La contabilidad consiste en la recopilación, el registro y la interpretación continuos y sistemáticos de información determinada. En detalle, la contabilidad es un sistema que permite procesar los datos relativos a todas las transacciones comerciales y las obligaciones expresadas en términos financieros en una empresa. Esta información se documenta según el principio de continuidad y archivo, es decir, desde el registro de una nueva empresa hasta su completa liquidación, en cumplimiento de la normativa vigente.
Definición de Contabilidad según la RAE
El diccionario de la RAE define la contabilidad como «Sistema adoptado para llevar la cuenta y razón en las oficinas públicas y particulares».
Objetivos de la Contabilidad
La contabilidad proporciona una imagen completa de la dinámica de funcionamiento de una organización y datos sobre sus activos. Estos datos no solo son necesarios para exponer los hechos y realizar informes fiscales, sino que también pueden utilizarse para realizar proyecciones de futuro. Sobre esta base, la contabilidad ayuda a cumplir los siguientes objetivos de un gerente de empresa y de un propietario:
- Determinar las reservas de todo tipo de los activos inmobiliarios de la empresa para mantener su sólida posición financiera.
- Presentación periódica y actualizada de información económica imparcial, estructurada y precisa a la dirección.
- Minimización de los riesgos que pueden conducir a un resultado negativo de las actividades empresariales.
- La ejecución de una función de control (tanto por parte del Estado como de otros contratistas externos).
Como los intereses de los usuarios interesados son diferentes, los datos contables no pueden satisfacer a cada parte en su totalidad. La información generada en la contabilidad para los usuarios externos satisface parcialmente las necesidades que son comunes a todos los usuarios.
Las decisiones que deben tomar todos los usuarios interesados requerirán una evaluación de la capacidad de la organización para reproducir el efectivo y otros activos de este tipo, así como la cantidad y la regularidad de su recepción. Esto dará lugar a una evaluación significativa de la capacidad de la empresa para realizar pagos al gobierno, los empleados, los inversores, los proveedores, los prestamistas y los contratistas.
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El objetivo de la contabilidad con respecto a los usuarios internos es proporcionar una imagen completa a los directivos para ayudarles a tomar buenas decisiones de gestión. También es de interés para la dirección proporcionar información a los usuarios externos para el control, el análisis y la planificación adecuada. Se entiende que la información para los usuarios externos se deriva, entre otras cosas, de la información para los usuarios internos relativa al rendimiento financiero, la situación financiera de la entidad y los cambios en la misma.
Conceptos Básicos de Contabilidad
A fin de cumplir con los principales objetivos de la contabilidad se requiere un conjunto de técnicas y métodos que, en conjunto, constituyen un método contable. El método comprende una serie de elementos importantes entre los que se destacan:
- Las cuentas contables como una forma eficaz de agrupar los pasivos, los activos y las transacciones corrientes.
- La documentación, es un registro minucioso por escrito de toda la actividad económica realizada, que da fuerza legal a los datos registrados en la contabilidad.
- La valoración es una forma eficaz de expresar el efectivo y sus fuentes en términos monetarios.
- El inventario, una comprobación periódica de los bienes registrados en el balance de la organización, que se lleva a cabo mediante el pesaje, la descripción, el recuento, la conciliación, la valoración de los activos identificados y la posterior comparación de los resultados con los datos contables.
- El balance es una de las principales fuentes de información, así como una forma de agrupar económicamente los diferentes activos de la organización en función de las fuentes de formación, la composición, la asignación, expresada en equivalente monetario y elaborada a partir de una determinada fecha o período de tiempo.
- La contabilidad es un grupo de indicadores contables, que se reflejan en forma de cuadros y caracterizan el movimiento continuo de los pasivos, los activos y la posición financiera durante un determinado período de tiempo.
- El cálculo se refiere al costo de una unidad de cualquier producto, trabajo o servicio expresado en equivalente monetario, es decir, el cálculo del costo de producción.
