La contabilidad consiste en la recopilación, el registro y la interpretación continuos y sistemáticos de información determinada. En detalle, la contabilidad es un sistema que permite procesar los datos relativos a todas las transacciones comerciales y las obligaciones expresadas en términos financieros en una empresa. Esta información se documenta según el principio de continuidad y archivo, es decir, desde el registro de una nueva empresa hasta su completa liquidación, en cumplimiento de la normativa vigente.
Conceptos básicos de contabilidad
A fin de cumplir con los principales objetivos de la contabilidad se requiere un conjunto de técnicas y métodos que, en conjunto, constituyen un método contable. El método comprende una serie de elementos importantes entre los que se destacan:
- Las cuentas contables como una forma eficaz de agrupar los pasivos, los activos y las transacciones corrientes.
- La documentación, es un registro minucioso por escrito de toda la actividad económica realizada, que da fuerza legal a los datos registrados en la contabilidad.
- La valoración es una forma eficaz de expresar el efectivo y sus fuentes en términos monetarios.
- El inventario, una comprobación periódica de los bienes registrados en el balance de la organización, que se lleva a cabo mediante el pesaje, la descripción, el recuento, la conciliación, la valoración de los activos identificados y la posterior comparación de los resultados con los datos contables.
- El balance es una de las principales fuentes de información, así como una forma de agrupar económicamente los diferentes activos de la organización en función de las fuentes de formación, la composición, la asignación, expresada en equivalente monetario y elaborada a partir de una determinada fecha o período de tiempo.
- La contabilidad es un grupo de indicadores contables, que se reflejan en forma de cuadros y caracterizan el movimiento continuo de los pasivos, los activos y la posición financiera durante un determinado período de tiempo.
- El cálculo se refiere al costo de una unidad de cualquier producto, trabajo o servicio expresado en equivalente monetario, es decir, el cálculo del costo de producción.
Quién puede llevar la contabilidad
En la empresa existe un puesto de jefe de contabilidad, que se considera muy importante y serio. Ahora bien, es posible que una empresa pequeña no cuente con un contable, en cuyo caso estas funciones pueden ser realizadas por:
- Un contable común, no necesariamente el jefe de contabilidad
- Un director general cuando la empresa no tiene un contable
- Un tercero especializado, o lo que es lo mismo, la externalización
Objetivos de la contabilidad
La contabilidad proporciona una imagen completa de la dinámica de funcionamiento de una organización y datos sobre sus activos. Estos datos no solo son necesarios para exponer los hechos y realizar informes fiscales, sino que también pueden utilizarse para realizar proyecciones de futuro. Sobre esta base, la contabilidad ayuda a cumplir los siguientes objetivos de un gerente de empresa y de un propietario:
- Determinar las reservas de todo tipo de los activos inmobiliarios de la empresa para mantener su sólida posición financiera.
- Presentación periódica y actualizada de información económica imparcial, estructurada y precisa a la dirección.
- Minimización de los riesgos que pueden conducir a un resultado negativo de las actividades empresariales
- La ejecución de una función de control (tanto por parte del Estado como de otros contratistas externos).
Como los intereses de los usuarios interesados son diferentes, los datos contables no pueden satisfacer a cada parte en su totalidad. La información generada en la contabilidad para los usuarios externos satisface parcialmente las necesidades que son comunes a todos los usuarios.
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Las decisiones que deben tomar todos los usuarios interesados requerirán una evaluación de la capacidad de la organización para reproducir el efectivo y otros activos de este tipo, así como la cantidad y la regularidad de su recepción. Esto dará lugar a una evaluación significativa de la capacidad de la empresa para realizar pagos al gobierno, los empleados, los inversores, los proveedores, los prestamistas y los contratistas.
El objetivo de la contabilidad con respecto a los usuarios internos es proporcionar una imagen completa a los directivos para ayudarles a tomar buenas decisiones de gestión. También es de interés para la dirección proporcionar información a los usuarios externos para el control, el análisis y la planificación adecuada. Se entiende que la información para los usuarios externos se deriva, entre otras cosas, de la información para los usuarios internos relativa al rendimiento financiero, la situación financiera de la entidad y los cambios en la misma.
