Según un estudio publicado por Hive, el 70% de las organizaciones han sufrido al menos el fracaso de uno de sus proyectos en los últimos 12 meses. ¿Qué tenían en común todos los proyectos que fracasaron? No fueron capaces de cumplir las fechas de entrega. Las fechas límite estrictas de algunos proyectos pueden ser difíciles de cumplir si se quieren mantener otros requisitos del proyecto. El informe de PMI Pulse of Profession de 2017 afirma que la falta de claridad es el problema más común que causa que un proyecto fracase.
La Importancia Crítica de la Planificación y la Gestión
Hay una necesidad innegable de planificar con antelación, y se recomienda que seas consciente de los procesos y tareas que necesitas llevar a cabo. Saber los plazos y objetivos del proyecto te puede ayudar a planificar con antelación. Antes de que el proyecto comience, es crítica una reunión del equipo para establecer los hitos. Estas pequeñas metas que establezcas van a ser decisivas para el éxito del proyecto. Un estudio menciona que solo el 64% de los proyectos cumple sus objetivos. El factor común del éxito es que esto generalmente ayuda a construir una estrategia efectiva para lograr tus hitos.
Estrategias Efectivas para el Cumplimiento de Plazos
Enfoque Ágil (Agile)
La Gestión de Proyectos Ágil (Agile) es el enfoque más eficiente a la hora de gestionar proyectos. Lo que hace el enfoque Ágil es dividir el proyecto en distintas partes más digeribles, llamadas ‘Sprints’. Si sigues estas iteraciones en orden, la eficiencia final del proyecto puede mejorar. A través del enfoque Ágil las organizaciones también pueden ver los resultados parciales de su inversión después de completar cada iteración. Todos los interesados en el proyectos dan feedback basado en esos informes, que se puede utilizar para mejorar el cómo se lleva a cabo el resto del proyecto.
Construcción de Equipos de Alto Rendimiento
Un equipo formado por miembros con las habilidades necesarias y el conocimiento adecuado es crucial para un proyecto. Después de diseñar el proyecto, deberías contratar a los individuos que vayan a ser más eficientes en cada una de las fases. Debes dedicar el tiempo suficiente a elegir a las personas adecuadas. No obstante, no vale solo con elegir el equipo correcto. Es necesario también promover el trabajo en equipo entre los individuos. Si los miembros del equipo se llevan bien, la productividad en los distintos procesos que se lleven a cabo será mejor. Si todo esto se consigue, los miembros se ayudarán entre sí con cada tarea. Si hay una sincronización perfecta, notarás que el proyecto va cumpliendo sus fechas.
Gestión de Riesgos y Recursos
Siempre hay riesgos en los proyectos. Estos riesgos, si no se resuelven a tiempo, pueden tener severos efectos en el progreso del proyecto. Las consecuencias pueden conllevar el incumplimiento de fechas límite. Antes de empezar un proyecto, los riesgos se deben examinar y controlar. Después de analizar los riesgos, deben tomarse las medidas más efectivas. Junto con los riesgos, uno siempre debe tener en cuenta las posibilidades de excederse a la hora de asignar recursos. En esos casos el progreso del proyecto se puede ver obstruido. Por eso se recomienda que, antes de empezar el proyecto, se considere reservar una cantidad extra de recursos. Asumiendo que se tienen en cuenta los posibles encontronazos con lo inesperado, se puede proceder con los distintos procesos del proyecto sin problemas. Una combinación de todos estos pasos te permite alcanzar consistentemente tus fechas límite.
