La contabilidad de costos es un sistema de información que se emplea para predeterminar, registrar, acumular, controlar, analizar, direccionar, interpretar e informar todo lo relacionado con los costos de producción, distribución, administración y financiamiento. Ortega Pérez de León define la contabilidad de costos como el conjunto de pagos, obligaciones contraídas, consumos, depreciaciones, amortizaciones y aplicaciones atribuibles a un periodo determinado, relacionadas con las funciones de producción, distribución, administración y financiamiento.
W. B. Lawrence y John W. Ruswinckel la describen como un proceso ordenado que usa los principios generales de contabilidad para registrar los costos de operación de un negocio, de tal manera que, con datos de producción y ventas, la gerencia pueda usar las cuentas para averiguar los costos de producción y los costos de distribución; ambos por unidad y en total de uno o de todos los productos fabricados o los servicios prestados, y los costos de otras funciones diversas de la negociación, con el fin de lograr una operación económica, eficiente y productiva.
En esencia, es una técnica o método para determinar el costo de un proyecto, proceso o producto, utilizado por la mayor parte de las entidades legales de una sociedad, o específicamente recomendado por un grupo autorizado de contabilidad. Como puede verse, es un sistema que debe instrumentarse de manera integral, es decir, abarcar toda la empresa en su conjunto.
Se auxilia de los sistemas de registro como la contabilidad general, debido a que su principal función es presentar información ordenada, clasificada, inteligible y orientada hacia un fin específico. Concentra todo aquello que pueda considerarse como un gasto o aquello que se ha consumido y afecta económicamente a la empresa, para reorientarlo al costo de la producción. Además de servir como medio de concentración de datos en materia del costo, sirve de fundamento para la toma de decisiones.
La contabilidad de costos se diferencia de la contabilidad financiera en que esta última recoge información de las operaciones económicas de la empresa, en sentido general, y elabora con ellas los estados financieros que pueden ser elaborados tanto para uso interno como externo. No obstante, varios autores afirman que el estallido de la Revolución Industrial, a partir del año 1776, fue lo que impulsó el establecimiento de un mayor control sobre los modos de producción, los materiales y la mano de obra.
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Elementos de la contabilidad de costos
En cuanto a la composición y clasificación de los costos de producción, la teoría tradicional de costos habla de tres elementos básicos: materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación.
- Es importante recopilar y conocer los costos que se generan en el proceso de transformar materia prima en un producto terminado.
- La mano de obra es el segundo elemento del costo, es el esfuerzo físico o mental que realiza un trabajador en el proceso de transformación de una materia prima o un insumo en un producto terminado, que satisfaga una necesidad y que no perjudique el medio ambiente. No obstante, el esfuerzo del ser humano sería insuficiente si no contara con los equipos necesarios que comprenden desde la herramienta más sencilla hasta la maquinaria más complicada, permitiendo economizar esfuerzos de trabajo y de material, a la vez que aumentar de modo significativo su productividad.
- Los costos indirectos de fabricación (CIF), carga fabril, gastos de fabricación o gastos, como también se les conoce, son todos los costos que se relacionan indirectamente con el producto y que forman parte del proceso productivo.
Antes de contabilizar los costos de producción, debe conocerse primero cuáles tipos de inventarios se manejan y el sistema de costeo que se utilizará para su acumulación. Los inventarios en las industrias son tres: de materiales, de producción en proceso y de productos terminados.
En cambio, los sistemas de costeo de inventario son dos: periódico y perpetuo. El periódico ofrece información limitada sobre los inventarios y se utiliza en pequeñas y algunas medianas empresas. En las industrias, el sistema perpetuo permite la acumulación de costos de producción y lo clasifica de dos formas: por órdenes de trabajo y por procesos. El primero es en base a pedidos y especificaciones de clientes; sus costos se acumulan en una Hoja de Trabajo por cada pedido. El segundo es en base a procesos productivos continuos, estandarizados y repetitivos, donde los productos son homogéneos y producidos a gran escala.
Los métodos de valoración de inventarios conocidos son cuatro: FIFO (First In, First Out), LIFO (Last In, First Out), promedio ponderado y de identificación específica. De los métodos citados, en las industrias solo se utilizan el FIFO y el Promedio ponderado, por el tipo de procesos y el momento en que se agregan los costos de los inventarios; pero cada país, a través de la administración tributaria, determinará cuál es el más favorable a utilizar.
El registro de los materiales se debe realizar considerando “la cantidad recibida, cantidad enviada a producción, y los saldos de los inventarios para cada tipo de material”. A medida que se usan materiales directos, se registran como materiales retirados del almacén en el mayor de fábrica. Las salidas del almacén de materiales se computan directamente a la cuenta de inventario de producción en proceso, cuando se utiliza el sistema perpetuo, cuenta donde se acumulan los costos del producto a fabricar.
