En la actualidad, los empresarios crean empresas como parte de un grupo para apoyarse mutuamente en actividades complementarias que les permitan crecer y obtener financiamientos. Esto puede generar beneficios como financiamientos rápidos y sin tanta burocracia, obteniendo capital de trabajo para generar utilidades.
Para ello, se otorgan préstamos entre ellas, por lo que es indispensable que cada empresa tenga su soporte contable, fiscal y legal de estas operaciones para evitar riesgos que pudieran presumirse ingresos omitidos. Es importante documentar los préstamos de dinero a través de Contratos de Mutuo donde se señale a detalle la forma y plazo para su pago; y de preferencia que exista un pagaré que forme parte del mismo contrato y que consideren una tasa de interés.
El SAT (Sistema de Administración Tributaria) puede revisar en cualquier momento nuestras cuentas bancarias y nuestra contabilidad de manera remota y electrónica, a fin de considerar como ingresos acumulables aquellos depósitos bancarios que no podamos comprobar que son ingresos que ya pagaron impuestos. No basta tener firmado un Contrato de Mutuo ante fedatario público para evitar una presunción de ingresos, ya que además se necesita tener el debido respaldo contable y bancario que podría ser revisado por el SAT.
Celebrar un contrato puede ayudar a dar certeza jurídica y contable a una relación comercial entre empresas del mismo grupo en donde existan múltiples entregas de dinero, entre acreedores y deudores recíprocos.
Los préstamos de los socios y accionistas respecto de una sociedad también deben estar debidamente registrados contablemente y respaldados legalmente con un Contrato de Mutuo, para evitar que se puedan considerar como una deuda a cargo de la sociedad y por lo tanto generar un efecto fiscal que afecte las finanzas de la sociedad o de sus accionistas.
Lea también: Definición: Cuenta Bancaria Empresarial
Requisitos Fiscales para Contratos de Préstamo
Todo contrato de préstamo debe cumplir con los siguientes requisitos fiscales:
- Razón de Negocios: Esta se da plasmando en los contratos de préstamos la tasa de interés que se va a cobrar, pues ninguna operación financiera se hace para perder dinero; la razón de negocios es tener el soporte de que con cada operación realizada se generará un beneficio o una utilidad, es por ello que no se pueden hacer préstamos sin interés.
- Fecha Cierta: Esta se genera cuando dos personas físicas o morales firman un contrato de préstamo, pueden establecer que lo hacen en determinada fecha, esta fecha puede coincidir o no con el día en que en realidad se firma el documento y nada impide que las fechas no coincidan, siempre y cuando sea un acuerdo mutuo entre las partes. La fecha cierta se puede dar mediante tres formas:
- Se inscriba en el registro Público de la Propiedad.
- Se presente ante un fedatario Público.
- A partir de la muerte de cualquiera de los firmantes.
- Materialidad del Acto: Se da con el comprobante de la transferencia de dinero o con el estado de cuenta donde aparezca el traspaso del dinero.
Por los préstamos que otorguen las Entidades a sus funcionarios y empleados deberán crear, en su caso, una estimación que refleje su grado de irrecuperabilidad.
Contabilización de la Nómina
La contabilización de la nómina, también conocida como registro contable de nómina, es clave para mantener el control financiero de la empresa. Este proceso ayuda a reflejar con precisión los sueldos, impuestos y aportaciones patronales en los estados financieros.
Muchas veces, contabilización de la nómina y registro contable de la nómina se usan como sinónimos, pero no son lo mismo. Dicho de otra forma, el registro contable es una etapa más dentro del proceso de contabilización.
El proceso de nómina implica evaluar y contabilizar todos los conceptos que se incluyen en la nómina: percepciones y deducciones, cuotas obrera patronal e impuestos. En México también se los suele denominar pólizas contables de nómina. Estos son documentos que las empresas crean para gestionar sus operaciones financieras y mantener un control detallado de su contabilidad durante un determinado periodo. Las llamadas “pólizas de diario” registran las operaciones que se producen dentro de la empresa. Llevar registro del desempeño de la empresa en materia de egresos por la remuneración de empleados.
Lea también: Guía completa sobre la CUFIN en México
Conceptos Clave en la Contabilización de la Nómina
- Percepciones: Son cualquier tipo de ingreso, sin importar su monto o cantidad, ya sea en efectivo o en especie, que la fuerza laboral recibe de su empleador por el trabajo realizado en cierto periodo.
