Según el artículo 28, fracción III del Código Fiscal de la Federación (CFF), las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a llevar contabilidad en forma electrónica cumpliendo con los requisitos legales y las reglas de carácter general aplicables, para que puedan destruirla, deben observar que la documentación que la conforma se hubiese conservado por un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que presentaron o debieron presentar las declaraciones con ellas relacionadas; por lo que transcurrido ese tiempo pueden destruirla, en términos de los artículos 30, párrafo tercero del CFF.
Sin embargo, existen excepciones a este plazo general. Tratándose de documentación correspondiente a actos cuyos efectos fiscales se prolonguen en el tiempo, como inversiones, pérdidas fiscales, el lapso para conservarla será por el tiempo en que tengan sus efectos; es decir, por el tiempo de depreciación o el de amortización de la pérdida.
En el caso de activos fijos que representen la propiedad de un bien, debe conservarse el tiempo que el bien sea susceptible de venderse, pues no se podría enajenar sino se demuestra la propiedad de este. Y en el caso de pérdidas fiscales conservar 10 años la información que la originó, pues es el tiempo en que se pueden amortizar contra utilidades.
En el caso de las actas constitutivas de las personas morales, de los contratos de asociación en participación, de las actas en las que se haga constar el aumento o la disminución del capital social, la fusión o la escisión de sociedades, de las constancias que emitan o reciban las personas morales al distribuir dividendos o utilidades, de la información necesaria para determinar el valor fiscal de las acciones, así como de las declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio, de las contribuciones federales, dicha documentación deberá conservarse por todo el tiempo en el que subsista la sociedad o contrato de que se trate.
Asimismo, el artículo 34 del Reglamento del CFF, dispone que forma parte integrante de la contabilidad toda la documentación relativa al diseño del sistema electrónico en donde almacena y procesa sus datos contables y los diagramas del mismo, y que la contabilidad se podrá respaldar y conservar en discos ópticos o en cualquier otro medio electrónico que por reglas de carácter general autorice el Servicio de Administración Tributaria, cuyos medios según la regla 2.8.1.3. de la RMISC 2024, pueden utilizarse en discos ópticos, compactos o cintas magnéticas.
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Una vez transcurridos los plazos de conservación de la documentación, no se tiene la obligación de presentar aviso alguno a las autoridades fiscales para la destrucción de dicha documentación, pero es recomendable llevar una memoria de lo que se destruye.
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