La auditoría interna es el proceso mediante el cual las organizaciones supervisan sus procedimientos y controles. Es una actividad independiente, objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. El Instituto de Auditores Internos (IIA) la define como una actividad independiente, objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. Además de ello, la auditoría interna también agrega valor y mejora las operaciones de la organización. Ayuda a cumplir los objetivos empresariales, aportando un enfoque sistemático y disciplinado para monitorear y fortalecer la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno de la compañía.
Este proceso de auditoría interna se centrará en analizar si el funcionamiento de las distintas áreas de una compañía es el correcto, revisando las operaciones contables, las políticas y los procesos establecidos para proteger los activos del negocio con el fin de comprobar que todo se realiza de forma correcta y así evitar posibles fraudes o sabotajes e incrementar la eficiencia operativa. La misión que persigue este proceso es mejorar y proteger el valor de las organizaciones.
Beneficios Clave de las Auditorías Internas
Muchas empresas han cambiado su postura de considerar que las auditorías internas representan solo gastos ineludibles a considerarlas una herramienta de business intelligence muy valiosa para la gestión del cambio y garantizar el éxito de la organización. Las auditorías internas son una parte esencial de la gestión de la calidad y la mejora continua en las empresas. La auditoría actúa como una lupa que revela desperdicios, riesgos y oportunidades de innovación.
- Aumentar la productividad: Las auditorías internas se diseñan de tal manera que ofrezcan información valiosa para mejorar todas las operaciones comerciales de la empresa. Las auditorías ayudan a eliminar cuellos de botella, optimizar el uso de recursos y estandarizar procesos.
- Evaluar los riesgos: Las auditorías internas están destinadas a evaluar la eficacia de las medidas de control para identificar fraudes y desviaciones en los procesos administrativos e implementar medidas de remediación para eliminar las deficiencias que se detecten. Detecta riesgos antes de que se materialicen en pérdidas o sanciones regulatorias.
- Proteger los activos: Las auditorías financieras periódicas se centran en inventariar el patrimonio físico e intelectual de la empresa, incluyendo el equipo de oficina, la maquinaria, las materias primas, sus patentes y secretos industriales, entre otras posesiones.
- Garantizar la calidad: Los auditores internos examinan minuciosamente los procesos de producción y de control de calidad para ofrecer recomendaciones puntuales que, de manera innegable, resultan en productos de mejor calidad.
- Ofrecer perspectivas basadas en datos duros: Los auditores internos proveen puntos de vista imparciales y sugerencias viables. El valor añadido que ofrecen los distintos tipos de auditorías internas es inestimable.
- Impulsar el compromiso de los empleados: Las auditorías internas permiten a todos los empleados conocer el papel que juegan en lograr la misión y visión de la empresa.
El Proceso de Auditoría Interna
El proceso de auditoría interna sigue una secuencia lógica que va desde la planeación hasta el seguimiento de los compromisos de mejora. Recolectar información de manera estructurada en cada fase es clave para que los hallazgos tengan respaldo documental sólido. El proceso de auditoría interna se realiza dentro de la propia compañía. A la hora de ponerlo en marcha, se siguen una serie de pasos o fases:
- Planeación: Es necesario realizar un análisis general de la compañía y determinar el conjunto de áreas que se auditarán. Se define el alcance, los objetivos y los procesos o áreas a revisar. Para empezar, se deben identificar los departamentos o procesos que se necesitan auditar. Delimitado el universo de la auditoría se debe trazar un plan de auditoría que recoja los recursos humanos y financieros destinados a tal actividad, las prioridades, la duración y el calendario de la inspección, etc.
- Ejecución: El equipo auditor comienza el análisis de todas las áreas que se ha decidido auditar. Durante este proceso, es esencial que el auditor recopile evidencia y documentos para realizar su informe. ¿Cómo hacerlo? Entrevistar al personal. Revisar documentos. Escanear los registros permite a los auditores comparar los procesos con las políticas empresariales. Se compara la situación encontrada con los estándares, políticas o marcos de referencia aplicables. Las auditorías sorpresas solo deben llevarse a cabo si existe sospecha de alguna actividad ilegal o antiética.
