En el entorno de SAP, los conceptos de acreedores y proveedores son fundamentales para la gestión eficiente de las relaciones comerciales y financieras de una empresa. Los deudores son clientes que deben dinero a la empresa, mientras que los acreedores son proveedores a los que la empresa debe pagar. Un acreedor es una entidad a la que la empresa debe dinero, ya que ha proporcionado bienes o servicios a otra entidad. Por otra parte, un deudor es el término que se emplea para describir lo contrario de un acreedor: una persona que debe dinero o que está endeudado con una organización o persona.
Fundamentos de la contabilidad de acreedores (FI-AP)
La contabilidad de acreedores (FI-AP) registra todas las operaciones comerciales relacionadas con las relaciones con los proveedores. SAP es un software de gestión empresarial que cuenta con diversos módulos interconectados para ofrecer control total sobre todos los aspectos del funcionamiento de una empresa. La información del proveedor se puede iniciar sesión en Gestión financiera mediante transacciones logísticas como pedidos, entradas de mercancías y recepciones de facturas. Si las facturas de proveedor no se crean desde la parte de gestión de materiales del sistema SAP S/4HANA, se pueden crear directamente en FI.
Gestión de datos maestros y socios comerciales
Los datos maestros de los proveedores son administrados por el interlocutor comercial en SAP S/4HANA. Al crear los registros maestros de acreedores y deudores, en el segmento de sociedad, se indica la cuenta asociada, la cuenta de mayor en la que se contabilizan las operaciones efectuadas en los libros auxiliares. SAP emplea un sistema de datos que se divide en tres aspectos fundamentales: datos generales, datos de la sociedad y datos de organización de compra. Estos datos sirven para identificar y controlar todo lo que tiene que ver con los pagos y cómo se van a efectuar.
Operaciones en Cuenta de Mayor Especiales (CME)
Las operaciones en cuenta de mayor especiales son aquellas operaciones efectuadas en la contabilidad de deudores y acreedores que se visualizan por separado en el libro mayor y en los libros auxiliares. Las operaciones de los libros auxiliares están enlazadas al libro mayor mediante la cuenta asociada definida en el registro maestro del libro auxiliar. Si las imputaciones del libro auxiliar se efectúan mediante un indicador CME, las contabilizaciones se realizarán en cuentas asociadas alternativas para que estas operaciones puedan visualizarse por separado.
Categorías de operaciones CME
Las operaciones en cuenta de mayor especiales pueden clasificarse según aspectos empresariales y técnicos:
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- Operaciones relacionadas con anticipos: SAP ofrece programas especiales preconfigurados para la administración de los anticipos solicitados, recibidos y utilizados.
- Operaciones relacionadas con efectos: El tratamiento de efectos tiene como objetivo tener en cuenta las especificidades de cada país.
- Contrapartidas automáticas (asientos estadísticos): Operaciones que siempre se contabilizan en la misma cuenta de contrapartida.
- Apuntes estadísticos: Operaciones de carácter informativo que sirven únicamente como recordatorio para el usuario.
- Contrapartidas personalizables: Operaciones que generan una contabilización en el libro mayor.
Informes y visualización de acreedores
Para generar un listado de acreedores, puedes utilizar la transacción "Directorio de acreedores" (S_ALR_87012086). Al ejecutar la transacción, verás una pantalla dividida en tres secciones:
- Sección "Selección acreedor": permite filtrar la lista por cuenta de acreedor y sociedad.
- Sección "Selección por ayuda de búsqueda": permite filtrar la lista mediante los textos de ayuda ingresados al crear un acreedor.
- Sección "Otras limitaciones": contiene campos adicionales para visualizar información complementaria.
Es esencial establecer un procedimiento claro y coherente para la creación y gestión de proveedores y acreedores en SAP. La correcta gestión es clave para el buen funcionamiento de los procesos comerciales y financieros de una empresa, siendo un perfil profesional altamente demandado.
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