Tipos de Contabilidad
Contabilidad Financiera
Este tipo de contabilidad nace de la necesidad de presentar estados contables a terceros, como podrían ser inversores, accionistas u organismos públicos. También surge la necesidad de que la información presentada sea homogénea y estandarizada. La contabilidad Financiera se utiliza principalmente para obtener de forma estructurada y sistemática información cuantitativa expresada en unidades monetarias. La contabilidad financiera muestra una imagen a grandes rasgos de la situación de la empresa a través del balance de situación y el balance de pérdidas de ganancias. Dicho de otro modo, la Contabilidad Financiera es el tipo de contabilidad que se centra en el proceso de producción de la información para el uso externo, principalmente la contabilidad financiera se suele presentar bajo la forma de estados financieros.
Los Estados Financieros reflejan el rendimiento de los últimos ejercicios de la entidad y la condición actual basándose en un conjunto de normas y directrices conocidos como GAAP (Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados). GAAP se refiere al marco normativo de referencia para la contabilidad financiera utilizado en cualquier jurisdicción lo que la diferencia del resto de tipos de contabilidad.
Contabilidad Fiscal
La contabilidad fiscal es un tipo de contabilidad que se basa en los criterios fiscales establecido por las leyes de cada país. En ellas se define como se debe realizar la contabilidad fiscal. Es de vital importancia señalar que existen enormes diferencias entre los principios contables y las leyes financieras. Dentro de los tipos de Contabilidad la contabilidad Fiscal es el que se refiere a la contabilidad de los asuntos relacionados con los impuestos. Se rige por las normas fiscales establecidas por la legislación fiscal de una jurisdicción. A menudo, estas reglas son diferentes de las reglas que rigen la preparación de los estados financieros de uso público (es decir, GAAP). Por lo tanto, los contables fiscales tienes que ajustar los documentos e informes financieros preparados de acuerdo con las normas de la contabilidad financiera. De este modo la contabilidad fiscal remarca las diferencias con el resto de contabilidades debido a las directrices establecidas por la legislación fiscal.
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Contabilidad de Gestión o Directiva
La contabilidad de gestión o directiva (interna) es el tipo de contabilidad que se contrapone a la contabilidad Financiera (externa). A principios del siglo XX aparecen las primeras compañías integradas como por ejemplo Du Pont Powder Company. En este caso los directivos de Du Pont inventaron la fórmula de retorno de la inversión que otorga un coeficiente de éxito a cada departamento de la empresa. Contabilidad de Gestión es dentro de los tipos de contabilidad la que produce información principalmente para uso interno de la gestión de la empresa. La información que se recopila es por lo general más detallada que la producida para el uso externo. De este modo la contabilidad de gestión permite el control eficaz de la organización y el cumplimiento de los fines y objetivos estratégicos de la entidad delimitados por el CEO. La información puede encontrar en los presupuestos anuales y en las previsiones, lo que permite a la empresa planificarse de forma óptima para el futuro además puede incluir una evaluación sobre los resultados de los ejercicios anteriores. Del mismo modo la contabilidad de costes se ocupa de gestionar los costes futuros previstos y deseados.
Contabilidad de Costos
La contabilidad de costos categoriza siguiendo unos patrones de conducta, actividades y procesos en los cuales se conectan los costes con los productos y las categorías. Teniendo en cuenta el tipo de sistema que se utiliza, la información recopilada se redactan unos informes sobre la fabricación de los productos y servicios.
Un aspecto importante en la fabricación de un producto o servicio son los costos, es por ello que la contabilidad de costos juega un papel importante dentro de la empresa debido a que evalúa el trabajo administrativo y gerencial, donde se comparan los ingresos con los costos que se han proyectado, mediante la utilización de algunos modelos de costos como costo total, costo directo y la contabilidad basada en las actividades, la información de los costos se pueden clasificar en diferentes categorías donde resaltan principalmente los costos fijos y variables, los cuales tienen una gran influencia sobre el producto o servicio a ofrecer.
