El abastecimiento es el proceso de identificación, evaluación y selección de proveedores para proporcionar bienes y servicios. El abastecimiento es uno de los primeros pasos de la gestión de la cadena de suministro para manejar todo el flujo de producción de un bien o servicio. El proceso de abastecimiento se encuentra dentro de la gestión de la cadena de suministro y se utiliza para identificar, investigar y seleccionar a los mejores proveedores.
El término “abastecimiento”, a menudo utilizado de manera intercambiable con el término “aprovisionamiento”, es un proceso por separado de la cadena de suministro dentro del departamento de aprovisionamiento. Los profesionales de adquisiciones manejan todo el proceso de principio a fin de adquisición de bienes y servicios de fuentes externas. Para comprender mejor las diferencias clave, considere el abastecimiento como el "quién" (los propios proveedores) que construye la cadena de suministro y las compras como el "qué" (bienes y servicios) dentro de una cadena de suministro.
El abastecimiento no es solo una preocupación para los equipos de aprovisionamiento. En su forma más simple, el abastecimiento es un proceso transaccional que busca el mejor valor, a menudo proporcionado por el proveedor que ofrece bienes y servicios al precio más bajo. Alternativamente, al evaluar a los proveedores potenciales, el abastecimiento estratégico considera las necesidades y los objetivos a largo plazo de una empresa. Con una mentalidad de abastecimiento estratégico, el proveedor con el precio más bajo puede no ser siempre la mejor opción. En cambio, el equipo de abastecimiento también podría considerar factores como la calidad, la reputación y el servicio.
Tipos de Estrategias de Aprovisionamiento
Hay muchos tipos de estrategias de abastecimiento.
- El abastecimiento táctico es como el abastecimiento estratégico; sin embargo, se enfoca en objetivos a corto plazo y necesidades inmediatas menos complejas en lugar de objetivos a largo plazo.
- El abastecimiento estratégico es un proceso continuo que implica evaluar y ajustar continuamente las actividades de abastecimiento.
- El abastecimiento estratégico, específicamente, es una estrategia de aprovisionamiento que tiene en cuenta las metas a largo plazo y los objetivos comerciales de una empresa al evaluar a los posibles proveedores.
Otras estrategias incluyen:
- La contratación interna consiste en utilizar recursos internos para realizar actividades de la cadena de suministro.
- El abastecimiento cercano, también llamado nearshoring, implica acercar las actividades de abastecimiento al lugar donde se venden los bienes o servicios.
- El abastecimiento único es elegir un solo proveedor para todos los materiales, bienes y servicios.
- Las empresas conjuntas son asociaciones entre una o más organizaciones para compartir recursos y fortalezas.
Abastecimiento Responsable y Sustentable
Las empresas interesadas en el abastecimiento responsable deberán tomar decisiones que consideren los impactos sociales, económicos y ambientales de sus actividades de abastecimiento y de sus proveedores. Las organizaciones también pueden centrarse en el abastecimiento sustentable o en objetivos de aprovisionamiento sostenible, que ponen un mayor énfasis en el impacto medioambiental de proveedores y vendedores. Otras pueden concentrarse en sus propias normas éticas de abastecimiento, que garanticen que los proveedores y vendedores respeten prácticas laborales justas, tengan un impacto social positivo y practiquen la sustentabilidad ambiental.
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El abastecimiento estratégico también considera la sustentabilidad y la responsabilidad social corporativa. Las organizaciones pueden examinar completamente a cada proveedor para garantizar que sus prácticas de sustentabilidad se alineen con las suyas. El abastecimiento responsable tiene en cuenta los impactos sociales, económicos y medioambientales de todas las actividades de abastecimiento y de los proveedores. Es fundamental para el concepto del “triple resultado final”, que sugiere que el resultado financiero por sí solo no puede medir los resultados del negocio. En su lugar, también se debe considerar el bienestar de las personas y del planeta.