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Con relación al registro de la mano de obra debe definirse si el costo se cargará directamente a la producción o a una cuenta de control y acumulación de costos desde la cual será distribuido. Esto sucede cuando existen varias órdenes de trabajo, departamentos o centros de costos trabajándose al mismo tiempo.
Para el registro de los CIF, debe considerarse que éstos se agregan a la producción utilizando diferentes bases de cálculo: a) costo de materiales directos; b) costo de mano de obra directa; c) horas de mano de obra directa; d) unidades producidas; y e) horas máquina. También se pueden asignar mediante el uso del sistema de costeo ABC. Este elemento en la producción se registra tomando en cuenta que previamente se fueron acumulando en una cuenta de control de CIF, la cual finalmente es distribuida entre los departamentos u órdenes de producción.
Cada costo en la producción puede agregarse en base a costos reales, normales o estándar. En algunos casos esta asignación se basa en tasas predeterminadas, siendo acumulados en una cuenta de acumulación y luego distribuidas por tasas o de acuerdo a la proporción producida.
Independientemente del sistema de registro que se utilice, periódico o perpetuo, o del sistema de acumulación de costos, por órdenes de trabajo o por procesos, es importante saber que el proceso productivo podrá ser secuencial, paralelo o selectivo; dependiendo de la forma en que los productos y los costos pasan por los diferentes departamentos.
Finalmente, terminada la producción se realizan los registros correspondientes al traspaso de los productos terminados al almacén, en donde se les asigna un precio de venta con el cual se comercializará al cliente. Los desperdicios o daños en la producción pueden ser normales o anormales. Para evitar esos daños y desperfectos en la producción, se incurre en procesos y costos de calidad que también deben ir cargados a la producción dentro de los costos indirectos.
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Cuando se termina una orden o proceso productivo, se da aviso al departamento de costos para que proceda a la liquidación de los costos incurridos a través de informes de producción. En la producción por procesos se elabora un informe de costo de producción por departamentos que indicará cuál fue el costo total producido, la cantidad de unidades terminadas y transferidas, unidades en proceso y mermas, y el costo unitario resultante.
Este informe algunos autores, lo describen en cuatro pasos: plan de cantidades, producción equivalente, costos por contabilizar y costos contabilizados, pudiéndose agrupar en dos partes: unidades y costos.
Tipos de contabilidad de costos
Existen cuatro tipos de contabilidad de costos:
- El costo estándar es una medición establecida por productores de bienes y servicios. Este sirve para conocer el nivel productivo óptimo a alcanzar en su actividad.
- Se encarga de revisar el impacto en el costo de un producto cuando se añade una unidad a la producción.
Función de la contabilidad de costos
- La función de la contabilidad de costos es brindar información detallada a la gerencia.
- Es necesario identificar, medir, acumular e interpretar la información de los gastos de la empresa.
- Al analizar los costos de producción, las empresas pueden identificar las áreas en las que se están realizando gastos innecesarios o ineficientes y tomar medidas para reducirlos.
- La contabilidad de costos puede ayudarle a conocer los costos de la dirección de una empresa.
Contabilidad de Costos y Presupuestos
El proceso presupuestal se inicia con la determinación del nivel de ventas, porque dependiendo de estas se establecen las necesidades de materiales directos e indirectos, mano de obra, costos indirectos de fabricación, inversión en activos fijos, necesidades de financiación o de inversión, niveles de inventarios, racionalización de gastos y programación de pagos.
El presupuesto de producción implica necesariamente que la empresa haya analizado su capacidad de producción, ya que de esta depende la realización y el cumplimiento de las metas. En ese mismo orden, el análisis del punto de equilibrio, el costo-volumen- utilidad, el costeo directo y el absorbente, permitirán conocer los límites a utilizar para mantener el control de las ganancias o para evitar la generación de pérdidas.
Otro punto importante que permitirá un buen análisis de costos es la estandarización, la cual consiste en fijar de forma unitaria un costo o cantidad a utilizar de cada recurso que compone el costo del bien o servicio que se adquiere o produce. Los estándares se calculan en base a eficiencia (en cantidad y costo) y sirven de base para la elaboración de presupuestos.
Después que se ejecutan, registran, resumen y analizan los costos, se procede a la toma de decisiones: 1) la obtención de la información; 2) la realización de predicciones acerca de costos futuros; 3) elección de una alternativa; 4) implementación de la decisión y 5) evaluación del desempeño.
Otras decisiones que se toman en cuenta se refieren a la evaluación de la calidad, en productos y servicios, establecimiento de programas Justo a Tiempo, contratos laborales, comerciales y de construcción de obras, beneficios, inversiones, etc.