¿Cuántas veces te has preguntado a dónde ha ido a parar tu dinero a fin de mes? Incluso si eres responsable con tus gastos, algunos pueden pasarse por alto inconscientemente. Para recuperar el control de tus finanzas, es importante saber cuánto gastas y en qué, ya que no todos los gastos son iguales ni se planifican de la misma manera.
La importancia del presupuesto
Contar con un presupuesto que te permita visualizar de cuánto dinero dispones cada mes y a qué debes destinarlo es fundamental. Sin embargo, muchos presupuestos fallan porque solo tienen en cuenta los gastos fijos o los más predecibles, olvidando los pequeños desembolsos que, poco a poco, suman más de lo que nos gustaría reconocer. Tampoco incluyen esos gastos que solo se dan una o dos veces al año, pero que nos desestabilizan por no haberlos previsto de forma prorrateada.
Para que el presupuesto funcione, debes ser honesto contigo mismo y tener en cuenta todo lo que debes pagar a lo largo del año, no solo durante el mes en curso. Hay numerosos métodos para elaborar un presupuesto, incluyendo la opción de afrontar estos gastos como en contabilidad, pero antes debes discernir qué tipos de gastos deberás incluir en él.
Clasificación de los gastos
Aunque existen numerosas clasificaciones, a continuación, se presenta una lista de categorías que resulta sencilla y efectiva a la hora de tomar el mando de tus finanzas:
1. Gastos fijos
Se entienden por gastos fijos aquellas cantidades que debes pagar de forma periódica y cuyo importe conoces de antemano. Por ejemplo, la renta o la hipoteca, las cuotas de ciertas tarjetas de crédito, los servicios de suscripción a contenidos audiovisuales o la mensualidad del gimnasio.
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Un error habitual al elaborar un presupuesto consiste en obviar aquellos gastos cuya periodicidad no es mensual o bimestral; dichos gastos también se incluirían en esta categoría. Por ejemplo, el seguro del coche o incluso la cuota de pertenencia a determinadas asociaciones. Lo más sensato para afrontar este tipo de gastos es apartar cada mes la parte proporcional que correspondería al dividir ese importe entre doce (si es anual), o entre el número de meses que separen las fechas de cobro. Así, cuando llegue el mes en que nos pasen ese recibo, no te pillará desprevenido.
2. Gastos variables
Dentro de los gastos variables se engloban todos aquellos que dependen del consumo para fijar el importe final. Aquí podrías englobar la luz, el agua o el teléfono, así como la gasolina de tu coche.
Para poder controlar mejor estos gastos, conviene hacer una media de las facturas del último año y contar siempre con ese importe, añadiendo, como mínimo, un 10 % más a modo de previsión. De esta manera, esa cantidad que has añadido te irá quedando como remanente para aquellos meses en los que el consumo sea superior.
3. Gastos hormiga
Se conoce como «gastos hormiga» a aquellos gastos que no suponen un desembolso muy elevado, pero que, sumado día tras día, acaban dando lugar a un importe más que considerable. Entre ellos, cabe destacar el café de media mañana (o media tarde), las comidas fuera cuando no llevas tu tupper de casa, las suscripciones a servicios que no usas, las pequeñas compras por impulso o el tabaco.
Quizá sean los más peligrosos, no por la cantidad que suponen por separado, sino por lo que pueden llegar a sumar cuando se combinan. Por eso, gastar de forma consciente y tratar de prescindir de esos pequeños lujos es fundamental a la hora de retomar el control de tu economía personal. Si fumas, dejar el tabaco supone un ahorro notable. Cocinar en casa y llevar tu lunch al trabajo también te permitirá ahorrar un importe cuantioso, lo mismo que si te llevas el termo de café. Asimismo, dar de baja todos aquellos servicios a los que no saques partido resulta importante (sí, nos estamos refiriendo a la cuota de ese gimnasio que no pisas desde hace tres meses).