Las organizaciones que practican el abastecimiento responsable asumen la responsabilidad de lo que sucede en todo el ciclo de vida del producto, desde las emisiones de carbono hasta los derechos de los trabajadores. Las prácticas comerciales sustentables son vitales para los clientes e inversores actuales. La mitad de los consumidores está dispuesta a pagar más por productos o marcas sustentables. Y los consumidores impulsados por un propósito, que eligen productos y marcas según cómo se alinean con sus valores, ahora representan el segmento de mercado más grande (44 %). El abastecimiento responsable también es esencial para cumplir la legislación nueva y existente que exige transparencia en torno al impacto de los esfuerzos e iniciativas medioambientales, sociales y de gobernanza (ESG) de una organización.
Proceso de Aprovisionamiento
La forma en que las organizaciones crean una estrategia de abastecimiento varía según el tamaño de la empresa, los objetivos comerciales y la industria.
- Establecimiento de objetivos. Un primer paso común consiste en identificar objetivos y KPI específicos.
- Análisis de las actividades actuales de abastecimiento.
- Evaluación del mercado. La investigación de mercado y los datos de la competencia son críticos para tomar decisiones estratégicas de abastecimiento.
- Verificación y selección de proveedores. Establecer un proceso para evaluar y seleccionar proveedores es un paso crítico. Considera la calidad de los proveedores, la confiabilidad financiera, el valor y el alineamiento cultural, y el potencial de una asociación a largo plazo.
- Evaluación continua del rendimiento de los proveedores. Un plan de abastecimiento excelente y estratégico no termina con la firma del contrato. Cerciore el éxito a largo plazo con un análisis continuo del rendimiento mediante auditorías periódicas, monitoreo de KPI, gestión de las relaciones con los proveedores y recopilación de feedback.
A medida que las cadenas de suministro se vuelven más complejas, las organizaciones pueden optar por integrar tecnologías innovadoras como inteligencia artificial (IA), automatización, analytics de datos y blockchain en procesos de compras, software de compras y flujos de trabajo. Por ejemplo, las Blockchain Platform pueden ayudar a garantizar a los compradores que cualquier materia prima utilizada para nuevos productos se produce de manera responsable.
Gestión de la Cadena de Suministro y Aprovisionamiento
En la actualidad las organizaciones se encuentran en una búsqueda constante de alternativas que le permitan conseguir soluciones a los cada vez mayores retos que enfrentan en un entorno altamente competitivo. En este sentido, cada organización necesita desarrollar una estructura y procesos ajustados a las exigencias de los mercados seleccionados, entendiendo que los bienes o servicios deben ser el resultado de altos estándares de calidad para lograr una mayor competitividad y participación. Esta cadena, en un entorno global y en cambio permanente, en la actualidad, requiere una eficaz y eficiente gestión para potenciar ventajas competitivas de primer orden.
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Así, el concepto de gestión de la cadena de suministro se expande día a día, impacta en la organización, coordinación y planificación de las empresas y rinde cuenta de los cambios generados en el mercado, producto de las nuevas posibilidades que brinda la tecnología para optimizar los procesos. El proceso globalizador conduce, en efecto, a cambiar la manera de actuar de las organizaciones, generando una acelerada búsqueda de prácticas que permitan adecuar las operaciones a las nuevas exigencias del mercado y propiciar con ello un incremento de la competitividad.
Una cadena de suministro está formada por todas aquellas partes involucradas, de manera directa o indirecta, en la satisfacción de las necesidades y expectativas de un cliente. La cadena de suministro incluye no solamente al fabricante y al proveedor, sino también a los transportistas, almacenistas, vendedores al detalle (o menudeo) e incluso a los mismos clientes. Dentro de cada organización, como la de un fabricante, abarca todas las funciones que participan en la recepción y el cumplimiento de una petición del cliente. Hay que mencionar además que, estos autores, hacen notar que una empresa puede tener múltiples cadenas de suministro, dependiendo de la mezcla de servicios o productos entregados.