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Herramientas Tecnológicas para la Gestión de Plazos
Otro factor que ayuda a cumplir las deadlines es tener las herramientas correctas. Un software colaborativo de gestión te permite comunicarte con los otros miembros del equipo fácilmente. Algunas herramientas de gestión incluso te permiten dividir el proyecto en pequeñas porciones alcanzables. Esto te asegura que puedes planificar con tiempo eficientemente y completar los distintos hitos dentro de un proyecto. También son ideales para tener un control sobre los recursos asignados. El set de herramientas correcto te ayuda a mejorar tu eficiencia y tu productividad en el proyecto. Un software de gestión de proyectos es el pegamento que mantiene unida la estructura del entorno de trabajo remoto moderno. Los gestores de proyectos pueden usarlos para supervisar proyectos grandes con una vista detallada de los recursos que se necesitarán, una cronología de finalización y la asignación del presupuesto. El uso de un software promueve la transparencia, lo que puede ayudar a las partes interesadas a mantenerse informadas sobre los cambios en el alcance del proyecto o sobre los ajustes presupuestarios.
Tipos de Software de Gestión de Proyectos
De acuerdo con Elementum, hay cuatro tipos principales de software de gestión de proyectos disponibles en el mercado hoy en día. Estos son: individual, colaborativo, integrado y basado en la nube. Cada uno tiene sus propios méritos, adecuados para diferentes tipos de personas y equipos.
- Software Individual: Este tipo de software está dirigido por individuos, es decir, lo instala, introduce y administra una persona, normalmente un gestor de proyectos (PM). Un buen ejemplo son las hojas de cálculo. El PM puede mantener un control estricto sobre este tipo de software, por lo que permite a los usuarios acceder solo a lo que es necesario o importante.
- Software Colaborativo: Involucra a múltiples partes interesadas. Este tipo de solución permite que cualquier persona con acceso almacene, acceda e incluso edite los datos. Sirve para unir equipos, departamentos e incluso organizaciones enteras hacia objetivos comunes. Si el software es lo suficientemente bueno, se puede personalizar, lo que ayuda a garantizar que se adapte a estilos profesionales únicos.
- Software Integrado: Resuelve el problema de la colaboración simultánea, permitiendo a los usuarios trabajar en diversos proyectos al mismo tiempo. La información generada a partir de este trabajo se almacena en un ordenador central, desde el que diferentes usuarios pueden acceder a los datos en tiempo real. La centralización de los datos facilita su análisis, permitiendo buscar patrones, generar métricas e incluso emitir informes.
- Software Basado en la Nube: La mayoría de las principales plataformas de software de gestión de proyectos están basadas en la nube, es decir, sus servicios y datos están alojados en la nube. Permite a los usuarios acceder a esos datos desde cualquier parte del mundo, siempre que tengan una conexión a Internet, lo que resulta ideal en el entorno de trabajo híbrido o remoto actual. También es muy segura si la gestiona una empresa profesional y ofrece opciones de personalización y funciones adicionales.
Software de Seguimiento del Tiempo
Existen cientos de aplicaciones de control del tiempo con innumerables funciones. La pregunta es: ¿cuál es la mejor herramienta para usted y para su equipo?
Ejemplos de Aplicaciones de Seguimiento del Tiempo:
- DeskTime: Es una aplicación de control del tiempo fácil de usar que combina supervisión de empleados, gestión de proyectos y análisis de productividad. Calcula automáticamente la productividad y eficiencia diarias en función de la categorización de URL, programas y aplicaciones.
- ProofHub: Es uno de los softwares de gestión de proyectos y seguimiento del tiempo en línea más prácticos del mercado, combinando ambas funciones a la perfección. Ofrece un temporizador automático para registrar horas facturables y permite clasificar las tareas en listas para facilitar la gestión.
- TimeCamp: Una solución de seguimiento del tiempo que también ofrece funciones para la gestión de tareas y proyectos. Registra automáticamente el tiempo dedicado a diferentes tareas y permite generar informes personalizados. Funciona como software de seguimiento de la productividad y ofrece una función de facturación.
- Time Doctor: Ayuda a equipos y usuarios individuales a optimizar la eficiencia de su trabajo. Registra automáticamente el tiempo dedicado a diferentes tareas y proyectos, y ofrece detección del tiempo de inactividad, monitoreo de páginas web y aplicaciones, y gestión del tiempo.
