Un inventario es una herramienta indispensable en el control de bienes, activos o productos, consistente en una lista detallada de las mercancías que posee una empresa. El verbo “inventariar” se refiere a hacer inventario, es decir, elaborar una lista ordenada y precisa de las cosas que pertenecen a una persona, entidad o comunidad, o de las que se hallan en un lugar.
En la mayoría de los negocios, los inventarios representan una inversión relativamente alta y producen efectos importantes sobre todas las funciones principales de la empresa. Cada función tiende a generar demandas de inventario diferentes y a menudo incongruentes. Por ejemplo:
- Ventas: Se necesitan inventarios elevados para hacer frente con rapidez a las exigencias del mercado.
- Producción: Se necesitan elevados inventarios de materias primas para garantizar la disponibilidad en las actividades de fabricación y un colchón, suficientemente grande, de inventarios de productos terminados facilita niveles de producción estables.
- Compras: Las adquisiciones elevadas minimizan los costos por unidad y los gastos de compras en general.
- Financiación: Los inventarios reducidos minimizan las necesidades de inversión (corriente de efectivo) y disminuyen los costos de mantenerlos (almacenamiento, antigüedad, riesgos, etc.).
Planificar el nivel óptimo de inversión en inventarios y a través del control, mantener los niveles óptimos tan cerca como sea posible de lo planificado es crucial. Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel excesivo que causa costos de operación, riesgos e inversión insostenibles, y un nivel inadecuado que tiene como resultado la imposibilidad de hacer frente rápidamente a las demandas de ventas y producción.
¿Para qué sirve realizar un inventario?
Mantener el inventario de la compañía al día aporta información muy valiosa que debe tenerse presente a la hora de tomar decisiones y emplearse para crear estrategias. Además de facilitar las operaciones y el trabajo diario, elaborar el inventario del almacén proporciona una serie de ventajas que pueden marcar la diferencia entre un negocio exitoso y uno que funcione a medio gas.
- Mantener un registro de actividades.
- Controlar el stock.
- Reducir gastos.
- Reflejar la producción empresarial.
- Satisfacer a los clientes.
- Prever la demanda futura.
Tipos de inventario
Como hemos visto, existen diferentes tipos de inventario (según función, periodicidad, tipo de producto, etc.). Los inventarios pueden clasificarse con base en diferentes criterios para una mejor diferenciación.
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Según su periodicidad:
- Inventario inicial: El primero que se realiza al iniciar las operaciones.
- Inventario final: Se realiza al cierre de un período contable.
- Inventario anual: Se efectúa una vez al año.
- Inventario periódico: Es un tipo de inventario programado para efectuarse de forma periódica; por ejemplo, cada mes, cada seis meses o cada año.
- Inventario cíclico (también conocido como inventario rotativo): Se basa en la realización de recuentos regulares, distribuidos durante el año, de grupos de referencias.
- Inventario permanente (también conocido como inventario perpetuo): Se actualiza de forma constante, registrando cada entrada y salida de artículos, y refleja en tiempo real el stock disponible.
- Inventario intermitente: Se efectúa varias veces al año.
- Inventario físico: Es el inventario real.
Según el tipo de producto almacenado:
- Inventario de materias primas: Contiene los materiales básicos para la producción.
- Inventario de suministros de fábrica: Incluye materiales necesarios para el proceso de producción pero que no se incorporan directamente al producto.
- Inventario de productos en proceso de fabricación: Comprende los productos que están en fase de producción.
- Inventario de productos terminados: Contiene los productos listos para la venta.
- Inventario de mercancías: Bienes comprados para su posterior venta.
Según la función asignada:
- Inventario en tránsito (también conocido como inventario en ductos): Cuantifica los productos y materiales que están de camino al almacén o que ya han sido solicitados a los proveedores.
- Inventario de seguridad o de reserva: Registra los productos y materias primas que la empresa posee para afrontar posibles fallas en el proceso de producción, retrasos de los proveedores o aumentos inesperados de la demanda.
