El Principio de Devengación Contable: Base para una Contabilidad Fidedigna

En contabilidad, un pilar esencial para llevar una gestión financiera precisa y coherente es el principio de devengo. Con él, los empresarios se garantizan el cumplimiento legal y fomentan una prudencia financiera sólida y una toma de decisiones más informada.

¿Qué es la Devengación Contable?

La devengación contable es un método de contabilidad que registra los ingresos y gastos al momento en que se realizan, independientemente de cuándo se efectúe el intercambio de efectivo por los mismos. En palabras más simples, consiste en el registro de los ingresos y gastos que ocurren en un momento, independientemente de cuando sean pagadas o cobradas.

Para las empresas, conciliar los ingresos rara vez es tan sencillo. Uno de los motivos de la complejidad de la contabilidad es que muchas empresas no reciben los pagos de sus clientes en el mismo momento en el que entregan los bienes o prestan los servicios. La devengación contable registra ingresos y egresos al momento de realizarse, aunque no se reciba el efectivo.

En el registro de las operaciones que impactan a una entidad económica, no basta con conocer el monto de la transacción; también es crucial considerar el momento en el que se refleja en los libros contables (devengación contable). Es importante señalar que la devengación contable de una partida no necesariamente coincide con su realización, ya que esta última se refiere al momento en que se efectúa el cobro o pago de la operación. Los activos como pasivos deben ser reconocidos a través del proceso de devengado contable. Si hay ingresos y egresos en efectivo, también tienen que ser reflejados.

Uno de los principios básicos del PGC (o Plan General Contable) que tiene que conocer y aplicar una empresa es el de devengo. Un concepto importante que contiene este postulado es el de “periodo contable”, el cual define que las transacciones, trasformaciones internas u otros eventos que afectan a una entidad deben identificarse con un periodo convencionalmente determinado con el objeto de conocer en forma periódica la situación financiera y el resultado de las operaciones de la empresa. Mantener un control y seguimiento en las actividades contables de una empresa, es posible gracias a la devengación contable.

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¿Cómo Funciona el Principio de Devengo?

Según el principio de contabilidad de ejercicio, una empresa registra los ingresos en el momento en el que entrega los bienes o presta los servicios a sus clientes, aunque aún no haya recibido el pago. Del mismo modo, una empresa registra un gasto en cuanto lo contrae, aunque aún no lo haya pagado. De acuerdo con la devengación contable, las empresas reciben una respuesta inmediata de sus entradas y salidas de efectivo esperadas.

Devengación Contable vs. Contabilidad de Caja

Una confusión habitual es la que se da entre el criterio de devengo y el criterio de caja. Son dos formas opuestas de reconocer ingresos y gastos. La contabilidad de ejercicio registra los pagos y gastos cuando se prestan servicios o bienes, mientras que la contabilidad de caja registra los pagos y gastos cuando se recibe o paga el efectivo.

El método de efectivo es el más simple. Esto porque los libros contables se mantienen en función del flujo real de efectivo, dentro y fuera del negocio. Sin embargo, la devengación contable dice que el método de efectivo no es preciso. Por otro lado, el método de caja puede ser útil para pequeñas empresas, pero tiene ciertas limitaciones en tamaño y complejidad, lo que lo hace menos apropiado para empresas más grandes y complejas.

Las empresas con inventario deben utilizar el método de devengación. También es recomendable para empresas que vendan a crédito.

Principios Clave de la Contabilidad de Ejercicio

Las empresas deben gestionar los ingresos devengados conforme al principio de contabilidad de ejercicio, uno de los principios fundamentales de la contabilidad. El principio de la contabilidad del ejercicio establece que los ingresos y los gastos se deben reconocer en los estados contables correspondientes a la fecha en la que se adquirió el derecho a percibirlos o se contrajeron (según el caso), independientemente de cuándo se reciba el pago. En otras palabras, la contabilidad de ejercicio se centra en el momento del trabajo que hace una empresa para adquirir derecho a percibir los ingresos, no en el momento en el que recibe el pago.

