Al tener una empresa, es importante conocer cuáles son los activos que existen en ella. Por ello, es importante que, de forma constante, se realice una auditoría, la cual es el conteo y captura de información de muebles, maquinaria y equipo electrónico que se tiene. Hacer esto ayudará a conocer el estado de los activos y tomar decisiones importantes sobre ellos, como venta o reposición, además de tener la certeza de lo que existe dentro de la empresa.
¿Qué es la Auditoría de Activos Fijos?
La auditoría de activos fijos es un proceso fundamental para las organizaciones que desean asegurarse de que sus registros contables y físicos de activos fijos estén alineados. El objetivo principal de una auditoría de activos fijos es verificar la existencia física de los activos, su estado, ubicación, y la precisión de la información contable relacionada con estos activos.
¿Para qué Sirve la Auditoría de Activos Fijos?
Un procedimiento de auditoría para activos fijos debe efectuarse para los activos que se espera duren más de un año, tales como terrenos, construcciones, maquinaria, equipo, etc. Los activos fijos son recursos esenciales para un negocio ya que se usan de forma constante y no pueden ser vendidos de manera inmediata.
Importancia del Control de Activo Fijo
La importancia del control de activo fijo es reunir toda la información de manera detallada del estado de los activos y que, al realizar una consulta, permita una mejor toma de decisiones para la empresa.
Beneficios del Control de Activo Fijo
Uno de los grandes beneficios que otorga el control de activo fijo es que permitirá que las empresas puedan conocer de forma detallada el estado en el que se encuentran los activos o bien dónde están localizados, sobre todo si son activos que se encuentran en constante movimiento al ser prestados o ir de una empresa a otra, además permitirá que puedas identificar cuándo un activo necesita ser reemplazado o bien que vaya a requerir mantenimiento. Otro de los beneficios que brinda llevar un control de activo fijo de forma adecuada es que, al tener un control constante, puedes ahorrar mucho tiempo a diferencia de esperar muchos años en realizarlo, ya que esto puede llegar a generar pérdidas a la larga sin que te estés dando cuenta de estas.
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Además de estos beneficios de manera interna, la empresa podrá utilizar la información para usos como: control interno, finanzas, mantenimientos, seguros y compras, además estos documentos sirven como apoyo a las empresas aseguradoras, permite localizar los activos de manera rápida los activos por la base de datos y diversos movimientos, maximizar el uso de los activos y saber cuándo se deberán de sustituir, además contar con una base de datos depurada con cifras reales y la generación de vales de resguardo.
Optimización de la Gestión de Activo Fijo
Algunos de los procesos que logra optimizar la gestión de activo fijo son:
- Gestión financiera: Facilita la precisión en la contabilidad al mantener registros actualizados de los activos fijos, esto ayuda en la evaluación precisa de la depreciación, el cálculo de impuestos y la valoración de los activos en los estados financieros.
- Planificación presupuestaria: Permite una planificación más precisa al prever gastos futuros asociados con la adquisición, mantenimiento y actualización de activos fijos, ayuda a evitar gastos imprevistos y a asignar recursos de manera más eficiente.
- Eficiencia operativa: Ayuda a optimizar el uso de los activos fijos existentes al identificar activos subutilizados o que podrían necesitar mantenimiento y evita la compra innecesaria de activos redundantes.
- Cumplimiento normativo y legal: Facilita el cumplimiento de regulaciones contables, fiscales y de reporte, asegurando que la organización esté en conformidad con los requisitos legales y normativos en cuanto a la gestión y reporte de activos.
- Toma de decisiones estratégicas: Proporciona información valiosa para la toma de decisiones estratégicas al ofrecer datos sobre la vida útil restante de los activos, su depreciación, y la necesidad de actualización o reemplazo, lo que ayuda a planificar inversiones futuras de manera más informada.
- Control de riesgos y seguridad: Permite un mejor control sobre la ubicación y estado de los activos, lo que reduce el riesgo de pérdida, robo o mal uso. Además, facilita la implementación de medidas de seguridad y prevención de pérdidas.
¿Cada Cuánto Tiempo Debe Efectuarse la Auditoría de Activos Fijos?