En virtud de los elementos aportados por los diversos autores se puede definir la cadena de suministros como el conjunto de eslabones que, de forma interrelacionada, ejecutan diversas actividades mediante las cuales fluyen los insumos necesarios, el producto y la información hasta la entrega al consumidor final.
Fases de la Cadena de Suministro
La gestión de la cadena de suministro involucra tres fases principales, la de aprovisionamiento, de producción, y la de distribución o comercialización.
Fase de Aprovisionamiento
Esta fase es la encargada de surtir de materiales a aquellas empresas que tendrán la tarea de procesarlos (Pires y Carretero, 2007). En la fase de aprovisionamiento es donde participan los actores que proveen diferentes insumos para el desarrollo de la actividad productiva (Usgame et al, 2007). Estas acciones permiten abastecer a las cadenas de las materias primas, insumos y servicios, entre otros requerimientos, necesarios para el inicio posterior de su proceso de producción. Para Chopra y Meindl (2008) las compras, también llamadas abastecimiento, son el proceso mediante el cual las compañías adquieren materias primas (commodities), componentes, productos, servicios u otros recursos de los proveedores para ejecutar sus operaciones.
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Fase de Producción
La fase de producción de la cadena de suministro incluye todas las empresas encargadas de realizar una transformación a la materia prima en los diferentes productos destinados a los clientes. En esta fase se concentra el conjunto de actores sociales que desarrollan los procesos productivos (Usgame et al, 2007). Para Chase et al (2009), los procesos de transformación son utilizados por todo tipo de empresa, al respecto, un proceso de transformación utiliza recursos para convertir los insumos en un producto deseado, estos pueden ser una materia prima, un cliente o un producto terminado de otro sistema.
Fase de Distribución
La piedra angular de todo negocio es la comercialización, a través de ella los productores y fabricantes exitosos logran incrementar su competitividad en el mercado (Olhagaray y Espinoza, 2007citado por Martínez y Moyano,2011). Usgame et al, (2007), señalan que pueden establecerse diferentes modalidades de comercialización del producto y su disposición al consumidor final, lo cual da lugar a la definición de segmentos de mercados que pudieran estar representados por cadenas de supermercados, pescaderías, plazas de mercados y ventas callejeras, por su parte, de acuerdo con Calderón et al, (2012) se incluyen en esta fase de la cadena los acopiadores o intermediarios minoristas y mayoristas (locales, regionales, y nacionales); no obstante, Isaza (2006) y Brambila (2006), citado por Verduzco (2010) señalan que el almacenaje y acopio deben ser considerados como fases adicionales.
Es de mucha importancia las decisiones tomadas para conducir el producto de esto depende, en gran medida, la satisfacción del cliente, debido a que esta fase es donde se garantiza la entrega y adquisición del producto. Para su mejor comprensión resulta necesario definir los canales de distribución, según Hernández et al (2002),es una estructura de individuos o de organizaciones interdependientes, desde el productor hasta el consumidor final, quienes cumplen funciones básicas, tales como: de transacción, de información, de logística, de facilitación y de promoción.
En la fase de aprovisionamiento permite el abastecimiento de materiales, recursos o insumos requeridos para el inicio de labores productivas. Con relación a la fase de producción, esta permite conocer que el proceso productivo puede presentar particularidades, que hacen de las actividades de producción un proceso relativamente sencillo o complejo dependiendo del área donde se analice. Así, sus diversos elementos permiten detectar alertas en esta fase que, a su vez, tienen una implicación en la productividad y competitividad de la empresa.
La gestión, traducida en el proceso de planificación y control de todos los procesos relacionados con la cadena de suministros, tiene la responsabilidad de accionar y engranar las actividades y acciones, no solo de la empresas, sino de esta con su entorno, es decir, incluye a los proveedores de materia prima o procesada, los recursos internos de la organización, especialmente maquinaria y recursos humanos, distribuidores, gobierno, competidores, clientes, entre otros.