- Informe y plan de acción: Se presenta un informe con los hallazgos, su nivel de riesgo y las recomendaciones correspondientes. Por último, se elabora el informe final de la auditoría interna. Este debe contener todos los elementos encontrados, los cuales deben estar presentados de manera sencilla para su entendimiento rápido. De hecho, según Deloitte, el 63 % de presidentes y miembros de los comités de auditoría cree que la auditoría interna debe ser más rápida al informar los resultados de su trabajo.
- Seguimiento: Se verifica en una fecha posterior que las acciones correctivas fueron implementadas y que el riesgo ha quedado mitigado.
Frecuencia de las Auditorías Internas
La pregunta clave es cuándo realizar auditorías internas. La frecuencia de las auditorías internas varía según la organización y sus necesidades específicas. Generalmente se realizan de forma anual o semestral. Algunas áreas críticas o de alto riesgo pueden requerir auditorías más frecuentes para garantizar el cumplimiento y la eficiencia operativa. Las auditorías deben estar alineadas al calendario de la organización. De esa manera, se evitará que interfieran con la producción u otros procesos que hacen posible la continuidad de la empresa.
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La frecuencia de las auditorías también depende del estado del sistema. La frecuencia con que se debe auditar el sistema de calidad no está definida dentro del texto de la norma ISO 9001. ISO 9001: 2008 requiere que tengas un programa documentado de auditorías internas y que éstas las realices a intervalos planificados. La respuesta varía según la industria, el tamaño de la empresa y los estándares aplicables. Sin embargo, la frecuencia de las auditorías depende de ti, y de paso debes demostrar que tu programa es eficaz.
Factores que Influyen en la Frecuencia
Para decidir la frecuencia de las auditorías internas, puedes considerar los siguientes factores:
- Organizaciones con operaciones complejas: Las organizaciones con operaciones complejas, en industrias altamente reguladas o con clientes que exigen altos estándares de calidad, deben auditar con mayor frecuencia para asegurar la calidad. Las organizaciones que desarrollan operaciones complejas, que pertenecen a industrias altamente reguladas o cuyos clientes exigen requisitos de calidad específicos, tienen un escaso margen para el error.
- Nivel de madurez del SGC: Sistemas recién implementados requerirán mayor vigilancia que uno que ya lleva varios años funcionando. No es lo mismo un año recién certificados que 12 años y 3 recertificaciones después. En general, podríamos decir que un sistema con varios años de funcionamiento tendría que ser auditado una vez al año. Los sistemas ya certificados, bien pueden ser evaluados cada año.
- Procesos problemáticos: Es claro que un sistema que presenta un número importante de no conformidades, una y otra vez, tendrá que ser auditado con frecuencia hasta que esta tendencia desaparezca o se normalice. Después de un poco de experiencia con la ISO 9001:2008, comenzarás a tener una idea de qué procesos de tu operación son propensos a tener problemas, y se beneficiarán de las auditorías con más frecuencia.
- Naturaleza de la actividad empresarial: La complejidad de los procedimientos y procesos - no es lo mismo un proceso artesanal que uno de alta tecnología. No es lo mismo un laboratorio clínico que una zapatería. Por ejemplo, los procesos de producción necesitan de auditorías diarias de control de calidad.
- Recursos disponibles: Auditar el sistema de calidad es una tarea que consume recursos: humanos, tecnológicos, de formación y económicos. Por supuesto, es preciso determinar la disponibilidad y la posibilidad de asignar estos recursos.
- Frecuencia de la revisión por la dirección y de auditorías externas.
