«Un amigo es aquel que te abre si llamas a la puerta, que te da si pides, sin llevar un registro de todo lo que te ha dado». - Francesco Alberoni. Tener una visión clara de tu contabilidad te permitirá anticipar tus operaciones contables y llevar un control de tu situación financiera cada mes.
¿Por qué elegir Excel para tu contabilidad?
Dentro del paquete Microsoft Office, encontrarás el programa Excel, esencial para manejar números y ahorrar tiempo. Las profesiones contables, tan rechazadas, tienden a recurrir a Excel ya que es una de las herramientas contables esenciales del mercado. Vendido dentro del paquete de Office, se puede utilizar para realizar cualquier tipo de contabilidad: contabilidad comercial, contabilidad interna, contabilidad de empresas, contabilidad de costes... Este software de contabilidad permite configurar una contabilidad simplificada, desarrollar plantillas de contabilidad, vincular datos y automatizar ciertas tareas repetitivas.
Se puede personalizar 100 %, lo que implica que una vez que tengas el diseño de tu hoja y hayas introducido las fórmulas de cálculo en las celdas correctas, podrás ahorrar mucho tiempo. Por lo tanto, es una herramienta muy interesante para los profesionales que quieran dedicar más tiempo a su negocio principal en lugar de ponerse a introducir asientos contables en algún tipo de aplicación. Además, este software está disponible en la nube, lo que te permitirá poder interactuar con tus compañeros y tener tus documentos contables en todos tus dispositivos.
La mayoría de las veces, se utiliza para llevar la contabilidad ya que Excel permite:
- Procesar ingresos y gastos.
- Realizar un balance contable.
- Gestionar tus plazos.
- Hacer un pronóstico.
- Crear libros de contabilidad.
- Generar presupuestos y facturas.
- Garantizar una buena gestión financiera.
- Consultar el flujo de caja.
- Estar informado de los estados financieros.
- Y mucho más...
Por lo tanto, Microsoft Excel facilita la vida de las personas y los profesionales en su gestión contable y financiera. Algunos se sienten cómodos con Excel, mientras que hay quienes tienen que dar clases para aprender a utilizar esta herramienta. No dudes en buscar consejo si lo necesitas, esta herramienta te simplificará la vida al máximo en tu día a día. Atajos de teclado, fórmulas y funciones: el programa de Excel se basa en un lenguaje lógico. Una vez que comprendas cómo funciona, podrás garantizar que tú mismo seas quien se encargue de la contabilidad.
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Ahorra tiempo con plantillas de Excel
Las plantillas son uno de los «consejos» de Excel que te permitirán ahorrar un tiempo valioso. Porque, por si no lo sabías, llevar la contabilidad en Excel suele requerir el uso de una plantilla de referencia. El trabajo de oficina requiere dominar algunos programas como Excel. Hay muchas plantillas disponibles en el programa de contabilidad de Microsoft Office. Dirígete a la biblioteca de Excel para realizar una búsqueda de palabras clave.
Además, ¡Internet es una mina de oro para encontrar todo lo que busques! Encontrarás fácilmente plantillas de:
- Ingresos y gastos.
- Balances contables.
- Conciliación bancaria.
- Libro mayor.
Una de las plantillas más utilizadas es la de facturas y la de cobros y desembolsos para gestionar el flujo de caja de la forma más eficiente posible y así mantener una contabilidad rigurosa. Las entradas y salidas se agrupan en asientos contables en una hoja de cálculo. Así, el particular o el jefe de la empresa puede consultar el estado de sus finanzas y planificar sus futuras operaciones contables. Esta tabla es una verdadera ayuda a la hora de tomar cualquier decisión, siempre que se actualice de manera periódica.
Los plantillas más habituales son la de presupuestos, el pronóstico, las listas de verificación de pago de facturas o las proyecciones de flujo de efectivo. La plantilla de balance también será de ayuda para quienes se están iniciando en este software de gestión contable, puesto que este modelo de hoja de cálculo proporciona un estado de los activos de una empresa en el momento T resumiendo sus activos y pasivos. Por lo general, se realiza al cierre de las cuentas anuales.
A su vez, a continuación te dejamos los documentos contables que componen este balance que comentamos:
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- Facturas de clientes y proveedores.
- Nóminas de pago para registrar salarios y declaraciones sociales.
- Estados de cuenta bancarios.
- La tabla de capital contable durante el ejercicio.
- La cuenta de resultados.
