La parametrización de contabilidad financiera se produce cuando SAP Business One se implementa por primera vez. Una vez determinados los períodos financieros o contables y los segmentos de cuentas, si corresponde, puede crear el plan de cuentas. Las cuentas se organizan en forma jerárquica, según los cajones, los títulos y las cuentas activas.
Organización del Plan de Cuentas
La organización del plan de cuentas sigue los Principios contables generalmente aceptados donde hay un «cajón» separado para las cuentas que representan activos, pasivos, capital, ingresos, costes de ventas, gastos, financiación, y otros gastos e ingresos (véase el nivel 1 de la figura). Dentro de cada cajón, debe organizar las cuentas por nivel de forma lógica, según sus procesos de contabilidad financiera. Los cajones son la unidad organizativa en el nivel superior. No puede modificar los cajones predefinidos suministrados con SAP Business One, pero puede modificar el nombre.
En el Menú principal de SAP Business One, seleccione Finanzas > Plan de cuentas.
Cada cuenta de mayor se define como cuenta del tipo título o cuenta activa. Una cuenta del tipo título agrupa todas la cuentas activas debajo de ella (véase niveles 2, 3 y 4 en la figura). En los informes financieros, el título resume todos los saldos de cada cuenta activa inferior. Puede diferenciar los títulos de las cuentas activas por el color del texto: los títulos aparecen en azul y las cuentas activas, en verde o negro. Las cuentas en verde son cuentas asociadas que se han definido como cuentas de mayor por defecto para la contabilización de transacciones en SAP Business One.
La cantidad de niveles de su plan de cuentas puede depender de su ubicación y sus prácticas comerciales comunes. SAP Business One proporciona planes de cuentas predefinidos para países/regiones individuales, según los requisitos locales.
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Cómo añadir una cuenta en SAP Business One
Para añadir una cuenta nueva, siga estos pasos:
- En el Menú principal de SAP Business One, seleccione Finanzas Plan de cuentas.Aparecerá la ventana Plan de cuentas.
- Seleccione el cajón en el que desea añadir la cuenta.
- En la lista de cuentas, haga clic en el nivel donde quiera añadir la cuenta.
- En la barra de menú, cambie al modo Añadir seleccionando Datos Añadir.
- En el campo Cuenta de mayor, introduzca un código válido y, a continuación, el resto de los datos relevantes.
- Seleccione Añadir. La cuenta nueva se agrega en el nivel especificado del cajón seleccionado como la última cuenta de ese nivel.
Se pueden modificar todos los detalles/parámetros en la ventana Tratar plan de cuentas, siempre que no se haya contabilizado ninguna transacción.
Funcionalidades Adicionales en SAP Business One
SAP Business One cuenta con la funcionalidad completa de autorizaciones, con la que el Gerente puede configurar las etapas de autorización durante la implementación del sistema, para restringir a los usuarios los documentos que podrán o no editar. Cuando un empleado agrega un documento en la vista preliminar, el miembro Senior recibe una solicitud de autorización a través de un mensaje interno para aceptar o no dicha petición.
Los Informes de Antigüedad de Saldos de SAP B1 te permitirán analizar tus cuentas, ampliar y restringir las condiciones de pago de tus clientes de acuerdo a su historial de pagos, sus créditos y su capacidad de solventarlos. Así podrás restringir el crédito a clientes morosos con cuentas por cobrar e iniciar campañas de cobranza.
Con la característica de Gestión Bancos puedes programar tus pagos entrantes y salientes. Genera cobros y pagos en lotes con el Asistente de pagos de SAP B1 y aplica facturas de clientes, abonos, facturas de corrección, solicitudes de anticipo, facturas de reserva, etc. Los pagos se realizan de acuerdo a los criterios de selección y formas de pago (cheque, transferencia bancaria, tarjeta de crédito o efectivo) y cuando el proceso ha terminado, se contabilizan de forma automática las transacciones de asientos.
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Tratamiento de Extractos Bancarios
La funcionalidad de Tratamiento de extractos bancarios de SAP Business One te ayuda a comparar las transacciones abiertas en la aplicación con un extracto de cuenta en una fuente externa, como por ejemplo, un extracto bancario. SAP Business One cuenta con dos procesos diferentes para reconciliaciones de extracto bancario externo:
- Registrar y conciliar extractos bancarios a través de la función de tratamiento de extractos bancarios.
- Registrar transacciones a partir de extractos bancarios y posteriormente reconciliar las transacciones mediante la función de reconciliación.
Además de efectuar reconciliaciones, también puedes:
- Imprimir conciliaciones cuando se efectúan reconciliaciones externas manual o automáticamente.
