La contabilidad es clave en la empresa: permite controlar todas las operaciones económicas, analizar la situación patrimonial y facilita la toma de decisiones estratégicas. La contabilidad de una compañía está sujeta a ciclos, es decir, a períodos de tiempo concretos que acotan las actividades y su impacto sobre el negocio.
El ciclo contable es, por tanto, el proceso de registro contable de todas las actividades del negocio durante un período concreto para reflejar la imagen fiel de la actividad. El período de tiempo habitual del ciclo contable es el ejercicio anual, pero también se dan ciclos de menor duración como el trimestre y el semestre, que sirven para conocer la marcha de la compañía al arranque de año y tomar las decisiones necesarias para compensar posibles desajustes.
Durante el ciclo contable, la compañía registra de forma cronológica cada transacción en el libro diario. El objetivo es contar con información fiable que permita analizar y preparar la información financiera correspondiente a cada período. Para registrar las actividades, cada compañía cuenta con una serie de libros contables obligatorios por ley y también puede tener libros auxiliares.
Las etapas del ciclo contable
El ciclo contable de cada ejercicio se estructura en varias etapas en las que se realizan las acciones necesarias para garantizar el registro de las operaciones que realiza la compañía y que permitan preparar los estados financieros y conocer el resultado de la operación. Para ello es necesario identificar un hecho contable, es decir, aquello que debe ser apuntado: la venta de mercancías, la compra de suministros, aportaciones de capital… Es decir, todo movimiento que repercuta sobre la compañía. Estas operaciones deben quedar registradas documentalmente (albaranes o facturas) que se registran en el libro diario.
A continuación, se describen las fases del ciclo contable:
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- Apertura o inicial: supone la apertura de los libros de contabilidad, tanto en el caso de una empresa que inicia su actividad por primera vez, como en el de aquélla que ya ha venido desarrollando una actividad productiva en ejercicios precedentes.
- Desarrollo o gestión: se extiende a lo largo del ejercicio económico anual y tiene la finalidad de interpretar y registrar contablemente las operaciones que surgen como consecuencia de la actividad de la empresa. Los asientos de los hechos contables que hayan ocurrido durante el ejercicio, de los cuales se tiene constancia a través de los documentos correspondientes, se registrarán periódicamente en el Libro diario. Legalmente, se contempla la posibilidad de que las operaciones se registren día a día, aunque se admite también la realización de asientos mensuales de carácter global, siempre que se detallen en libros auxiliares. Todos los asientos del Libro diario deben ser traspasados al Libro mayor, esta operación no es obligatoria legalmente, pero sí es indispensable en el proceso contable. Una vez registradas todas las operaciones relativas a los hechos contables que han tenido lugar en el ejercicio, es habitual realizar un Balance de comprobación de sumas y saldos. Este estado contable permite indagar sobre los posibles errores aritméticos o de traslación que se hayan podido cometer en la contabilización de los hechos acaecidos durante el ejercicio, bien en los asientos del Diario o bien en el Libro mayor.
- Inventario: es la relación detallada y valorada de los bienes, derechos y obligaciones que constituyen el patrimonio de una entidad en una fecha determinada.
- Determinar los elementos que han de inventariarse.
- Clasificación y ordenación de los elementos inventariados.
- Valoración económica de los bienes inventariados.
- Regularización: Para conocer el resultado del ejercicio y la auténtica situación patrimonial, es preciso realizar tres etapas más, la de regularización, la que conlleva el cálculo del resultado del ejercicio y la del cierre de la contabilidad. Esta fase exige realizar una serie de operaciones que pueden incidir bien en la presentación de la situación patrimonial o bien en el cálculo del resultado.
- Vencimientos a corto plazo de partidas catalogadas a largo plazo.
- Necesidad de corregir asientos erróneos.
- Regularización de cuentas especulativas: se trata de adecuar el saldo de las cuentas, normalmente de las de existencias, al valor de las existencias finales, calculadas extracontablemente mediante el inventario físico.
- Periodificación de ingresos y gastos: tiene por objeto imputar al resultado del ejercicio únicamente los gastos e ingresos que corresponden al mismo. Anular los gastos e ingresos contabilizados que no correspondan al ejercicio actual, sino a ejercicios posteriores: gastos e ingresos anticipados. Contabilizar como ingresos y gastos del ejercicio aquéllos que correspondan al mismo, aun cuando estén pendientes de la correspondiente documentación mercantil: gastos e ingresos no formalizados.
- Correcciones de valor: se trata, por aplicación del principio de prudencia, de registrar contablemente todas las pérdidas de valor, tanto reales como potenciales, que afecten a los elementos del activo.
- Cálculo del resultado del ejercicio: Consiste en anular las cuentas de gastos e ingresos y las de pérdidas y beneficios, en su caso, y trasladar su saldo a la cuenta de resultados, que legalmente recibe el nombre de «Cuenta de pérdidas y ganancias». Así, las cuentas de gastos e ingresos quedarán saldadas.
- Cierre de la contabilidad: Una vez realizado el proceso anterior, solo quedan abiertas las cuentas representativas de la riqueza de la empresa y sus correspondientes saldos, es decir, la riqueza final. Con el asiento de cierre todas las cuentas quedarán saldadas y la contabilidad cerrada.
Cierre contable
Al final de año, cuando finaliza el ciclo contable, estas operaciones se traspasan al libro mayor, se realizan los ajustes pertinentes (amortizaciones, depreciaciones, reclasificaciones, conciliación de cuentas bancarias, cálculo de resultado…) y se cierra la contabilidad para generar los estados financieros.