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Entre los principios de la contabilidad de ejercicio se incluyen los siguientes:

• Reconocimiento de Ingresos: Los ingresos se deben reconocer en el momento en el que se adquiere derecho a percibirlos, independientemente de la fecha de recepción del pago.
• Principio de Congruencia: Los gastos se deben asociar a los ingresos correspondientes en el mismo período.
• Principio de Prudencia: Los ingresos y las ganancias se deben registrar solo cuando se tenga una certidumbre razonable de que se recibirán, y los gastos y las pérdidas se deben registrar en cuanto sean probables.
• Principio de Empresa en Funcionamiento: Se puede presuponer que una empresa continuará en activo durante un futuro predecible, y que no se liquidará ni entrará en bancarrota.

El principio de contabilidad de ejercicio lo utilizan las empresas de todos los tamaños de forma generalizada y en diferentes sectores. En la primera parte del Plan General de Contabilidad se incluyen los principios contables.

Ejemplos de Devengación Contable

Los ingresos devengados son beneficios que una empresa ha adquirido derecho a percibir, pero cuyo pago aún no ha recibido. Este tipo de ingresos se dan cuando una empresa presta un servicio o entrega un producto antes de facturárselo a su cliente. En términos contables, se los considera un activo hasta que la empresa le emite la factura a su cliente y recibe el pago. Los ingresos devengados son un concepto fundamental para el análisis contable y financiero, ya que miden los ingresos que una empresa prevé recibir en el futuro y, al mismo tiempo, ofrece una forma de supervisar el rendimiento de una empresa a lo largo del tiempo. Dado que los ingresos devengados pueden repercutir considerablemente sobre los estados contables de una empresa, es importante tenerlos controlados y registrarlos con exactitud.

Ejemplos de Ingresos Devengados

• Venta a crédito: Un excelente ejemplo es una venta a crédito. La venta se registra en los libros al generarse la factura y no cuando se cobra el efectivo.
• Servicios de Consultoría: Consideremos una empresa de consultoría que el 30 de octubre brinda un servicio de $5.000 a un cliente. Por tanto, el método de devengación reconoce los ingresos cuando finalicen los servicios prestados al cliente, aunque el efectivo todavía no esté en el banco. La venta se registra en una cuenta de cuentas por cobrar. Por ejemplo, una empresa podría prestar servicios de consultoría a un cliente en diciembre, pero no emitirle la factura correspondiente hasta enero del año siguiente. En tal caso, la empresa registraría estos ingresos como «devengados» en diciembre y los reconocería como «cobrados» en enero cuando se pagara la factura.
• Compañía Eléctrica: Un ejemplo de devengación de ingresos se produce en la compañía eléctrica. Sin embargo, la empresa de servicio público no factura a sus clientes esa electricidad hasta después de leer los medidores en enero. Su balance al 31 de diciembre informe un activo circulante por el monto con derecho a recibir de sus clientes. El ajuste de devengación debitará las cuentas por cobrar acumuladas de la cuenta del activo circulante.
• Suscripciones: Pongamos que una empresa ofrece a sus clientes un servicio de suscripción por 100 € al mes. A principios de enero, la empresa tiene 100 clientes que se han suscrito a ese servicio y que lo pagan mensualmente. Al final de enero, la empresa ha prestado el servicio durante todo el mes, pero aún no ha recibido ningún pago de sus clientes. De este modo, la empresa reconocería 10.000 € (100 € × 100 clientes) como ingresos devengados en el balance financiero al acabar enero, ya que habría adquirido el derecho a percibirlos, pero aún no habría recibido ningún pago. La empresa registraría 10.000 € en el debe de la cuenta de ingresos devengados y 10.000 € en el haber de la cuenta de ingresos.
• Construcción: Una constructora cierra un contrato para construir una casa y recibe un depósito. Si el trabajo no se lleva a cabo hasta el siguiente ejercicio contable, los ingresos se devengan por haber adquirido el derecho a percibirlos, pero como pendientes de cobro.
• Publicidad: Se contrata a una agencia publicitaria para ejecutar una nueva campaña de publicidad en el trimestre siguiente. Si el cliente paga el servicio por adelantado, los ingresos se devengan por haber adquirido el derecho a percibirlos, pero como pendientes de cobro.
• Seguro: Una aseguradora recibe una prima de un cliente por una póliza que abarca un año entero. La empresa reconocerá los ingresos cada mes a medida que se vayan prestando los servicios.
• Marketplaces en línea: Un marketplace en Internet permite que cada empresa anuncie en la plataforma los productos que vende, y el marketplace les cobra a estas empresas una comisión por cada venta.