- Toggl: Aplicación de seguimiento del tiempo basada en un temporizador con una interfaz intuitiva. Permite registrar con precisión el tiempo dedicado a actividades, establecer estimaciones y alertas, y ofrece informes visuales perspicaces con desglose de proyectos y cronologías de actividades.
- Harvest: Una aplicación de control del tiempo y a la vez una herramienta de control de gastos. Permite controlar el tiempo que se dedica a cada proyecto o tarea, y enviar facturas a clientes directamente desde la aplicación con Stripe o Paypal.
Plataformas de Gestión de Proyectos Integrales
La mayoría de las plataformas de gestión de proyectos te proporcionarán todo lo que necesitas para planificar un proyecto grande o pequeño de principio a fin.
Ejemplos de Plataformas de Gestión de Proyectos:
- Wrike: Una plataforma de gestión del trabajo líder en su sector, utilizada por más de 20 000 empresas. Combina las ventajas de los cuatro tipos de software de gestión de proyectos en una potente plataforma. Ofrece funciones como tablas Kanban y diagramas de Gantt para una visión detallada de los proyectos y gestión de recursos.
- Zoho Projects: Especializado en la gestión y automatización de tareas. Permite a los gestores de proyectos supervisar y a los miembros del equipo colaborar en tareas individuales, y facilita la identificación y notificación de problemas.
- Monday.com: Un sistema operativo de trabajo (Work OS) que ofrece personalización del flujo de trabajo sin necesidad de conocimientos de codificación. Permite a los usuarios crear paneles de control personalizados y ver la información del proyecto desde diferentes ángulos, además de potentes funciones de automatización.
- Planfix: Un sistema ERP versátil que automatiza finanzas, documentación y flujos de trabajo en un único sistema. Reduce errores humanos, optimiza informes y proporciona control total sobre los procesos. Permite automatizar tareas repetitivas como recordatorios de pago y notificaciones de vencimiento.
Control de Fechas de Caducidad y Vida Útil: Una Solución Especializada
Definición y Elementos Clave
El control de caducidad y vida útil es la gestión de los atributos de datación (fechas de caducidad, fechas de reanálisis y límites de uso) a través de la recepción, el almacenamiento, la fabricación, las pruebas, el etiquetado y la distribución. Garantiza la preservación de la calidad dependiente del tiempo (potencia, esterilidad, seguridad) y que las existencias caducadas o próximas a caducar se pongan en cuarentena, se reetiqueten, se reprocesen o se destruyan bajo control. El cálculo de fechas es control de calidad. Los elementos clave incluyen la caducidad/reevaluación de la materia prima, los temporizadores de proceso (p. ej., tiempo de espera), la caducidad de los productos terminados y los períodos de uso después de la apertura/preparación.
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Industrias Reguladas y Cumplimiento
Las normas predicadas exigen control de caducidad y una vida útil científicamente justificada. La industria farmacéutica (21 CFR 210/211) abarca la estabilidad, las nuevas pruebas y la caducidad en las etiquetas; los alimentos y suplementos (21 CFR 117/111) exigen la prevención de la adulteración y la datación precisa; los dispositivos (820) gestionan el almacenamiento/ambiente y el etiquetado/UDI. Cuando los registros son electrónicos, Parte 11 / Anexo 11 aplicar.
Procesos y Desafíos en el Control de Caducidad
Los procesos incluyen la creación y numeración, donde los artículos reciben atributos de datación de las especificaciones o protocolos de estabilidad. Los lotes se heredan al recibirlos con las verificaciones del certificado de autenticidad del proveedor. También son cruciales la revisión y aprobación, la distribución y control de copias, la revisión y control de cambios, el archivo y desmantelamiento, la identidad y acceso, las pistas de auditoría, los enclavamientos, el control de versiones, el control de etiquetas y la búsqueda y recuperación.
