Tanto si provees de un producto o servicio a clientes como si eres tú el que debe pagar facturas a proveedores, es importante que sepas qué es la fecha de vencimiento de una factura. En el primero de los casos te garantizará cobrar dentro de unos plazos admisibles, mientras que en el segundo te evitará tener que abonar intereses de demora. Conocer este dato es crucial, así como todo lo que necesitas saber al respecto.
¿Qué es la Fecha de Vencimiento de una Factura?
La fecha de vencimiento de una factura es el plazo de tiempo que tiene el receptor para abonar una factura según marca la ley. Así, en caso de ser el vendedor de un producto o el prestador de un servicio, siempre habrá una fecha límite en la que deberás cobrar las cantidades de dinero que se te adeuden o, en su defecto, tendrás derecho a exigir intereses de demora.
En el lado contrario, si eres tú quien debe afrontar un pago, la ley de pagos a proveedores sigue esta misma lógica para ti: si no respetas la fecha de vencimiento de una factura y sobrepasas la fecha límite para abonar el dinero que debes, la otra parte tendrá todo el derecho de exigirte un sobrecoste por haber incumplido el acuerdo.
La única forma que tendrás de no tener que hacer frente a dicha sanción es demostrar que tú has cumplido con los plazos escrupulosamente y que dicho retraso ha podido deberse, por ejemplo, a distintos trámites bancarios que hayan imposibilitado que el dinero llegue a tiempo. El cumplimiento de la fecha de vencimiento de una factura es el que nos da pie a iniciar el proceso de cómo reclamar y declarar una factura impagada, llegando incluso a denunciar si es necesario.
Todo esto está recogido en la Ley 3/2004 de morosidad y es el hecho de que esté regulado lo que permite iniciar los trámites legales pertinentes para cobrar una factura previamente emitida con la fecha de vencimiento bien visible en el documento. Por cierto, dicha ley fue modificada con la Ley 15/2010, aumentando la cuantía de las sanciones a los impagos y fijando 60 días no negociables de plazo para abonar una factura de venta ya expedida.
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Importancia de la Fecha de Vencimiento
La fecha de vencimiento de una factura no es uno de los datos obligatorios para que el documento sea válido a nivel legal, sino que se trata de una forma muy sencilla de que el emisor de dicha factura se garantice una serie de beneficios tras la transacción registrada en ella. Saber cuándo vence una factura nos permite reclamar un impago de forma amistosa e incluso iniciar un contencioso legal contra un moroso llegada la necesidad.
También nos permite afinar nuestro plan de tesorería sabiendo de cuánta liquidez contaremos a corto-medio plazo. En definitiva, se trata de una cláusula totalmente permitida por la Agencia Tributaria, que puede añadirse a una factura sin alterar su legalidad, y que supone una mayor seguridad para la persona física o jurídica que pone en juego su sustento cerrando una venta antes de cobrar la cantidad económica acordada.
También hay que destacar que en caso de que la factura lleve fecha de vencimiento la consideraremos como una de las partes de la factura. Contar con una fecha garantizada de cobro para las facturas ayuda a elaborar un plan de tesorería mucho más fiel a la realidad. De este modo sabremos con qué liquidez contamos y cuándo poder afrontar con garantías ciertas inversiones.
Fijar con seguridad cuánto dinero recibirá nuestra empresa mediante la fecha de vencimiento de las facturas nos permitirá elaborar un plan financiero con cifras mucho más atractivas, más efectivo para conseguir nuestros objetivos económicos. Es la referencia que brinda al emisor la posibilidad de iniciar un reclamo legal o abrir un proceso judicial. Si se cumple la fecha de vencimiento y no se ha realizado el pago de la factura, el emisor de la factura puede iniciar un proceso monitorio.
La fecha de vencimiento de la factura es un justificante ante la ley de que existe una deuda y de que está insatisfecha. Conviene tener en cuenta que exceder la fecha de vencimiento conllevará no solo un posible contencioso legal con la otra parte implicada en la transacción, sino también el hecho de tener que afrontar sobrecostes derivados de los cargos de demora. Es decir, un cliente que no salde su deuda con otra empresa terminará teniendo que abonar la cantidad acordada más un plus por haberse retrasado en el pago más allá de la fecha acordada en la factura.
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Tipos de Fechas de Vencimiento según la Operación Comercial
Saber cuándo vence una factura y de cuántos días se dispone, ya sea para pagar o para exigir un cobro, es una gran ayuda para todas las partes. Desde el punto de vista del vendedor, porque es la mejor manera de mantener su economía a flote, y desde el del comprador, ¡porque podrá ahorrarse una buena cantidad de dinero en sobrecostes fácilmente evitables!
