La actualización de la contabilidad es un servicio esencial, especialmente requerido por micro y pequeñas empresas. Esto se debe a la frecuente falta de procesamiento oportuno de la información que la compañía genera a diario. Mantener la información contable al día es útil y esencial para asegurar la transparencia financiera de una empresa, cumplir con las obligaciones fiscales y facilitar la toma de decisiones informadas por parte de los propietarios, directivos y otros interesados en el negocio.
La Actualización de Balances
Uno de los aspectos clave de la actualización contable es la actualización de balances. Esta consiste en la revalorización de los elementos patrimoniales que forman parte del balance, con la intención de reflejar el valor real actual de dichos elementos. Esta revalorización se realiza en función del aumento del coste de la vida, derivado por la inflación o el aumento de los precios.
Un balance tradicionalmente refleja el valor contable de los elementos patrimoniales de una empresa. Este valor, habitualmente, consiste en el coste de adquisición del elemento, por lo que no varía significativamente con el paso de los años. Sin embargo, uno de los principales objetivos del balance es reflejar una imagen fiel de la situación patrimonial de la empresa.
Pero puede darse el siguiente caso: un edificio adquirido hace quince años cuyo coste de adquisición fue de 150.000 € y su valor de mercado actual es de 250.000 €. En el balance, este edificio aparece valorado por 150.000 €, pero su valor actual es de 250.000 €. Por lo tanto, el balance no está reflejando una imagen fiel de la situación patrimonial de la empresa. En el ejemplo anterior del edificio, el coste de adquisición era de 150.000 € mientras que el valor actual es de 250.000 €, por lo que la revalorización es de 100.000 €.
Con la actualización de balances, la situación patrimonial de la compañía se ve reforzada. Esto es así porque los elementos del balance aumentan de valor, por lo que el patrimonio neto de la compañía también aumenta de valor. Finalmente, el Estado también se suele beneficiar de esta actualización de balances, ya que es habitual que la revaloración de los elementos patrimoniales lleve asociado un impuesto o una carga tributaria, que suele ser más bajo que el impuesto sobre beneficios.
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Es importante destacar que, por norma general, no se permite la actualización de balances de forma discrecional por parte de una compañía. En definitiva, una empresa no puede actualizar un balance cuando ella quiera, sino que debe ajustarse a las regulaciones específicas que lo permitan. (Donoso Sánchez, A. Actualización de balances).
La Unidad de Medida y Actualización (UMA) en el Contexto Mexicano
En el contexto fiscal y contable en México, la Unidad de Medida y Actualización (UMA) es un concepto fundamental. La UMA es una referencia monetaria utilizada para determinar el valor de obligaciones fiscales y otros supuestos legales. Tiene una aplicación transversal en varias áreas de la legislación mexicana, especialmente en el ámbito fiscal y contable.
Las multas administrativas y fiscales, por ejemplo, se basan en la UMA. Asimismo, muchas tarifas de servicios gubernamentales, como la expedición de pasaportes, licencias o permisos, están expresadas en UMA.
Algunos ejemplos específicos de su aplicación incluyen:
- En muchos municipios, el Impuesto Predial se calcula con base en una tasa multiplicada por el valor catastral del inmueble. En varios casos, esta tasa se expresa en términos de UMA.
- Si una empresa no presenta sus declaraciones fiscales en tiempo y forma, el SAT puede imponer sanciones que también se calculan en UMA.
- Cuando una empresa solicita permisos o licencias ante entidades gubernamentales, como permisos de construcción o licencias de funcionamiento, los montos que debe pagar a menudo se calculan en función de UMA. Por ejemplo, el costo de una licencia puede ser el equivalente a 50 UMA.
Importancia de la Actualización y Planificación Contable para la Toma de Decisiones y Obligaciones Fiscales
Mantener la contabilidad actualizada y reunirse con su contador en una fecha anticipada al cierre del año le permitirá identificar potenciales beneficios impositivos disponibles para su negocio. Cada compañía y persona posee características individuales que deben evaluarse. Algunos de los beneficios impositivos requieren tomar acciones anticipadas al cierre anual, que solo podrá identificarlos si toma la acción inmediata de reunirse con su contador y actualizar su contabilidad.
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Una de las cosas más importantes es asegurarse de que tendrá la disponibilidad de efectivo para hacer los pagos de impuestos requeridos. De esta forma, puede ir haciendo pagos estimados para minimizar intereses y completar el pago antes del 15 de abril, y así evitar penalidades. El no planificar puede crear situaciones en donde su compañía no tenga la disponibilidad para pagar los impuestos, lo cual conlleva multas e intereses.
El cierre del año es un buen momento para que los accionistas hagan distribuciones o bonificaciones. Para esto, es importante tener una perspectiva financiera del resultado del año de la compañía, tomando en cuenta las obligaciones de pago de impuestos, deudas e inversiones que requiera su operación.
Existen también obligaciones de reporte, como la forma 1099-MISC, común para contratistas independientes y abogados, requerida para quienes hayan pagado $600 o más en el año. La fecha límite de transmisión al IRS es el 31 de enero. El no presentar estas formas oportunamente trae penalidades desde los $30 hasta los $530 por forma.
Actualizar su contabilidad y tener unos Estados Financieros interinos le permitirá identificar tendencias en el negocio que le ayudará a tomar decisiones adecuadas en forma oportuna, como abrir un nuevo local o contratar personal. Los negocios exitosos tienen una perspectiva clara de su situación financiera. Mantener actualizada su contabilidad con una base trimestral le permite tener una herramienta para la toma de decisiones adecuadas y oportunas. Los estados financieros son su marcador de éxito o fallas. Por ello, recuerde contactar a su contador lo antes posible.
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