La conciliación contable es un proceso importante en la gestión financiera de una empresa y se realiza de manera regular, generalmente de forma mensual o trimestral. La conciliación se refiere a resolver un asunto mediante un “árbitro” para llegar a un arreglo, sin embargo, en términos de contabilidad es la comparación de información (usualmente de dos conjuntos) para detectar diferencias.
Hablando de forma más técnica, es cuando en cuenta contable se ajusta su saldo contable con respecto a su saldo real, es decir que cuando una empresa o negocio se pone a conciliar sus cuentas, busca que los datos de un conjunto figuren en el otro, estén completos y sean coherentes.
Sin embargo, hay otro tipo de conciliación que es más común entre las empresas y no es tan técnico como el anterior y es la conciliación bancaria que es un proceso rutinario que consiste en verificar que el saldo de las cuentas bancarias de la empresa coincide con los saldos que reflejan los extractos bancarios.
Si al cerrar un mes (o por la temporalidad que se haga la conciliación) el saldo de las cuentas bancarias no coincide con el saldo en las cuentas contables, hay que llevar un control de esas diferencias y analizar el motivo de las inconsistencias.
Importancia de la Conciliación Contable
Más allá de una formalidad contable o financiera, la conciliación bancaria es un pilar clave para mantener la salud financiera de tu empresa. Realizar una conciliación sirve para varias cosas, entre las principales es identificar fraudes: al identificarse una discrepancia de saldos, se podría entender que posiblemente no se está registrando algún ingreso o gasto, por lo tanto, es responsabilidad de la empresa investigar de dónde es el faltante.
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También sirve para identificar errores humanos, como por ejemplo que un empleado sea descuidado y realizó mal un registro, no lo haya hecho o lo haga a destiempo. Esto servirá para establecer procesos más estrictos o con pasos más claros que eviten este tipo de errores.
Al tener una comparación de este tipo, puedes comprobar de mejor forma los movimientos que tiene tu cuenta bancaria, a quién le pagaste, si ya cubriste una deuda pendiente, cuánto dinero está entrando y quién te debe, para asegurar tu dinero.
Si bien, la contabilidad sirve para mejorar tu administración, una conciliación puede ayudarte a entender mejor en qué se gasta y cuánto dinero ingresa a tu cuenta para mejorar tus finanzas. Lo mejor de esto, es que puedes establecer una conciliación diaria para no esperar quince días o un mes para darte cuenta de los gastos.
Recuerda que una conciliación bancaria no es obligatoria, pero te hará las cosas más fáciles y simples a la hora de presentar tus declaraciones, ya que al tener detectado y corregido cualquier discrepancia, podrás presentar tu obligación sin miedo a un error.
Es común que la conciliación no concuerde de manera perfecta, por lo tanto, es esencial que las empresas cuenten con una comprensión constante de su situación financiera para poder identificar y rectificar cualquier discrepancia o error de forma oportuna.
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Frecuencia de la Conciliación Contable
Muchas empresas realizan conciliaciones contables al final de cada mes para asegurarse de que los saldos de sus registros contables coinciden con los saldos reales en sus estados financieros. Algunas empresas, especialmente las más pequeñas o con una carga de trabajo contable menor, optan por realizar la conciliación trimestralmente en lugar de mensualmente. En casos excepcionales, algunas empresas pueden realizar conciliaciones de manera menos frecuente, como cada seis meses o incluso anualmente.
“La frecuencia adecuada de un proceso de conciliación bancaria depende del volumen de sus transacciones. La conciliación bancaria mensual es indispensable para la mayoría de los comerciantes.
Tipos de Conciliación Bancaria
Hay varios tipos de conciliación bancaria, dependiendo de la frecuencia y la naturaleza de las transacciones.
- Conciliación bancaria mensual:
- Conciliación bancaria diaria:
- Conciliación bancaria periódica:
- Conciliación bancaria electrónica:
Para el caso de las conciliaciones bancarias existen dos tipos que se pueden realizar en tu negocio:
- Conciliación aritmética. Es la más común y consiste en ir comparando los movimientos cronológicamente. El saldo de los libros contables de la empresa es el punto de partida, para encontrar diferencias con el saldo bancario. Una vez hecho, se hacen los ajustes necesarios para actualizar el saldo del libro de bancos.
- Conciliación contable. En este tipo de conciliación bancaria se elabora un documento que contenga toda la información sobre los asientos que no corresponden y se usa para crear las pólizas de corrección (recuerda que, si registras mal una póliza, no puedes cancelarla ni borrar los movimientos, sino que tendrás que realizar una póliza nueva con el movimiento inverso). Las correcciones que sean necesarias estarán a cargo del banco o la empresa, dependiendo de quién es el responsable de los errores.
Proceso de Conciliación Bancaria
Un paso de preparación en la conciliación bancaria es reunir los soportes y comprobantes necesarios. CFDIs, estados de cuenta, recibos, notas de crédito o débito y cualquier comprobante de operación.
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- Confirma que el saldo inicial en tus registros contables coincide con el saldo inicial del estado bancario.
- Muy probablemente el paso de la conciliación más laborioso. El objetivo es buscar las transacciones del extracto bancario que no se reflejan en los registros contables.
