CONTPAQ i® CONTABILIDAD es la herramienta de contabilidad ideal para todas las empresas, diseñada para analizar toda tu información contable, financiera y fiscal de manera ágil y segura. Permite administrar tu flujo de ingresos y egresos de manera automatizada y ordenada, con base en la automatización de tus procesos. Este sistema simplifica los procesos administrativos de tu empresa y optimiza su productividad mediante facturación electrónica ilimitada, facilitando la emisión de facturas electrónicas y CDFIs (comprobante fiscal).
Además, gestiona y cumple tu contabilidad electrónica al tener acceso hasta a 2000 CFDI con un solo clic. Es el sistema que mejor se adapta a tu administración comercial, ya que integra los procesos de ventas, facturación, compras, inventarios, cuentas por cobrar y cuentas por pagar. También permite cumplir con la disposición de Contabilidad Electrónica mediante un nuevo Administrador de Documentos Digitales (ADD) que permite cargar, verificar validez, detectar duplicados, almacenar y consultar los CFDI. Asimismo, permite clasificar la información de comprobantes en papel y los XML. Puedes enumerar las pólizas a tu gusto, por ejemplo, si quieres que las pólizas de ingresos inicien desde 1 y las de egresos desde la 1000, lo puedes hacer.
¿Qué es un Periodo Contable en CONTPAQ i® CONTABILIDAD?
El periodo vigente puede cambiarse de forma manual o bien, de forma automática, dependiendo del Manejo de periodos que se haya seleccionado al crear la empresa. Si se utilizan periodos abiertos entonces se podrá cambiar, de forma manual, el periodo vigente. Si se utilizan periodos cerrados, entonces el cambio del periodo es automático al realizarse el cierre de periodo.
Para realizar el cambio de periodo es necesario que, al instalar la empresa, se haya marcado la casilla “Manejar periodos abiertos”. Si no lo marcaste, ve al menú Configuración, selecciona la opción Redefinir empresa y en la pestaña 3. Pólizas y su captura, marca las casillas:
- “Permitir modificar periodos anteriores”
- “Permitir modificar periodos futuros”
Después de esto, guarda los cambios.
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Para cambiar el periodo vigente puedes realizar cualquiera de las siguientes acciones:
- Ve al menú Configuración, submenú Redefinir empresa, pestaña 1. Generales y ubica el campo “Periodo vigente”.
- Ve al menú Cierre, submenú Cambiar periodo.
Para cambiar el periodo solo necesitas indicar el nuevo periodo que quieres manejar. Importante: Antes de cambiar el periodo, respalda la empresa ese día y verifica que toda la información del ejercicio actual se haya capturado.
Tipos de Manejo de Periodos
CONTPAQ i® CONTABILIDAD ofrece dos tipos principales de manejo de periodos:
- Periodos Abiertos:
- Permite capturar, modificar y/o eliminar pólizas de periodos anteriores y posteriores al vigente.
- No se requiere realizar cierre de periodo.
- Periodos Cerrados:
- Solo puede capturar, modificar y/o eliminar pólizas del periodo vigente.
- Es obligatorio realizar cierre de periodo para capturar información del periodo inmediato siguiente, convirtiéndose este en el periodo vigente.
El cambio del periodo vigente se realiza mediante la opción Cierre del periodo/ejercicio. Otra ventaja que tiene CONTPAQ i® CONTABILIDAD es que, si se manejan periodos abiertos, podrán realizarse ajustes a los movimientos capturados, aún después de haber aplicado el cierre del ejercicio y los saldos en los reportes se reflejarán fielmente.
El Periodo de Ajustes (Periodo 14)
CONTPAQ i® CONTABILIDAD maneja un periodo donde se pueden hacer ajustes relacionados con el cierre del ejercicio y es el Periodo 14, también conocido como Periodo de Ajustes. Si ya se efectuó el cierre de ejercicio contable y necesita registrar más operaciones que no deben ser incluidas en el siguiente ejercicio, entonces se pueden registrar en el Periodo de Ajustes, sin que esto afecte los saldos del último periodo. La póliza anual de resultados se genera en el Periodo 14.
