En la gestión de nóminas, es común encontrarse con situaciones donde, tras haber cerrado un periodo, se detectan errores o la necesidad de realizar ajustes. Una nómina que ya está cerrada y timbrada no permite modificaciones directas para mantener la integridad de los comprobantes fiscales; para realizar cambios, es necesario ejecutar el proceso de apertura de nómina. Este procedimiento te permite realizar ajustes, modificar datos o agregar información pendiente, asegurando el control y la precisión de los registros antes del timbrado final o la generación de reportes.
Es útil cuando necesitas corregir o complementar información en un período ya cerrado para garantizar una nómina correcta y actualizada. Antes de llevar a cabo cualquier cambio, asegúrate de generar un respaldo de tu información.
Entendiendo el Timbrado de Nómina
El timbrado de nómina es el proceso con el que las empresas formalizan los recibos de nómina de sus trabajadores ante el SAT, generando un CFDI validado con el sello oficial. Es importante porque es un requisito legal que verifica el cumplimiento fiscal de la empresa y da a los empleados un comprobante para su declaración de impuestos. El timbrado de nómina SAT genera un CFDI que certifica salarios ante el SAT, evita multas, asegura transparencia y brinda a empleados comprobantes fiscales. Para su realización, requiere de un Certificado de Sello Digital (CSD), el RFC de cada trabajador y los detalles completos de los conceptos de pago.
Condiciones y Restricciones para la Apertura de Nómina
La apertura de una nómina cerrada es un proceso con condiciones específicas que deben cumplirse para garantizar la integridad de la información fiscal. Es importante saber que solo es posible realizar la apertura de una nómina cerrada cuando no contenga ningún recibo timbrado o únicamente cuente con recibos de trabajadores con estatus de finiquito. Si la nómina cuenta con recibos timbrados de colaboradores que no tienen estatus de finiquito, existen restricciones. El sistema no permite abrir la nómina si existen trabajadores con recibos timbrados que no tienen estatus de finiquito. En estos casos, solo te permitirá agregar movimientos para aquellos colaboradores que no tienen recibos timbrados, para emitirlos de manera posterior.
Este mensaje indica que algunos trabajadores ya tienen recibos timbrados en la nómina actual. El sistema no permite abrir una nueva nómina para ellos hasta emitir los recibos existentes. Para poder realizar correcciones en recibos ya timbrados, es necesario cancelar los recibos timbrados en el sistema previamente.
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Es crucial entender que al ejecutar el cierre de nómina, no podrás realizar cambios en los Parámetros del sistema ni de la nómina, y solo se podrán aplicar movimientos y cambios individuales a trabajadores que no tengan recibos timbrados. Por lo tanto, no continúes con este proceso si te encuentras todavía en la preparación de la nómina, ya que, una vez cerrada, no podrás realizar procesos del sistema que afecten de forma generalizada a la nómina; solo será posible realizar cambios o movimientos individuales, bajo ciertas condiciones.
Proceso para la Apertura de una Nómina Cerrada
Si las condiciones para la apertura de nómina se cumplen, puedes proceder con los siguientes pasos para reabrirla y realizar los ajustes necesarios:
1. Accede a la ruta de Apertura de Nómina
Ingresa desde la siguiente ruta: menú Nómina y haz clic en el ícono Apertura de Nómina.
2. Autoriza la Apertura
Si se cumplen las condiciones para abrir una nómina cerrada, el sistema te solicita la clave de usuario, lo que te permite abrirla y editarla.
- En el campo Clave de usuario, indica la contraseña de acceso que utilizas para ingresar al sistema.
- Considera que tu perfil cuente con el permiso para ejecutar este proceso.
- Nota: si no indicas una clave, el sistema usará de forma predeterminada aspel1. La clave que solicita el sistema corresponde a la contraseña de cierre de nómina definida al momento de la instalación o configuración inicial.
- Haz clic en el botón Aceptar y de esta forma la nómina quedará abierta en su estado de edición original, lo que te permite realizar los procesos necesarios.
Realizando Correcciones y Re-Timbrado
Una vez que la nómina ha quedado abierta, podrás realizar las correcciones necesarias. Es necesario abrir la nómina cerrada para corregir, por ejemplo, faltas. Para ello, tienes que ir directo a NOMINA > CONSULTA DE NOMINA, buscas al trabajador y abres su recibo, posteriormente te vas al apartado que dice FALTAS y ahí realizas la modificación; solo te pedirá la clave/contraseña y quedará registrado el movimiento.
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Similarmente, para agregar un tipo de incapacidad en las faltas, será necesario ejecutar el proceso de apertura de nómina. Es importante también que revises en el Catálogo de percepciones y deducciones que cada concepto tenga asignada la clave SAT correspondiente en la pestaña Base fiscal.
Después de realizar las correcciones y, si fue necesario, cancelar el CFDI, puedes generar nuevamente el recibo realizando el proceso de timbrado otra vez desde la nómina correspondiente. El sistema sí permite timbrar al aperturar la nómina, siempre y cuando el recibo aún no esté timbrado.
Consecuencias de No Timbrar Correctamente
Es fundamental garantizar que todas las nóminas y sus correcciones se timbren adecuadamente. Si no timbras la nómina ante el SAT, puedes enfrentar sanciones, multas y recargos, sobre todo si la omisión se detecta en una auditoría. Cumplir con el timbrado evita estos problemas y mantiene a tu empresa en regla frente a la autoridad. Los errores comunes al timbrar la nómina incluyen equivocaciones en los RFCs, omitir detalles de pago o problemas con el formato, por lo que una revisión exhaustiva es siempre recomendable.
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