El propósito principal de este artículo es evidenciar la importancia de los controles internos contables y fiscales para efectos de contribuir al cumplimiento de los objetivos trazados en las organizaciones pertenecientes tanto al sector público como al sector privado, mediante manejo eficiente y eficaz de los recursos con los que se cuenta.
En adición a lo anterior, se aborda la problemática de la implementación derivada de su incipiente obligatoriedad, del desconocimiento de su utilidad y, sobre todo, por la idea generalizada del posible costo en el que se suele incurrir en su implementación. Para llevar a cabo lo anterior, se analizan los aspectos relevantes del control como parte del proceso administrativo, para abordar su clasificación como control interno: contable y fiscal.
La Naturaleza y Requisitos del CFDI
El presente trabajo de investigación consiste en desarrollar una guía práctica y detallada que facilite el correcto llenado de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), con el propósito de mejorar el cumplimiento de las obligaciones fiscales por parte de los contribuyentes y garantizar la adecuada emisión de estos documentos conforme a la normativa vigente en México.
De la interpretación conjunta y sistemática de los artículos 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación, que regulan la expedición de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), se colige que los contribuyentes deberán emitirlos mediante documentos digitales a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Además, el artículo 29, fracción I, dispone que los contribuyentes deben contar previamente con un certificado de firma electrónica avanzada vigente y tramitar ante la autoridad mencionada el certificado para el uso de los sellos digitales (fracción II). Mientras que la fracción IV señala que debe remitirse al Servicio de Administración Tributaria, antes de su expedición, el CFDI respectivo mediante los mecanismos digitales que para tal efecto determine ese órgano desconcentrado por medio de reglas de carácter general.
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Proceso de Validación y Emisión del CFDI por el SAT
El objetivo de la remisión al SAT es que proceda a: i) validar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 29-A citado; ii) asignar el folio del comprobante fiscal digital; e, iii) incorporar el sello digital del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Entonces, para expedir un CFDI deben llevarse a cabo los tres pasos descritos y, hecho lo anterior, entregarse o ponerse a disposición del cliente a través de los medios electrónicos que disponga la autoridad señalada mediante reglas de carácter general, el archivo electrónico del comprobante fiscal y, cuando sea solicitado por el cliente, su representación impresa, que hace presumir su original.
Finalmente, en la fracción VI destaca que los contribuyentes pueden comprobar la autenticidad de los comprobantes que reciban consultando en la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria si el número de folio que ampara el comprobante fiscal digital fue autorizado al emisor y si al momento de la emisión del comprobante fiscal digital, el certificado que ampare el sello digital se encontraba vigente y registrado en dicho órgano desconcentrado.
El CFDI como Prueba Plena
Por tanto, los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet exhibidos de forma impresa en un juicio ordinario mercantil, hacen prueba plena, siempre que contengan los datos necesarios para evidenciar que cumplen con los preceptos indicados, pues su impresión hace presumir la existencia del auténtico virtual.
Su original no es un documento en papel, como lo era antes, por lo que es materialmente imposible que el creador de esos comprobantes exhiba en juicio un original en físico; sin que ello implique un estado de indefensión a la contraparte, toda vez que puede tacharlos de falsos e, incluso, está en aptitud de verificar su autenticidad consultando la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria.
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Desafíos y la Importancia del Control en la Gestión de CFDI
A medida que una empresa crece, también aumenta el volumen de los CFDI que emite y recibe. La validación de los CFDI no es una simple formalidad administrativa. Una factura puede haber sido emitida con errores y, posteriormente, ser cancelada por diversos motivos.
Según expertos, en México, el 14% de las facturas se emiten con errores. Si hay una máxima en la gestión de facturas, es la numeración. Uno de los puntos focales de cómo mejorar el control de facturación en una empresa es la contabilidad.
Aprender cómo optimizar el control de facturación va mucho más allá de planificar pagos y cobros de facturas.
La Tecnología como Aliada en el Control Interno de CFDI
La gestión, administración y análisis de los archivos XML mediante herramientas tecnológicas especializadas se ha vuelto indispensable para garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
Estas soluciones ofrecen funcionalidades clave como:
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- Validación masiva de RFC, Nombre o Razón Social y C.P.
- Validación de clientes y proveedores en las Listas Negras SAT (Art. 69 y 69-B del CFF).
- Solución para la emisión y timbrado de recibos de nómina de los colaboradores de su empresa.
- Solución para la emisión de archivos para la contabilidad electrónica en su formato XML.
A través del análisis automático, este tipo de herramienta es capaz de detectar proveedores que se encuentren en el listado 69 y 69-B del SAT.
Estos sistemas están indicados para personas físicas y pequeñas empresas, así como para medianas y grandes empresas que requieran interconectar su sistema ERP.