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El Cierre de Ejercicio
Al término del ejercicio es necesario realizar un cierre para conocer la utilidad o pérdida obtenida. ¿Qué es el cierre de ejercicio? El cierre de ejercicio marca el término del ejercicio contable y crea un nuevo ejercicio. Este proceso CONTPAQ i® CONTABILIDAD lo realiza de forma automática, generando la póliza de cierre necesaria para la cancelación de saldos a las cuentas de resultados y al mismo tiempo, actualiza las tablas de fechas para la captura del siguiente ejercicio contable.
El estado de resultados, también conocido como estado de pérdidas y ganancias, muestra los ingresos, costos y gastos de una empresa en un periodo específico. Es uno de los principales estados financieros que refleja el desempeño económico de una empresa durante un periodo determinado. Estos documentos, junto con el estado de resultados, forman el conjunto de reportes que permiten una visión completa del negocio. Un análisis detallado de estas cuentas ayuda a optimizar el desempeño del negocio y a anticipar riesgos. Llevar un control preciso de las cuentas del estado de resultados y de los demás estados financieros es vital para el crecimiento y la transparencia de tu negocio.
La Póliza de Cierre
¿Qué es la póliza de cierre?
La póliza de cierre salda a ceros todas las cuentas de resultados deudoras y acreedoras, haciendo un movimiento para saldarlas y un movimiento contrario a una cuenta de capital, en la cual se almacenará el resultado de la utilidad o pérdida del ejercicio por cerrar.
¿Cuándo generar la póliza de cierre?
Esta póliza se genera cuando se desea calcular la pérdida o utilidad del ejercicio. CONTPAQ i® CONTABILIDAD la genera en base a los movimientos registrados en el ejercicio actual. Esta póliza es un requisito para cerrar el ejercicio e iniciar uno nuevo. Mientras no realice la póliza de cierre, no podrá cerrarse el ejercicio.
Después de generar la póliza de cierre
Una vez que se ha generado la póliza de cierre se puede realizar lo siguiente:
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- Modificar la póliza de cierre antes de hacer el cierre del ejercicio.
- Si se modifican las cuentas de resultados en ejercicios anteriores, esta póliza se recalcula automáticamente.
- Imprimir la póliza de cierre, ya sea desde Reportes o desde Pólizas.
- Desplegar la póliza de cierre. La póliza se puede desplegar desde Reportes auxiliares, marcando la casilla “Sólo las de Ajuste”, y desde Pólizas, marcando la casilla “Póliza de ajuste”. Cabe aclarar que si esta casilla no se marca, la póliza no se desplegará.
Importante: Después de realizar el Cierre del ejercicio esta póliza no podrá modificarse ni eliminarse.
Requisitos y Proceso para el Cierre de Ejercicio y la Póliza de Cierre
Requisitos antes de iniciar con el proceso del cierre:
- Todas las ventanas de diálogo deben estar cerradas.
- En versión red solo el usuario que realizará el cierre debe estar dentro de la empresa; los demás usuarios deberán estar fuera de esa empresa.
- Respalda la empresa.
Requisitos para realizar la póliza de cierre:
- El periodo vigente sea el Periodo 14.
- No existan movimientos en la Cuenta de cuadre.
- No existan pólizas sin afectar.
- Exista una cuenta de capital acreedora, ya que es la que se utilizará para cancelar los saldos de resultados.
Nota: La Cuenta de cuadre es una cuenta de control que se genera de forma automática y sirve para cuadrar una póliza si es que los movimientos de cargos y abonos son diferentes.
Importante: Si la Póliza de cierre se realiza y el periodo actual no es el 14, CONTPAQ i® CONTABILIDAD no considerará esa póliza como de cierre y por lo tanto no podrá realizarse el cierre del ejercicio. Para hacer el cierre del ejercicio, el periodo vigente debe ser el 14.
Generación de la Póliza de Cierre:
Para realizar la póliza de cierre, ve al menú Cierre, submenú Póliza de cierre. Para que la póliza de cierre se genere, solo necesitas indicar la cuenta de Capital acreedora que cancelará los saldos de resultados y el número de póliza que desees.