Empresas y Autónomos
Por lo general, si nos ceñimos al texto de la Ley de Cobros, las operaciones entre empresas deben quedar saldadas dentro de los 30 días posteriores a la venta del producto o la prestación del servicio. No importa que la factura se haya fechado antes, este será el momento que activará la cuenta atrás. Si ambas partes lo acuerdan, este plazo de tiempo podrá ampliarse hasta los 60 días, pero nunca más allá. De este modo, toda empresa debería tener asegurado el cobro de cualquier factura dentro de los dos meses inmediatamente posteriores a la facturación.
Administración Pública
El caso de las administraciones públicas es peculiar, pues este tipo de organismos abordan los pagos en función de lo estipulado en los contratos que hacen con sus proveedores. Aun así, la fecha de vencimiento de una factura con la Administración Pública es 60 días después del vencimiento de dichos contratos. Y sí, a pesar de ser Administración Pública, de exceder dicho plazo puede exigir intereses de demora.
Minorista
En el caso de los minoristas, la fecha de vencimiento de las facturas es algo más flexible dependiendo del tipo de mercancía. Si se comercia con alimentos perecederos, la fecha de vencimiento de la factura será de 30 días desde el momento de su entrega. Sin embargo, la fecha de vencimiento de las facturas del resto de productos se extenderá hasta los 60 días, hasta dos meses después de su entrega. Ahora bien, si ambas partes están de acuerdo, en este último caso el plazo de vencimiento de factura podría extenderse algo más de tiempo, nunca más allá de los 90 días.
Dudas Frecuentes sobre la Fecha de Vencimiento
¿Qué fecha máxima de vencimiento puede tener una factura?
La fecha máxima de validez de una factura depende de la naturaleza de la transacción que recoja dicho documento. Si la venta es a un consumidor final, a una persona física, el pago de la misma deberá gestionarse de inmediato. Si la transacción es entre empresas, la Ley de Morosidad es muy clara: el cliente debería abonar el pago pertinente a los 30 días como máximo. Eso sí, dicha ley permite un acuerdo bilateral entre ambas partes que extienda dicho plazo a 60 días. Las transacciones con la Administración Pública deben quedar saldadas en un plazo máximo de 60 días. En cuanto a la fecha de vencimiento en facturas para minoristas, los plazos serán de 30 días para productos frescos y perecederos y 60 días para otros productos. Ahora bien, en caso de llegar a un acuerdo, este último plazo podría extenderse a los 90 días como máximo de forma excepcional.
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¿Es obligatorio la fecha de vencimiento de una factura?
No, añadir una fecha de vencimiento a tus facturas no es obligatorio, pero resulta muy recomendable para quien las emite, ya que de este modo adquiere unas ventajas que quedan automáticamente consolidadas por la legalidad de este tipo de documento. Para empezar, la parte que expide la factura gana en tranquilidad, ya que se asegura una fecha límite para el cobro de cada factura. En caso de no haber cobrado a la fecha de vencimiento de la factura, se podrán emprender medidas legales contra el cliente desde el día inmediatamente posterior sin ningún tipo de problema con el objetivo de recibir el importe acordado lo antes posible.
Lo bueno de la fecha de vencimiento de la factura es que, al no ser uno de los datos obligatorios a incluir en la factura, siempre se puede intentar acordar una fecha más flexible que satisfaga las necesidades de ambas partes.
¿Qué pasa si una factura no tiene fecha de vencimiento?
En el caso de no haber fijado una fecha de vencimiento para una factura, el RD 4/2013 recoge que el cliente debería pagar a los 30 días naturales de la emisión de dicho documento, así como no rebasar nunca los 60 días naturales.
¿Cómo poner fecha de vencimiento a una factura?
El principal consejo a tener en cuenta a la hora de fijar una fecha de vencimiento para una factura es estar muy pendiente de cómo se expresa y de que esté bien visible en el documento. Aquí te dejamos algunos tips muy útiles:
- Conviene ser claro al determinar una fecha de vencimiento para tus facturas, elegir un día concreto de un mes concreto, sin fórmulas que puedan dar pie a distintas interpretaciones.
- Hay que cerciorarse de que el día elegido como fecha de vencimiento para la factura no coincide con fines de semana ni festivos, de este modo no habrá retrasos en los pagos. Elegir por defecto el día 1 de cada mes, o el 31, puede derivar en diversos problemas. El 1 de enero y el 1 de mayo son festivos, ¡y no todos los meses tienen 31 días!
