Cuando se gestiona una empresa o se tiene algún tipo de actividad mercantil es casi imposible evitar las tareas de contabilidad. Esta garantiza un retrato fiel de la situación económica y financiera de la empresa y permite elaborar los estados contables anuales y entregarlos en el Registro Mercantil con datos veraces, así como declarar los impuestos correspondientes a la Agencia Tributaria.
El Principio de Partida Doble
El principio de partida doble, la forma más antigua de llevar la contabilidad, hace posible registrar (asentar) todas las operaciones comerciales de la empresa de forma clara e inequívoca.
¿Cuándo es obligatorio llevar una contabilidad de doble partida?
Según establece el Plan General de Contabilidad, todas las empresas, a excepción de las personas físicas (autónomos), están obligadas a llevar contabilidad de partida doble, que en España es la única.
Si bien hay hallazgos anteriores que ya documentan una contabilidad primitiva, en general suele tomarse como referencia del origen de la partida doble al monje franciscano Luca Paccioli (Fray Luca Bartolomeo de Pacioli), quien en el siglo XV publicó “Summa de arithmetica, geometria, proportioni et proportionalità” (Venecia, 1494). Con la Summa, el matemático y contador popularizó y estandarizó un método de contabilidad basado en el equilibrio entre diferentes cuentas, el llamado principio de la partida doble.
El método de la partida doble se fundamenta en dos principios básicos:
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- “Quien recibe debe a quien entrega”
- “No existe deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”
En contabilidad nada se crea por sí solo y una entrada en una cuenta significa que sale de otra: todo lo que se recibe se debita y lo que se entrega se acredita. Esto explica el mecanismo que sostiene la contabilidad, esto es, que toda entrada ocasiona una salida y viceversa, de forma que al final del ejercicio resulta un balance entre entradas y salidas que es el que, en definitiva, garantiza un estado saludable de las cuentas.
En la partida doble, el valor positivo corresponde a un débito (lo que se tiene, se debe, activo) y el negativo a un crédito (lo que se da, se acredita, patrimonio / pasivo). Un valor se ha de anotar en dos cuentas al menos pero puede darse el caso de requerir más de dos cuentas. Si un valor se anota en dos cuentas se trata de un asiento simple o sencillo porque los registros se anotan en una cuenta que se carga y en otra que abona. Si intervienen más de dos cuentas (en el caso que se adquiriera una mercancía y se pagara en efectivo y en crédito), se trata de asientos compuestos o dobles.
En ambos casos ha de garantizarse el equilibrio entre lo que sale y lo que entra de forma que se mantenga el equilibrio o balance en las cuentas. Esto se puede entender si pensamos en cómo se debería anotar un ingreso procedente de una venta: por un lado, una determinada cantidad entra en caja (cuenta 1), mientras que por otra (cuenta 2) esta cantidad sale en concepto del valor de la mercancía que ha salido, que ha de ser equivalente. Este movimiento ha de implicar al menos a dos cuentas diferentes, puesto que, y este es otro de los principios de la contabilidad de doble entrada, “una cuenta da al tiempo que otra recibe”.
Principios de la partida doble:
- Quien recibe es deudor, quien entrega es acreedor. (Lo que se tiene se debe)
- No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor. (Los recursos no surgen por sí solos, sino que proceden de algún sitio)
- Todo valor que entra debe ser igual al valor que sale. (Base del equilibrio de la ecuación patrimonial)
- Todo valor que entra por una cuenta debe salir por la misma cuenta. (Una cuenta se debe poder anular de la misma forma que se crea)
¿Qué empresas deben llevar una contabilidad de partida doble?
Según establece el Plan General de Contabilidad, todas las empresas, a excepción de las personas físicas (autónomos), están obligadas a llevar contabilidad de partida doble, que en España es la única.
Las únicas obligaciones registrales de los autónomos comprenden el registro permanente de los ingresos (facturas emitidas) y el registro permanente de los gastos (facturas recibidas). Estos libros sirven para calcular las declaraciones tributarias (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas o IRPF y el Impuesto sobre el Valor Añadido o IVA) y pueden ser requeridos por Hacienda en caso de inspección.
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Sin embargo, al ser un instrumento tan útil para determinar la salud financiera de un negocio, suele llevarse una contabilidad profesional de partida doble en la mayoría de empresas.
Plan General de Contabilidad
El Plan General de Contabilidad es el texto legal que regula la contabilidad en España y viene determinado por el Real Decreto 1514/2007, que pretendía adaptarla a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF o IFRS, International Financial Reporting Standards), que fueron adoptadas por la Unión Europea. Recogiendo como normas contables las establecidas en el Código de Comercio por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) o en la legislación aplicable, el Plan establece qué cuentas anuales han de presentar las empresas al final del ejercicio y de qué forma se redactan.