La contabilidad de las empresas es una herramienta que sirve para evaluar, identificar y proporcionar información sobre la actividad económica de una entidad jurídica, tipo de empresa. Además de los activos intangibles (fondo de comercio, por ejemplo), activos materiales y activos financieros.
Contabilidad Administrativa
La contabilidad Administrativa es el tipo de contabilidad que se adapta a las necesidades de cada uno de los niveles administrativos. Se refiere en particular al fondo y a la forma que tienen que tener los informes internos que redacta el contable de la empresa. Este tipo de contabilidad se centra básicamente en los aspectos internos de la empresa y la información recopilada no debería salir de la empresa. Los informes de la contabilidad financiera también son utilizados por la dirección y los propietarios de la empresa para juzgar y evaluar los resultados y estrategias de la empresa.
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La contabilidad basada en las actividades es el tipo de contabilidad que une la contabilidad administrativa y la contabilidad de costes.
Otros Tipos de Contabilidad
- Contabilidad de organizaciones de servicios: Es el tipo de contabilidad que se especializa en empresas u organizaciones que proporcionan servicios en vez de bienes tangibles.
- Contabilidad Pública: Es el tipo de contabilidad que se ocupa de desarrollar los procesos de información y control de las actividades de la administración pública. Dentro de los tipos de contabilidad este se refiere al tipo de sistema de información contable utilizado en el sector público. Se trata de una ligera variante del sistema de contabilidad financiera utilizada en el sector privado. La necesidad de contar con un sistema de contabilidad separada para el sector público se crea a raíz de las diferencias entre los objetivos de una empresa y de un gobierno.
- Contabilidad Nacional: Dentro de los tipos de contabilidad se puede distinguir La contabilidad nacional como un caso particular de la contabilidad pública. Este tipo de contabilidad es una representación esquemática que cuantifica la actividad económica de un país. Es una forma de calcular el flujo de unidades monetarias presente en la economía de un país durante un período determinado, generalmente un año. La contabilidad nacional tiene en cuenta una cantidad enorme de indicadores macroeconómicos, el más importante es el PIB (producto interno bruto), que es la suma del valor agregado (es decir que se tiene que sumar los impuestos menos las subvenciones sobre los productos) bienes, servicios y productos de un determinado país en un año.
Elementos del Costo de un Producto
Los elementos de costo de un producto o los componentes son los materiales directos, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación, esta clasificación suministra la información necesaria para la medición del ingreso y la fijación del precio del producto. Son los principales recursos que se usan en la producción; estos se transforman en bienes terminados con la ayuda de la mano de obra y los costos indirectos de fabricación. Es el esfuerzo físico o mental empleados para la elaboración de un producto. Son todos aquellos costos que se acumulan de los materiales y la mano de obra indirectos más todos los incurridos en la producción pero que en el momento de obtener el costo del producto terminado no son fácilmente identificables de forma directa con el mismo.
Análisis de Estados Financieros
El proceso de análisis consiste en la aplicación de un conjunto de técnicas e instrumentos analíticos a los estados financieros para deducir una serie de medidas y relaciones que son significativas y útiles para la toma de decisiones. En consecuencia, la función esencial del análisis de los estados financieros, es convertir los datos en información útil, razón por la que el análisis de los estados financieros debe ser básicamente decisional.
Técnicas de Análisis
- La cifra base inicial de comparación se hace, por lo general, igual a 100 y, el resto de los números, en tantos por ciento del primero, con lo que se facilita una rápida visión de conjunto de los aumentos y disminuciones correspondientes.
- Representación gráfica: Consiste en mostrar los datos contables mediante superficies u otras dimensiones conforme a ciertas normas de diagramas y según se refiera al análisis estructural o dimensional de la empresa.
- El ratio es una relación significativa del valor de dos elementos característicos de la gestión o de la explotación de la empresa. Los ratios son, en muchos casos, números relevantes, proporcionales, que informan sobre la economía y marcha de la empresa.
Las cinco técnicas de análisis indicadas, lejos de excluirse entre sí, se complementan.