- Ten en cuenta las necesidades de cada cliente a nivel de operatividad. Es posible que algunos no operen en determinados meses de verano, o que no hagan pagos en diciembre. ¡Presta atención a esto!
A esto solo nos queda añadir que no olvides nunca añadir la fecha de vencimiento a tus facturas. Utilizar un software de gestión automatizada para elaborar tus facturas y configurar una plantilla te ayudará a no olvidar ningún dato importante.
¿Cómo se indica la fecha de vencimiento de una factura?
La mejor forma de hacer ver a un cliente qué es la fecha de vencimiento de una factura y de que la tenga presente en todo momento es ubicándola inmediatamente a continuación de la fecha de emisión de la factura. Este último dato es una de las partes más importantes del documento, una de las que más se revisan, así que poniéndola ahí no habrá error posible. Eso sí, el hecho de que una factura incluya una fecha de vencimiento no significa que haya que esperar hasta ese día para abonarla, sino que se tiene hasta entonces como máximo para hacerlo antes de que el emisor del documento decida iniciar acciones legales para conseguir su cobro.
Diferencias entre Fecha de Facturación y Fecha de Vencimiento
Los elementos que diferencian a ambas son:
- La fecha de emisión de una factura (o de facturación) es un dato de cumplimiento obligatorio y debe indicarse en el documento. La fecha de vencimiento no constituye un dato obligatorio para todos los tipos de facturas.
- En las facturas recurrentes la fecha de vencimiento surgirá de la aplicación un plazo preestablecido a partir de la fecha de emisión.
La Prescripción o Caducidad Fiscal y el CFDI
Cuando se prestan servicios habituales se generan ciclos de facturación. Estos ciclos dan lugar a la facturación recurrente. Cada vez que se cierra un ciclo de facturación se otorga un plazo habitual para la cancelación en base al cual, se genera la fecha de vencimiento.
El artículo referido dispone que el término para que se consume la prescripción se interrumpe con cada gestión de cobro que el acreedor notifique o haga saber al deudor o por el reconocimiento expreso o tácito de éste respecto de la existencia del crédito.
El Primer Tribunal Colegiado en Materia Administrativa del Primer Circuito bien ha precisado que: cuando en ley se establece que la prescripción se inicia a partir de la fecha “en que el crédito o el cumplimiento de la obligación pudieron ser legalmente exigidos”, está indicando que a partir del momento en que la autoridad puede legalmente proceder a exigir el crédito, por la falta de pago oportuno y espontáneo, corre la prescripción de la obligación de pagarlo, independientemente de que la autoridad haya dado o no, algún paso tendiente a su determinación y cobro; y que a partir de los actos que para esos efectos haya realizado (y notificado), se reanuda el correr del propio término de prescripción. Sería ilógico pensar que el término para la prescripción de un crédito no empieza a correr sino hasta el momento en que el fisco lo notifica al causante, pues esto contradiría radicalmente los objetivos de la prescripción, que son el dar seguridad jurídica a las relaciones entre el fisco y los obligados de manera que la amenaza del cobro no se cierna indefinidamente sobre éstos.
La prescripción de la obligación de pagar un adeudo fiscal, y la caducidad de las facultades del fisco para liquidar obligaciones fiscales o dar las bases para su liquidación, son cosas que pueden correr simultánea o sucesivamente, según las características del caso, sin que pueda decirse que la obligación del causante de pagar no pueda empezar a prescribir mientras las autoridades no liquiden o les caduque la facultad para hacerlo. En un caso lo que desaparece legalmente es la obligación del causante de pagar, aunque si decide hacerlo no se trataría de un pago de lo indebido. Y en el otro caso lo que desaparece legalmente es el derecho del fisco a dar bases para liquidar un crédito. Séptima Época, Sexta Parte: Volúmenes 97-102, página 327. Amparo directo 627/72. Armando Landeros Gallegos. 29 de enero de 1973. Unanimidad de votos. La publicación no menciona el nombre del ponente.
¿Qué es la Forma de Pago SAT 26?
La Forma de Pago SAT 26 es la que corresponde a la Prescripción o Caducidad fiscal. Aunque suene extraño que el catálogo del SAT incluya una opción en que una deuda no se considera efectivamente pagada, toma en cuenta que la autoridad hacendaria busca recabar la información fiscal de los contribuyentes de la manera más clara y precisa. Por ello, la versión más reciente de facturación electrónica incorporó formas de pago que son diferentes a las convencionales y que más bien se refieren a formas de extinción de obligaciones. Y es que las circunstancias comerciales o de negocios por las que puedan liquidarse mediante alguno de estos mecanismos de extinción son muchas y muy frecuentes.