Durante la historia de la humanidad, las sociedades han ido evolucionando, se han vuelto cada vez más complejas, y con ello se han ido sumando problemáticas, como es el tema de la organización que implica una forma social, política y económica. En este sentido, uno de los aspectos de mayor relevancia ha sido la distribución de bienes y recursos. Es por ello que disciplinas como la contabilidad han jugado un papel esencial en la sociedad.
Hoy en día, los sistemas contables son de gran utilidad, tanto para profesionistas, como empresas de todo tipo, desde el negocio más pequeño hasta la empresa más grande. Además de que ayuda a cumplir con las obligaciones fiscales y la normativa tributaria, un sistema contable también establece un modelo de organización sobre las actividades y operaciones que se realizan día con día. La contabilidad y las finanzas de una empresa representan a todo un universo que está más allá de una lista de números, ingresos y egresos. Se trata de un trabajo arduo en materia de análisis y desarrollo, pero que ofrece como resultados un mejor desempeño para la empresa en su área contable y productiva.
¿Qué es un Sistema Contable?
Para saber qué es un sistema contable, hay que conocer que este software involucra diversos aspectos y figuras que van desde los sujetos que lo utilizarán, como es una persona física o una empresa con una estructura compleja, así como las herramientas y modelos que emplearán para registrar las actividades contables. Es de recordar que un sistema es un conjunto de partes o componentes que se relacionan para realizar una tarea en específico bajo una serie de normas y procedimientos que regulan su funcionamiento.
Existen varias definiciones que responden a qué es un sistema contable, pero dados los antecedentes antes mencionados, se puede decir que un programa de contabilidad se define como un sistema digital con los elementos y herramientas suficientes para ayudar, simplificar y sistematizar tareas de contabilidad de una persona o de una organización. En otras palabras, es una herramienta muy útil que automatiza muchas de las tareas técnicas que realiza un área contable, es decir, que se encarga de conjuntar toda la información pertinente, así como del cálculo, el procesamiento y la sistematización de la misma. Para algunos autores, un sistema contable es una estructura organizada, en la cual se llevan a cabo múltiples operaciones bajo un modelo o mediante una técnica. En ese sentido, los softwares contables integran algoritmos, aplicaciones, fórmulas y comandos que ayudan a gestionar la contabilidad de una empresa o de una persona.
Evolución y Sistemas Contables Modernos
Resalta que uno de los factores que impulsó el desarrollo de un sistema contable fue la creación del dinero, y, por ende, de la moneda, que fue concebida como instrumento para otorgarle valor a un intercambio de productos, bienes o servicios. Lo anterior, promovió que las personas tuvieran el registro de sus actividades puesto que era demasiada información numérica que no era posible retener en la memoria. Con este antecedente, se puede decir que un sistema contable elemental o rudimentario puede ser el ábaco, un libro contable con folios, los cuales cumplían su cometido, pero de una forma manual que alentaba el proceso.
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Actualmente, los sistemas han evolucionado hasta dotarse de mayores capacidades y nuevas tecnologías, lo cual les da la posibilidad de emplearse en diversos rubros, como puede ser la contabilidad. En la actualidad, uno de los aspectos más importantes de los sistemas es que muchos de éstos tienen capacidades tecnológicas. Estos softwares se refieren a sistemas informáticos con funciones lógicas que se desarrollan en un entorno electrónico. Hoy por hoy, los sistemas informáticos o softwares pueden aplicarse a la disciplina de la contabilidad, trayendo diversos beneficios y ventajas para los usuarios.
En esencia, una de las fortalezas de los sistemas contables es que tienen la posibilidad de llevar el correcto registro de las operaciones, así como de las actividades de intermediación financiera como pueden ser transferencias, pagos, emisión de facturas, crédito y cobranza, proveedores, entre otros. Aún con estas capacidades, los primeros desarrollos de sistemas contables no podían procesar gran cantidad de información, ni realizar diversas operaciones aritméticas que exigían las transacciones comerciales. Por ende, estos sistemas eran susceptibles a cometer errores y tener alcances limitados que no podían cubrir todas las necesidades.
Con la aparición del internet, se diseñaron y crearon nuevas herramientas contables, entre ellas el software especializado que, además de cumplir con todas las tareas, puede almacenar información, ofrecer estadísticas y, sobre todo, permitir que la información del sistema contable esté disponible en todo momento y en cualquier lugar. Muchas empresas proveedoras de este tipo de sistemas han optimizado las herramientas y perfeccionado su funcionamiento, por ende, la oferta de este tipo de software ha crecido, y la mayoría de empresas ya interactúan en un ambiente digital; algunas lo hacen de forma directa, mientras que otras aún tercerizan el uso de este tipo de herramientas.
