El fondo fijo de caja se refiere al dinero en efectivo con que cuenta una empresa para gastos específicos, tanto internos como externos.
Su finalidad es la de conocer el mecanismo del fondo para poder registrar y controlar la creación, ampliación, cancelación parcial o total del mismo.
La cuenta que se utiliza en contabilidad para controlar estas operaciones generalmente se denomina “Fondo Fijo de Caja”.
Funcionamiento del Fondo Fijo de Caja
- Del importe en efectivo que se destine para iniciar el Fondo Fijo: Se carga
- Del importe en efectivo que se requiera para incrementarlo: Se abona
- Por la Cancelación parcial o total del fondo: Saldo Deudor
Registros Contables y la Partida Doble
En una operación mercantil, al menos dos cuentas se ven afectadas. A continuación, se presentan ejemplos de asientos contables:
Ejemplo 1: Venta al contado de un terreno por $ 7.400.000
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| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Caja | 7.400.000 | |
| Terrenos | 7.400.000 |
Ejemplo 2: Compra de mercancías a crédito por $ 900.000
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Compra de mercancías | 900.000 | |
| Proveedores nacionales | 900.000 |
Asientos Contables: Es el registro de las operaciones mercantiles.
- Asiento simple: Se afectan dos cuentas.
- Asiento compuesto: Se afectan más de dos cuentas.
Ejemplo: Venta de mercancías por $ 820.000. De contado $ 200.000 y el saldo a crédito.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Caja | 200.000 | |
| Clientes | 620.000 | |
| Comercio al por mayor y al por menor | 820.000 |
Procedimiento para Registrar Operaciones
Del ejemplo anterior:
| Cuentas | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Caja | 200.000 | |
| Clientes | 620.000 | |
| Comercio al por mayor | 820.000 | |
| y al por menor |
- Identificar las cuentas que se afectan según el tipo de transacción.
- Plantearse interrogantes, tales como: ¿Qué se compra?, ¿Cómo se cancela?, ¿Qué se vende?, ¿Cómo se cobra?, etc.
La Ecuación Contable
Existe un equilibrio entre las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio:
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ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO
Esta expresión se basa en el hecho de que los recursos solo pueden ser adquiridos a partir de dos fuentes de financiación: Acreedores y propietarios.
Tradicionalmente la suma de los pasivos y el patrimonio ha sido considerada la estructura financiera de la empresa.
Las fuentes de financiación de largo plazo han sido denominadas la estructura de capital de la organización.
Ejemplo: Una empresa posee $ 600.000 en una cuenta corriente bancaria, $3.000.000 en equipo para oficina, $1.200.000 que debe cobrar por venta de mercancías, $1.800.000 en terrenos, $900.000 pagar proveedores, préstamo bancario por $500.000. Determinar patrimonio de la empresa.
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Estructura Financiera
| Activo | Pasivo |
|---|---|
| Activo Corriente | Pasivo Corriente |
| Activo Fijo | Pasivo a largo plazo |
| Valorizaciones | Patrimonio |
Normas para el Registro y Libros de Contabilidad
Las leyes colombianas establecen que las transacciones económicas cuantificadas dentro de los sistemas contables deben documentarse mediante soportes y comprobantes de contabilidad los cuales deben ser debidamente archivados en orden cronológico.
Para lo anterior se obliga a:
- Registrar en forma individual o resumida todas las transacciones económicas para periodos inferiores a un mes.
- Establecer para cada cuenta contable el respectivo movimiento débito y crédito, así como un resumen mensual de sus operaciones.
- Determinar la propiedad de la organización, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.
También se obliga a:
- Llevar los denominados libros de comercio, más los libros auxiliares, necesarios para un completo entendimiento.
Otras normas son:
- La contabilidad solo puede llevarse en idioma castellano.
- Solo debe usarse el sistema de partida doble y en libros registrados.
- Las cuentas en los libros de resumen como en los auxiliares deben totalizarse por lo menos al final de cada mes para determinar su saldo.
Libros de Contabilidad
Se consideran obligatorios: Libro de inventarios y balances, libro diario y libro mayor.
La clase de libros auxiliares depende del tipo de empresa, entre los más usados están: Auxiliar de caja, de bancos, de clientes, de proveedores, de gastos, de ventas, de mercancías.
- Libro diario: Se registran las transacciones económicas en orden cronológico. Se compone de fecha, detalle, parciales, débito, crédito.
- Libro mayor: Se registran los cambios que tienen lugar en las cuentas durante un determinado periodo. Se exige un registro para cada cuenta de los estados financieros.
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