Una auditoría a los activos debe efectuarse una vez al año para tener un registro actualizado de los activos fijos de una forma apropiada, que esté detallada y que nos permita darnos cuenta del estado en el que se encuentra el activo. Si no existe tal control o registro de activos fijos, se tendrá que pagar una gran cantidad de dinero debido a la falta de documentación, pérdida de información o traslado de activos, lo cual afecta al negocio.
En las auditorías de activos fijos se registra la información completa del activo, a través de placas, etiquetas o códigos QR e incluyen datos como marca, modelo, serie, fecha de compra, bitácora de mantenimiento, etc.
¿Cuál es la Metodología para Realizar una Auditoría de Activos Fijos?
El procedimiento para una auditoria de activos fijos comprende la siguiente información:
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- Toda la información como la descripción del activo, clasificación, ubicación, cantidad, monto de adquisición, fecha de adquisición, detalles de revaluación, tasa de depreciación, depreciación acumulada, depreciación para el año actual, toda esta información es requerida para reportarla en el registro del activo.
- Descripción de marca, modelo y serie.
- Cálculo correcto de la depreciación.
- Etiquetado apropiado.
- Documentación de movimientos del activo.
¿Cómo se Hace la Auditoría de Activos con un Software de Administración de Activos?
Un procedimiento de auditoría de activos fijos incluye el uso de tecnología de código de barras o código QR, el cual realiza un escaneo para hacer la verificación de activos de una forma eficiente y simple.
Proceso de Control de Activo Fijo
Cuando se planea realizar el control de activo fijo anualmente, es muy importante tener claro cómo es que se inicia el proceso. Primero debemos identificar todos los bienes que serán incluidos en el control de activos fijos, para ello podemos crear un listado básico en Excel que incluya todas las características de los bienes, ubicaciones y un total de ellos, o contar con los registros y/o facturas de nuestro listado contable.
Esto no es una tarea fácil, debe involucrarse a todo el equipo de trabajo y al personal a cargo del uso de los bienes, si se trata de maquinaria y equipo, mobiliario, equipo de oficina y equipo de transporte, para que conozcan las acciones que se llevarán a cabo, ya que la mayor parte del proceso no puede realizarse sin tener a mano toda la información de los bienes que se tomarán a consideración.
Para poder realizar un control de activo fijo de manera adecuada existen una serie de procedimientos o etapas que se realizan a partir del momento en que se solicita el servicio, dichas etapas son:
- Etapa de control de inventario de activo fijo
- Etapa de Integración Documental (Modificación del Listado Contable con Soporte Documental)
- Etapa de Conciliación Físico - Contable
En estas etapas se realiza un control de diferentes aspectos dentro de la empresa que ayuden a realizar un control de activos de la empresa de la mejor manera posible.
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Control de Activo Fijo Integral
Aquí se busca la obtención de toda la información de los activos que existen dentro de la empresa, por lo que es importante y necesario que la empresa proporcione toda la información acerca de los activos y que esta pueda ser consolidada, es por esto que aquí se realizan varios puntos de control.
I. Etapa de Control de Inventario de Activo Fijo
Busca reunir de manera detallada toda la información que exista de los activos, esto de manera detallada y con el propósito de que se puedan tomar decisiones dentro de la empresa, para realizar esto se requieren realizar una serie de pasos que permitirán obtener toda la información necesaria para un correcto levantamiento de inventario.
Requisitos:
- Nuestro personal se encarga de revisar la forma en la que se encuentra distribuida la planta o la empresa a la que se le va a realizar el control de activo fijo, lo que permitirá elaborar un plan de trabajo detallado donde se tomarán en cuenta los siguientes aspectos:
- Layout previamente autorizado (activos y bienes controlables)
- Política de capitalización
- Recorrido a la planta
- Inventario y Plaqueo: En caso de que no se tenga un inventario anterior, nuestros socios se encargan de realizar el levantamiento físico, o en su caso integrar y actualizar la información que se tenga de un inventario previo, además se realiza la colocación de placas y etiquetas y se asigna un número de activos.
- Captura de inventario: En esta etapa nuestro equipo realizará la captura de los datos que se hayan obtenido en el layout autorizado previamente, después se realizará una revisión y se corregirá la captura de datos en caso de ser necesario, asegurándonos de que todos los activos se hayan ingresado de manera adecuada al sistema, lo cual nos permitirá obtener la base de datos física del inventario de los activos.
