Muchas personas piensan que el crecimiento de una empresa está asociado a sus ventas y a la demanda que hay de sus productos, pero un análisis más profundo de cualquier empresa revela que su éxito va más allá de sus ventas, y puede depender en gran parte de cómo lleva a cabo los procesos de su cadena de suministro. Uno de los procesos que frecuentemente detienen el crecimiento de una empresa es el control de inventarios. Para minoristas o mayoristas, así como para la mayoría de los eCommerces, el inventario es usualmente el activo más grande, así como el mayor gasto.
Los costos de inventario son todos los gastos que se acumulan al comprar, almacenar y gestionar las existencias. El costo de inventario lo componen aquellos gastos relacionados con la adquisición, el almacenamiento y la gestión de las existencias durante todo su ciclo de vida. No se limita a los esfuerzos de fabricación o compra, sino que incluye otros aspectos como el espacio en el que se encuentra ese stock, la mano de obra o la merma. Evaluar los costos de inventario es, por lo tanto, esencial y tiene repercusiones en las finanzas de la empresa, así como en su gestión. Los costos de inventario suelen consumir entre el 28% y el 30% de los activos totales de una empresa. Las empresas que prosperan son aquellas que comprenden una simple verdad: cada artículo de su almacén cuesta dinero cada día hasta que se vende.
Costo de Inventario vs. Costeo del Inventario
Es importante aclarar una distinción fundamental, ya que la gente suele confundirse con esto. Los costos de inventario son el dinero real que sale de su bolsillo: alquiler, salarios, gastos de almacenamiento y el costo de tener dinero inmovilizado en existencias. Por otro lado, el costeo del inventario es un método contable para valorar el costo del inventario en sus estados financieros utilizando enfoques como FIFO (primero en entrar, primero en salir) y LIFO (último en entrar, primero en salir), o el costo promedio ponderado.
El método FIFO asume que el inventario más antiguo se vende primero, por lo que el costo de los bienes vendidos (COGS) refleja los costos más antiguos, y el inventario final refleja los costos recientes. El método LIFO funciona de manera opuesta: el minorista asume que el último inventario comprado se vende primero. En este caso, el costo de los bienes vendidos refleja el valor de las compras de inventario más recientes, mientras que el inventario final consiste en bienes más antiguos y baratos. Con el método WAC (Costo Promedio Ponderado), el minorista calcula el coste medio ponderado dividiendo el precio de coste por el número de productos disponibles.
Componentes Principales del Costo de Inventario Anual
Los costos de inventario pueden dividirse en tres componentes principales: costes de pedido, costes de mantenimiento (costes de tenencia) y costes de desabastecimiento. La mayoría de las empresas tiende a subestimar el total de los costos de mantenimiento.
Lea también: Ejemplo Práctico: Costo Fiscal de un Inmueble
| Categoría Principal | Descripción General | Porcentaje Típico del Valor del Inventario Anual |
|---|---|---|
| Costos de Mantenimiento (o Posesión) | Gastos por almacenar y mantener el inventario. Incluye capital, almacenamiento y riesgo. | Entre 18% y 75% (comúnmente 20-30% o 25% para minoristas) |
| Costos de Pedido | Gastos incurridos cada vez que se realiza un pedido o se prepara un lote de producción. | Variable según la frecuencia y complejidad de los pedidos. |
| Costos de Desabastecimiento (o Ruptura de Stock) | Pérdidas debido a la falta de productos en stock para satisfacer la demanda. | Difícil de cuantificar, pero significativo en pérdidas de ventas y reputación. |
1. Costos de Mantenimiento (o Posesión / Carrying Costs)
Los costos de mantenimiento, a veces denominados costos de transporte de inventario, son todo lo que usted paga por mantener el inventario en sus instalaciones. Estos equivalen a los costos de resguardar el stock durante el periodo de tiempo previo a su venta. Generalmente, los costos de mantener inventarios se cuantifican como un porcentaje del valor total del inventario anual. A menudo, los costes de mantenimiento representan entre el 20 % y el 30 % del coste total del inventario. Para la mayoría de los negocios minoristas y manufactureros, las evaluaciones de expertos sobre el costo de mantener inventario oscilan entre el 18% anual y el 75% (o, según Helen Richardson, entre 25-55%). La mayoría de las empresas registran unos costos de mantenimiento de entre el 12% y el 35% anual, siendo el 25% un punto de referencia habitual para los minoristas.