La correcta gestión de la cadena de suministros, sin lugar a dudas, favorecerá la calidad de los bienes o servicios, optimizará los canales de distribución y adecuará los puntos de venta a las necesidades y expectativas de los clientes, lo anterior, tiene un impacto positivo en el precio final del producto en beneficio de los clientes y de las ganancias de las empresas.
Función de Aprovisionamiento Empresarial
La función de aprovisionamiento consiste en comprar los materiales necesarios para la actividad de la empresa y almacenarlos (véase modelo de Wilson) mientras se inicia el proceso de producción y comercialización. La función de aprovisionamiento empresarias es muy importante porque va más allá de la simple compra de mercancías con el objeto de venderlas para obtener un beneficio bien sea con transformación o sin ella.
Dentro de la función de aprovisionamiento, la gestión de inventarios tiene una importancia vital debido a que hay unos costes asociados al almacenamiento de los productos y de esta forma el beneficio obtenido puede ser menor si estos costes son muy altos, circunstancia que no sería preocupante si este hecho tiene un carácter necesario. Sin embargo acumular productos que no tienen salidas no es demasiado aconsejable.
Por otra parte si el cliente demanda un producto y no hay suficiente cantidad del mismo se irá a la competencia, situación que tampoco es deseable en absoluto. En el Plan General de Contabilidad actual figuran recogidas en el grupo 3. Las existencias también se denominan stock o inventarios.
Administración de Inventarios
- Stock máximo: Cantidad mayor de existencias que se puede mantener en el almacén
- Stock mínimo o de seguridad: Cantidad menor de existencias que se puede mantener en el almacén
- Punto de pedido: Nivel de existencias en el cual se ha de realizar un pedido para reaprovisionar el almacén. No hace falta llegar al mínimo para aprovisionar el almacén.
Modelo de Wilson
No hay que confundir nunca la determinación de la cantidad que da lugar al punto muerto con la cantidad que determina el número de unidades que hay que solicitar a los proveedores para poder llevar a cabo una gestión óptima de los almacenes de la empresa.
Supuestos Teóricos del Modelo de Wilson
- Se supone que el empresario quiere evitar las rupturas de stocks, es decir, no va a querer bajo ningún concepto encontrarse sin productos para sus clientes porque esto supondría que se iría a la competencia; derivado de lo anterior, el empresario conocerá a priori cuál va a ser la demanda de su producto e incluso supondrá que es constante y conocida a lo largo del tiempo
- La empresa a la hora de comprar el producto a los proveedores lo va a hacer adquiriendo el mismo número de unidades, esto significa que la empresa se aprovisiona por lotes de producto
- Los pedidos a lo largo de un ejercicio económico no se van a realizar de forma caprichosa sino que existirá una periodicidad de carácter exacto a la hora de hacer los mismos
El modelo de Wilson es puramente de carácter teórico, es simplemente un patrón y le va a servir exclusivamente a la empresa a posteriori para conocer en qué medida ha cumplido o no objetivos.
Componentes del Coste Total de Gestión de los Productos
En un principio son 3:
- Coste de adquisición de las mercancías propiamente dicho. Para hallarlo tendremos que saber qué cantidad de producto y a qué precio se adquiere, aunque también existe la posibilidad de que lo fabriquemos nosotros mismos como empresa
- Costes administrativos asociados a cada pedido. Son aquellos de carácter accesorio y sin embargo necesario. Ejemplo: sueldo del personal administrativo, llamadas de teléfono …
- Coste de almacenamiento. Sería aquella parte del coste asociada al almacenamiento y mantenimiento de las mercancías que se han comprado
Nomenclatura utilizada:
CTG = CA + CP + CAL
Se trataría en el modelo de Wilson de minimizar CTG, para ello derivamos e igualamos a cero, pero antes de realizar esta operación veremos cuál es la composición de cada uno de los sumandos.