Se puede decir que el sistema contable moderno debe de ser fluido, confiable y eficaz, además de otras características puntuales, cuya finalidad es permitir la toma de decisiones gracias a que estandariza procesos, define estructuras de costos y presenta una información financiera de forma organizada, entre otras características. En síntesis, un software está diseñado para facilitar ciertas tareas dentro de un ecosistema digital. Sin duda, las nuevas tecnologías permiten, hoy en día, aventajar los procesos que antes nos llevaban horas y muchos dolores de cabeza. Y lo mejor de todo es que no hay necesidad de profesionalizarse como contadores para saber utilizar un sistema contable, pues justamente muchos de estos están diseñados para el gran público, es decir, desde usuarios que no poseen grandes nociones de contabilidad, hasta expertos, ya que sus tareas facilitan estos procesos a todos de manera indistinta.
Estructura Fundamental de un Sistema Contable
La estructura de un sistema contable es fundamental para el buen funcionamiento financiero de cualquier empresa. La estructura de un sistema contable se refiere al conjunto de normas, procedimientos y cuentas que una empresa utiliza para registrar, clasificar y reportar todas sus transacciones financieras. En esencia, la estructura de un sistema contable es como el esqueleto de la contabilidad empresarial: sostiene y organiza todos los datos financieros, permitiendo a los gestores y directivos tomar decisiones informadas basadas en información precisa y confiable.
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Para que la estructura de un sistema contable sea eficiente y funcional, es fundamental que cuente con diversos elementos que permitan registrar, organizar y analizar la información financiera de manera efectiva. Estos componentes son la base que garantiza una gestión contable precisa y ordenada. La siguiente es una investigación de varios de los elementos importantes de la contabilidad:
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Plan de Cuentas
Consiste en un listado ordenado de todas las cuentas contables que utiliza la empresa para registrar sus transacciones financieras. Es una relación o listado que comprende todas las cuenta que pueden de ser utilizadas al desarrollar la contabilidad de una determinada empresa u organización. Este cuadro puede estar acompañado de información complementaria que indique para cada una de las cuentas, los motivos de cargo y abono y el significado del saldo.
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Diario General
Cada operación se anota en el diario general con detalles como la fecha, el concepto y los importes debitados y acreditados en las cuentas correspondientes.
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Libro Mayor
Es un conjunto de registros contables donde se agrupan todas las transacciones del diario general según las cuentas del plan de cuentas. Cada cuenta tiene su propio registro en el libro mayor, mostrando el saldo inicial, los movimientos y el saldo final de cada periodo.
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Estados Financieros
Los estados financieros principales son el balance general, el estado de resultados, el estado de flujo de efectivo y el estado de cambios en el patrimonio. Son aquellos que tienen como propósito cumplir con las necesidades de usuarios que no están en posición para requerir que una entidad prepare informes a la medida de sus propias necesidades de información.
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Asientos Contables
Un asiento contable muestra las cuentas que se debitan y acreditan en cada operación, así como los importes correspondientes.
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Documentación Soporte
Incluye todos los documentos que respaldan las transacciones contables, como facturas, recibos, contratos y comprobantes de pago.
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Políticas y Procedimientos Contables
Establecen las normas y directrices que debe seguir la empresa para el registro y control de sus operaciones financieras.
Elementos Operacionales de un Sistema Contable
Piense en la contabilidad como una rueda y, por lo tanto, como el eje del libro mayor. La alimentación de la información del cubo son los radios de la rueda. Éstos incluyen:
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Nómina
La contabilidad de nómina suele ser todo un desafío para el nuevo propietario de un negocio. Hay muchas leyes federales y estatales que regulan lo que se debe rastrear asociado con la nómina. Una empresa puede enfrentar multas por mantener registros incompletos o no conformes. Muchos propietarios de pequeñas empresas subcontratan sus servicios de nómina y, al hacerlo, garantizan el cumplimiento de todas las leyes aplicables. Si la nómina se mantiene internamente, se recomienda que una empresa utilice un sistema de nómina automatizado. Ya sea que los libros se hagan manualmente o no, un sistema de nómina automatizado ahorrará un tiempo valioso y ayudará considerablemente con el cumplimiento.
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Cuentas por Pagar
Las cuentas por pagar representan facturas de proveedores por bienes o servicios adquiridos a crédito. Generalmente esta deuda debe ser pagada dentro de los 12 meses. Es importante rastrear las cuentas por pagar de manera extremadamente oportuna para comprender qué cantidad se le debe a cada proveedor y cuándo vence el pago. Si una empresa incorpora un sistema puntual in situ para gestionar las cuentas por pagar, a menudo estará lista para beneficiarse de los descuentos que se ofrecen por pagos puntuales. Un sistema de proveedores mal administrado puede dañar una relación con un proveedor y hacer que una empresa tenga una mala calificación crediticia.