¿Cómo funciona el principio de la partida doble?
El procedimiento expuesto por el precursor de la probabilidad Luca Paccioli en el siglo XV, denominado en ocasiones como “método veneciano” por ser la forma de contabilidad llevada por los comerciantes italianos en los albores del Renacimiento, consiste en registrar en el libro diario todas las operaciones a medida que se van produciendo en función de su entrada y su salida de las cuentas y pasarlos diariamente al libro mayor al tiempo que se clasifican en las cuentas correspondientes.
La contabilidad de partida doble equivale a una balanza en equilibrio ya que, considerando el patrimonio total de una empresa, ninguna operación puede significar una pérdida. Si un elemento disminuye ha de ser porque otro aumenta (si entra en una cuenta, sale de otra), como en el ejemplo de la venta de mercancía que vimos anteriormente, según el principio fundamental de “No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”. Es por esto que cada operación se anota dos veces, al “debe” de una cuenta y al “haber” de otra, y ambos valores han de estar en “equilibrio”.
Tradicionalmente el “débito” (o lo que entra) se ha apuntado siempre a la izquierda y el “crédito” (o lo que sale) a la derecha, constituyendo una cuenta mayor, denominada popularmente cuenta “T” por su estructura.
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Las cuentas “T” en la contabilidad de partida doble
La cuenta en contabilidad se representa con una T de brazos largos o de “doble columna” y sus partes son: Debe, Haber y Nombre de la cuenta.
Cada cuenta equivale a un concepto del balance y en ellas se registran los aumentos y las disminuciones ocasionados por la actividad de la empresa. Un ejemplo de cuenta podría ser una cuenta de “Caja”, que registra la entrada o la salida de efectivo.
La denominación de la cuenta ha de dar una idea inequívoca del concepto que se registra:
- El dinero que una empresa posee en efectivo se representa con la cuenta "Caja".
- Los artículos que el comerciante compra para revender quedan representados con la cuenta "Mercaderías".
- La venta de las mencionadas mercaderías se representa con la cuenta "Ventas".
- Y el gasto por el alquiler del local puede representarse con la cuenta "Alquileres".
Como se ve en el dibujo anterior, cada cuenta tiene dos columnas para registrar por separado cada partida, la del incremento y la de la disminución, y se denominan “Debe” y “Haber”: al anotar algo en el “Debe” se carga o debita una cuenta y cuando se anota algo en el “Haber” se abona o acredita:
- DEBE: es la parte de la cuenta donde se anotan los débitos o partidas ingresadas. Conviene recordar que la palabra en sí no significa nada más que el nombre que se asigna a la columna izquierda de la cuenta.
- HABER: es la parte de la cuenta donde se anotan los créditos o partidas egresadas. De nuevo, la palabra no tiene más significado que ser el nombre de la columna de la derecha.
Las cuentas se clasifican en función de los elementos que componen la ecuación contable (activo = pasivo + capital), es decir, hay cuentas de activo, cuentas de pasivo y cuentas de capital. Como activo se entienden los bienes o derechos que el negocio posee; como pasivo, las deudas u obligaciones, y el capital (capital contable o líquido) es la diferencia resultante entre el activo y el pasivo.
En el método de la partida doble, el registro de los eventos económicos que afectan al patrimonio de una empresa se refleja en los libros en forma de asientos, que han de ser anotados en el libro diario, registro contable obligatorio por ley, numerados correlativamente y ordenados cronológicamente.
Para registrar un asiento contable se anota primero la cuenta (o cuentas) de cargo, donde “cargo” (débito) equivale a un ingreso de dinero o de bienes, y a continuación la cuenta (o cuentas) de abono, donde el término “abono” (crédito) se utiliza para registrar una salida.
En estos gráficos a continuación se observa la diferencia entre el Libro diario, en el cual se van anotando las entradas y salidas indicando la cuenta a las que pertenecen (Mercaderías, Caja) y el Libro Mayor, en el que se especifica cada cuenta por separado:
Es muy importante llevar una contabilidad ordenada que contenga todos los hechos contables y que los libros estén al día. Un error imperceptible puede hacer que al final las cuentas no cuadren y el balance resultante sea erróneo, lo que podría tener consecuencias fatales para las finanzas de la empresa.
El balance en la contabilidad de partida doble
El balance constituye el fundamento de la partida doble y se estructura según los activos y los pasivos de una empresa. Por activos se entienden todas aquellas operaciones que tienen que ver con el uso del patrimonio, es decir, en qué se invierte el capital (lo que posee la empresa): instalaciones, máquinas, materias primas, acciones, etc. Los pasivos serían todas las operaciones que indican la procedencia del patrimonio, es decir, de dónde procede el capital (deudas y obligaciones): capital propio, créditos, beneficios, etc.