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Con respecto a los gastos impulsivos, existen numerosas reglas y técnicas que puedes aplicar. Desde no llevar encima la tarjeta de crédito y ceñirte únicamente al efectivo hasta esperar al menos 24 horas para decidir si ese producto va a suponer una verdadera mejora en tu vida. Habitualmente, las compras por impulso suelen tener un detonante emocional, por lo que posponerlas funciona muy bien cuando lo que creemos una necesidad surge justo por ese motivo. Y, por descontado, aprender a diferenciar las necesidades de los deseos es crucial para dominar ese impulso por gastar. Por supuesto, no se trata de renunciar a todos los gastos que no sean esenciales, sino de aprender a priorizar y a escoger entre todos esos gastos para que, si decides darnos un capricho, sea porque realmente nos apetece.
4. Gastos discrecionales
Finalmente, los gastos discrecionales son aquellos para los que deliberadamente hemos asignado una cifra determinada. Por ejemplo, lo que dedicamos mensualmente a ropa, calzado, productos de belleza, salidas y entretenimiento, entre otras categorías.
A este respecto, deberemos ser conscientes de cuánto dinero nos quedaría al mes una vez que hayamos incluido los gastos fijos y los variables previstos, por un lado, y prescindido de los gastos hormiga (o minimizado todo lo posible), por otro. Cuando tengamos esa cifra, la distribuiremos de forma proporcional entre los distintos gastos discrecionales que podamos contemplar y procuraremos ser lo más disciplinados posible para no superar los límites que hayamos establecido.
Categorías de gastos en contabilidad empresarial
En contabilidad, los gastos son los costos en los que incurre una empresa para su funcionamiento. Incluyen desde el alquiler de tu oficina hasta las suscripciones de software que impulsan a tu equipo. Los gastos se dividen en diferentes categorías, dependiendo del propósito del pago. Las empresas registran estas categorías por separado dentro de los sistemas contables para aclarar cómo gastan el dinero. Estas son las principales categorías de gastos:
- Costo de los bienes vendidos (COGS): Estos son los costos directos de producir o entregar tu producto o servicio. En el caso de una panadería, el COGS incluiría el costo de ingredientes como harina y azúcar; en el caso de una empresa de software, podría incluir las tarifas de alojamiento en la nube. El COGS está directamente relacionado con tus ventas y afecta tu ganancia bruta.
- Gastos operativos: Estos cubren los costos diarios de funcionamiento de tu empresa (p. ej., salarios, artículos de oficina, marketing, servicios públicos). Los gastos operativos son necesarios, pero no están directamente relacionados con la producción de bienes o servicios.
- Gastos no operativos: Estos son costos no relacionados con las actividades principales de tu empresa. Por ejemplo, si tu empresa tiene un acuerdo legal único o realiza pagos de intereses de un préstamo, esos se considerarían gastos no operativos.
- Depreciación y amortización: Estos son gastos no monetarios que reflejan el desgaste de los activos tangibles o la reducción gradual del valor de los activos intangibles (como patentes y marcas comerciales). Ayudan a distribuir el costo de las inversiones a largo plazo a lo largo del tiempo.
Registro de gastos en contabilidad
Todos los gastos se registran con fines contables para aclarar el gasto de tu empresa y asegurar que calcules las obligaciones fiscales correspondientes. Para mantener registros precisos, guarda todos los recibos, facturas o contratos; estos prueban que el gasto ocurrió y explican el motivo, lo cual es útil en caso de auditorías y cuando declares impuestos o realices la conciliación de los registros más adelante. A continuación, te indicamos cómo registrar tus gastos con precisión:
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- Categoriza: Determina para qué es cada gasto y a qué categoría pertenece. Ya sea que estés pagando por software, abasteciéndote de suministros o cubriendo costos de viaje, determina si el costo corresponde a gastos operativos, COGS o a otra categoría.
- Registra: Registra el gasto en tu sistema contable. Si utilizas la contabilidad por partida doble (que es lo más común en las empresas), debitarás la cuenta de gastos (lo que aumenta tus gastos) y acreditarás la cuenta de pagos. Por ejemplo, si gastas USD 500 en publicidad, debitarías «gastos publicitarios» por USD 500 y acreditarías «efectivo» (o «cuentas por pagar») por USD 500.