- De acuerdo con Indeed, habrá ocasiones en que el extracto bancario no refleja con precisión las transacciones de una empresa. Las causas más comunes pueden ser cheques pendientes, errores bancarios o depósitos en tránsito.
- En el caso del saldo en bancos, puedes estimar cuál será el valor que refleje el extracto toda vez que se carguen o registren las transacciones pendientes.
- En el paso final de la conciliación bancaria, tal como aclara Xero, después de verificar todos los depósitos y retiros, el saldo en bancos debe coincidir con los totales de tus cuentas contables. El saldo final conciliado debe coincidir con el saldo del banco, ajustado por las partidas pendientes.
¿Cómo se hace una conciliación?
Para ello deberás tener claro cuál es tu libro de bancos, ahí registrarás todos los movimientos contables que se producen en las cuentas bancarias de tu empresa. Ahora te toca contrastar tu libro de bancos con el estado de las cuentas.
Con el estado de cuenta que envía el banco, puedes comparar esos datos con los que has anotado para ver si coinciden. Lo habitual es comenzar comprobando el saldo inicial y final para ver si existe alguna diferencia. Si es así, tendrás que revisar y verificar cada uno de los movimientos, para encontrar la diferencia o error.
Ten en cuenta que en este proceso casi siempre vas a encontrar saldos diferentes, de hecho lo raro sería que a la primera cuadre, pues es común duplicar un registro u olvidar contabilizar un movimiento, incluso un “dedazo” puede alterar las cuentas.
No olvides que una discrepancia no siempre significa un error, pues puede haber situaciones como que el banco no registra una operación hasta que no la contabiliza, pero como pyme es posible que ya hayas reflejado esa actividad en tus libros contables. En esos casos, solo tendrás que realizar una anotación contable para dar seguimiento a esa diferencia.
Del lado de los registros de la empresa, la conciliación evidencia cualquier omisión o error en la contabilización.
¿Cuándo se debe de hacer una conciliación?
A pesar de que no sea una práctica obligada, sí es cierto que las empresas y aquellos profesionales que trabajan por su cuenta deben presentar su declaración de impuestos y como parte de ella, deberán tener los justificantes de todas las operaciones realizadas durante el periodo que se esté presentando.
Por lo tanto, es recomendable realizar la conciliación bancaria un mínimo de cuatro veces al año, para poder justificar los movimientos bancarios ante el SAT. Aparte de la periodicidad de los cierres contables, no existe una ley o norma que obligue a las empresas y freelancers a llevar a cabo la conciliación cada cierto tiempo. Elegir cuándo se hará puede depender de varios aspectos:
- Del ciclo de la empresa.
- Del tiempo del que se disponga para hacer la conciliación bancaria.
- Del tipo de gestión que queramos llevar de las cuentas.
- De si es la empresa quien lleva la contabilidad o se externaliza a un gestor.
- De los recursos disponibles para hacerla.
Así que dependerá de cada negocio la periodicidad de las conciliaciones, sin embargo, como ya hemos platicado, realizarlas te puede evitar dolores de cabeza.
Automatización de la Conciliación Contable
Esta automatización es especialmente valiosa en entornos empresariales donde se manejan grandes volúmenes de datos financieros, ya que reduce errores, aumenta la eficiencia y ahorra tiempo.
- Existen herramientas y programas de software diseñados específicamente para la conciliación contable.
- Para empresas que utilizan múltiples sistemas de contabilidad y gestión financiera, la integración de estos sistemas puede ser esencial para la automatización.
- Los sistemas de conciliación pueden estar configurados con reglas y algoritmos personalizados que identifican automáticamente discrepancias y discrepancias en los datos.
- La mayoría de los bancos ofrecen servicios de conciliación bancaria electrónica que permiten a las empresas importar extractos bancarios directamente en su software contable.
- Para empresas que manejan transacciones con tarjetas de crédito, existen soluciones de automatización que pueden ayudar a conciliar estas transacciones de manera eficiente.
- Algunas soluciones avanzadas utilizan algoritmos de machine learning e inteligencia artificial para mejorar la precisión de la conciliación.
- Sin embargo, es importante implementar estos sistemas de manera adecuada y garantizar que se mantengan actualizados para aprovechar al máximo sus beneficios.
Cofers pone a tu alcance soluciones de automatización financiera que integran la conciliación bancaria, el control de tesorería y la gestión de flujo de caja en una sola plataforma inteligente. Automatiza, concilia y toma decisiones informadas desde un solo lugar.
Para automatizar por completo el proceso, se puede activar la función de ?autoconciliar?, sin necesidad de revisión.
Errores en la Conciliación Bancaria
En tu conciliación encontrarás errores temporales y permanentes. Las primeras son por un descuadre entre la fecha que reflejan los libros contables y la del extracto bancario. Por eso, los saldos de la empresa y el banco deben ?confrontarse? La conciliación bancaria se realiza para cada cuenta corriente, ahorro o producto similar que posea el cliente.
La clave para evitar estos errores está en la automatización y en realizar conciliaciones periódicas.
Asimismo, es importante recordar que los bancos también se equivocan.
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