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Activos Fijos
Los activos fijos se reconocen comúnmente como propiedad de larga duración propiedad de una empresa que se emplea en el conjunto de sus ingresos. Los activos fijos incluyen bienes inmuebles, instalaciones y equipos. Otros tipos de activos incluyen activos fijos intangibles, como patentes, marcas registradas y reconocimiento de clientes. Los activos fijos son artículos que se usan a largo plazo, generalmente cinco años o más. No se compran ni venden en el curso normal de las operaciones comerciales.
En un sistema contable de acumulación, los activos fijos no parecen registrarse cuando se compran, sino que se gastan durante un período de tiempo que coincide con la vida útil del artículo (la cantidad de tiempo que el activo está prevista para durar). Este proceso es pensado como depreciación. La mayoría de las empresas que poseen activos fijos mantienen libros auxiliares para cada categoría de activos además de cada programa de depreciación. En la mayoría de los casos, la depreciación es sencilla de calcular. El valor del activo se divide por su vida útil. Como ejemplo, un aparato de $50,000 con una vida útil de cinco años se depreciaría a una tasa de $10,000 anuales. Esto se puede llamar depreciación en línea recta. Hay otros métodos más complicados de depreciación de activos fijos que proporcionan una depreciación acelerada en la cara, lo que es ventajoso desde el punto de vista fiscal. Debe buscar la recomendación de un contador público certificado (CPA) antes de fijar programas de depreciación para compras de activos fijos.
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Inventario
Una buena función de control de inventario es una parte necesaria de un sistema de contabilidad. Si está visitando productos de fabricación, es posible que deba realizar un seguimiento de las materias primas, agregar procesos y productos terminados, y se deben establecer libros auxiliares separados para cada una de esas categorías de inventario. Incluso si es mayorista o minorista, venderá muchos tipos diferentes de inventario y puede necesitar un sistema eficiente para rastrear cada artículo ofrecido disponible.
Otra razón clave para rastrear el inventario muy de cerca es la relación directa con el costo de los productos vendidos. Debido a que casi todas las empresas que almacenan inventario deben usar el método de acumulación para la contabilidad, los buenos registros de inventario son un requisito para realizar un seguimiento preciso del costo de la tela asociado con cada artículo vendido. Desde el punto de vista de la gestión, el seguimiento del inventario también es importante. Un eficiente y actualizado sistema de control de inventario le proporcionará la siguiente información crítica:
- Qué artículos se venden bien y cuáles se mueven lentamente.
- Cuándo pedir más materias primas o más artículos.
- Dónde dentro del almacén se almacena el inventario cuando llega el momento de enviarlo.
- Número de días dentro del proceso de producción de cada artículo.
- Pedido típico de clientes clave.
- Nivel de inventario mínimo necesario para cumplir con los pedidos diarios.
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Cuentas por Cobrar
Si tiene la intención de vender bienes o servicios a cuenta durante un negocio, necesitará una técnica de seguimiento de quién le debe mucho y cuándo se debe, el objetivo del libro auxiliar de activos. Si va a vender a una variedad de clientes, un sistema automático es imprescindible. Un buen código de contabilidad le permitirá alinear libros auxiliares para cada cliente. Por lo tanto, cuando se crea una adquisición a cuenta, puede rastrearla específicamente para el cliente.
Características de un Programa Contable Moderno
¿Cuáles son los criterios y características que debe de cumplir un programa contable? A continuación, enlistamos la respuesta:
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Simplicidad
Algunos elementos como la interfaz de usuario, los tableros de control y los módulos transaccionales de un sistema de contabilidad tienen que ser amigables e intuitivos para las personas que van a operarlos. Así, cumplirán su objetivo de hacer procesos fáciles y sencillos.
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Procesos Contables Rápidos
Con la actual dinámica que existe en los negocios y en el mercado, el requerimiento de la emisión y recepción de facturas es esencial. Por lo tanto, un software contable debe de responder a estos servicios y estar disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
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Operaciones Contables en Tiempo Real
El cálculo de impuestos es de las funciones obligatorias para los softwares contables. Este proceso debe ser inmediato y, sobre todo, en tiempo real, porque de eso dependerá sellar, emitir y obtener cada factura solicitada.
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Información Clave para las Declaraciones Mensuales y Anuales
Las declaraciones informativas mensuales y anuales son los pilares para el sistema de recaudación fiscal y corresponsable para los contribuyentes, por lo tanto, es una obligación realizarlas con exactitud de causa y con información completa. Nadie quiere problemas con el SAT, y menos por errores que se pueden evitar con el uso de un software. Esto significa un ahorro de muchas horas al final de cada mes, ya que, al hacer cortes o balances generales, la información de tus operaciones es procesada de manera automática y solo basta cotejarla.