Quién puede llevar la contabilidad
En la empresa existe un puesto de jefe de contabilidad, que se considera muy importante y serio. Ahora bien, es posible que una empresa pequeña no cuente con un contable, en cuyo caso estas funciones pueden ser realizadas por:
- Un contable común, no necesariamente el jefe de contabilidad
- Un director general cuando la empresa no tiene un contable
- Un tercero especializado, o lo que es lo mismo, la externalización
Conceptos Contables Fundamentales
Concepto de Entidad
En el concepto de entidad, las transacciones o gastos del propietario del negocio y el negocio deben mantenerse separados para evitar confusiones al revisar los libros. Es un concepto útil que se usa para evitar confusiones entre las cuentas personales del propietario de la empresa y su empresa. En esta situación financiera, el contable debe separar los activos y pasivos dedicados a las actividades comerciales como activos y pasivos de la entidad. Sin este concepto, los registros de varias entidades estarían entremezclados y sería difícil distinguir los resultados imponibles de una sola empresa. Así cada entidad comercial tributa por separado, lo cual es necesario para determinar el desempeño financiero y la prosperidad de un solo organismo.
Concepto de Devengo
Un devengo es un asiento de diario que se puede utilizar para reconocer los ingresos y gastos que se han ganado y gastado. Es importante señalar que, en esta situación, los importes en efectivo que se han obtenido o gastado aún no se han recibido ni pagado. Los auditores solo aceptan estados financieros que se hayan realizado previamente utilizando el concepto de devengo, ya que las declaraciones realizadas sin utilizar el concepto de devengo son mucho menos precisas. Además, sin devengos, la cantidad de ingresos, gastos y ganancias o pérdidas en un período no reflejará correctamente la actividad económica dentro de una empresa.
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Concepto de Empresa en Funcionamiento
Los auditores pueden analizar los estados financieros de la entidad y ciertos factores para determinar si la empresa debe continuar utilizando el concepto de empresa en funcionamiento. Este concepto es uno de los conceptos fundamentales de la contabilidad. Los contables que utilizan este concepto asumen que la empresa permanecerá en funcionamiento indefinidamente y se atendrá a sus planes actuales. Uno de los beneficios de este concepto es que las empresas pueden distribuir el coste de un activo durante su vida útil esperada, en lugar de acelerar el gasto en el período actual. Para ello, el contable supone que la empresa continuará cumpliendo con sus obligaciones financieras utilizando sus activos existentes. Al utilizar este concepto, los contables no prevén una interrupción de las operaciones y la liquidación de activos. Por lo tanto, posponen los gastos para un período posterior cuando la empresa todavía estará en servicio y en mejor forma para manejar los gastos adicionales.
Si una empresa duda en seguir utilizando el concepto de empresa en funcionamiento, se le puede pedir a un auditor que analice ciertos factores, como las tendencias negativas en los resultados operativos, la denegación de crédito comercial a la empresa por parte de sus proveedores y los procedimientos legales contra la empresa.
Concepto de Conservadurismo
Un concepto contable clave que consiste en no anticipar ganancias y preparar o prever todas las pérdidas. Los contables ayudan a las empresas y a los empresarios a minimizar sus posibilidades de pérdidas máximas, que se logra subestimando los ingresos y las ganancias en lugar de exagerarlos. Este concepto puede parecer extraño, pero se hace para que los estados financieros no exageren la situación financiera o la prosperidad de la entidad. El método del conservadurismo es posiblemente el más conservador de todos los conceptos contables. Las ganancias financieras no se tienen en cuenta hasta que se efectúan y el dinero está en el banco.
Concepto de Realización
El concepto de realización indica la cantidad de ingresos que deben registrarse de una venta específica. Las reglas del método de realización ayudan al asesor financiero a determinar que se ha producido un ingreso o gasto. Este concepto se materializa cuando el vendedor recibe el efectivo de la venta de bienes o servicios. En este sentido, es muy similar al concepto de conservadurismo en el sentido de que los ingresos solo se registran en los documentos financieros cuando se recibe el dinero y no cuando se redacta el contrato. En este concepto, los contables recomendarían a los clientes que los ingresos de un proyecto a largo plazo no se pagaran en un solo pago, sino que se dividieran en el tiempo de acuerdo con el trabajo realizado.
Concepto de Pareo
Este concepto contable se usa para evitar la sobrevaloración de los ingresos en un período. La idea de pareo requiere que los costes se pareen con los ingresos para evitar confusiones cuando otro experto financiero examine los documentos financieros en un momento posterior. Es importante señalar que, para cumplir correctamente con las características del concepto de pareo, los contables deben haber completado el concepto de realización que ya hemos mencionado. Los costos e ingresos deben registrarse en el mismo período, como una semana, mes, trimestre o año, para evitar aplazar los gastos en estados de cuentas de períodos posteriores.