Entre los desafíos comunes se encuentran el cálculo manual de fechas por los operadores, las reglas mixtas donde un elemento utiliza la caducidad y la repetición de pruebas de forma inconsistente, los envíos próximos a caducar, los SLA de cliente incumplidos, el desajuste de etiquetas, las plantillas no actualizadas tras el cambio de regla, la ceguera de excursión al ignorarse los picos de temperatura, y un control de destrucción débil sin testigos ni cadena de custodia.
Soluciones Específicas para el Control de Vencimientos
- WMS V5 por SG Systems Global: Este sistema hace cumplir la vida útil desde el muelle hasta el cliente. En WMS V5, los umbrales de FEFO y de canal bloquean los envíos próximos a su vencimiento; los flujos de cuarentena y reetiquetado están guiados y son auditables. Su sistema de gestión de eventos verifica los tiempos de caducidad/nueva prueba y de retención en proceso, y el sistema de gestión de calidad controla cambios, desviaciones y destrucción de normas mediante registros de auditoría de la Parte 11/Anexo 11.
- Control de Vencimientos (Aplicación Móvil): Esta aplicación ayuda a gestionar la fecha de caducidad de productos de manera fácil y práctica. Con Control de Vencimientos, se pueden registrar productos con su nombre, fecha de vencimiento, lote y cantidad, y recibir notificaciones sobre productos próximos a vencer o ya vencidos. También permite organizar el inventario, escanear códigos de barras, tomar fotos, organizar productos por categoría, marca y tienda, y generar un archivo Excel.
- Fecha de Finalización de Acrobat Sign: Esta función permite a los remitentes establecer un límite de tiempo para que los destinatarios completen sus firmas antes de que el acuerdo se cancele automáticamente. Esto es útil para controlar las fechas límite de firma, especialmente para acuerdos que afectan al tiempo, como contratos de temporada u ofertas especiales.
Estrategias de Slotting para Productos Perecederos
El manejo adecuado de los productos con fechas de vencimiento próximas es un desafío crucial en la logística de almacenes, especialmente en industrias como la alimentaria, farmacéutica y cosmética. Un error en la gestión de estos productos no solo puede provocar pérdidas económicas significativas, sino también afectar la reputación de una marca. Por lo tanto, la correcta estrategia de slotting para productos con fechas de vencimiento próximas es esencial para garantizar la rotación eficiente del inventario y minimizar el desperdicio.
Principios Clave del Slotting
El slotting de productos perecederos se refiere a la organización estratégica de artículos con una vida útil limitada dentro de un almacén. En este proceso, se asignan ubicaciones específicas a los productos, con un enfoque en optimizar su rotación para que aquellos con una fecha de vencimiento próxima sean procesados primero. Uno de los principios más eficaces para gestionar productos perecederos es el FIFO (First In, First Out), que asegura que los productos que ingresan primero al almacén sean también los primeros en salir. FIFO significa «First In, First Out» (primero en entrar, primero en salir) y es una metodología que asegura que los productos más antiguos se utilicen o vendan antes que los nuevos.
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El Rol de la Tecnología y Prácticas Eficientes
La tecnología juega un papel fundamental en la gestión del slotting de productos perecederos. Los productos con fechas de vencimiento próximas requieren un ajuste dinámico en la estrategia de slotting, lo que ayuda a reducir el desperdicio. La implementación de sistemas automatizados para el control del slotting en productos perecederos es cada vez más común. El uso de etiquetas y códigos de barras facilita enormemente la gestión de productos perecederos, asegurando que aquellos con fechas de vencimiento próximas sean identificados y gestionados rápidamente. Es esencial llevar un control continuo del inventario, especialmente cuando se trata de productos perecederos. Los productos con alta rotación o con fechas de vencimiento próximas deben estar ubicados en zonas de fácil acceso en el almacén. Ofrecer descuentos en productos que están cerca de su fecha de vencimiento es una táctica efectiva para mover rápidamente el inventario y minimizar el desperdicio. El manejo adecuado de productos con fechas de vencimiento próximas en el slotting no solo optimiza el funcionamiento del almacén, sino que también evita pérdidas innecesarias, mejora la satisfacción del cliente y garantiza la eficiencia operativa.