El inventario es un proceso que se refleja en un documento, ya sea físico o digital, de manera ordenada y detallada, el listado de las mercancías que almacena una empresa. Aunque existen diferentes tipos de inventario, todos tienen la misma finalidad: maximizar las ganancias minimizando los costos de almacenamiento.
La Importancia del Control de Inventarios
La gestión del inventario es uno de los pilares fundamentales de la cadena de suministro. Gran parte de las pymes adolece de una correcta administración de sus inventarios, ya sea por desconocimiento o por percibir esta actividad como un gasto. La realidad es que con un eficiente control y manejo de mercancías se evitan desperdicios, se identifican oportunidades, se conocen los costos de producción y se fijan precios competitivos.
El control de inventarios es un sistema que permite realizar una gestión exitosa de las existencias de un almacén, esto incluye tantas entradas, monitoreo de su permanencia o la salida.
Tipos de Inventarios
Los inventarios son todo aquello que se hace objeto de compra o venta, propio del giro de la empresa. En términos contables, el inventario refleja la existencia física de la mercancía, materia prima, productos semiterminados o terminados que tiene una empresa en un lugar y fecha definida. Algunos inventarios son inevitables. Si vamos a tener producción es inevitable tener inventarios en proceso. En la mayoría de los negocios, los inventarios representan una inversión relativamente alta y producen efectos importantes sobre todas las funciones principales de la empresa.
En cualquier organización, los inventarios añaden una flexibilidad de operación que de otra manera no existiría. Hay dos decisiones básicas de inventarios que los gerentes deben hacer cuando intentan llevar a cabo las funciones recién revisadas.
Lea también: ¿Cuáles son los Elementos Contables?
Clasificación de Inventarios
- Inventario (inicial): El inventario al comienzo de un período contable.
- Compras: Adquisiciones de mercancías.
- Devoluciones sobre compra: Mercancías devueltas a los proveedores.
- Gastos sobre compras: Costos asociados a la adquisición de mercancías.
- Ventas: Ingresos por la venta de mercancías.
- Devoluciones sobre ventas: Mercancías devueltas por los clientes.
- Mercancías en tránsito: Productos que están en camino hacia la empresa.
- Mercancías en consignación: Productos que se tienen en posesión pero que son propiedad de otra empresa.
Métodos de Valuación de Inventarios
Existen numerosas bases aceptables para la valuación de los inventarios, algunas de ellas se consideran así, solamente en circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicación general. Entre las cuestiones relativas a dicha valuación, la de principal importancia es la consistencia: la información debe ser obtenida mediante la aplicación de los mismos principios durante todo el período contable y durante diferentes periodos, de manera que resulte factible comparar sus estados financieros y conocer la evolución de la entidad económica, así como también comparar con estados financieros de otras entidades económicas.
- Costo
- Costo o mercado, al más bajo
- Primeras Entradas, Primeras Salidas = PEPS
Método PEPS (Primeras Entradas, Primeras Salidas)
Este método, identificado también como PEPS, se basa en el supuesto de que los primeros artículos y/o materias primas en entrar al almacén, o a la producción, son los primeros en salir de él. El reconocimiento de los costos más recientes de los artículos vendidos, lo que implica que cuando se valúa el costo de la mercadería vendida, se aplicarán los últimos precios de compra, y en economías como la nuestra se ha demostrado que los precios tienden a subir, lo que provoca que el CMV sea mayor que si es valuado a precios menos recientes, por tal motivo las utilidades tienden a disminuirse y, por ende, el pago del impuesto sobre la renta será menor. De hecho, este segundo método para el control de inventarios PEPS es utilizado principalmente en los negocios de alimentos y en la industria textil, sujeta por lo general a las modas cíclicas o temporales. Una de las ventajas del método PEPS es que permite ofrecer precios competitivos en momentos de alta inflación.
Sistemas de Inventario
Inventario perpetuo
El inventario perpetuo: es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. A intervalos cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones del almacén y se ajustan las cantidades, los importes o ambos cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta física. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestrales o provisionales. El negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas, sin tener que contabilizar el inventario mismo. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están siempre actualizados.
Inventario intermitente
Se efectúa varias veces al año.
Inventario físico
Es el inventario real. Consiste en contar, pesar o medir, y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías) que se hallen en existencia en la fecha de éste, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias. El cálculo del inventario es llevado a cabo mediante un listado del stock realmente poseído.