- Visualizar, cancelar, volver a crear e imprimir reconciliaciones externas previas
SAP Business One permite hacer la relación de pagos cuando estos no se concilian de forma automática, como los pagos “a cuenta” con partidas abiertas, tanto de forma automática como de forma manual gracias a su motor de conciliación.
Contabilidad Electrónica y SAP
Hasta hace ya varios años, las empresas que tenían SAP podían emitir sus propias facturas y conectarse directamente a los servidores del SAT para obtener el timbre. El objetivo de la autoridad es tener en sus sistemas toda la información necesaria para obtener el volumen de negocios de las empresas en México mediante cruces entre todos los entes relacionados. Por ejemplo, si una empresa reporta que ha ingresado en bancos x cantidad, debe asociarla con la factura emitida para saber de quién viene ese dinero.
Cada vez que se emite un documento de este tipo, los servidores de la autoridad los timbran. Se genera un número que se conocido como UUID. Este es un número de 36 caracteres que no puede repetirse de ninguna manera, por ello es “Unico”. Adicionalmente, cada uno de esos documentos debe contener el registro del contribuyente que emite el documento y el destinatario del mismo. Este código es llamado RFC.
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Al primer mes de envío y cada vez que haya una nueva cuenta, se debe enviar un archivo xml que contiene todas las cuentas contables del cliente asociadas con su código agrupador. Cada mes se debe enviar al SAT la balanza de comprobación que contiene las cuentas y saldos del mes en un formato predefinido por el SAT. Sólo cuando la autoridad lo requiera, el contribuyente debe enviar las pólizas contables en un formato xml. Dependiendo del tipo de póliza es el tipo de registro en xml.
Afortunadamente para los contribuyentes existen muchas alternativas de paquetes de software que permiten cumplir con estas obligaciones. Lo único que se necesita es dar de alta las cuentas y generar las operaciones de acuerdo a lo especificado en el manual. Frecuentemente la autoridad cambia de formatos y requerimientos de información, emitiendo los lineamientos respectivos. Los fabricantes de los paquetes de software locales son muy eficientes y rápidos en adaptar sus sistemas a esos cambios, por lo que para los usuarios es muy sencillo el proceso de actualización. Incluso cuando hay un nuevo requerimiento, como fue el caso del timbrado de recibos de nómina, los proveedores de los paquetes de software locales reaccionan muy rápido.
Los sistemas tipo ERP, tanto de Oracle como de SAP, son excelentes sistemas para lo que han sido diseñados y cubren bastante bien con la mayoría de los requerimientos legales mexicanos. Cuando han sido requeridos por las autoridades los formatos de contabilidad electrónica y facturación, SAP ha generado programas estándar que cumplen con lo mínimo requerido.
El sistema SAP es muy robusto en cuanto a la transferencia de información con sistemas externos. Siempre debe haber dos métodos, el de salida y el de regreso, ya que como se ha indicado previamente, el UUID debe ser incluido en los documentos de SAP por lo que necesitamos el regreso de la información. En algunos casos el monitor de comunicación estándar no funciona con el método que hemos decidido usar por lo que se debe generar un monitor específico para el cliente. Cada vez que se factura o se emite un recibo de nómina, se debe enviar al beneficiario el archivo xml y a veces también es deseable anexar una representación impresa en formato PDF.
La dificultad está en el diseño del camino que sea más ágil y modificable para que se comuniquen todos los componentes. Algunos clientes prefieren usar SAP PI, otros prefieren un PROXY ABAP. Durante 2017 la autoridad nos pide que migremos a la facturación en versión 3.3. Nuestro objetivo es que el diseño sea lo más conveniente a sus necesidades, fácil de operar y sobre todo, económico.
La dificultad de la contabilidad electrónica en SAP está en la generación del archivo de pólizas. Se deben revisar nuevamente las notas y validar su correcta aplicación hasta que el validador acepte nuestro archivo. Para el contenido de los archivos, se debe hacer un proyecto de manejo de datos, para definir por cad tipo de documento que se debe capturar y en que formato. Los archivos de pólizas tienen la complejidad adicional de que dependiendo del tipo de registro es la información que deben de llevar.
Lo que nosotros sugerimos al implementar la contabilidad electrónica es implementar un paquete contable local que sirva de “middleware” o intermediario que convierta la información desde SAP a xml. Nuestro enfoque consiste en tomar los programas estándar de SAP y copiarlos para hacer las mejoras necesarias en los 3 archivos, Catálogo, Balanza y Pólizas. La ventaja de copiar los programas de SAP y adaptarlos es que podemos definir qué nivel de información se enviará al SAT en vez de tener que mandar todo.
Permítanos ayudarle con nuestra gran experiencia en este tema donde lograremos el objetivo que es cumplir con las disposiciones fiscales de una manera práctica, ágil y sobre todo económica.