Siendo:
- P = lo que nos cuesta adquirir una unidad física
- D = número de unidades físicas que adquirimos en total para venderlas posteriormente (se trata de la demanda esperada)
Sin embargo si se trata de una empresa industrial:
Los CP son los costes de carácter administrativos tales como el teléfono, suelos del personal administrativo, etc., que son necesarios para poder llevar a cabo un pedido.
Siendo:
- S = coste unitario de realizar un pedido
- N = número de pedidos
- Q = número de unidades de cada pedido
Como vimos anteriormente, CAL es el coste de almacenamiento y siguiendo lo que hemos visto para los dos componentes anteriores, tendremos que multiplicar el coste que supone almacenar una unidad por el número de unidades almacenadas.
Siendo:
- SS = stock de seguridad
- Q = número de unidades que contiene cada compra o pedido
- g = lo que cuesta almacenar una unidad de producto
Modelo ABC de Gestión de Inventarios
Este modelo clasifica las existencias en tres categorías según su valor y cantidad:
- Existencias A: Las más caras y menos abundantes en número.
- Existencias B: Más baratas que las A y más abundantes en número.
- Existencias C: Las más baratas y más abundantes en número.
Valoración de Existencias
A la hora de valorar existencias tendremos que tener en cuenta si estamos hablando de mercancías que han sufrido transformación dentro de nuestra empresa o no. Dentro de esto punto de vista vamos a tener dos grandes grupos.
Mercancías Compradas para Venta Directa
En este caso habría que calcular el precio de adquisición. Para calcular el precio de adquisición de estar mercancías no solo basta con multiplicar lo que nos ha costado cada una de ellas por su precio individual sino que además a este importe habrá que sumarle todos los gastos que van asociados a esta compra tales como seguros, transportes, etc., y además los impuestos que ocasione dicha compra salvo el IVA puesto que el empresario lo recuperará al vender la mercancía, a no ser que se trate de un supuesto de IVA no deducible, en cuyo caso sí se sumarían.
Mercancías Transformadas para la Reventa
En este caso estaríamos hablando del coste de producción y para calcularlo tendríamos que sumar las materias primas que hemos utilizado o consumido (no las compradas sino exclusivamente las utilizadas) más otros consumos de materiales tales como combustibles, electricidad, etc., más otros costes directos asociados al proceso productivo de forma inequívoca más aquel porcentaje de los costes indirectos que se puede asociar a la producción.
Métodos de Valoración de Salidas del Almacén
Precio Medio Ponderado (PMP)
Consiste en hallar una media ponderada de todas las entradas que han tenido lugar en ese almacén, de tal manera que si se tiene en cuenta el precio de cada entrada y el valor relativo de cada una de ellas a través del peso que tiene el número de unidades de cada entrada. Aunque no es un método perfecto, es mejor que el precio medio simple puesto que éste último es una media aritmética y no considera la importancia relativa de cada una de las mercancías. Las entradas se valoran al precio que nos de el enunciado en cada caso, sin embargo todas y cada una de las salidas se valorarán al precio medio ponderado.
Fórmula:
Siendo qi tal que i adopta valores desde 1 hasta n
Siendo pi tal que i adopta valores desde 1 hasta n
p1 · q1 + p2 · q2 + ……………… + pn · qn
PMP =
q1 + q2 + ………….. + qn
“i” siempre representa el número de entrada
p = precio
q = cantidades de mercancías
FIFO (First In, First Out)
Es un método de valoración de existencias basado en la filosofía de “primera entrada - primera salida”, es decir la empresa hace una hipótesis que consiste en considerar que se venderán primero aquellas existencias que primero han entrado en la empresa; el método FIFO en castellano se le conoce como PEPS
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