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Homologación de Información entre Sistemas
Para que un sistema contable funcione, debe de contar con la información actualizada de los impuestos, gravámenes, categorías, regímenes fiscales, entre otros aspectos, que ayudan a que el software brinde las operaciones y servicios necesarios para el contribuyente. Imagina que cambia la tasa de un impuesto y el sistema contable que usas no considera este cambio: sería un dolor de cabeza hacer las cuentas de nuevo.
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Servicios y Valores Agregados
Entre los mejores ejemplos de programas contables podemos encontrar no solo a aquellos que organizan y sistematizan las operaciones contables, sino los que también ayudan al negocio a detectar los pagos, las deudas y todo lo relacionado con los proveedores y clientes. Añade gran valor que un programa contable también te ayude a controlar los gastos y visibilizar la rentabilidad del negocio. Esto te permite no solo optimizar tiempo y esfuerzos al llevar la contabilidad, sino que te brinda margen de maniobra para tomar decisiones basadas en los datos que arroja tu negocio. Lo mejor es que todo esto lo hace en tiempo real. Las cuentas por pagar representan ingresos y posibles ganancias para el negocio, por lo tanto, uno de los principales objetivos de los softwares de contabilidad está relacionado con la capacidad de dar seguimiento de los ingresos y los gastos que se generan en tu organización.
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Acceso Multi-usuario y Puntos de Venta (POS)
Para facilitar la gestión de todas las actividades comerciales, se necesita que el software esté abierto para ser utilizado por varios usuarios. Además, en los puestos de venta, las terminales POS deben ser asociadas, de modo que cada venta que se registre sea transferida a la misma plataforma de trabajo, permitiendo que cada dato sea almacenado de manera fiel.
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Reportes y Gráficos Financieros
El mejor sistema contable debe ofrecer un ambiente donde la información acumulada se transforma en gráficos de balances y tablas de presentación. De ese modo se puede estudiar a fondo la situación financiera de la empresa.
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Compatibilidad y Actualizaciones Constantes
Es importante que el mejor sistema contable sea ejecutable para cualquier sistema operativo o plataforma online. El software contable debe mantenerse actualizado con las bases de datos, llegando incluso a almacenar copias previas, dejando así un registro seguro.
Tipos de Sistemas Contables
Existen diversos tipos de sistemas contables que se adaptan a las necesidades de cada empresa, y cada uno de ellos influye en la forma en que se organiza y gestiona la estructura de un sistema contable. La elección del sistema contable adecuado es crucial para optimizar la gestión financiera y administrativa.
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Sistema Contable Manual
En este sistema, la estructura de un sistema contable se lleva de forma manual, con registros en libros físicos. Aunque es un método tradicional y económico, su principal desventaja es la propensión a errores humanos y la cantidad de tiempo que consume.
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Sistema Contable Computarizado
Utiliza software especializado para registrar y procesar transacciones financieras de forma automatizada.
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Sistema Contable Centralizado
En este tipo de sistema, todas las transacciones se registran y procesan en un único departamento o ubicación central.
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Sistema Contable Descentralizado
A diferencia del sistema centralizado, en el sistema descentralizado cada sucursal o departamento maneja su propia contabilidad.
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Sistema de Contabilidad de Costos
Enfocado en el registro y análisis de los costos de producción y operación, este sistema es utilizado principalmente en empresas manufactureras.
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Sistema de Contabilidad Financiera
Diseñado para registrar y reportar las transacciones financieras de la empresa. Su principal objetivo es proporcionar información para la toma de decisiones estratégicas y cumplir con las obligaciones fiscales y legales.
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Sistema de Contabilidad Administrativa
También conocido como sistema de contabilidad gerencial, proporciona información detallada para ayudar en la planificación y el control interno.
Cada uno de estos sistemas contables aporta diferentes beneficios y desafíos para la estructura de un sistema contable, por lo que es crucial elegir el más adecuado según las necesidades y objetivos de la empresa.
Beneficios de un Sistema Contable Eficiente
Una estructura contable bien definida y un sistema eficiente ofrecen múltiples ventajas para cualquier negocio:
- Proporciona información financiera precisa y actualizada, lo que permite a los directivos evaluar la situación económica de la empresa y tomar decisiones estratégicas fundamentadas.
- Facilita el cumplimiento de las normativas fiscales y contables, garantizando que todos los registros y transacciones estén documentados correctamente.
- Ayuda a identificar áreas donde se pueden reducir costos y optimizar el uso de los recursos.
- Mejora el control interno y la transparencia en la gestión financiera, evitando errores y fraudes.
- Facilita la generación de informes financieros, como el balance general y el estado de resultados, de manera rápida y precisa.
- Permite un seguimiento detallado de los ingresos y gastos, así como de las cuentas por cobrar y pagar.
- Facilita la detección de oportunidades de inversión y el reconocimiento de posibles riesgos financieros.