La contabilidad de una compañía está sujeta a ciclos, es decir, a períodos de tiempo concretos que acotan las actividades y su impacto sobre el negocio. Los temas de contabilidad son clave para las empresas y esta está sujeta a ciclos, esto es, periodos concretos que engloban actividades y su impacto dentro del negocio. El ciclo contable es, por tanto, el proceso de registro contable de todas las actividades del negocio durante un período concreto para reflejar la imagen fiel de la actividad. Cuando hablamos de ciclo contable nos referimos al conjunto de fases que se repiten en cada ejercicio económico durante la existencia de la empresa. Es el registro de todas las operaciones económico-financieras que se han efectuado en dicho periodo.
El período de tiempo habitual del ciclo contable es el ejercicio anual, pero también se dan ciclos de menor duración como el trimestre y el semestre, que sirven para conocer la marcha de la compañía al arranque de año y tomar las decisiones necesarias para compensar posibles desajustes. En efecto, cada año también representa el inicio de un nuevo ciclo, a lo largo del cual tu negocio repetirá los procedimientos contables.
Durante el ciclo contable, la compañía registra de forma cronológica cada transacción en el libro diario. Se hace un registro de todas las operaciones que conforman la actividad de la empresa en el libro diario. El objetivo es contar con información fiable que permita analizar y preparar la información financiera correspondiente a cada período. La información que aporta el ciclo contable es indispensable para tomar decisiones estratégicas.
Para poder llevar a cabo las etapas del ciclo contable y llegar al final con unos registros sanos, se deben realizar algunos pasos para transitar entre las distintas fases sin problemas.
Etapas del Ciclo Contable
El ciclo contable de cada ejercicio se estructura en varias etapas en las que se realizan las acciones necesarias para garantizar el registro de las operaciones que realiza la compañía y que permitan preparar los estados financieros y conocer el resultado de la operación. Las fases que componen el ciclo contable son las siguientes:
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- Apertura o inicial: Supone la apertura de los libros de contabilidad, tanto en el caso de una empresa que inicia su actividad por primera vez, como en el de aquélla que ya ha venido desarrollando una actividad productiva en ejercicios precedentes. La apertura también comprende una etapa de balance de situación inicial
- Desarrollo o gestión: Se extiende a lo largo del ejercicio económico anual y tiene la finalidad de interpretar y registrar contablemente las operaciones que surgen como consecuencia de la actividad de la empresa. La fase de desarrollo involucra la periodificación.
- Inventario: Es la relación detallada y valorada de los bienes, derechos y obligaciones que constituyen el patrimonio de una entidad en una fecha determinada. A efectos prácticos podemos decir que es similar a un Balance de situación, pero más desagregado.
Para registrar las actividades, cada compañía cuenta con una serie de libros contables obligatorios por ley y también puede tener libros auxiliares. Para ello es necesario identificar un hecho contable, es decir, aquello que debe ser apuntado: la venta de mercancías, la compra de suministros, aportaciones de capital… Es decir, todo movimiento que repercuta sobre la compañía. Estas operaciones deben quedar registradas documentalmente (albaranes o facturas) que se registran en el libro diario.
Todos los asientos del Libro diario deben ser traspasados al Libro mayor, esta operación no es obligatoria legalmente, pero sí es indispensable en el proceso contable. Una vez registradas todas las operaciones relativas a los hechos contables que han tenido lugar en el ejercicio, es habitual realizar un Balance de comprobación de sumas y saldos. Este estado contable permite indagar sobre los posibles errores aritméticos o de traslación que se hayan podido cometer en la contabilización de los hechos acaecidos durante el ejercicio, bien en los asientos del Diario o bien en el Libro mayor.
Para conocer el resultado del ejercicio y la auténtica situación patrimonial, es preciso realizar tres etapas más, la de regularización, la que conlleva el cálculo del resultado del ejercicio y la del cierre de la contabilidad.
Regularización Contable
Esta fase exige realizar una serie de operaciones que pueden incidir bien en la presentación de la situación patrimonial o bien en el cálculo del resultado.
- Vencimientos a corto plazo de partidas catalogadas a largo plazo. Necesidad de corregir asientos erróneos.
- Regularización de cuentas especulativas: se trata de adecuar el saldo de las cuentas, normalmente de las de existencias, al valor de las existencias finales, calculadas extracontablemente mediante el inventario físico.
- Periodificación de ingresos y gastos: tiene por objeto imputar al resultado del ejercicio únicamente los gastos e ingresos que corresponden al mismo.
- Anular los gastos e ingresos contabilizados que no correspondan al ejercicio actual, sino a ejercicios posteriores: gastos e ingresos anticipados.
- Contabilizar como ingresos y gastos del ejercicio aquéllos que correspondan al mismo, aun cuando estén pendientes de la correspondiente documentación mercantil: gastos e ingresos no formalizados.
- Correcciones de valor: se trata, por aplicación del principio de prudencia, de registrar contablemente todas las pérdidas de valor, tanto reales como potenciales, que afecten a los elementos del activo.
Una vez regularizada la contabilidad, puede elaborarse un Balance de sumas y saldos, para verificar la ausencia de errores dentro de esta fase.
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Cálculo del Resultado del Ejercicio
Consiste en anular las cuentas de gastos e ingresos y las de pérdidas y beneficios, en su caso, y trasladar su saldo a la cuenta de resultados, que legalmente recibe el nombre de «Cuenta de pérdidas y ganancias». Así, las cuentas de gastos e ingresos quedarán saldadas.
Cierre de la Contabilidad
Una vez realizado el proceso anterior, slo quedan abiertas las cuentas representativas de la riqueza de la empresa y sus correspondientes saldos, es decir, la riqueza final. Con el asiento de cierre todas las cuentas quedarán saldadas y la contabilidad cerrada. Durante el año, toda empresa tiene gastos e ingresos. Se tienen que saldar todas las cuentas y dejarlas en cero para el siguiente año.
Informes Financieros
La información de la fase de conclusión sirve de base para la elaboración de los estados contables que informan del patrimonio de la unidad económica, así como del resultado obtenido en el ejercicio, es decir, el Balance y la Cuenta de resultados. A través de ellos se comunica la información contable a los usuarios interesados en la misma.
- Compara los movimientos registrados por el banco con las cuentas de tu empresa.
- Desplaza las cuentas y reclasifica los movimientos que correspondan al año próximo.
El cierre es un proceso que absorbe tiempo, a menos que utilices un sistema contable como Bind ERP.
Comprender y manejar adecuadamente el ciclo contable es clave para el éxito financiero de cualquier negocio.
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