- Deducciones: Estos son todos los montos que se descuentan o retienen en la nómina de los trabajadores. Dichas sumas se quitan del salario bruto de los colaboradores para obtener el salario neto, es decir, lo que efectivamente reciben.
- Cuotas Patronales: Lo primero que debes saber sobre la contabilización de la nómina en México es que se recomienda hacer por período y no por trabajador.
Cuando te dispones a contabilizar las nóminas en tu empresa, debes reunir en una serie de cuentas los distintos conceptos que están presentes en ellas. Una de esas cuentas es la de gastos. Además de indicarse con claridad dentro de la póliza contable que se trata de una cuenta de gastos, es necesario ubicar el monto en la columna correspondiente. ¿Qué tipo de conceptos debes incluir ahí? Sueldo de los trabajadores.
Por otro lado, es importante tener en cuenta que no solo las percepciones o ingresos de los trabajadores constituyen un gasto dentro del pago de la nómina. Es importante tener en cuenta que una de las obligaciones de los empleadores al tener trabajadores a su cargo es ejercer como retenedores de impuestos y aportaciones sobre los salarios que estos devenguen. En este punto, el empleador es un mediador o cobrador y debe responder por su fuerza laboral ante las autoridades. ¿Qué tipo de conceptos deberían figurar en esta cuenta de pasivos? Este es un pasivo de naturaleza acreedora porque cuando la empresa registra la nómina tiene la obligación de pagar ese dinero a los empleados.
Ya con este último ítem agregado a la póliza contable de nómina puedes sumar los totales de cada cuenta. Por norma general, la columna cargo/debe y la columna abono/haber deberían dar el mismo resultado.
Elementos de una Póliza Contable de Nómina
- Tipo de Póliza: Es clave hacer una clasificación correcta de estos documentos. Recuerda que hay 3 principales categorías. En el caso de las pólizas contables de nómina son de egresos.
- Datos de los Comprobantes Correspondientes: Esto varía en función del tipo de póliza de la que se trate.
- Detalle de cada Transacción:
Automatización de la Contabilización de la Nómina
Cada vez más empresas incorporan sistemas digitales en sus procesos de trabajo. Esto va mucho más allá del área IT de las compañías, si no que otros equipos, como Recursos Humanos, por ejemplo, también están sumándose a esta tendencia. ¿A qué se debe este crecimiento en la adopción de soluciones digitales? A las oportunidades que puede brindarle a las organizaciones la automatización de procesos. En este sentido, la automatización de la contabilización de la nómina es la oportunidad de digitalizar una gestión que involucra a dos áreas: RR. HH. y contabilidad.
La última semana del mes suele ser estresante para los equipos de RR. HH. Por lo general, es el momento en el que comienzan a calcular las nóminas y su correspondiente contabilización en los registros de la empresa. Si eres parte del equipo de Recursos Humanos, sabes de lo que estamos hablando. Ahora bien, esto no tiene por qué ser así.
Lea también: Mantenimiento y Contabilidad
Beneficios de la Automatización
- Ganar Agilidad: Con un sistema automatizado puedes reducir el tiempo dedicado a calcular la nómina y registrarla en los asientos contables.
- Aumentar la Productividad: Si reduces tiempo y esfuerzo en las tareas relacionadas con la nómina, puedes aumentar la productividad del área de RR. HH.
- Sumar Eficiencia:
- Mejor Toma de Decisiones: Automatizar la contabilización de la nómina facilita el acceso a la información. Estos datos, al ser más precisos, permiten tomar decisiones más adecuadas y de manera más rápida.
- Rápida Implementación: La contabilización de la nómina automática es un proceso muy sencillo. Se realiza generando pólizas contables que reflejan todos los conceptos pagados al personal.
Depende del calendario de pagos de la empresa. Contabilizar es registrar y reflejar el costo en la contabilidad; pagar implica transferir los recursos a los colaboradores.
El software de RR. HH. de Factorial te permite gestionar las incidencias que afectan la nómina de tus colaboradores, con un sistema ágil y completo que se integra fácilmente al sistema del equipo contable. Esta solución digital tiene el objetivo de reducir el tiempo destinado a las tareas operativas en los departamentos de RR. HH. para que puedan dedicarse a aportar valor en tareas más estratégicas para la empresa.
tags: #cuenta #contable #prestamo #a #empleados #tratamiento