los contribuyentes que operan bajo el esquema de asimilados a salarios, algunas de las obligaciones incluyen:
- Estar inscritos en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC).
- Pagar el Impuesto Sobre la Renta (ISR) a través de las retenciones realizadas por el empleador.
- Realizar la declaración anual por los ingresos obtenidos.
En el caso del régimen de ingresos asimiladores al salario, los contribuyentes pagan el ISR a través de las retenciones realizadas por el empleador. Es importante destacar que los empleadores tienen la responsabilidad de realizar las retenciones y cumplir con las obligaciones fiscales correspondientes al régimen de sueldos o esquema de asimilados.
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Este régimen ofrece ciertas particularidades para ambas partes:
- Trabajo administrativo no tan pesado: Ya que como mencionamos anteriormente, la empresa se debe encargar de retener el ISR por lo que es una carga menos para la presentación de sus declaraciones por los ingresos recibidos.
- Ingresos reducidos: Es decir, bajo este régimen el trabajador se puede librar de emitir comprobantes fiscales pero se disminuye ya que la retención del 30% por ISR se realiza de manera inmediata. Adicionalmente no cuenta con subsidio al empleo.
- No hay relación de subordinación: Lo que significa que en términos legales, la empresa no puede exigir una jornada laboral al trabajador bajo este régimen.
- No es favorecedor para todos los trabajadores: Debido a la falta de formalidad, los empleados que desean obtener los derechos como la seguridad social, etc.
En contraste, los contribuyentes que se encuentran en el régimen de honorarios están obligados a pagar impuestos sobre los ingresos que perciben por sus servicios profesionales. Hablando en cuanto al recibo de honorarios, es un documento en donde registra el pago de honorarios a una persona por prestar sus servicios profesionales. El recibo de honorarios sirve para que las empresas o negocios tengan constancia de haber cumplido con el pago de la prestación de servicios de un profesional. Por otro lado, igual es de suma importancia contar con el recibo de honorarios por parte de los profesionales como comprobante de ingresos facilitando la obtención de bienes y/o servicios, créditos bancarios, hipotecarios, etc.
La Relevancia del Recibo de Nómina Timbrado
En México, emitir recibos de nómina es un requisito legal que tanto empleadores como empleados deben cumplir. Si no se emiten los recibos de nómina de manera adecuada, pueden surgir diversas consecuencias legales y fiscales.
Un recibo de nómina timbrado es un documento oficial que detalla la información relativa al salario y las deducciones de un empleado en un periodo de pago específico. El timbrado del recibo de nómina es necesario para dar validez legal al generar el comprobante emitido por la empresa. Esto significa que el Sello Digital confirma la certificación y es, por tanto, un recibo válido ante los ojos del Servicio de Administración Tributaria.
Con respecto al empleado, la función del recibo de nómina es servirle como una constancia de remuneraciones recibidas por concepto de sueldos y salarios.
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Marco Legal y Consecuencias por Incumplimiento
La Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR) establece que los empleadores deben proporcionar comprobantes fiscales (recibos de nómina) a sus empleados por los salarios y prestaciones que reciben. Los trabajadores tienen el derecho de recibir sus comprobantes de nómina para respaldar sus ingresos y cumplir con sus obligaciones fiscales. Los trabajadores dependen de sus recibos de nómina para acceder a beneficios sociales, como seguro médico, jubilación y otros programas gubernamentales.
La falta de cumplimiento con estas obligaciones puede acarrear serias consecuencias:
- Además de las sanciones fiscales, los empleadores pueden enfrentar demandas legales por parte de sus empleados si no cumplen con la obligación de proporcionar recibos de nómina.
- La falta de cumplimiento con las obligaciones legales y fiscales puede afectar negativamente la imagen y reputación de un negocio.
- No emitir recibos de nómina en México puede tener consecuencias graves tanto para empleadores como para empleados, incluyendo sanciones fiscales, problemas legales y dificultades financieras.
El SAT obliga a los contribuyentes a que paguen la cantidad que deben de acuerdo a sus ingresos o el nivel de facturación en el que están, de no ser así, se le exigirá que realice el pago por lo que el Sistema de Administración Tributaria tiene la autoridad de llevar a cabo el procesamiento respectivo.
El fundamento legal para la emisión de CFDI de nómina incluye el Art. 29, primer y último párrafos y 29-A, segundo párrafo del CFF; Artículo 99, fracción III de la Ley del ISR; Regla 2.7.1.8., segundo párrafo y Regla 2.7.5.1 de la Resolución Miscelánea Fiscal 2017 y Artículo Trigésimo Segundo Transitorio de la RMF 2017. Otros artículos relevantes son el Art. 6, Art. 18.
El CFDI de Nómina 1.2: Concepto y Uso
Características del Comprobante de Nómina
Con la llegada del CFDI de Nómina con el Complemento 1.2, los patrones envían la información completa al SAT, sin tener que elaborar la declaración de sueldos y salarios como sucedía anteriormente. Sólo basta ingresar la información del personal en la primera ocasión y ésta quedará registrada para que el proceso de generar las facturas sea automático en adelante. Los recibos se generan en automático y podrás revisar el número de folio y el estatus: “Generado exitosamente”.
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El timbrado de la nómina será mediante Layouts XML generados con las etiquetas necesarias. Se deben emitir con la versión del complemento vigente en el momento de la generación del comprobante, es decir con la versión 1.2, aún y cuando se trate de comprobantes de pagos correspondientes a ejercicios anteriores.
