La mano de obra, por su volumen e importancia, representa el segundo elemento del costo de fabricación de los productos. A pesar de los avances tecnológicos y el empleo de sistemas automatizados, la intervención humana sigue siendo insustituible en muchos procesos productivos. Todo ello requiere el estudio cuidadoso de los diferentes aspectos involucrados en su organización administrativa, su control contable y los problemas específicos que genera.
Fundamentos Legales de la Mano de Obra en México
Los fundamentos legales de la mano de obra en México se encuentran establecidos y regulados en la Ley Federal del Trabajo en el Apartado "A", aplicable a los trabajadores de la empresa privada, y en el Apartado "B", aplicable a los trabajadores del sector público. Cada empresa tiene establecidos contratos individuales con los trabajadores de manera particular o contratos colectivos que afectan a todos los trabajadores, negociados con la empresa a través de una representación sindical.
En cada una de las leyes mencionadas, así como en los contratos, se encuentran las bases para el pago de los sueldos, salarios y prestaciones, así como las condiciones para la aplicación de los descuentos o deducciones que corresponda hacer a cada trabajador en sus percepciones económicas.
Control del Tiempo Laborado
Sin embargo, para controlar el tiempo que se destina a la elaboración de determinados productos, órdenes específicas de fábrica o departamento productivo, puede hacerse a través de registros destinados para ese fin, por medio de boletas de trabajo, libros auxiliares de control o sistema electrónico. En el registro que se emplee, además de considerar el nombre del trabajador y el número de horas laboradas, debe describirse el trabajo realizado y, en forma muy especial para efectos del control del costo, el número de orden o departamento de fábrica y la actividad en la que se ocupó, de tal forma que permita determinar el costo de aquello en lo que fue empleado su tiempo.
Vacaciones Pagadas
De acuerdo con el artículo 76 de la Ley del Trabajo y Previsión Social, los trabajadores que tengan más de un año de servicios disfrutarán de un período anual de vacaciones pagadas, que en ningún caso podrá ser inferior a seis días laborables, y que aumentará en dos días laborables, hasta llegar a doce, por cada año subsecuente de servicios. Después del cuarto año, el período de vacaciones aumentará en dos días por cada cinco de servicios.
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En la siguiente tabla se muestra el número de días de vacaciones que corresponde por año de servicio.
| Años de Servicio | Días de Vacaciones |
|---|---|
| 1 | 6 |
| 2 | 8 |
| 3 | 10 |
| 4 | 12 |
| 5-9 | 14 |
| 10-14 | 16 |
La Nómina: Documento Clave
Toda organización formal, que cuenta con personal, tiene que efectuar pagos de salarios a sus trabajadores por la prestación de su trabajo. Por esa razón, es muy importante que cada organización instrumente un sistema de pago competitivo, congruente con las estrategias de la organización. Para ello, es necesario que tú como trabajador, emprendedor o empresario conozcas cuál es el marco legal de la nómina y cuáles son las garantías mínimas que ofrecen las leyes laborales.
Para reflejar el pago de salarios y prestaciones a los trabajadores, así como las deducciones correspondientes, la empresa requiere elaborar un documento llamado nómina. La palabra nómina está relacionada con nombres escritos, con haberes que se detallan a favor de individuos que bien podemos llamar prestaciones y que son recibidas por una oficina pública o particular. Este precedente permite comprender que cualquier percepción debe quedar asentada en una relación con carácter probatorio de la relación laboral y, propiamente, a este documento lo llamaremos nómina.
Tipos de Nómina
- Nómina Regular: Es aquélla que contiene las percepciones que recibe el personal de la empresa de forma regular; por ejemplo, salario y otros ingresos ordinarios.
- Nómina Extraordinaria: Contiene percepciones extraordinarias que están sujetas a eventualidades especiales; por ejemplo, logro de metas e incrementos de productividad.