La plantilla de conciliación bancaria te permitirá controlar la coherencia de las cuentas comparando los depósitos registrados con las cuentas bancarias. Por último, el modelo de libro mayor es muy importante porque contiene todos los asientos del diario. Una vez hayas introducido la información, podrás automatizar el cálculo de los totales de débito y crédito así como el saldo de la cuenta.
Para descargar las mejores plantillas de Excel, dirígete a Xataka, Archivo Excel, Excelgratis.com o Just EXW. ¡Encontrarás cientos de plantillas disponibles que te facilitarán tu día a día! ¿Listo para descargar una plantilla de Excel y configurar el seguimiento de la contabilidad de tu hogar o negocio?
Funciones de Excel para la gestión contable
¿Quieres saber cuáles son las funciones más útiles para la gestión contable? A continuación, te dejamos las mejores funciones para llevar la contabilidad. Las fórmulas se utilizan con mucha frecuencia en un contenido dinámico. Para facilitar el uso de estas fórmulas, Excel ofrece una extensa lista de «FUNCIONES». Las funciones tienen una gran utilidad en Excel. De hecho, permiten no tener que teclear la misma fórmula varias veces.
Estas son las diferentes categorías de funciones que encontrarás en Excel:
- Matemáticas y trigonometría.
- Búsqueda y referencia.
- Financieras.
- Fecha y hora.
- Texto.
- Estadísticas.
- Base de datos.
- Ingeniería.
- Información.
- Contabilidad...
Por supuesto, no tendrás que usarlas todas para llevar la contabilidad o la presentación de impuestos de tu negocio u hogar. Las que más te servirán son las funciones lógicas, de búsqueda, fecha y hora, así como las funciones de texto. La mayoría de los usuarios de Excel utilizan operadores lógicos en fórmulas simples para comparar datos. Con las funciones lógicas SI, Y, O, SI.ERROR, en particular, podrás extender este uso para construir fórmulas más elaboradas y realizar cálculos complejos.
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Las funciones de búsqueda permiten encontrar información rápidamente entre varias hojas de trabajo. Las funciones de fecha y hora, como AÑO, MES, DÍA, HOY, NÚMERO DE SEMANA permiten navegar por la hoja de trabajo filtrando por palabras claves. Finalmente, las funciones de texto permiten administrar la información textual que se suele utilizar en paralelo con los números.
Asimismo, estas son las funciones que se suelen emplear con mayor frecuencia en contabilidad:
- SUMA
- SUMAPRODUCTO
- SUBTOTAL
- REDONDEAR
- ROUND.MAS
- PRODUCTO
- TRUNCAR
- ABS
- POTENCIA
- RAÍZ
¿Cómo empezar a gestionar la contabilidad en Excel?
No hay ningún secreto para gestionar la contabilidad con Excel: ¡solo tienes que seguir algunos pasos! Para llevar la contabilidad de una empresa, primero tendrás que elegir un software de contabilidad, configurar un plan de cuentas y un sistema para archivar los documentos. El primer paso, imprescindible, es infórmate sobre cuáles son tus obligaciones legales. De hecho, no son iguales para particulares, autónomos y pequeñas y medianas empresas. Aunque en todos los casos puedas ser tú quien se encargue de administrar la contabilidad, a la hora de rendir cuentas hay que saber cumplimentar formularios y saber cuáles son los pagos que hay anuales. Por lo tanto, si no las conoces, tendrás que recurrir a un asesor para que te informe. Sin embargo, el plan de flujo de caja sí que se puede gestionar muy bien internamente.
Para asegurarte de que no te olvidas de nada, estas son las etapas principales de un ciclo contable:
- Análisis de transacciones.
- Registro y contabilidad de asientos.
- Preparación de un balance general no ajustado.
- Preparación de entradas de ajuste.
- Preparación de un balance general ajustado.
- Elaboración y finalización de estados financieros.
Asimismo, los principiantes o emprendedores pueden realizar una formación en Excel en un centro de formación, a través de clases particulares o mediante tutorías online para mejorar o complementar sus habilidades y así ser capaces así de tener la máxima autonomía con este programa de contabilidad. También es buena idea optar por cursos de contabilidad.
Control de pago a proveedores con Excel
Las hojas de cálculo de Excel pueden facilitar muchas gestiones, pero si el volumen de proveedores y facturas que recibes excede las 100 por mes, lo más recomendable para ti es utilizar una herramienta de gestión de proveedores inteligente y automatizada. El control de pagos es esencial para todo tipo de empresas; ya sean pequeñas, medianas o grandes; pues esta tarea pretender prever, plantificar, conciliar, reclamar y proyectar el flujo de dinero que genera o mueve una empresa a sus proveedores.
