Cuenta Contable de Gasolina para Vehículos: Definición y Requisitos en México

En México, el gasto en combustible representa una parte significativa de los costos operativos para muchas empresas. Por ese motivo es importante tomar las medidas necesarias para rebajar la factura de combustible. Afortunadamente el SAT ha instaurado varios parámetros para que el combustible que utilizas pueda ser incluido en la declaración anual. Y la deducción de gasolina ante el SAT puede significar un alivio considerable. Tanto personas físicas como morales pueden acceder a métodos por los cuales su declaración anual puede verse beneficiada.

Vamos a explorar los requisitos que deben cumplir las empresas para aprovechar este incentivo fiscal y así reducir su carga tributaria, así como las disposiciones y límites establecidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT).

Novedades Fiscales para la Deducibilidad de Gasolina

Las disposiciones en materia de deducibilidad de combustibles continúan vigentes este año, pero el SAT ha realizado una serie de aclaraciones al respecto:

El cien por cien del gasto en gasolina puede llegar a ser deducible en dos casos:

• Autos convencionales con un costo inferior a $175,000 MXN.
• Vehículos híbridos o eléctricos cuyo precio esté por debajo de los $250,000 MXN.

El uso de vales de gasolina también permite deducir la totalidad del gasto en combustible siempre y cuando la carga se realice en estaciones de servicio situadas a menos de 50 kilómetros del domicilio fiscal de la empresa. De esta forma, estos gastos se diferencian de los viáticos por viajes corporativos, que tienen su propio tratamiento fiscal.

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Si tienes tus vehículos en esquema de arrendamiento, solamente serán deducibles hasta por $200 pesos diarios (con la condición de que el valor del coche no supere los $175,000 MXN. Cuando el auto arrendado es híbrido, el monto que se puede deducir es hasta $285 pesos diarios ($8,550 pesos al mes) mientras el costo del vehículo no supere $250,000 pesos.

En 2025 se va a reforzar la vigilancia para que nadie trate de deducir gasolina pagada en efectivo o que no cuente con una factura electrónica válida.

Requisitos para Deducir Gastos de Gasolina ante el SAT

Según el SAT, para que un gasto en gasolina sea deducible, debe cumplir con los siguientes puntos:

1. Ser indispensable para la actividad económica de la empresa (operaciones, logística, visitas a clientes, etc.)
2. Contar con un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) a nombre de la empresa y con toda la información correcta: RFC de la persona moral, uso adecuado del CFDI (por ejemplo, “Gastos en general”), método de pago, fecha y monto, detalles específicos del proveedor de combustible, etc.
3. Haber sido pagado únicamente con medios de pago rastreables:
   • Cheque nominativo de la empresa
   • Transferencia electrónica desde cuenta empresarial
   • Tarjeta bancaria (crédito, débito o servicios) emitida por instituciones financieras a nombre de la empresa
   • Monederos electrónicos autorizados por el SAT para compra de combustible
4. Estar debidamente registrado en contabilidad y haberse restado una sola vez.
5. El comprobante fiscal debe reflejar el Impuesto al Valor Agregado (IVA) de manera expresa y por separado.

Por tanto, el pago en efectivo no está permitido a efectos de deducción de combustible (salvo en casos autorizados específicamente). Ni siquiera, aunque el monto sea inferior a $2,000 MXN, como ocurre con otros gastos.

Límites de Deducción por Kilometraje

Cuestión aparte es la deducción de los gastos de kilometraje en los que incurre un colaborador que haya utilizado su auto para un desplazamiento laboral. A la hora de hacer el reembolso correspondiente, existen ciertos límites a tener en cuenta:

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• La deducción no puede exceder $0.93 MXN por kilómetro recorrido.
• El tope a deducir son 25.000 kilómetros por ejercicio fiscal (el equivalente a $23.250 MXN al año por vehículo), según el Reglamento de la LISR.
• Los gastos deben estar respaldados por comprobantes, como pueden ser recibos de las casetas de peaje o las facturas del hospedaje del conductor. Además de justificar el gasto, estos recibos sirven para confirmar que el viaje ha sido a una distancia de más de 50 kilómetros del lugar de residencia del empleado (requisito necesario para que los viáticos sean deducibles).

Todos los comprobantes de gasolina deben integrarse correctamente en la contabilidad de la empresa y reflejarse en la declaración anual correspondiente al ejercicio en que se realizó el gasto. Para evitar errores, lo mejor es conciliar las facturas de combustible con los registros contables al menos una vez al mes.

Tips para el Control de los Gastos de Gasolina

Cualquier gasto de gasolina que no se ajuste a los requerimientos del SAT no será deducible. Pero si tratas de deducirlo y el SAT lo detecta, puede multarte e incluso, iniciar un procedimiento de auditoría.

Así que lo mejor es implementar un kit de herramientas de buenas prácticas. ¿Qué es lo que no debería faltar?