- Nómina Confidencial: Es aquélla que contiene los pagos de directores, funcionarios o gerentes generales.
Las leyes laborales tienen su base legal en el artículo 123 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, promulgada en 1917.
Otro elemento importante, y que da equidad en cuanto al cálculo del ingreso y al descuento derivado de salarios y prestaciones, es el establecimiento de políticas de pago, las cuales otorgan claridad y certeza al ingreso final de los empleados.
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Procedimiento para la Elaboración de Nóminas
- Es necesario elaborar calendarios de pago, dependiendo de los tipos de nómina que serán utilizadas por la organización (semanal, quincenal, etc.).
- Según la nómina que se está procesando, serán los conceptos que se incluyan. También se tomarán en cuenta los pagos o descuentos fijos.
- Revisar y obtener cifras de control.
- Calcular la nómina.
- Hablamos de reportes normales como la nómina, los recibos en lo que habrán de firmar los trabajadores y los resúmenes normales.
- Cuando la forma de pago sea en efectivo o con cheque, pues cuando sea a través de cuentas bancarias, lo habremos hecho en el paso anterior.
- Contabilizar.
- Llevar el control de los días de vacaciones por pagar y pagados, el control de fondo de ahorro o el control de préstamos son, también, parte del proceso de nómina porque finalmente van a derivar en un pago o un descuento al empleado.
Contabilización de la Nómina
La contabilización de la nómina variará de empresa a empresa y dependerá de su sistema contable, pero en términos generales, los registros de nómina (los acumulados) deben ser considerados los auxiliares de la contabilidad. Debe existir un Sistema Contable (manual o computarizado) que trabaje sobre un catálogo de cuentas.
Características de la Contabilización
- Debe ser completa: Si el Sistema Contable es manual, se debe contabilizar nómina por nómina, si el sistema es computarizado, podrá ser nómina por nómina o todas las nóminas de un tipo (semanal, quincenal, confidencial, etc.) por mes. En ambos casos, se debe incluir la contabilización de las provisiones que se calculen en la misma.
- Debe ser confiable: Deberá establecerse un procedimiento de cifras de control y una revisión periódica para verificar la coincidencia entre los registros de nómina y los registros contables. En caso de que existan ‘pagos por fuera’ deben incorporarse inmediatamente a la nómina.
- Debe ser significativa: El registro de la nómina hacia la contabilidad debe ser suficientemente resumida para hacerla ágil y lo suficientemente detallada para hacer útil la información contable.
- Debe ser oportuna: Si el número de empleados es significativo y los tipos de nómina son varios, la contabilización deberá ser algo muy definido y muy claro para poder tener las pólizas con la oportunidad debida, aunque lo ideal será tener un sistema de nómina computarizado.
- Debe ser clara: Se deben preestablecer claves contables que sean entendibles por todo el que deba intervenir ahora y en el futuro.
- Debe ser estable: La información que produce debe ser obtenida aplicando las mismas reglas para la captación de la misma, es decir, debe existir una guía contabilizadora.
La contabilización de las unidades que tenemos registradas en determinados conceptos, permitirá elaborar algunos reportes de desviación de costos, valuación de tiempos perdidos, presupuestos, etcétera. Podremos hacer una póliza por cada sucursal o una por todas, pero no se pueden incluir en la misma póliza empresas o compañías distintas.
Es frecuente que exista una póliza mediante la cual se redistribuye el costo de la mano de obra en las áreas de producción. En ella se prorratea el costo de la mano de obra de los departamentos de servicio, entre los departamentos productivos. Esta póliza de prorrateos, no es una función de nómina sino de aplicación de costos.