Recomendaciones sobre la Frecuencia
Más importante que la frecuencia es la constancia y el seguimiento de los hallazgos. Un buen plan consiste en extender tus auditorías internas a lo largo de todo el año, auditar todos los procesos cada tres meses es una frecuencia muy aceptada. Comprobar el estado de la documentación, la capacitación del personal y el rendimiento de los procesos con frecuencia es una gran manera de detectar los problemas en sus primeras etapas, posiblemente, hasta evitar una catástrofe en el futuro. El exceso es tan perjudicial como la deficiencia. Auditar el sistema de calidad cada mes parece exagerado, redundante e inocuo. Pero si el sistema espera afrontar pronto una auditoría de certificación, no parece ser tan innecesario. Eres libre de cambiar tu plan de auditorías con la frecuencia que necesite la organización para mejorar.
¿Quién Realiza la Auditoría Interna?
La auditoría interna la realiza un equipo propio de la organización y tiene un enfoque continuo de mejora y control de riesgos. El auditor interno no tiene responsabilidad por la gestión, aspecto que garantiza su independencia y objetividad. El departamento de auditoría interna debe ser un área funcional independiente enfocada en valorar de manera objetiva los controles administrativos y procesos productivos de la organización.
- Puede ser un departamento dedicado, un auditor interno contratado específicamente o un consultor externo que actúa como función de auditoría interna subcontratada.
- Un principio de auditoría generalmente aceptado, dice que el auditor debe estar fuera del área auditada, y mantener independencia y distancia con respecto a ella.
Tipos de Auditoría Interna
Dependiendo del objetivo que se persiga, la auditoría puede clasificarse en diversas categorías. A la hora de analizar el funcionamiento de una compañía, el auditor interno puede centrarse en aspectos concretos que dan lugar a tipos específicos de auditorías.
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Auditorías Financieras
Su objetivo es verificar que los registros contables sean precisos y que los estados financieros reflejen fielmente la situación económica de la empresa.
Auditorías Operacionales
Busca evaluar la eficiencia y eficacia de las operaciones. No se limita a los números, sino a cómo se hacen las cosas. Una planta industrial realiza auditorías operacionales trimestrales para verificar que los procesos de producción cumplen con los estándares de calidad ISO 9001.
Auditorías de Cumplimiento
Este tipo de auditoría verifica que la organización esté cumpliendo con las leyes, reglamentos, políticas internas y contratos. Un banco realiza auditorías de cumplimiento mensualmente en las áreas de originación de crédito para verificar que los expedientes de clientes contienen toda la documentación requerida por la regulación.
Auditorías de Sistemas de Información (TI)
En la era digital, esta auditoría es crítica. Evalúa la seguridad de los sistemas, la integridad de los datos, la protección de la privacidad y la capacidad de recuperación ante desastres tecnológicos.
Auditorías de Gestión de Riesgos
Se enfoca en identificar, evaluar y priorizar los riesgos que podrían impedir que la empresa logre sus objetivos. Un hospital aplica auditorías de gestión de riesgos en sus procesos de farmacia y quirófano, revisando los protocolos de seguridad del paciente y los registros de incidentes.
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Auditorías Específicas por Normativa (ISO)
- Auditoría interna medioambiental: La norma ISO 14001 sobre Sistemas de Gestión Ambiental fija los requisitos que tienen que cumplir las empresas en esta materia para que su actividad sea segura y responsable. El auditor interno verificará que los procesos de una compañía den cumplimiento a esta normativa.
- Auditoría interna de seguridad laboral: En este caso, el auditor comprobará que la compañía ha adaptado sus procesos y funcionamiento al mandato de la norma ISO 45001 que regula los Sistemas de Seguridad y Salud en el trabajo y la normativa de Prevención de Riesgos Laborales.
- Auditoría interna de calidad: La norma internacional de Sistemas de Gestión de Calidad es la ISO 9001 y es el marco para planificar los procesos de auditoría que evalúan el cumplimiento de los procesos que garantizan que una compañía es capaz de satisfacer a sus clientes y proveer productos y servicios que cumplen con las exigencias y normativas, internas y externas a la organización, vigentes.
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