- Inventario de previsión o estacional: Reúne las referencias almacenadas con vistas a satisfacer demandas futuras, previsibles con certeza y habitualmente estacionales.
- Inventario de desacoplamiento: Se utiliza para diferenciar el inventario requerido para dos procesos de fabricación con tasas de producción diferentes.
- Inventario de existencias de naturaleza regular o cíclica: Inventario de ciclo se utiliza para que la producción sea equivalente a la cantidad de productos vendidos o demandados por los clientes. El inventario de desacoplamiento se utiliza para coordinar los procesos de inventariado con el fin de evitar que se empalmen.
- Inventario de existencias obsoletas, muertas o perdidas: Engloba las referencias que, por alguna circunstancia (superación de la fecha de caducidad, deterioro, rotura, etc.), no pueden ser comercializadas.
- Inventario disponible:
- Inventario en línea:
- Inventario en cuarentena:
Otros tipos de inventario
- Inventario de existencias para especulación: Es un sistema de control para tener clara la cantidad de productos y materia prima para determinar si es posible aumentar la producción.
No obstante, si algo tienen en común todos ellos es su propósito final: optimizar el almacenamiento y la gestión del stock para asegurar el mejor servicio posible. En este sentido, y a pesar de las múltiples necesidades logísticas que existen, la apuesta por la automatización puede suponer una auténtica ventaja competitiva. Por un lado, porque aumenta el control y la eficiencia y, por el otro, porque optimiza el tiempo destinado a esta tarea.
Sistemas de Inventario
En entornos domésticos o almacenes muy pequeños es posible mantener un control de los artículos a través de listados o registros manuales, pero, cuando se trata de compañías de tamaño mediano o grande, implementar un sistema de gestión de almacenes como Easy WMS que se encargue de esta tarea resulta indispensable.
- Inventario perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas.
- Inventario intermitente: Se efectúa varias veces al año.
Las empresas emplean sistemas de gestión de inventario con código de barras para asignar un número a cada producto que venden. RFID, o identificación por radiofrecuencia, es un sistema que transmite de forma inalámbrica la identidad de un producto en forma de un número de serie único. Realiza un seguimiento de los artículos y proporciona información detallada del producto.
Funciones del Almacén
La manera de organizar y administrar el almacén depende de varios factores tales como el tamaño, el grado de descentralización deseado, la variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura. Para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:
- Recepción de materiales
- Control de calidad del material entrante
- Registro de entradas y salidas del almacén
- Almacenamiento de materiales
- Mantenimiento de materiales y del almacén
- Despacho de materiales
- Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad
- Efectuar las tareas de control de inventarios
Tipos de Almacén
Existen distintos tipos de almacén de acuerdo con su localización y la función para la que fueron creados. Los tipos de almacén son:
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- Almacén Central: Este almacén se localiza cerca de los lugares donde se van a consumir los productos.
- Almacén Regional: Este almacén es creado para disminuir los costos ya que se sitúan lo más cerca posible a las plantas de producción.
- Almacén de Tránsito: Se trata de un recinto especialmente acondicionado para la recepción y expedición rápida de productos.
Valuación de Inventarios
Existen numerosas bases aceptables para la valuación de los inventarios, algunas de ellas se consideran así, solamente en circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicación general. Entre las cuestiones relativas a dicha valuación, la de principal importancia es la consistencia. Algunas de las bases para la valuación son:
- Costo.
- Costo o mercado, al más bajo.
- Primeras Entradas, Primeras Salidas = PEPS.
Este método, identificado también como PEPS, se basa en el supuesto de que los primeros artículos y/o materias primas en entrar al almacén, o a la producción, son los primeros en salir de él.
Control de Pérdidas en un Almacén
Algunos conceptos prácticos de esta importante función de un almacén tienen que ver con la parte física y distribución del mismo.
- Debe existir una sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control).
- Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.
- Toda operación de entrada o salida del almacén requiere documentación autorizada según sistemas existentes.
- La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios.
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