Costo de Capital
Comúnmente, el costo del capital representa la mayor porción del costo total de mantener inventarios y es el componente más grande entre los costos de mantenimiento de inventario. Son aquellos gastos que enfrenta una empresa al pedir dinero prestado. Incluye todo lo relacionado con la inversión, los intereses sobre el capital de trabajo y el costo de oportunidad del dinero invertido en el inventario. Considera el monto invertido en la fabricación o compra de un producto, el monto de cualquier interés incurrido para financiar la adquisición inicial de ese producto y el costo de oportunidad de dicha inversión.
Una forma objetiva de medir a qué precio se financia una empresa es el llamado Costo Promedio Ponderado de Capital (WACC por sus siglas en inglés). Una forma clásica de determinar los costos de capital es utilizar el WACC, es decir, la tasa que se espera que una empresa pague en promedio a todos sus tenedores de valores para financiar sus activos. Típicamente, los costos de capital tienden a ser muy subestimados; el error común es reducirlos a tasas de endeudamiento a corto plazo. El costo de oportunidad implica que todo ese dinero invertido en inventario podría estar trabajando para usted en otra parte, pagando deudas, comprando nuevos equipos o invirtiendo en crecimiento.
Costos de Almacenamiento y Gestión
Los costos de almacenamiento representan los recursos invertidos en mantener inventarios en un almacén o centro de distribución. Estos son los gastos en los que se incurre desde el momento en que los bienes son adquiridos y gestionados por la empresa hasta el momento en que se venden. Son los costos directos asociados con el inventario, incluyendo los costes de recoger, empacar y transportar el inventario, entre otros. Los costos de almacenamiento incluyen costos fijos (como la renta o hipoteca de un inmueble adecuado para el tipo de mercancía almacenada) y costos variables (como electricidad, agua, mantenimiento, etc.).
Los costes variables aumentan en relación directa con el nivel de inventario del que se dispone. Los costos fijos de inventario, como su propio nombre indica, no cambian a medida que fluctúan los niveles de inventario. Ejemplos de costos fijos de inventario incluyen las obligaciones contractuales para los pagos de arrendamiento del espacio del almacén o los salarios del personal del almacén. En esta categoría se incluyen los costos del software y hardware utilizados para manejar los movimientos de mercancía dentro del almacén. También las primas de seguro del inventario son consideradas costos de servicios, y el costo de la póliza de seguro incrementa de acuerdo con el valor del inventario almacenado.
Lea también: RFC: ¿Cuánto cuesta?
Tener sobreinventarios -un exceso de productos- se traduce en la necesidad de un mayor espacio de almacenamiento, y con ello, en un aumento de las rentas y otros costos. Un fenómeno problemático es la saturación del espacio de almacenamiento, lo que puede hacer que los costos aumenten de manera absolutamente no lineal al crear todo tipo de costos adicionales.
Costos de Riesgo de Inventario
El tercer componente es el costo del inventario que está asociado con el riesgo. La mayor parte de esto es una consecuencia de la obsolescencia de los productos. Se contemplan aquí los costos ocasionados por merma, obsolescencia, robo y depreciación. Cada vez que deja de ser viable vender uno de los productos, ya sea porque se perdió, expiró o por cualquier otra causa, debe ser contabilizado como un costo de riesgo. Lo que las empresas también olvidan medir y tener en cuenta es el riesgo asociado a su inventario, que a veces puede ser bastante alto (los productos frescos pueden perder todo su valor en cuestión de días si no se venden, la electrónica de consumo tiene un alto riesgo de obsolescencia, etc.).
Los costos de riesgo incluyen que los productos se deprecian con el tiempo, algunos quedan obsoletos antes de que pueda venderlos y otros se dañan, son robados o simplemente desaparecen debido a errores en el registro.
2. Costos de Pedido (Ordering Costs)
El costo de pedido (también llamado costos de preparación, especialmente cuando se trata de productores), o costo de reabastecer el inventario, cubre la fricción creada por los pedidos mismos, es decir, los costos incurridos cada vez que se realiza un pedido. Incluso los pedidos pequeños generan costes. Esto incluye la solicitud de compra, las órdenes de compra y la facturación, los costes de mano de obra y las tarifas de transporte y procesamiento. Hacer un pedido cuesta mucho más que el precio del producto. El trabajo administrativo comienza incluso antes de realizar el pedido. Alguien tiene que determinar qué comprar, buscar proveedores, preparar las órdenes de compra, obtener las aprobaciones y gestionar todo el papeleo.
