Si vendes en marketplaces o en tu tienda online en México, seguramente en algún momento buscaste algo como recuperar facturas del SAT. Perder una factura no siempre significa que desapareció; muchas veces solo está mal ubicada. La buena noticia es que sí hay formas simples de hacerlo. Recuperar una factura CFDI básicamente es volver a localizar un comprobante que ya fue emitido para poder consultarlo, descargarlo o reimprimirlo. Dicho más fácil: no siempre buscas una factura porque la perdiste.
Revisar el historial de las facturas emitidas y recibidas es un proceso sencillo, gracias a la tecnología. Hoy en día, cualquier contribuyente puede hacerlo desde la página del SAT sin problemas. Una de las cosas más importantes a recordar es que este proceso de consulta de facturas emitidas y recibidas se puede hacer en cualquier momento del día.
La Vía Oficial: "Cancela y Recupera tus Facturas" del SAT
Si quieres usar la vía oficial, el SAT tiene su propio flujo para recupera y cancela tus facturas. Este camino es útil cuando quieres hacer una recuperación de facturas SAT directamente desde el entorno fiscal oficial. Para una consulta puntual, el SAT funciona bien. Es una aplicación del portal del SAT que permite consultar, ver detalle, recuperar o cancelar facturas electrónicas. El SAT indica que puede usarse con e.firma o contraseña y que sirve para revisar facturas emitidas y recibidas. El fundamento de la emisión de CFDI está en los artículos 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación.
Pasos Generales para la Consulta de CFDI
Para recuperar facturas, se deberán seguir los siguientes pasos:
- Ingresar al servicio gratuito con tu RFC y contraseña o e.firma.
- Consultar comprobantes.
- Consultar facturas recibidas.
- Realizar la búsqueda por folio fiscal o fecha de emisión.
- Seleccionar y descargar los comprobantes seleccionados.
Nota: También es posible ingresar a consultar y recuperar facturas utilizando la eFirma. Como verás, el procedimiento es muy sencillo. Solo necesitas tener acceso a la plataforma del SAT y listo, podrás recuperar todas las facturas emitidas y recibidas desde el año 2019. Es importante destacar que este mecanismo es el único que permite acceder a las facturas de más de 5 años de antigüedad, así como a las facturas emitidas canceladas. Las facturas recibidas canceladas, por su parte, nunca han estado a disposición de los contribuyentes.
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Funcionalidades del Módulo "Cancela y Recupera tus Facturas"
En el módulo de SAT “Cancela y recupera tus facturas” podrás encontrar y recuperar todos tus comprobantes emitidos y recibidos de los siguientes tipos:
- Consultar las facturas recibidas y emitidas.
- Revisar el detalle de una factura.
- Cancelar una factura, solo de las que hayas emitido. Para esto es necesario que tengas tu certificado de sello digital con el que se sella la cancelación de la factura.
- Recuperar una factura.
Adicionalmente, podrás realizar las siguientes acciones con las facturas electrónicas:
- Imprimir el PDF de las facturas.
- Ver un reporte con más detalle de cada factura.
- Descargar el XML de las facturas.
- Marcar para una descarga masiva las facturas mostradas en la consulta.
- Solicitar una descarga masiva de hasta 500 CFDI en formato ZIP.
- Solicitar la METADATA de la consulta solicitada, con un límite de 1 millón de registros.
Al consultar facturas emitidas y recibidas, también podrás obtener la METADATA, un resumen de facturas emitidas o recibidas en un periodo de hasta un millón de registros. Si deseas conocer más a detalle sobre la Metadata, te invitamos a leer el siguiente artículo: ¿Qué es la Metadata y Metadatos SAT?
Consulta y Recuperación de Facturas Emitidas
Si se ingresa a la opción “Consultar Facturas Emitidas”, se podrán solicitar comprobantes con los siguientes criterios:
- Por Folio Fiscal
- Por periodo (fecha inicial de emisión y fecha final de emisión)
- Por RFC del receptor.
- Por estado del comprobante (vigente/cancelado).