Lea también: Por qué auditar es importante
Métodos para el Control de Inventarios
Existen diversos métodos para el control de inventarios, los cuales varían de acuerdo con las características y necesidades de cada empresa. No obstante, todos se asemejan en que están orientados a la obtención de utilidades.
Análisis ABC
Este método de valuación también es conocido como método 80/20 y consiste en definir la importancia de tus productos con base en la cantidad y el valor que representan.
- Artículos clase A: Suelen ser alrededor de un 20% del total del inventario; sin embargo, su valor llega a ser hasta el 80% del mismo.
- Artículos clase B: Representan el 40% del total de los artículos y rondan el 15% del valor total del mismo.
- Artículos clase C: Son el 40% restante de los artículos.
Al categorizar de esta manera, podrás identificar fácilmente qué bienes merecen mayor o menor atención; el inventario con mayor impacto financiero requerirá los mayores esfuerzos en su gestión.
Conteo Cíclico
Este método de conteo de inventarios consiste en el recuento frecuente de una parte del inventario total, con el fin de que todo este se haya contado al menos una vez en un periodo de tiempo determinado.
Sistemas de Registro Contable del Inventario
Sistema de mercancías generales
En este procedimiento se lleva una sola cuenta, denominada «mercancías generales», para realizar el registro contable del inventario inicial, así como de las compras, devoluciones, rebajas, ventas y el inventario final. Este método de control de inventarios es utilizado sobre todo en empresas pequeñas con un fuerte volumen y diversidad de operaciones.
Lea también: Entendiendo los Conceptos Contables
Sistema analítico
Este sistema de inventarios permite conocer a detalle el valor de cada uno de los conceptos que participan en las operaciones relacionadas directamente con las mercancías y con los costos de producción. Sin embargo, con este procedimiento no es posible saber el valor exacto del inventario final y, por ende, tampoco del costo de las ventas, ni la utilidad o pérdida bruta. El sistema analítico es recomendable para las empresas que manejan muchos artículos diferentes y no tienen un control individual. Durante el ejercicio, las operaciones se registran en las cuentas correspondientes. Al final, para obtener el Costo de Ventas, se resta de la cuenta de Compras, por medio de un abono, el importe del inventario final.
Sistema de inventarios perpetuos
Este método permite conocer el valor actualizado de la mercancía en existencia, sin necesidad de realizar un inventario físico. Esto, mediante un sistema automatizado que determina el saldo que tiene el inventario y las existencias correspondientes. El sistema de inventarios perpetuos emplea tres cuentas: Almacén, Costo de Ventas y Ventas.
Ejemplo Práctico: Conservas Márquez
Para ilustrar cómo se aplican estos métodos, consideremos el caso de Conservas Márquez, una empresa ficticia que produce y distribuye alimentos en conserva.
Escenario 1: Inventario Manual
Conservas Márquez inicialmente utiliza un pequeño almacén con capacidad para 300 tarimas. Cada mes, el responsable del almacén realiza de modo manual el inventario, recorriendo el almacén con un listado de productos en papel y contando cuántas tarimas hay de cada referencia. Este método es viable debido a los bajos niveles de stock.
Escenario 2: Implementación de un WMS
Tras un aumento de las ventas, Conservas Márquez amplía su almacén a 4.000 tarimas y utiliza el sistema Pallet Shuttle. Para realizar el inventario, implementa un software de inventario como Easy WMS. Los operarios utilizan terminales de radiofrecuencia para leer los códigos de barras y dar de alta en el sistema cada artículo que entra en el almacén. Además, realizan inventarios físicos periódicos.
Escenario 3: Automatización Logística
Conservas Márquez automatiza por completo su logística. Con cada entrada y salida de un artículo del almacén a través de los transportadores de tarimas, se registra un cambio del número de unidades disponibles en stock. La trazabilidad del producto es total, incrementando la seguridad de la mercancía y garantizando la calidad de los procesos.
Consideraciones Finales
Sabemos que equilibrar tu inversión en inventarios es todo un reto; sin embargo, al identificar e implementar estos métodos para el control de inventarios acordes a las necesidades de tu empresa, esta tarea se aligera.
tags: #métodos #de #inventarios #en #contabilidad #ejemplos