La Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, conocida como Ley Crea y Crece, es la clave de la nueva factura electrónica obligatoria en España. La factura electrónica obligatoria cambiará por completo la forma de facturar entre empresas y autónomos, respondiendo a una nueva normativa que supone una forma más rápida, segura y eficiente de gestionar la facturación diaria. Esta nueva obligación legal supondrá un impulso definitivo para modernizar procesos que todavía dependen de documentos en papel, hojas de cálculo o tareas manuales.
Calendario de implementación y entrada en vigor
Una de las dudas más habituales sobre la factura electrónica obligatoria es cuándo entra en vigor la factura electrónica en España. La entrada en vigor no dependerá únicamente del Real Decreto ya aprobado, sino de la publicación de la Orden Ministerial posterior, prevista para octubre de 2026, que concretará el funcionamiento de la solución pública. Se establece un periodo de un año desde la publicación de dicha Orden Ministerial para que todas las empresas con facturación superior a los ocho millones de euros comiencen a aplicar la facturación electrónica, previsiblemente desde el 1 de octubre de 2027.
La obligatoriedad en la factura electrónica afectará a todos los profesionales de forma gradual. Cuando la reforma eche a andar, las novedades comenzarán con empresas o autónomos con más de ocho millones de euros de facturación. Posteriormente, la factura electrónica será obligatoria en el B2B entre 2027 y 2028. Lo previsible es que sea obligatoria a partir de 2027 para empresas y, en 2028, para autónomos.
¿En qué consiste la factura electrónica obligatoria?
Si te preguntas qué es la factura electrónica, se trata de una factura digital generada en un formato estructurado que permite su tratamiento automático dentro de un sistema de facturación electrónica. Este tipo de factura digital no es solo un PDF, sino un archivo con datos organizados que permiten su lectura por sistemas informáticos. La diferencia más importante entre una factura electrónica y una factura digital (como un PDF o un escaneo) es que el ordenador es capaz de comprender la e-factura, pero no ocurre lo mismo con la factura digital convencional.
Principales características de la normativa:
- Ámbito B2B: De modo general, las operaciones de compraventa entre empresas necesitarán utilizar este documento de manera obligatoria.
- Exclusión B2C: Los clientes finales no se verán afectados por la obligatoriedad de la factura electrónica para autónomos y pymes.
- Formato: Deberá seguir un formato de datos estructurados basado en estándares como UBL (Universal Business Language).
- Información de estados: El reglamento establece que los destinatarios están obligados a informar sobre el pago efectivo completo y su fecha.
Beneficios y obligaciones para autónomos y empresas
La emisión y recepción de facturas electrónicas agiliza validaciones, aprobaciones y seguimiento de pagos. Gracias a esta automatización, las empresas podrán dedicar menos tiempo a tareas administrativas repetitivas y centrarse en actividades de mayor valor para el negocio. Desaparecen el papel, las impresiones y gran parte de la gestión manual, disminuyendo costes indirectos relacionados con archivo, almacenamiento y búsqueda de documentos.
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Es fundamental recordar que, aunque los documentos se digitalicen, no se exime a los empresarios y a las sociedades del almacenamiento obligatorio de las facturas durante un periodo mínimo de cuatro años. Además, la nueva ley de factura electrónica fija sanciones importantes: la legislación establece una multa máxima de 3.000 euros por incumplimiento, la cual puede ser superior si cada factura sin soporte digital se sanciona de nuevo, pudiendo alcanzar los 10.000 € dependiendo de las circunstancias.
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