• Un apartado destinado al pago de combustible dentro de la política de gastos interna. Sería bueno definir lineamientos claros sobre cómo y cuándo repostar. Puedes, por ejemplo, determinar las estaciones de servicio autorizadas y los montos máximos por evento.
• Contar con soluciones especializadas en la gestión de gastos profesionales que faciliten el registro y control, como Okticket. Cada vez que un colaborador echa gasolina, su supervisor lo sabrá. Además, mediante la digitalización de los recibos se reducen los errores humanos. Y en caso de necesidad, tendrás a mano una bitácora de viajes con montos, fechas, estaciones de servicio, etc.
• Capacitar a los empleados para que no se salten ningún requerimiento normativo: que soliciten siempre la factura CFDI a nombre de la empresa, que verifiquen que esta incluye todos los datos necesarios, que utilicen un medio de pago aceptado, etc.
• Revisar y conciliar los comprobantes de forma periódica.

Errores Comunes al Deducir Gasolina

Existen varios errores comunes que pueden causar que el SAT no acepte la deducción.

• El SAT no permite deducir gasolina pagada en efectivo (excepto en casos muy específicos, como en comunidades rurales o zonas sin bancos). Por eso, siempre debes pagar con tarjeta de débito, crédito, vales, transferencia o cheques nominativos.
• El SAT rechaza facturas sin el RFC correcto para efectos de deducción.
• Si la factura no existe en el sistema del SAT, no se puede deducir. Para esto, debes descargar tu XML y PDF.
• El SAT puede rechazar deducciones que no estén directamente relacionadas con tu actividad. Deduce la gasolina que se use para actividades productivas, como repartos, visitas a clientes, transporte de personal, etc.
• Aunque la gasolina es deducible de impuestos, puede haber límites según el régimen fiscal o los ingresos.

Estrategias para Reducir el Consumo de Combustible

1. Un mantenimiento regular y adecuado de los vehículos de tu flota es fundamental para garantizar un rendimiento óptimo y reducir el consumo de combustible.
2. Fomenta prácticas de conducción eficientes entre tus empleados. Deben evitar aceleraciones y frenadas bruscas, y se debe mantener una velocidad constante y utilizar el control de crucero en carreteras de larga distancia.
3. Optimiza las rutas de entrega o de trabajo para minimizar la distancia recorrida y evitar el tráfico.
4. Instala limitadores de velocidad en tus vehículos para evitar que los conductores excedan los límites legales y consuman más combustible.
5. Fomenta el teletrabajo cuando sea posible para reducir la necesidad de desplazamientos diarios.
6. Proporciona capacitación regular a tus empleados sobre prácticas de conducción eficientes y la importancia de ahorrar combustible.

Uso de Vales de Gasolina y Monederos Electrónicos

Los vales de gasolina deben emitirse mediante un monedero electrónico autorizado. Puedes consultar la lista oficial en la página del SAT; Pluxee es parte de esta lista.

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La compra de gasolina debe realizarse con el monedero electrónico, no con efectivo ni tarjeta personal. Si te preguntas cómo facturar gasolina, es importante saber que la factura deducible es la que emite el proveedor del monedero, no cada estación de servicio.

El uso de gasolina debe estar directamente relacionado con la operación del negocio. Guarda todas las facturas en XML y PDF. Clasifica este gasto como “Combustibles” o similar en tus registros contables.

Para que la Secretaría de Hacienda y Crédito Público reconozca el gasto y te haga la devolución debes ingresar en tu contabilidad el IVA de forma independiente.

Facturación Electrónica de Gasolina: Pasos Clave

Para facilitar la facturación de gasolina, sigue estos pasos:

1. Primero que nada, debes ser una persona física con actividad empresarial y como persona física, es requisito estar registrado ante el SAT. Si eres un trabajador independiente, profesional, comerciante o pequeño empresario, asegúrate de haber completado este paso esencial.
2. Como segundo paso, para la facturación gasolina para flotillas es que sean deducibles de impuestos, debes utilizar medios de pago autorizados por el SAT que sean trazables y seguros.
3. Utiliza programas de facturación electrónica que estén autorizados y actualizados según las normativas vigentes. Igualmente, registra cada compra de gasolina en tu sistema contable. Es importante que lleves un control detallado de estas operaciones.

Dado que las regulaciones fiscales pueden cambiar, es importante mantenerse actualizado sobre las normativas del SAT.

Beneficios de la Facturación de Gasolina

Facturar la gasolina es más que un trámite administrativo; es una práctica que puede traer ventajas financieras y operativas importantes. Uno de los principales beneficios es la posibilidad de deducir el gasto en tu declaración de impuestos, lo cual puede traducirse en un ahorro significativo si se hace de forma constante y adecuada.

Además, contar con las facturas electrónicas te ayuda a llevar un control más preciso de tus gastos en combustible, lo que permite identificar patrones de consumo, evitar gastos innecesarios y tener mayor claridad sobre cómo se distribuye tu presupuesto. La facturación también añade un nivel de transparencia y responsabilidad.

Realizar un reporte de facturación de gasolina implica un proceso meticuloso que va más allá de simplemente recopilar recibos. El fundamento de un buen reporte es la recopilación de datos completos y precisos. Además, es importante contar con los comprobantes de pago correspondientes a estas facturas.

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