- Por tipo y/o complemento del comprobante (estándar, carta porte, comercio exterior, consumo de combustibles, INE, recibos de pago, recibos de pago de salarios, etc.).
Una vez definido el criterio de búsqueda, se debe hacer clic en la opción “Buscar CFDI”. Si existen facturas que cumplen con los parámetros definidos, la plataforma del SAT mostrará los resultados de la consulta, permitiendo:
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- Descargar los CFDI.
- Descargar los PDF (representación impresa)
- Obtener un reporte con el detalle del comprobante seleccionado.
- Solicitar la descarga masiva de las facturas listadas.
- Solicitar la METADATA de las facturas del criterio de búsqueda.
- Exportar el resultado de la consulta a un reporte PDF.
- Cancelar los UUID y/o registros seleccionados.
Consideraciones Especiales del Módulo de Facturas Emitidas
- Este módulo permite consultar y recuperar comprobantes en un periodo, de un día hasta un ejercicio.
- Desde esta opción, se pueden recuperar comprobantes emitidos con cancelación “SI”.
- Los comprobantes emitidos masivamente a más de 500 CFDI por segundo no están disponibles a partir del comprobante 501. Esto aplica, por ejemplo, a las facturas de nómina emitidas mediante un PAC con más de 500 trabajadores, o a los estados de cuenta emitidos por bancos o casas de bolsa a fin de mes.
- Para timbrar facturas masivamente a más de 500 CFDI por segundo, se debe utilizar el Web Service SAT.
Consulta y Recuperación de Facturas Recibidas
Dentro del módulo “Consultar Facturas Recibidas”, se podrán solicitar comprobantes con los siguientes parámetros:
- Por folio fiscal.
- Por fecha de emisión - año, mes o día.
- Por RFC del emisor.
- Por estado del comprobante (vigente/cancelado).
- Por tipo y/o complemento del comprobante (estándar, carta porte, comercio exterior, consumo de combustibles, INE, recibos de pago, recibos de pago de salarios, etc.).
Al seleccionar los parámetros de la búsqueda con el botón “Buscar CFDI”, la plataforma del SAT buscará facturas que cumplan con los criterios definidos. Si las encuentra, permitirá:
- Descargar los CFDI.
- Descargar los PDF (representación impresa)
- Obtener un reporte con el detalle del comprobante seleccionado.
- Solicitar la descarga masiva de las facturas listadas.
- Solicitar la METADATA de las facturas del criterio de búsqueda.
- Exportar el resultado de la consulta a un reporte PDF.
Notas Especiales del Módulo de Facturas Recibidas
- Este módulo permite consultar y recuperar comprobantes solo por año, mes y día. No es posible hacerlo por periodo, ni por ejercicio.
- Los comprobantes recibidos con estatus cancelado no están disponibles para su recuperación. El SAT nunca los ha puesto a disposición de los contribuyentes en su servicio de consulta y recuperación de facturas.
- Las facturas canceladas solo se pueden consultar mediante la Metadata.
Seguimiento de Facturas Canceladas sin Utilizar el Buzón Tributario
En 2022, los módulos de “Consulta de Facturas” incorporaron nuevas columnas en las consultas solicitadas de facturas emitidas y recibidas. Estas columnas son: “Estatus de Proceso de cancelación”, “Fecha de Proceso de Cancelación”, “RFC a Cuenta de Terceros”, “Motivo” y “Folio de Sustitución”.
Las nuevas columnas relacionadas con la cancelación de facturas brindan información importante del proceso de cancelación. Permiten identificar si una factura es cancelable sin autorización del receptor, el estatus de proceso de cancelación de una factura, el motivo de cancelación o el UUID que sustituyo una factura cancelada. Las nuevas columnas relacionadas con el estatus en la cancelación de facturas permiten dar seguimiento a cancelaciones de CFDI emitidos para confirmar que se realizaron correctamente en el portal del SAT. También permiten detectar cancelaciones de facturas recibidas de proveedores que, en ocasiones, aprovechan la falta de seguimiento de los contribuyentes del buzón tributario para cancelar sin autorización, por plazo vencido (72 horas) o por importes menores a 1,000 pesos que no requieren autorización del receptor. De lo anterior, se debe considerar que se requiere de un software de descarga masiva que permita leer y guardar la información de las consultas realizadas al descargar XML masivamente desde el portal del SAT para explotarla con estos fines.