Catálogo de Cuentas
Para efectos de nuestro estudio, asumimos un catálogo de cuentas que tiene las siguientes cuentas que afectan el proceso de nómina:
- Cuentas de Activo
- Disponible
- Caja
- Bancos
- Funcionarios y Empleados
- Deudores Diversos
- Contribuciones a Favor
- Otros Activos Circulantes
- Disponible
- Cuentas de Pasivo
- Circulante
- Acreedores Diversos
- Provisiones
- Impuestos por Pagar
- Cuentas de Resultado Acreedoras
- Productos Financieros
- Otros Productos
- Cuentas de Resultados Deudoras
- Gastos de Producción
- Gastos de Venta
- Gastos de Administración
- Gastos Financieros
- Otros Gastos
Llaves Contables y su Uso
Para poder elaborar una guía contabilizadora, podemos auxiliarnos de lo que llamaremos Llaves contables. Las llaves contables se formarán con la clave contable de concepto y la clave contable del empleado. Cada concepto deberá tener una clave contable la cual indicará como se contabilizará. Cuando dos o más conceptos se contabilicen en la misma forma, por ejemplo, Sueldos y Faltas, ambos tendrán la misma clave contable. Designaremos al primero, Sueldos, como concepto principal y los demás serán conceptos secundarios para estos efectos.
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Naturalmente, los conceptos que son Percepciones se cargarán a resultados o a otras cuentas y los conceptos que son deducciones se acreditarán a resultados o a otras cuentas. Las bases no se contabilizan. A los conceptos que no se contabilicen, les daremos la Clave Contable 999.
También deberemos establecer Llave contable para las contra-cuentas. Estas son las cuentas en las que registramos el neto a pagar al empleado o el importe de la provisión que estamos contabilizando. También cada empleado deberá tener una Clave Contable. Esta clave será para identificar en qué tipo de gasto se contabilizarán las percepciones del empleado. Servirá también para elaborar las cédulas del Dictamen para efectos del Seguro Social.
Valores Posibles de las Claves Contables
- Mano de Obra Directa 02.
- Mano de Obra Indirecta 03.
- Gastos de Venta 04.
- Gastos de Administración 05.
- Otras Cuentas
Con base en estas claves podremos direccionar los conceptos a contabilizar correctamente. Por ejemplo, el personal de ventas y el de administración reciben sueldo, pero el de ventas irá cargado a Gastos de Venta y el de administración a Gastos de Administración.
El Proceso de Contabilización de la Nómina
La contabilización de la nómina, también conocida como registro contable de nómina, es clave para mantener el control financiero de la empresa. Este proceso ayuda a reflejar con precisión los sueldos, impuestos y aportaciones patronales en los estados financieros. Para llevar un adecuado control de esos costos y poder tener claridad y previsión sobre el impacto que tienen en las finanzas de las compañías, se realiza la contabilización de la nómina.
El proceso de nómina implica evaluar y contabilizar todos los conceptos que se incluyen en la nómina: percepciones y deducciones, cuotas obrera patronal e impuestos. En México también se los suele denominar pólizas contables de nómina. Estos son documentos que las empresas crean para gestionar sus operaciones financieras y mantener un control detallado de su contabilidad durante un determinado periodo.
Las llamadas “pólizas de diario” registran las operaciones que se producen dentro de la empresa. Llevar registro del desempeño de la empresa en materia de egresos por la remuneración de empleados. Ahora sí, ha llegado el momento de ponernos en acción, vamos a responder el siguiente interrogante: ¿cómo se contabiliza el pago de la nómina? En principio, puedes hacerlo en una hoja de cálculo o planilla en Excel. Aunque luego veremos que una de las opciones que ha cobrado fuerza en los últimos tiempos es la automatización de la contabilización de la nómina.
Es decir, el uso de software especializado en la gestión del pago a los trabajadores. Más adelante te detallaremos las características de esta clase de sistema y por qué deberías considerarlo para tu compañía. Como te adelantamos, esta es una actividad que está enteramente alineada al cálculo de nómina.
Conceptos Clave en la Nómina
- Percepciones: Las percepciones son cualquier tipo de ingreso, sin importar su monto o cantidad, ya sea en efectivo o en especie, que la fuerza laboral recibe de su empleador por el trabajo realizado en cierto periodo.
