En toda empresa y establecimiento relacionado con la fabricación de productos, con su almacenaje, transporte o venta, es necesario tener un inventario físico para conocer con exactitud la cantidad de productos que se tienen en cada momento. El inventario físico es una operativa manual, que involucra a numerosos operarios de un almacén. Por esa razón, debe planificarse con la suficiente antelación para que el equipo pueda realizarlo de manera correcta en tiempo y manera, minimizando así su impacto en la actividad de la empresa.
Factores que influyen en la cantidad de personal
La cantidad de personas necesarias para realizar un inventario físico dependerá de las características de la empresa y la cantidad de productos disponibles. Es aconsejable que el almacén esté previamente limpio y ordenado para realizar la operación con rapidez y eficiencia. En todo caso, lo recomendable es que coincida con períodos de menor actividad para así poder destinar más operarios a esta tarea, efectuándolo de modo más rápido, con menos errores y sin interrumpir otras obligaciones.
Para conocer los Recursos Humanos de los que disponemos, prepararemos un listado de todo el personal que participará en el recuento, por centro, asignando las siguientes funciones:
- Responsable general del inventario: Coordinación central del proceso.
- Supervisores por centro: Encargados de verificar la calidad del conteo.
- Equipos de recuento: Personal dedicado a contar y registrar.
- Equipos de introducción de datos: Responsables de volcar la información al sistema.
Composición y gestión de los equipos de trabajo
Disponemos de dos equipos: el que realiza el recuento físico y el que introduce los recuentos en el sistema. Normalmente, el equipo de recuento lo componen 2 personas. Es importante que la composición de cada equipo la realice una persona que conozca el perfil de cada individuo, habilidades y funciones dentro de la empresa para que estos estén compensados. Cada equipo de recuento es codificado y el nombre de sus componentes publicado en el manual de instrucciones.
El personal encargado de hacer el inventario físico debe disponer de todos los materiales necesarios para ello y estar capacitado para registrar la información debidamente. La falta de capacitación es una de las principales causas de errores en la toma física de inventarios; por ello, proporcionar instrucciones claras sobre cómo realizar el conteo es fundamental.
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Planificación operativa y herramientas de apoyo
El horario de recuento debe planificarse en función del número de ubicaciones a contar, equipos disponibles y velocidad estimada de conteo (ubicaciones por hora). Es de suma importancia que todo el personal disponga de esta información para evitar pausas no planificadas y conseguir una gestión adecuada del tiempo disponible. El Manual de Instrucciones es el documento más importante en la planificación, donde se detallan todas las instrucciones que se deberán seguir para su correcta ejecución.
Un programa de gestión de almacén, como un software de gestión de almacenes (WMS), es una herramienta que facilita enormemente la realización de un inventario físico. Este sistema no solo mantiene un registro de todo el stock en tiempo real, sino que también es capaz de asistir a la plantilla en la elaboración del inventario físico, permitiendo detectar con facilidad las diferencias presentes y optimizando los procesos.
Recuerda que, dependiendo del flujo de trabajo, el inventario puede realizarse de manera permanente, anual o rotativa. La toma física de inventarios es un proceso crítico para cualquier organización que busca garantizar la precisión de sus registros contables y la correcta valuación de sus activos.
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