Ejemplos de Gastos Devengados

• Reparaciones: Un ejemplo de la devengación de un gasto y un pasivo es una reparación importante que se produce en el último mes del año contable. Para registrar esta devengación, se realiza una entrada de ajuste. La devengación de gastos ocurre cuando la empresa decide hacer una reparación de algo durante el último mes del año contable. Sin embargo, dicho pago solo se hace cuando se recibe la factura.
• Impuestos: Una empresa que incurra en un gasto que aún no ha pagado reconocerá el gasto comercial el día en que surja el gasto. De acuerdo a las ganancias obtenidas durante el año fiscal, las empresas deben hacer una declaración para pagar impuestos. Aunque, tienen que pagarlas el año siguiente, durante el año en curso tienen que reconocerlas. El gasto devengado se registrará como una cuenta por pagar en la sección de pasivos circulantes del balance general. También como un gasto en el estado de resultados.

Ingresos Devengados vs. Ingresos Diferidos

Los ingresos devengados y los diferidos son conceptos similares, pero presentan un significado ligeramente distinto. La principal diferencia es que los ingresos devengados se reconocen cuando se adquiere el derecho a percibirlos, independientemente de la fecha de recepción del pago, mientras que los diferidos se reconocen al recibir el pago, da igual cuándo se adquiriera el derecho a percibirlos.

Lo habitual es que se den ingresos diferidos cuando una empresa recibe por adelantado un pago por un servicio que se prestará en el futuro. En tal caso, la empresa tendrá un pasivo en el balance financiero y no registrará los ingresos hasta haber prestado el servicio. A diferencia de los ingresos devengados, se considera que los diferidos son un pasivo porque la empresa tiene la obligación legal de prestar el servicio o proporcionar el producto en el futuro. Se registran como «ingresos no obtenidos» en la cuenta de resultados.

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Ejemplos de ingresos diferidos en un modelo de suscripción de SaaS se pueden manifestar de formas muy distintas:

• Suscripción anual: Si una empresa de SaaS ofrece una suscripción anual con un descuento y un cliente paga todo el importe por adelantado, reconocerá estos ingresos durante todo el año que esté prestando el servicio a dicho cliente.
• Suscripción de prepago: Si la misma empresa de SaaS ofrece una suscripción de prepago en la que un cliente paga varios meses del servicio por adelantado, reconocerá estos ingresos durante todo el período pagado con antelación mientras cumpla con su obligación con el cliente.

En ambos ejemplos, el cliente ya ha pagado por el servicio, pero la empresa todavía no ha adquirido el derecho a percibir los ingresos derivados de la prestación del servicio, por lo que el importe se anota dentro de los «ingresos diferidos». Los ingresos diferidos se reconocerán como obtenidos en el futuro, cuando la empresa preste el servicio a su cliente.

Contabilización de Ingresos Devengados

Los ingresos devengados se reconocen como activo en el balance financiero, ya que representan unos ingresos cuyo derecho de percepción se ha adquirido, pero que aún no se han recibido. Dado que la empresa ha entregado bienes o ha prestado servicios relacionados con esos ingresos, ha cumplido con su obligación, por lo que puede contabilizarlos como activo en vez de como pasivo. A los ingresos devengados se los considera un activo circulante porque se prevé cobrarlos en un plazo máximo de un año.

La forma adecuada de dejar constancia y llevar un seguimiento de los ingresos devengados depende de cómo se gestionen a medida que vaya pasando el tiempo y empiece a llegar el pago. Esto son los pasos esenciales que intervienen en el proceso de registro de los ingresos devengados:

1. Identificar los ingresos: El primer paso consiste en identificar los ingresos cuyo derecho a percepción se ha adquirido, pero cuyo pago aún no se ha recibido, lo cual puede incluir los servicios o productos prestados o entregados pero no facturados, o las suscripciones activadas pero no facturadas.
2. Crear un asiento en el balance financiero: Una vez identificados los ingresos, hay que registrarlos en un asiento del balance financiero. Normalmente, este asiento se registrará en el debe de una cuenta de «ingresos devengados» y en el haber de una cuenta de «ingresos» o de «ventas».
3. Actualizar los estados contables: El nuevo asiento del balance financiero actualizará el balance financiero para reflejar los ingresos devengados y también actualizará la cuenta de resultados para reflejar los ingresos adquiridos.
4. Facturar al cliente: Una vez registrados los ingresos devengados, hay que facturar al cliente por el servicio prestado o el producto entregado.
5. Registrar el pago: Una vez cobrado el pago del cliente, hay que reconocer los ingresos como recibidos. Una vez recibidos los ingresos, se reduce la cuenta de ingresos devengados y aumenta la cuenta de «efectivo», por lo que se incrementa el saldo disponible de la empresa.

Impacto Fiscal del Principio de Devengo

La fecha de devengo corresponde al momento en que se lleva a cabo la transacción, y es la que debe considerarse a efectos fiscales. Aplicando el principio de devengo, las empresas y autónomos tienen que facturar sus ventas y sus gastos en el ejercicio en el que se materialicen, aunque se cobren o se paguen en el siguiente.

La fecha de devengo del IVA (llamado, técnicamente, IVA devengado) corresponde al momento en el que se lleva a cabo la venta de un producto o la prestación de un servicio. Por lo tanto, debes de tener claro que la fecha de devengo de una operación es la que determina en qué trimestre de IVA se debe declarar esa operación y en qué ejercicio se debe imputar dicho ingreso. En ambos casos, este devengo del impuesto hace mención a la “obligación tributaria” que se adquiere, no así a la exigibilidad del pago de ese impuesto.

Una empresa tiene que pagar sus impuestos sobre las ganancias que obtuvo en un año fiscal. De acuerdo a las ganancias obtenidas durante el año fiscal, las empresas deben hacer una declaración para pagar impuestos. Aunque, tienen que pagarlas el año siguiente, durante el año en curso tienen que reconocerlas.

Es importante señalar la existencia del criterio de caja como régimen tributario especial de carácter optativo, que permite a los sujetos pasivos retrasar el devengo y la consiguiente declaración e ingreso del IVA repercutido hasta el momento del cobro a sus clientes. No obstante, también se retardará, igualmente, la deducción del IVA soportado en sus adquisiciones hasta el momento en que efectúe el pago a sus proveedores (criterio de caja doble). La opción se entenderá prorrogada salvo renuncia.

Beneficios y Desafíos de la Devengación Contable

Beneficios

• Reflejo fiel de la realidad económica de la empresa: La devengación contable permite representar de manera más precisa la situación de una empresa en un período determinado. Permite reflejar resultados reales del ejercicio, independientemente de cobros y pagos. De este modo, las empresas se hacen una imagen más fidedigna y completa de su rendimiento financiero y comprenden mejor su situación financiera general.
• Comparabilidad y análisis histórico: La aplicación del devengo hace que los estados financieros sean comparables entre diferentes períodos contables. Ayuda a comparar resultados económicos de diferentes ejercicios sin que interfieran los desfases de cobros o pagos.
• Mejora la toma de decisiones: El principio de devengo te ayuda a tomar mejores decisiones financieras. Permite tomar decisiones estratégicas con mejor base.
• Cumplimiento y transparencia: Facilita auditorías. Las auditorías financieras se basan en el principio de devengo. También ayuda a cumplir estándares internacionales, aportando transparencia, confianza y trazabilidad.
• Evita distorsiones contables.

Desafíos

• Dificultad en la estimación: En algunas ocasiones, estimar con precisión el momento exacto en que se generan ciertos ingresos o gastos puede ser un desafío. Su aplicación en el momento preciso puede ser algo subjetivo, debido a que no se sabe con exactitud cuándo se producen los ingresos y egresos.
• Impacto en el flujo de efectivo: El reconocimiento de ingresos y gastos en base al devengo puede no reflejar necesariamente la realidad del flujo de efectivo de una empresa.
• Problemas de tesorería: El principal problema del principio de devengo es que se registran ingresos y se devenga el IVA de facturas que todavía no han sido cobradas. Esto puede afectar de forma muy negativa a la tesorería de una empresa o autónomo y a sus liquidaciones tributarias.

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