- Deducciones: Estos son todos los montos que se descuentan o retienen en la nómina de los trabajadores. Dichas sumas se quitan del salario bruto de los colaboradores para obtener el salario neto, es decir, lo que efectivamente reciben.
- Cuotas Patronales: Lo primero que debes saber sobre la contabilización de la nómina en México es que se recomienda hacer por período y no por trabajador.
Cuentas Contables en la Nómina
Cuando te dispones a contabilizar las nóminas en tu empresa, debes reunir en una serie de cuentas los distintos conceptos que están presentes en ellas. Una de esas cuentas es la de gastos. Además de indicarse con claridad dentro de la póliza contable que se trata de una cuenta de gastos, es necesario ubicar el monto en la columna correspondiente.
¿Qué tipo de conceptos debes incluir ahí? Sueldo de los trabajadores.
Obligaciones del Empleador
Es importante tener en cuenta que no solo las percepciones o ingresos de los trabajadores constituyen un gasto dentro del pago de la nómina. Es importante tener en cuenta que una de las obligaciones de los empleadores al tener trabajadores a su cargo es ejercer como retenedores de impuestos y aportaciones sobre los salarios que estos devenguen. En este punto, el empleador es un mediador o cobrador y debe responder por su fuerza laboral ante las autoridades.
¿Qué tipo de conceptos deberían figurar en esta cuenta de pasivos? Este es un pasivo de naturaleza acreedora porque cuando la empresa registra la nómina tiene la obligación de pagar ese dinero a los empleados. Ya con este último ítem agregado a la póliza contable de nómina puedes sumar los totales de cada cuenta. Por norma general, la columna cargo/debe y la columna abono/haber deberían dar el mismo resultado.
Tipo de Póliza
Es clave hacer una clasificación correcta de estos documentos. Recuerda que hay 3 principales categorías. En el caso de las pólizas contables de nómina son de egresos.
Automatización de la Contabilización de la Nómina
Cada vez más empresas incorporan sistemas digitales en sus procesos de trabajo. Esto va mucho más allá del área IT de las compañías, si no que otros equipos, como Recursos Humanos, por ejemplo, también están sumándose a esta tendencia. Esto va mucho más allá del área IT de las compañías, si no que otros equipos, como Recursos Humanos, por ejemplo, también están sumándose a esta tendencia. ¿A qué se debe este crecimiento en la adopción de soluciones digitales? A las oportunidades que puede brindarle a las organizaciones la automatización de procesos.
En este sentido, la automatización de la contabilización de la nómina es la oportunidad de digitalizar una gestión que involucra a dos áreas: RR. HH. y contabilidad.
La última semana del mes suele ser estresante para los equipos de RR. HH. Por lo general, es el momento en el que comienzan a calcular las nóminas y su correspondiente contabilización en los registros de la empresa. Si eres parte del equipo de Recursos Humanos, sabes de lo que estamos hablando. Ahora bien, esto no tiene por qué ser así.
Beneficios de la Automatización
- Ganar agilidad: Con un sistema automatizado puedes reducir el tiempo dedicado a calcular la nómina y registrarla en los asientos contables.
- Aumentar la productividad: Si reduces tiempo y esfuerzo en las tareas relacionadas con la nómina, puedes aumentar la productividad del área de RR. HH.
- Sumar eficiencia: Mejor toma de decisiones. Automatizar la contabilización de la nómina facilita el acceso a la información. Estos datos, al ser más precisos, permiten tomar decisiones más adecuadas y de manera más rápida.
- Rápida implementación: La contabilización de la nómina automática es un proceso muy sencillo. Se realiza generando pólizas contables que reflejan todos los conceptos pagados al personal. Depende del calendario de pagos de la empresa.
Contabilizar es registrar y reflejar el costo en la contabilidad; pagar implica transferir los recursos a los colaboradores.
- Circulante