- Cierre de etapa: En esta última etapa se realizará una revisión aleatoria de los activos con el coordinador de la empresa de manera que se pueda comprobar que no existan omisiones y al corroborar la información se firmará una carta de terminación y aceptación de la etapa de inventario entre los coordinadores.
II. Etapa de Integración Documental (Modificación del Listado Contable con Soporte Documental)
Este punto busca que se genere una base en la cual se identifiquen los registros contables que tengan soporte documental, dicho soporte puede incluir: facturas, órdenes de compra, entre otros.
III. Etapa de Conciliación Físico - Contable
Busca y localiza la correspondencia de los registros pertenecientes a la base de datos que resulta del inventario físico y la coteja contra uno o más registros del listado contable, esta actividad es un punto indispensable, ya que culmina con el control de los activos.
Requerimientos:
Es indispensable que se tenga la base de datos del inventario, al igual que el listado contable modificado.
Proceso de Conciliación Físico - Contable
- Tipos de conciliación: 100%, Símil y Conta.
- Activos físicos no conciliados (altas)
- Registros no conciliados: bajas y pendientes.
- Primer reporte de conciliación (cuadros analíticos)
- Revisión y análisis de pendientes por conciliar.
- Cierre de Etapa: Se realiza la toma de decisiones sobre los pendientes, se da el visto bueno de la conciliación y se firma de conformidad.
Al finalizar las etapas se realiza la entrega del control de activos en una USB, vía correo electrónico o en un CD en la que se incluye la base digital (inventario, integración y conciliación) y de manera impresa se entrega el reporte de aclaración en la que se anexa la carta de terminación al igual que el reporte final y las etiquetas o placas sobrantes.
Otros Servicios para el Control de Activos Fijos
- Mantenimiento del Control de Activo Fijo
- Revisión anual de altas físicas y bajas contables.
- Actualización de Valores (B10, C-15, C-6).
- Outsourcing.
- Manuales CAF.
Software de Administración de Activos Fijos
- Software SAAF para la administración y control de activo fijo.
Uso de Software de Control de Activos Fijos
Hoy en día existen programas especializados en el control de activos fijos que llevan a cabo el proceso de manera más rápida y eficiente, los cual nos permite también llevar un mejor control de los activos fijos de la empresa. Un ejemplo de este tipo de softwares es el SAAF (Software de Administración de Activos Fijos). Este genera un ambiente amigable y fácil de manejar, además es muy útil para el control y gestión de activos fijos de la empresa o múltiples empresas.
Incluye funciones como:
- Importar y exportar bases de activos fijos.
- Historial de cambios por activos fijos.
- Alta de fotografías, facturas y documentos de los activos.
- Vales de resguardo por usuario.
- Generación de códigos de barras y QR.
Toda la información de activos fijos de la empresa puede visualizarse desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar, haciendo posible gestionar los activos fijos con una planeación propia o con ayuda de expertos.
¿Qué Beneficios Brinda el SAAF?
- Optimización de la administración de los activos fijos
- Catálogo único de activos fijos
- Recepción rápida y ordenada de nuevos activos
- Clasificación de activos fijos por ubicación física y/o centro de costos
- Precisión de los cálculos contables
- Fácil manejo del historial de los activos fijos
- Mejorar la negociación de sus primas de riesgo con compañías aseguradoras.
- Comprobar la existencia física de los activos con mayor confianza y objetividad en los resultados.
- Conocer el capital invertido real para futuras inversiones o decisiones.
Proceso de Auditoría de Activos Fijos
El proceso de auditoría de activos fijos generalmente sigue estos pasos:
- Preparación y planificación: Antes de iniciar la auditoría, se debe establecer un plan detallado que incluya los activos a auditar, los procedimientos a seguir, el personal asignado y los recursos necesarios.
- Revisión de documentación: Se examinan los registros contables y documentación relacionada con los activos fijos, como los registros de adquisiciones, depreciación, movimientos y disposiciones, verificar la exactitud de la información y se reconcilian discrepancias, si las hubiera.
- Verificación física: Se realiza la verificación física de los activos. Los auditores comparan los activos registrados en los documentos con los activos reales presentes en las instalaciones, esto puede involucrar la identificación y el etiquetado de activos, el uso de tecnologías como RFID o códigos de barras, y la inspección visual de los activos.