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Concepto de Materialidad
Este principio hace que los contables ignoren los gastos insignificantes. Sin embargo, es importante mencionar que no se puede ignorar cualquier cosa. Solo se pueden ignorar los gastos que tienen un impacto pequeño en los estados financieros de la empresa y que no inducirán a error a otros asesores financieros cuando los lean posteriormente. De acuerdo con muchos expertos en contabilidad y leyes, un contable no tiene que registrar ningún material u objeto que se considere irrelevante. El concepto de materialidad también depende en gran medida del tamaño de la entidad. Una industria de miles de millones de euros puede considerar que las transacciones de 1 millón de euros son irrelevantes, mientras que algunas empresas ni siquiera ganan mil millones de euros en ingresos anuales, por lo que esta transacción se consideraría muy importante.
Sin embargo, no hay instrucciones claras para decidir si un artículo es relevante o irrelevante, por lo que los contables deben tener cuidado al respecto y registrar los detalles en los documentos financieros si no están seguros. Lo más importante que hay que recordar sobre este concepto es que todas las transacciones o gastos deben registrarse si, a largo plazo, afectarán los resultados financieros o los flujos de efectivo de la empresa. Si no se ven afectados, los gastos no tienen que registrarse.
Concepto de Coherencia
Los contables trabajan para ayudar a las corporaciones, pequeños negocios o empresas a elegir el método de contabilidad que mejor se adapte a sus necesidades. Una vez que la entidad ha decidido el concepto contable correcto, debe ser coherente en el uso del mismo proceso para evitar complicaciones financieras. Si la entidad se niega a tomar en consideración el consejo de su contable para evitar cambiar los métodos contables, la comparación de los estados financieros de un período a otro sería difícil y casi imposible. La coherencia es vital en un entorno empresarial para registrar cuidadosamente la información financiera y ayudar a las fuentes externas a comprender el funcionamiento interno de una empresa.
Concepto de Partida Doble
La partida doble es uno de los conceptos contables más importantes. Este método de contabilidad establece que cada transacción comercial debe registrarse en al menos dos cuentas diferentes. El concepto de partida doble puede entenderse mejor utilizando una ecuación financiera:
Activos = Pasivos + Patrimonio neto
Los activos son lo que la empresa posee, los pasivos son lo que la entidad debe a los acreedores y el patrimonio neto es la diferencia entre los dos primeros y representa lo que la empresa debe a los inversores. Es importante señalar que el número total de activos enumerados en el balance general debe ser igual al total de todos los pasivos y el patrimonio neto. Ejemplos de este concepto que se pueden observar comúnmente incluyen emitir una factura a un cliente o recibir una factura de un proveedor.
Concepto de Costo
El principio del costo requiere que los contables registren un activo, pasivo o patrimonio al costo de adquisición original. Es uno de los métodos contables más comunes que se utilizan para registrar transacciones de artículos recién adquiridos. Sin embargo, hay que señalar que una cuestión importante del concepto de costo es el hecho de que el «valor» de los activos cambia con el tiempo y cuando una empresa quiere liquidar, es casi imposible registrar el valor de mercado de los activos de la empresa en ese momento. Sin embargo, el concepto de costo reconoce que los objetos o activos se deprecian. Por lo tanto, el importe de la depreciación se elimina del costo original para mostrar el valor como un importe neto. El concepto de costo no se puede utilizar para inversiones financieras y es el más eficaz cuando se utiliza para determinar activos y pasivos a corto plazo.
Otros Conceptos Contables
- El catálogo de cuentas es un listado que detalla las cuentas utilizadas en la contabilidad de una empresa.
- La teoría de la partida doble establece que a cada cargo le corresponde un abono por la misma cantidad.
- Clasificar y asignar transacciones financieras a categorías específicas según su naturaleza y propósito.
- Es un principio fundamental que establece que cada transacción económica tiene un doble efecto en los registros contables. Según esta teoría, cada transacción afecta al menos dos cuentas, una de las cuales recibe un DEBE y la otra un HABER. Esto se conoce como el principio del débito y el crédito. La suma de los debe siempre tiene que ser igual a la suma del haber, lo que se conoce como la igualdad de la partida doble.
- Es un documento que registra las transacciones financieras de una empresa. Contiene detalles como la fecha, la descripción de la transacción, las cuentas afectadas, el importe y si se trata de un débito o un crédito.
- Los ingresos son los fondos que la empresa recibe como resultado de la venta de bienes o la prestación de servicios, ya sea en efectivo, transferencia bancaria o cheque.