Los gastos de envío y logística varían en función de dónde compre y de la cantidad que pida de una sola vez. Es posible que tenga que pagar gastos de envío, tasas aduaneras para pedidos internacionales y gastos de recepción cuando lleguen los productos. El control de calidad añade otra capa de gastos. Alguien tiene que inspeccionar los productos entrantes, probarlos si es necesario y gestionar las devoluciones o rechazos. Cuando la empresa tiene un ambiente de producción, hay que añadir los eventuales costos de ajuste, es decir, los costos de poner a producir un nuevo lote o producto en una máquina. Esto puede incluir costos administrativos, aunque por lo general se refiere al costo de que la máquina no esté produciendo.
Lea también: ¿Qué es el Costo Contable?
3. Costos de Desabastecimiento (Stockout Costs)
Los costes de falta de existencias son las ventas potenciales perdidas debido a la falta de existencias. Representa las pérdidas potenciales a las que puede enfrentarse un negocio si sufre una rotura de stock, es decir, si no cuenta con un producto en el momento en que un cliente lo reclama. Estos incidentes abren la puerta a que el consumidor desista de su compra o la complete en otro lugar. Cuando se agota el stock debido a los bajos niveles de inventario, los costos reales van mucho más allá de la evidente pérdida de ventas.
El impacto operativo inmediato es lo primero que se nota: las líneas de producción se detienen cuando no tienen los materiales que necesitan, pero usted sigue pagando la mano de obra y los gastos generales. El daño a la relación con el cliente suele resultar más costoso a largo plazo. Cuando los clientes no pueden obtener lo que necesitan de usted, buscarán a alguien que pueda ofrecérselo. Sus competidores se llevan los negocios mientras usted intenta recuperar los niveles de inventario. Se corre la voz de que no puede cumplir cuando la gente lo necesita, y los clientes dejan de confiar en que usted tendrá lo que necesitan y las ventas futuras se ven afectadas.
Cálculo del Costo Anual de Inventario
Para controlar los costos de inventario reales hay que hacer algunos cálculos, pero no es tan complicado como podría parecer. Los costos totales anuales de inventario generalmente se expresan como un porcentaje del valor del inventario. Para calcular el costo total de su inventario, debe calcular el valor del inventario y cada tipo de coste: almacenamiento, alquiler de almacén, transporte, gestión de inventario, pedidos, etc.
Para determinar los costes de mantenimiento de inventario, primero sume todos los gastos (almacenamiento, transporte, seguros, impuestos, mermas, etc.) durante un año o un mes. Luego divídalos por el valor total del inventario y multiplique el número por 100 para obtener un porcentaje. Los costos de los pedidos se calculan por cada orden de compra. Realice un seguimiento de todo lo que implica realizar pedidos (tiempo del personal, papeleo, aprobaciones, recepción) durante un mes y, a continuación, divida el resultado entre el número de pedidos que haya realizado. Los costos por desabastecimiento son más complicados, ya que incluyen pérdidas de ventas y relaciones con los clientes que son difíciles de cuantificar. Empiece por los costos directos: pedidos urgentes, envíos urgentes, mano de obra inactiva durante los desabastecimientos.
A modo de ejemplo, supongamos que el valor de nuestro inventario es de 5 millones de euros. Si el costo monetario real de nuestro inventario es de 1.250.000 de euros, esto implicaría que los costos de inventario ascienden a un 25% del valor total. Por supuesto, el porcentaje de cada uno de los costes puede diferir según el negocio.
Factores que Influyen en los Costos de Inventario
Hay muchos factores que pueden aumentar los costos de inventario sin que se dé cuenta hasta que es demasiado tarde. Entre ellos se encuentran:
- La tasa de venta y reposición de inventario afecta a los costes de inventario.
- La proliferación de SKU aumenta los costes de almacenamiento al requerir más espacio y recursos en el almacén para dar cabida a una mayor variedad de productos.
- Los productos perecederos aumentan los costes de inventario debido a la necesidad de condiciones especiales de almacenamiento, como el almacenamiento refrigerado.
- Los proveedores incoherentes pueden obligar a las empresas a mantener más existencias de seguridad para protegerse de los retrasos, lo que aumenta los costes de mantenimiento.
- Los factores económicos externos, como la inflación, los tipos de interés y la demanda del mercado, no pueden ignorarse, ya que todos ellos afectan al valor del inventario, especialmente a largo plazo.
- Una cadena de suministro inestable es vulnerable a las interrupciones, lo que puede provocar un aumento de los costes de inventario, pérdidas de ventas y daños a la reputación de la marca.