- Evaluación de condiciones y valoración: Durante la auditoría, se evalúa el estado y la condición de los activos, se puede realizar una evaluación para determinar si los activos están en buen estado, en funcionamiento o si necesitan reparaciones.
Control Interno de los Activos Tangibles
El control interno de los activos tangibles tiene como objetivo primordial asegurar que la empresa tendrá una operación continua sobre bases normales, además que los activos mantendrán el valor adecuado de acuerdo al uso normal para el cual fue adquirido.
- La administración de la empresa debe designar a algún empleado administrativo la responsabilidad de gestionar todas las tareas relacionadas con la administración y el control del activo fijo.
- El primer objetivo de control es que toda adquisición o proyecto de construcción de los activos tangibles deberá estar autorizada por la persona o personas cargadas del órgano máximo de gobierno de la empresa. Para esto, dicho órgano deberá determinar niveles de autorización en función a los montos de inversión, reservándose la autorización de los montos mayores o estratégicos para la empresa.
- La persona encargada del control del activo fijo deberá integrar un expediente por cada activo tangible, a partir de un cierto nivel, de acuerdo con la política dictada por la administración, y el primer documento que lo integra, es la autorización mencionada en el párrafo anterior.
- La propiedad de los activos normalmente está representada por la factura o el título de propiedad. En el caso de las construcciones, la propiedad se constituye por el cúmulo de facturas y comprobantes de todos los pagos que la empresa realizó para llevarla a cabo, incluyendo los análisis de los tiempos incurridos por el personal interno que participó en la construcción para soportar el costo de los sueldos y salarios cargados al proyecto. Toda esta documentación deberá incluirse en el expediente arriba mencionado.
- Todos los activos adquiridos o construidos por la empresa, deberán quedar adecuadamente registrados en la contabilidad. Para esto, el encargado del control de activos deberá enviar al departamento de contabilidad toda la información relativa a los pagos efectuados en la adquisición de los activos, incluyendo aquellos compromisos comprometidos con proveedores para la adquisición de activos, para que se lleven a cabo los registros correspondientes. Copia del registro contable, deberá quedar dentro del expediente correspondiente a cada activo.
- Regularmente, la administración deberá asegurarse que tanto las condiciones físicas como de uso de los activos, respaldan el valor registrado en la contabilidad. Si las condiciones físicas del activo o el uso, sea por obsolescencia o condiciones del mercado, ya exceden el valor agregado que en el tiempo debe aportar a los productos o servicios que vende la empresa, entonces la administración deberá realizar un ajuste a la valuación registrada para reconocer la pérdida en el valor de uso del activo.
- Continuando con la idea del párrafo anterior, el valor agregado que los activos aportan a la operación del negocio, queda representada por la depreciación que mensualmente se registra en los resultados de la empresa. Por lo que el encargado de la administración de los activos deberá calcularla mensualmente y reportarla al área de contabilidad para que sea registrada en la misma. Este cálculo debe ser consistente con los años de vida útil estimada por la administración cuando el activo fue adquirido.
- El encargado del activo fijo, conjuntamente con personal del área de contabilidad, deberán asegurarse regularmente de la existencia física de los activos mediante una inspección, y registrar que la ubicación del mismo está de acuerdo con la autorización y uso intencionado del mismo. En esta misma inspección deberán verificar que el estado físico de los activos es el adecuado.
- Para asegurar el adecuado estado físico de los activos, el expediente deberá mantener actualizado tanto el programa de mantenimiento de cada activo, como la evidencia de que esta ha sido cumplido.
- La protección física de los activos, debe asegurarse mediante los sistemas de seguridad, vigilancia y capacitación a los usuarios.
Nuestro Valor Agregado
- Personal altamente cualificado: Nuestro personal se encuentra altamente capacitado y con todas las certificaciones necesarias para brindarle un servicio integral y con todas las herramientas necesarias para poder cumplir en tiempo y forma con el plan de trabajo.
- Entrega en tiempo definido y garantía: Tanto el previo del avalúo y el reporte final se entregan en el plan original sin demora alguna.
- Valuación Control de Activo Fijo: En caso de requerirlo, podemos realizar el avalúo de sus bienes, determinando el valor que realmente reflejan sus activos por normas nacionales e internacionales (C-15 y C-6 NIC 36 y NIC -16).
- Software SAAF: Diseñado para fortalecer el control de los activos fijos de la empresa.