La importancia de una correcta contabilización de las existencias radica en la radical influencia que esta tiene en el resultado de las ventas. Existen diferentes formas de registrar las mercaderías, como lo son: Mercadería Cuenta Única, Permanencia de Inventario, Desdoblamiento de las Mercaderías. Todos con distintas cuentas en la aplicación de los registros. Sin embargo, sin importar el método utilizado siempre se llega al mismo resultado.
La determinación del método a adoptar para los registros es, sin duda, de mucha importancia. Por ejemplo, se deberá tener en cuenta el tamaño de la empresa y de las operaciones de compra y venta que se presenten en un ejercicio normal. De esta manera, un almacén, lo más probable es que adopte el sistema de mercadería cuenta única y sin registros de tarjetas de existencias, ante lo cual simplemente se hace una estimación del costo de las ventas del periodo tomando en cuenta el porcentaje de utilidad aplicado en las ventas.
De la misma forma, una gran empresa distribuidora adoptaría el método de permanencia de inventario o desdoblamiento parcial y lo más probable es que utilice el método PMP en las tarjetas de existencias. Se destaca también la importancia que tiene el sistema utilizado en el registro de las tarjetas de existencias, pues este sí tendrá relevancia en el resultado obtenido por la diferencia entre las ventas el costo de las ventas.
Sistema Mercadería Cuenta Única
Este sistema o método aún es utilizado en el comercio minorista, y se caracteriza porque las compras entran a la cuenta a precio de costo, pero las ventas salen a precio de venta. Esta situación muestra consecuencias en su saldo que puede llegar a ser acreedor, de manera que estaríamos frente a una cuenta mixta, porque no hay una debida separación entre la cuenta de activo y de ganancia o pérdida, lo que significa que en ningún momento la cuenta mercaderías reflejará el costo de los bienes vendidos ni tampoco su saldo nos dirá nada acerca de la existencia después de cada venta.
Esquemáticamente el tratamiento de la cuenta mercadería utilizando éste método, sería el siguiente:
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DEBE MERCADERÍAS
- a) Inventario Inicial
- b) Compras
- c) Fletes, embalajes y seguros
- d) Devoluciones de Ventas (Notas de crédito de la empresa)
- e) Corrección monetaria
HABER MERCADERÍAS
- f) Ventas
- g) Devoluciones de Compras (Notas de crédito de proveedores)
- h) Castigos
- i) Retiros
- j) Muestras gratis (promoción)
A pesar de que según se observa, la cuenta mercaderías reúne variada información, igual es posible saber el resultado final del periodo de la cuenta mercadería.
Determinación del Resultado Final por el Método de Mercadería Cuenta Única
Para determinar el resultado final producido por la cuenta única de mercadería, es necesario contar con:
- Débitos y créditos de la cuenta
- Saldo de la cuenta
- Inventario físico final
Una vez que se conoce el resultado arrojado por la cuenta mercaderías, se aplican las siguientes fórmulas, dependiendo del caso:
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- Si el saldo deudor es menor que el costo de la existencia final, la diferencia representa utilidad.
- Si el saldo deudor de la cuenta mercadería es mayor que el costo de las existencia final, la diferencia representa una pérdida.
- Si el saldo de la cuenta mercadería es acreedor, la utilidad es igual a dicho saldo acreedor más el costo de la existencia final.
Ejemplo:
Inventario - Al 01/01/98 se contaba con un inventario avaluado en $ 265000
Compras - El 15/02/98, $ 220000, al crédito
- El 23/05/98, $ 160000, al crédito
- El 16/08/98, $ 320000, en letras
- El 25/11/98, $ 210000, en letras
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Ventas - El 28/01/98, $ 130000, al crédito
- El 31/05/98, $ 190000, a letras
- El 03/09/98, $ 300000, al crédito
- El 16/12/98, $ 250000, al crédito
Para efectos didácticos, supondremos que el monto del costo de la existencia final asciende a $ 245000, sin actualización. Entonces aplicamos la fórmula para los casos en los que el saldo deudor es menor que la existencia final:
DEBE MERCADERÍA HABER
Débitos 1175000
Créditos 1070000
Existencia final 245000
EXISTENCIA FINAL - SALDO DEUDOR = UTILIDAD
245000 - 105000 = 140000
Fletes y Seguros
La contabilización de los fletes y seguros es aceptada por ley como abono a la cuenta mercadería agregándola de esta manera a los costos de las mercaderías adquiridas, o dándole el carácter de gasto registrándolo en una cuenta de resultado.
Fórmula para Determinar el Costo de las Mercaderías Vendidas
Para estos casos se utiliza previamente la fórmula que a continuación se detalla para conocer finalmente el costo de las mercaderías vendidas.
+ Inventario Inicial
+ Compras realizadas durante el periodo
+ Fletes incurridos en las compras
- Devoluciones y bonificaciones sobre las compras
- Descuentos recibidos en las compras
= Costo de la mercadería existente
- Inventario final
= Costo de las mercaderías vendidas
Ejemplo:
- Al inicio del ejercicio comercial se contaba con el siguiente inventario:
2100 unidades del artículo “A” a $ 105 c/u. $ 220500
2800 unidades del artículo “B” a $ 78 c/u. $ 218400
1200 unidades del artículo “C” a $ 100 c/u. $ 120000
558900
- Durante el ejercicio se adquirieron mercaderías por un total de $750000.
- Además se incurrieron en gastos por fletes, seguros y embalajes por la suma de $ 85000.
- Después del conteo físico de fin de año, se contaba con el siguiente inventario:
2500 unidades del artículo “A” a $ 120 c/u. $ 300000
3200 unidades del artículo “B” a $ 80 c/u. $ 256000
1100 unidades del artículo “C” a $ 110 c/u. $ 121000
670000
Aplicación:
+ Inventario Inicial 558900
+ Compras realizadas durante el periodo 750000