- La eficiencia del almacenamiento y el depósito repercute en los costes de inventario al aumentar los gastos cuando la utilización del espacio y la organización no son óptimas.
- Los sistemas inadecuados de control de inventario crean puntos ciegos que cuestan dinero.
Estrategias para Optimizar y Reducir los Costos de Inventario
El nivel óptimo del inventario se refiere a la cantidad de productos que debe haber en el almacén para cumplir con la demanda, sin incurrir en costos de mantenimiento excesivos. La optimización de inventarios es un proceso que evalúa los pronósticos de la demanda y las ventas históricas de una empresa para mantener en stock la cantidad adecuada de cada producto. La gestión inteligente de los costos de inventario no consiste solo en recortar gastos, sino en liberar efectivo y recursos que pueden impulsar su negocio. Un mejor control del inventario le permite reaccionar más rápidamente cuando el mercado cambia y aprovechar nuevas oportunidades. Cuando usted conoce el costo real del inventario para su negocio, puede tomar decisiones de compra más inteligentes. Reducir los costos de inventario no consiste en recortar todo, sino en ser más inteligente con lo que tiene. Algunas estrategias clave incluyen:
- Mejorar la Previsión de la Demanda: Mejore su capacidad para predecir lo que necesitará. Analice su historial de ventas, los patrones estacionales y las tendencias del mercado para determinar qué es lo que realmente venderá. Existen distintos métodos estadísticos y soluciones de tecnología para lograr una planeación de la demanda efectiva, recabando la información necesaria para determinar los niveles óptimos de inventario.
- Optimizar los Patrones de Pedido: En lugar de realizar pedidos cada vez que se le ocurra, establezca puntos de reorden basados en los patrones de uso reales y los tiempos de entrega. La Cantidad Económica de Pedido (EOQ) es un concepto esencial que ayuda a determinar el número óptimo de unidades a pedir, logrando un equilibrio entre los costes de pedido y los costes de mantenimiento.
- Acelerar la Rotación de Inventario: Concéntrese en mover los productos más rápidamente mediante mejores procesos de venta, estrategias promocionales y rotación de inventario. Las empresas con tasas de rotación más altas inmovilizan menos efectivo y reducen el riesgo de obsolescencia.
- Fortalecer Relaciones con Proveedores: Colabore con los proveedores clave para mejorar la fiabilidad de las entregas, negociar mejores condiciones de pago y explorar acuerdos de gestión de inventario por parte del proveedor cuando sea conveniente. Es crucial ser exigente con los proveedores y que apliquen las mismas buenas prácticas de la empresa.
- Optimizar Operaciones de Almacén: Un almacén organizado reduce los costos laborales y agiliza la preparación de pedidos. Optimice la distribución para lograr un flujo y una recogida de productos eficientes, e implemente procedimientos operativos estándar para la recepción y el envío. El cross-docking, por ejemplo, reduce los costes de inventario al minimizar o eliminar la necesidad de almacenamiento a largo plazo.
- Utilizar Tecnología Avanzada: Los sistemas de códigos de barras y el software de gestión de inventario eliminan gran parte del trabajo manual y los errores. Los sistemas de gestión de almacenes (WMS) permiten monitorear en tiempo real las existencias de cada producto. Cuando una organización busca reducir costos operativos y riesgos, puede utilizar estos softwares para procesar información sobre cambios en la demanda y movimientos en los almacenes. El software de gestión de inventario como MRPeasy puede cambiar por completo la forma en que se gestionan estos costos totales de inventario.
- Adoptar Enfoques Metódicos: Considere la gestión de inventario Just-in-Time, que significa pedir solo lo que necesita en ese momento, sin acumular en exceso. Revise su inventario cada mes para identificar artículos sin movimiento, obsoletos o problemáticos. En lugar de un gran recuento, pruebe el recuento cíclico para mantener la precisión sin alterar el trabajo diario. El inventario muerto o SLOB (Slow Moving and Obsolete) crea problemas significativos, y los sistemas especializados pueden prevenirlo.
- Automatización y Aprendizaje Automático: Utilice tecnologías de aprendizaje automático para automatizar el reabastecimiento, el seguimiento y el análisis. Mediante un sistema de pedidos automático, puede generar y enviar pedidos automáticamente a proveedores externos o a su almacén sin ninguna intervención de los planificadores de la demanda. La solución LEAFIO Optimización de Inventario ayuda a optimizar los pedidos y las entregas en el menor tiempo posible, lo que se traduce en menores costes de inventario.
tags: #costo #anual #de #inventario #formula #explicación