Tener una organización de pago a proveedores requiere de mucho detalle y precisión, sobre todo para no quedar mal con tus proveedores y tener tus productos en tiempo y forma para no retrasar las actividades de tu empresa.
Ventajas y desventajas de usar una plantilla de Excel para el control de pago a proveedores
| Ventajas | Desventajas |
|---|---|
| Permite tener un registro en una hoja de las facturas | No puedes consultar los recibos de todos los gastos en tu formato o plantilla de Excel |
| Genera una advertencia de aquellas facturas vencidas y no abonadas | Conlleva mucho tiempo recopilar toda la información |
| Realiza un reporte de las próximas facturas a vencer | Puede sufrir una sobrecarga de información al trabajar con muchas cantidades de datos |
| Si tienes pagos a plazos podrás gestionarlos de mejor forma | Si tu hoja de cálculo es pesada, no cargará tan fácilmente en una aplicación o tardará tiempo en ser compartida |
| Tendrás un respaldo de información si requieres comprobar o verificar esta información | No puedes detectar si los CFDI que comparten tus proveedores son válidas ante el SAT |
| Evitas penalizaciones de tus proveedores al presentar algún retraso en el pago | |
| Mantienes relación con tus Proveedores al mejorar el control de tus pagos |
Puedes duplicar la siguiente plantilla mes a mes para realizar el listado de gestión de tus proveedores o acumularlos en la misma hoja de Excel, pero te recomendamos tener una división mes a mes para contemplar los gastos promedio mensuales.
Cómo usar la plantilla para la gestión de proveedores
La plantilla se compone de 4 secciones:
- 1.ª sección: Incluye la información de tu Proveedor; como Empresa, Nombre del Responsable.
- 2.ª sección: Información del pago como: Concepto, número de Factura, Forma de Pago (Tarjeta, Efectivo, Cheque Nominativo, o Transferencia).
- 3.ª sección: Fechas de la factura. Esta es quizá la parte más importante de la plantilla, ya que a través de las fórmulas que hemos colocado en ella de forma “automática” Excel te dará a conocer los días que faltan para pagar tus facturas y a través de los colores del semáforo determinará si el pago ya expiro, aún tienes tiempo para pagarlo mediante los siguientes valores.
- 4.ª sección: Señalamiento por colores. Esta plantilla fue diseñada sobre todo para mantenerte alerta sobre las fechas de vencimiento de tus facturas y que no se te olvide pagarlas, alertándote de la misma forma, si todavía tienes tiempo para pagarlas, el tiempo se está agotando o definitivamente el plazo para pagarla venció.
Pasos para determinar la fecha de vencimiento y el estado de pago
- Determina la fecha exacta de vencimiento de tu factura sin ver el calendario, pues se hará un cálculo entre la Fecha de Emisión de tu Factura (columna G) en la que tendrás que colocar la fecha en la que se emitió la factura y el Plazo de Pago que te otorgan tus proveedores (Columna H) que son los días que tienes para realizar el pago y que se determina según el acuerdo o política de tus proveedores por lo que este llenado si tendrás que hacerlo manual.
- Y una vez que hayas llenado el total a pagar y el importe pago Excel determinará el importe pendiente de pago.
Señalamiento por colores
Para la mayoría de las personas es más fácil identificar el plazo de pago mediante colores, determinamos el uso de un semáforo (verde, amarillo y rojo) para conocer el tiempo de pago de las mismas que se indican de en la columna K:
- Verde: Todavía tienes 10 o más días para hacer el pago de tu factura
- Amarillo: Tienes 9 o menos días para realizar el pago de tu factura
- Rojo: El plazo para pagar tu factura ha vencido y tendrás que comunicarte con tu proveedor para aclarar la situación
Determina si tu factura ya está pagada
La opción Pagada (Columna L) te ayuda a diferenciar las facturas que ya pagaste por lo que solo tendrás que escribir si y en automático podrás diferencias mediante un color gris que la factura ya está pagada por lo que no tendrás que preocuparte por este proveedor.
Esperamos que este artículo te haya sido de utilidad sobre las diferentes posibilidades que ofrece el paquete de Excel. Lo único que tienes que hacer es lanzarte y explorar todas las características de esta maravillosa herramienta.
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