La información de la fase de conclusión sirve de base para la elaboración de los estados contables que informan del patrimonio de la unidad económica, así como del resultado obtenido en el ejercicio, es decir, el Balance y la Cuenta de resultados. A través de ellos se comunica la información contable a los usuarios interesados en la misma.
El ciclo contable permite hacer un seguimiento detallado de la operación de la compañía y comprobar si los datos financieros y de patrimonio siguen el rumbo deseado. Manejar con fluidez los conocimientos sobre contabilidad, finanzas, fiscalidad y organización empresarial contribuye a llevar un control de los parámetros que muestran la salud financiera de un negocio y permite tomar las decisiones adecuadas en el momento preciso.
Información financiera a fechas intermedias
Quizá te hayas preguntado: ¿cómo saben las empresas su situación financiera actual por bimestre, trimestre, cuatrimestre o semestre?; o bien, ¿cómo se reconoce contablemente un evento económico o natural, acontecido en una parte del año? Durante el estudio de este tema podrás conocer las ventajas y situaciones por las que se elaboran los estados financieros a una fecha intermedia, las opciones para presentarlos, así como la normatividad que se le aplica.
La información financiera de las empresas está representada por los estados financieros que emiten, lo cual no es otra cosa que el resumen de sus operaciones, expresadas en términos monetarios. Fue a partir de 1983 que la información financiera a fechas intermedias comenzó a tener lineamientos normativos, con la emisión del Boletín B-9; y, en la actualidad, con la Norma de Información Financiera (NIF) B-9: Información financiera a fechas intermedias. Dicha norma internacional tiene vigencia para los periodos contables que iniciaron a partir del 1.o de enero de 1999.
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Por lo anterior, las entidades que presenten información financiera a fechas intermedias, lo realizarán cuando una entidad de manera particular no haya presentado durante un periodo contable dicha información, o que esta presentación la haya realizado de manera inadecuada, sin apego a las NIF.
Cuando la entidad que prepara información financiera a fechas intermedias no realizó cambios a las políticas contables posteriores a la presentación del informe anual más inmediato, entonces, deberá aplicar las mismas políticas utilizadas para la elaboración de información financiera a fechas intermedias. La valuación a fechas intermedias no debe afectar la valuación de cifras en términos anuales, ya que el periodo intermedio es parte del periodo contable anual.
La información financiera a fechas intermedias de una entidad debe presentarse en estados financieros completos, de acuerdo con la NIF B-9, pero en lugar de éstos también permite presentar estados financieros condensados. Dicha información deber atender y apegarse a determinados requerimientos. Es muy importante que la información financiera preparada a fechas intermedias sea confiable; para ello, es fundamental que su contenido sea suficiente en sus revelaciones, con la finalidad de conservar su utilidad, por tanto, es necesario que se prepare con estimaciones razonables de mayor alcance que la que se elabora anualmente.
Aplicar la misma política contable en operaciones similares resulta importante, ya que las correcciones de errores y los cambios contables, por modificaciones en la aplicación de una norma particular o por reclasificaciones, deben reconocerse mediante aplicación retrospectiva durante el mismo periodo contable anual, con la finalidad de lograr la comparabilidad de acuerdo con el postulado básico de consistencia.
La NIF A-4: Características de los estados financieros establece que, para reconocer o revelar una partida en un periodo intermedio, de acuerdo con la importancia relativa, la partida debe ser calificada considerando lo correspondiente a la información financiera del periodo intermedio de que se trate. Cuando exista una modificación importante en el último periodo intermedio del periodo contable anual (pero que aún no se emite información financiera de ese periodo), presentada en el periodo intermedio anterior, debe revelarse en los estados financieros anuales el importe y naturaleza de dicha modificación. Tal es el caso de las estimaciones por pérdida por deterioro de inventarios, propiedades, planta y equipo, cambios en provisiones por reestructuración de la entidad, que son cambios en el último periodo intermedio.
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Periodos contables
Los períodos contables, también conocidos como períodos de informe, son períodos de tiempo en los que una empresa u organización informa el rendimiento financiero, por ejemplo, al generar su balance de ingresos o su balance. Para muchas empresas, el año fiscal no se alinea con el año calendario, por ejemplo, cuando el año fiscal finaliza el 30 de junio en lugar del 31 de diciembre. Puede usar periodos contables en informes, como cuando revisa los movimientos registrados en la página Saldo/Presupuesto, donde se puede especificar el intervalo de informes.
En el campo Nº de periodos especifique el número de ejercicios económicos en que se dividirá el ejercicio. En el campo Longitud período, introduzca una duración para cada período. En el campo Fecha inicial, introduzca la fecha en la que comienza el ejercicio. Seleccione la casilla de verificación Principio ejercicio para indicar que es el primer periodo del ejercicio.
Cerrar el ejercicio
Cerrar el ejercicio es una de las tareas para cerrar los libros. Después de cerrar un ejercicio, se seleccionan las casillas Cerrado y Fecha bloqueada de todos los periodos del ejercicio. Debe tener al menos un ejercicio abierto. Al cerrar un ejercicio, asegúrese de que se ha creado un nuevo ejercicio. Aunque un ejercicio esté cerrado, todavía podrá registrar en él movimientos de contabilidad. Al hacerlo, los movimientos se marcan como registrados en un ejercicio cerrado y se seleccionará la casilla Asiento post-cierre. De forma predeterminada, la casilla no se muestra en la página, pero puede agregarla. Los siguientes pasos son cerrar las cuentas de regularización y transferir los resultados del ejercicio a una cuenta en el balance.
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