Consideraciones para la Emisión del CFDI de Nómina
- Para el CFDI de nómina versión 1.2 ¿Qué método de pago se debe utilizar?
- ¿Los campos condicionales del CFDI son de uso obligatorio? Por ejemplo, el dato CURP en el Nodo Emisor, el cual corresponde a la CURP del patrón (emisor), deberá informarse cuando se trate de una persona física.
- Reflejando como deducción el descuento de las percepciones en exceso, esto en el siguiente CFDI de nómina que se expida, siempre que sea en el mismo ejercicio fiscal.
- A efecto de que se especifique claramente las deducciones gravadas y exentas de deberán utilizar las claves correspondientes incluidas en el catálogo c_TipoDeduccion.
- Si se registró como una deducción con la clave 006, el importe monetario corresponde al descuento que por motivo de la incapacidad la empresa realiza.
- Si el número de cuenta es de una longitud diferente a las especificadas como longitudes válidas para un número de cuenta en la versión 1.2 del Complemento de Nómina (10, 11, 16 o 18 dígitos) ¿Cómo debe procederse? Siempre que se confirme que es un número de cuenta válido, se deberá rellenar con ceros a la izquierda hasta completar la longitud más cercana a la longitud real del número de cuenta.
- Se debe asentar la clave de ramo-pagaduría o aquella que por la afiliación le asigne el instituto de seguridad social que conforme a ley corresponda (federal.
Configuración de Claves SAT para Trabajadores Asimilados
Configurar correctamente las claves del Servicio de Administración Tributaria (SAT) para trabajadores asimilados en NOI es fundamental para emitir recibos de nómina válidos y cumplir con las disposiciones fiscales. Este proceso se realiza al configurar trabajadores asimilados, asegurando que las percepciones y deducciones estén correctamente clasificadas para el timbrado de los comprobantes.
Proceso para Asignar Claves SAT (Ejemplo en NOI)
- Accede al catálogo de percepciones y deducciones: Para consultar las claves SAT, ingresa al menú Nómina y haz clic en el ícono Percepciones y deducciones.
- Asigna la clave SAT: Elige la percepción o deducción que deseas validar y haz clic en el ícono Modificar. En el campo Clave SAT, presiona el ícono de Ayuda y elige la opción correspondiente del catálogo.
- Consulta las claves SAT válidas:
| Tipo | Clave SAT | Descripción | Gravado / Exento |
|---|---|---|---|
| Percepciones | 045 | Ingresos en acciones o títulos valor que representen bienes | Gravado |
| Percepciones | 046 | Ingresos asimilados a salarios | Gravado |
| Deducciones | 002 | Impuesto Sobre la Renta (ISR) | |
| Deducciones | 073 | Ajuste en ingresos en acciones o títulos valor que representen bienes gravados. | |
| Deducciones | 098 | Ajuste a ingresos asimilados a salarios gravados. | |
| Deducciones | 101 | ISR retenido de ejercicio anterior |
- Guarda la configuración: Una vez asignadas las claves correspondientes, haz clic en Aceptar para guardar los cambios.
Nota: consulta el proceso para registrar los movimientos a la nómina para trabajadores asimilados.
Soluciones Tecnológicas para la Emisión de Nóminas
Sabemos que elaborar los recibos de nómina puede resultar agobiante y por eso tenemos la solución para ti. A veces parece imposible agilizar las tareas cotidianas (como generar un recibo de nómina) para que la gestión de tu negocio fluya ligeramente y puedas ocupar el tiempo administrativo de una manera más productiva. Por desgracia, hay cosas de las que sí o sí tienes que encargarte y que no te gustaría dejar en manos ajenas. Pensando en facilitarte el pesado trabajo que en cada quincena representa hacer el pago de nómina, creamos una amigable plataforma de nóminas que te permite llevar a cabo el proceso con menos esfuerzo.
Es importante elegir un software de nómina actualizado con las últimas disposiciones del SAT en cuanto a formatos, requerimientos técnico-informáticos y otras solicitudes. También se debe verificar que el software incluya asignación ilimitada de folios fiscales (timbrado) de CFDI por parte de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) y un validador de CFDI para cumplir con los requisitos técnicos y fiscales.
CONTPAQi® Nóminas
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N9000
La implementación de N9000 es mediante un equipo local de la empresa o en un servidor en la nube. Para su instalación N9000 está disponible en ambientes: Java, Powerbuilder y PHP. Y es compatible con ERP´s como NOM2001, SAP, Epicor, Dynamics, Oracle, AS/400, Infor, BusinessPro y Sistemas a la medida.
- Indicado para personas físicas y pequeñas empresas.
- Indicado para medianas empresas.
- Indicado para grandes empresas que requieran interconectar su sistema ERP.
N9000 es una solución para la emisión y timbrado de recibos de nómina de los colaboradores de su empresa y una solución para la emisión de archivos para la contabilidad electrónica en su formato XML.
Alternativas: Excel
Por otro lado, puedes hacerlo por tu cuenta desde Excel aunque hoy en día crear nóminas desde cero ya no es necesario ya que puedes utilizar plantillas o programas administrativos que ayuden a lo requerido. Puedes crear el recibo de nómina en Excel de casi forma automática de los empleados por medio de un libro de Excel, puedes dividir el libro en distintas pestañas nombrando la información de los empleados como sueldo base, sueldo por horas, etc.