Clave para la contabilidad es que en las cuentas del activo los ingresos se anotan en el “Debe”, mientras que los egresos se anotan en el “Haber”.
- Cuentas del activo: los abonos se registran en el “Debe”, los cargos en el “Haber”.
- Cuentas del pasivo: las entradas se registran en el “Haber”, las salidas en el “Debe”.
El balance ha de resultar igual (mismo valor en ambas partes). El activo y el pasivo han de estar en equilibrio. Al final lo importante es que la suma del balance dé el mismo valor en activos y en pasivos.
Esta disposición permite averiguar cuál era el estado inicial y el final y la ganancia de la empresa en un determinado periodo.
La Balanza de Comprobación
La balanza de comprobación es un documento contable que muestra los saldos de todas las cuentas de una empresa en un periodo específico. Por lo tanto, la balanza de comprobación se considera uno de los pilares de la contabilidad. La balanza de comprobación nos encenderá las alarmas en caso de alguna inconsistencia, para evitar errores en los estados financieros.
Para dominar la balanza de comprobación, es importante entender los conceptos esenciales que la componen:
- Son los registros individuales donde se acumulan las operaciones de la empresa.
- Saldo deudor: Indica que los cargos (debe) superan a los abonos (haber). Saldo acreedor: Indica que los abonos (haber) superan a los cargos (debe).
- Son los cargos y abonos registrados en las cuentas.
- La balanza se llama “de comprobación” porque permite verificar que la suma de saldos deudores sea igual a la suma de saldos acreedores.
- Este método consiste en revisar cuenta por cuenta los saldos y movimientos para identificar errores o inconsistencias.
- En la era de la contabilidad electrónica y CFDI 4.0, la balanza de comprobación es un documento indispensable para cumplir con las disposiciones fiscales vigentes.
Estructura de la Balanza de Comprobación
La estructura de la balanza de comprobación debe estar acomodada según la clasificación de las cuentas. Enlista las cuentas del libro mayor. En las primeras cuentas, se establecen los folios de las cuentas, su nivel y sus nombres, es decir, se definen los conceptos que tienen movimientos y saldos al final de un periodo.
- Activos circulantes.
- Activos no circulantes.
- Pasivos circulantes.
- Pasivos no circulantes.
- Capital.
- Ingresos.
- Costos.
- Gastos.
Las últimas dos columnas presentan el saldo de cada cuenta tras los movimientos contables. Por ejemplo: a los activos se le restan los abonos y se le suman los cargos.
Recuerda que para que tu balanza de comprobación sea correcta, la suma de tus saldos deudores y acreedores debe de ser igual, lo mismo para tus cargos y abonos.
Para que la balanza de comprobación cumpla con sus funciones en la empresa, debe estar actualizada y presentarse de forma clara y sencilla. Se debe estar en posibilidades de emitirla en tiempo real.
Elaboración de una Balanza de Comprobación
Elaborar una balanza de comprobación es un proceso que debe seguir un orden contable claro para evitar errores.
- Definir el periodo contable: Determina si tu balanza será mensual, trimestral o anual.
- Revisar el libro mayor: Extrae los saldos iniciales y movimientos (cargos y abonos) de todas las cuentas contables.
- Listar cuentas en hoja de trabajo: Registra el código, nombre y saldo inicial de cada cuenta.
- Anotar movimientos contables: Coloca los cargos en la columna de Debe y los abonos en la columna de Haber, siguiendo la naturaleza de cada cuenta.
- Calcular saldos finales: Aplica el método analítico para revisar cuenta por cuenta y obtener los saldos actualizados.
- Comprobar sumas iguales: La suma de saldos deudores debe coincidir con la de saldos acreedores; si no, hay errores que corregir.
Importancia según las NIF:
- Control interno: Garantiza que los registros estén completos y correctos.
- Base para estados financieros: Sin una balanza correcta, los estados financieros podrían contener errores.
Errores que Evita la Balanza de Comprobación
Bien reza el dicho que errar es de humanos. Y hay equivocaciones que las fórmulas de Excel no pueden evitar. Pero a final de cuentas, ¿Cuáles errores nos puede evitar la balanza de comprobación? Sin embargo, la balanza de comprobación no ayuda a descubrir los errores que no afecten el equilibrio de la ecuación contable, es decir, que no sean aritméticos.
Los empresarios y profesionales autónomos tienen la opción de recurrir a diversos medios que les faciliten llevar la contabilidad. Para que esta tarea no se adueñe de la mayor parte de tu tiempo, conviene considerar la existencia de herramientas especializadas que, sobre todo en el caso de grandes empresas con mucha actividad comercial, pueden aliviar el día a día de forma considerable.
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