Límites y Recuperación de Solicitudes Masivas de CFDI desde el SAT
El límite de descarga de facturas desde el portal del SAT es de 2,000 al día. Si se alcanza el límite diario, se debe esperar al siguiente día para recuperar otras 2,000. Es importante contemplar que el proceso de recuperación de más de 500 facturas desde el portal de SAT es lento. Esto se debe a que el servicio del SAT proporciona las facturas en paquetes de 500 por consulta. Por lo tanto, recuperar más de 500 XML representa llevar el registro y control por día, hora, minuto y segundo.
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Otra consideración importante en la consulta y descarga de facturas desde el SAT es que hay que obtenerlas una por una. Por ello, se debe hacer clic en la imagen de “nube con flechita hacia abajo” la cual permite recuperar el XML del registro seleccionado. Esto puede llevar tiempo si se deben descargar muchas facturas. Pese a lo anterior, es posible realizar una solicitud masiva de hasta 500 CFDI por solicitud desde el portal del SAT. Para ello, se debe seleccionar la opción “Acciones” que aparece en el encabezado de la pantalla con los resultados de la consulta. Esta opción tiene una casilla que, al marcarla, selecciona todas las facturas de la consulta. A continuación, se debe seleccionar la opción “Descargar Seleccionados”, que generará un archivo ZIP que se podrá recuperar posteriormente en la sección “Recuperar Descargas de CFDI”.
Recuperación de Descargas Masivas
La opción “Recuperar Descargas de CFDI” permite recuperar hasta 4 solicitudes al día de descarga masiva de 500 XML, es decir hasta 2,000 CFDI. Al ingresar al módulo “Recuperar Descargas de CFDI”, se mostrarán las descargas solicitadas mediante la opción “Descargar Seleccionados”. Estas descargas se generan desde los módulos de consulta de facturas emitidas o recibidas.
Recuerda que el tiempo máximo para atender la solicitud de descarga es de 48 horas y que la autoridad da hasta tres días para recuperar los documentos requeridos. Las descargas solicitadas y generadas por este procedimiento se procesan en archivos ZIP y permanecen en espera de ser descargadas durante 3 días. Al término de este plazo, se eliminan de los servidores de la autoridad.
Para descargar un paquete procesado, es necesario seleccionarlo de la lista que aparece al ingresar en el módulo de “Recuperar Descargas de CFDI”. Para ello, basta con hacer clic la imagen de la “nube con flecha hacia abajo”. Una vez seleccionado el paquete, se descargará el archivo ZIP que contiene la selección de comprobantes procesados. Es importante recordar que los paquetes ZIP con hasta 500 comprobantes que genera la plataforma del SAT deben descomprimirse para leer su información y explotarla. Por ello, se recomienda hacerlo con un sistema especializado en descarga y explotación de facturas electrónicas.
Herramientas para Descargas Masivas Avanzadas
Cuando el problema aparece al manejar muchas ventas, varios clientes o varios canales, y el despacho crece, depender de descargas manuales y carpetas sueltas vuelve frágil el control. Utilizar un software comercial de un tercero es la mejor opción para descargar masivamente tus CFDI desde el portal del SAT. Los programas de descarga masiva avanzados deben contener las siguientes opciones:
- Descargar masivamente los CFDI utilizando el servicio de “Cancela y recupera tus facturas”. Este servicio permite realizar las consultas y descargas de hasta 500 comprobantes a la vez. Con esta opción, se pueden obtener entre 2,000 y 30,000 comprobantes al día.