- Concilia y revisa: Al final del mes (o del trimestre), compara tus gastos registrados con tus extractos bancarios y recibos. También debes revisar regularmente tu estado de resultados para ver cómo tus gastos están afectando tu rentabilidad.
Importancia del seguimiento preciso de los gastos
Un seguimiento preciso de los gastos proporciona claridad financiera que puede servir de base para las decisiones comerciales. Aquí tienes más detalles:
- Seguimiento de la rentabilidad: Un seguimiento cuidadoso de los gastos muestra tu rentabilidad real. La única forma de saber si tus ingresos realmente superan tus costos es registrar todos los gastos.
- Revisión de costos: El seguimiento de los gastos puede indicar dónde estás pagando más de lo que deberías. Esto puede guiar tus decisiones sobre si renegociar los acuerdos con los proveedores o reducir el gasto en iniciativas de bajo rendimiento.
- Preparación para los impuestos: Un registro claro de los gastos puede ayudarte a reclamar las deducciones fiscales a las que tienes derecho y evitar errores costosos. También hace que el proceso de declaración y las auditorías sean mucho más fáciles de manejar.
- Establecimiento de presupuestos: El seguimiento de gastos te ayuda a detectar patrones de costos (como picos durante ciertos meses o gastos en proyectos específicos) y anticipar los gastos antes de que ocurran. Identificar estos patrones puede ayudarte a planificar cómo cubrir los períodos de alto costo y asegurarte de tener suficiente para las facturas, la nómina y otros gastos necesarios.
- Planificación para el crecimiento: Un seguimiento preciso de los gastos te muestra lo que cuesta dirigir tu empresa hoy en día.
Gastos fijos vs. Gastos variables
Al distinguir entre gastos fijos y variables, puedes controlar mejor los costos, planificar el crecimiento y responder a los cambios en tu negocio.
- Gastos fijos: Estos costos se mantienen constantes sin importar cuánto produzca o venda tu empresa. Son predecibles y recurrentes. Algunos ejemplos son el alquiler, los salarios del personal a tiempo completo, los seguros y las suscripciones. Los gastos fijos proporcionan estabilidad en tu presupuesto. Sin embargo, pueden ser difíciles de gestionar cuando los ingresos son bajos, ya que no disminuyen automáticamente durante los períodos de menor actividad.
- Gastos variables: Estos costos fluctúan según la actividad de tu empresa, específicamente, según la cantidad que produces o vendes. Los gastos variables están directamente relacionados con el volumen de tus operaciones comerciales: cuanto más creces, mayores tienden a ser estos gastos. Los ejemplos pueden incluir gastos en elementos como materias primas, costos de envío, comisiones de ventas y servicios públicos (que pueden aumentar con más producción o actividad en la oficina). Los gastos variables aumentan con tu empresa, lo que puede hacer que sean flexibles.
Impacto de los gastos en el estado de resultados
Los gastos impactan directamente en la rentabilidad de tu empresa. En el estado de resultados, los gastos se restan de los ingresos para determinar tu ingreso neto (o beneficio neto). Cuando los gastos aumentan sin un aumento correspondiente en los ingresos, disminuyen las ganancias. Por ejemplo, un aumento en los costos de marketing o en los precios de los proveedores reducirá tus ganancias si no se compensan con mayores ventas.
Al revisar cómo cambian los gastos a lo largo del tiempo, puedes identificar ineficiencias, costos innecesarios o áreas en las que el gasto es demasiado alto en relación con el valor que crea. Cada empresa busca equilibrar los gastos y el crecimiento de los ingresos. El estado de resultados puede indicarte si estás logrando ese equilibrio o si los costos son demasiado altos.
Ahora que conoces los diferentes tipos de gastos que afrontas en tu día a día, el siguiente paso es ver en qué se te va el dinero cada día. Para ello, dispones de aplicaciones móviles en las que ir apuntando cada gasto o hasta de libretas basadas en el método japonés «kakebo».
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