- Otra forma de descargar masivamente CFDI es mediante un servicio web proporcionado por el SAT. Este servicio permite obtener millones de comprobantes al día. Si deseas conocer más sobre este servicio, te invitamos a leer nuestro articulo “Nuevo Web Service SAT 2022“.
eComprobante es un software que te ayudará a descargar masivamente tu historial de facturas, además de visualizar información clave de los comprobantes mediante distintos filtros. Por ejemplo, podrás ver todo lo relacionado con las claves SAT, la descripción de la clave de producto o servicio, la descripción de la clave de medida SAT, la descripción de la clave de método de pago y forma de pago, la descripción de la moneda, el tipo de cambio y muchos otros datos. Con eComprobante no será necesario estar cambiando y/o seleccionando periodos más cortos en caso de consultas con más de 500 CFDI. El sistema automáticamente cambiará los periodos hasta encontrar consultas que devuelvan toda la información y, en consecuencia, todos los XML.
Es importante la aclaración: UpSeller no permite recuperar cualquier CFDI registrado en el SAT. Esto evita confusiones, sobre todo cuando alguien piensa que el ERP sirve como buscador universal de facturas. No es así. Dentro del módulo, las facturas se organizan en dos grupos: recientes e históricas. Las recientes abarcan los últimos tres meses por mes natural y son las que aparecen primero al entrar. Además, puedes ayudarte con filtros como cuenta de facturación, estado, fecha de emisión, número de factura, cliente o número de pedido de plataforma. La ventaja de recuperarla dentro de UpSeller es que no solo la ves. Eso significa que si lo que buscabas era como reimprimir una factura, normalmente bastará con localizarla y entrar a la opción de impresión del PDF. Si necesitas volver a enviar el comprobante o simplemente revisarlo mejor, puedes entrar a Más >> Imprimir PDF. Cuando el archivo que te piden es el XML, el flujo es igual de simple: localizas la factura y haces clic en Exportar XML. A veces recuperar una factura no es el objetivo final, sino el paso previo para corregirla. Si buscas una revisión general desde la plataforma fiscal, el SAT sigue siendo la referencia natural. Pero si la factura fue emitida en UpSeller y lo que necesitas es rapidez operativa, normalmente conviene hacer la recuperación ahí mismo. Puedes imprimir el PDF y exportar el XML. Recuperar una factura es más fácil cuando la operación está ordenada desde antes. Recuperar un CFDI no debería convertirse en una búsqueda eterna. Regístrate gratis en UpSeller y organiza mejor tu operación.
Relevancia del XML y Gestión de CFDI
Si gestionas clientes en México, cancela y recupera tus facturas SAT funciona como punto de partida para responder tres preguntas críticas: qué CFDI existen, cuál es su estatus y qué soporte debe conservarse antes de corregir, cancelar o sustituir un comprobante. La consulta debe hacerse con el RFC correcto y con filtros que luego puedan replicarse. Ingresa al portal del SAT y ubica la opción de factura electrónica. Desde ahí entra a Cancela y recupera tus facturas. Elige la modalidad según el objetivo. Para ingresos, consulta emitidas. Para deducciones, IVA acreditable y soporte de gastos, consulta recibidas. Filtra por fecha de emisión, tipo de comprobante y estatus. Si el sistema permite obtener datos de consulta, XML, detalle o acuse, guárdalos en una carpeta por RFC, periodo y tipo de movimiento.
El XML es el archivo fiscal que permite validar la estructura del CFDI y alimentar procesos de conciliación. El PDF o representación impresa ayuda a revisión operativa, pero no debe reemplazar al XML en el expediente. Antes de cancelar, confirma el tipo de error, el estatus del comprobante, si requiere aceptación del receptor y si el CFDI ya fue usado en declaraciones. Los errores más frecuentes no vienen del portal, sino del flujo del despacho: consultar tarde, descargar evidencia incompleta o corregir sin revisar el efecto contable. La opinión de cumplimiento no se corrige solo con revisar CFDI, pero las diferencias de facturación pueden convertirse en señales de incumplimiento si terminan afectando declaraciones, pagos o obligaciones. Si no tienes claro qué soporte conservar según el motivo de cancelación, usa la herramienta gratuita de Siempre Al Día.
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