La cuenta es un registro donde se anota en forma clara, ordenada y comprensible los aumentos y las disminuciones que sufren cada uno de los conceptos que integran el balance general y el estado de resultados, como consecuencia de las transacciones realizadas por la entidad. El nombre que se le asigne a la cuenta debe dar una idea clara y precisa del valor o concepto que controla, por ejemplo, la cuenta que controla el dinero en efectivo se llama Caja; a la cuenta que controla los documentos a favor de una empresa se le llama Documentos por cobrar, etc., por lo tanto, habrá tantas cuentas como valores o conceptos se tengan de activo, de pasivo y de capital.
En general, las cuentas de balance se clasifican en cuentas de activo, de pasivo y de capital. La cuenta se representa mediante una “T”, conocida como esquema de mayor. Para determinar con mayor facilidad y seguridad dichos valores, es preciso que las cuentas contengan dos columnas para registrar en ellas los aumentos o disminuciones que sufren los conceptos de activo, de pasivo y de capital, por las operaciones realizadas.
Tipos de Cuentas
- Cuentas reales o de balance: Activo, Pasivo y Capital (patrimonio).
- Cuentas nominales o de resultado: Ingresos, Gastos y Costos.
- Cuentas de orden: Deudoras y Acreedoras.
Normalmente a cada cuenta se le asignan dos columnas a las que se les llama Debe y Haber.
Definiciones Clave
- Debe: columna que se encuentra en la parte izquierda.
- Haber: columna que se encuentra en la parte derecha.
- Cargar o debitar: es anotar una cantidad en el debe de una cuenta.
- Abonar o acreditar: es anotar una cantidad en el haber de una cuenta.
- Movimiento deudor: suma de los cargos de una cuenta.
- Movimiento acreedor: suma de los abonos de una cuenta.
- Saldo: es la diferencia entre el movimiento deudor y el acreedor.
Existen dos clases de saldos: saldo deudor y saldo acreedor. Una cuenta tiene saldo deudor cuando su movimiento deudor es mayor que el acreedor. Una cuenta saldada o cerrada es cuando sus movimientos son iguales.
En cada operación que se efectúa, los elementos del balance varían, mas por ello no deja de existir una igualdad numérica entre el activo y la suma del pasivo con el capital, ya que si la operación aumenta, por ejemplo, uno de los valores de activo, forzosamente dicha variación debe quedar compensada, o con un aumento en cualquiera de los elementos del pasivo o del capital, o con una disminución en cualquiera de los valores del mismo activo. Por el contrario, si la operación aumenta uno de los elementos del pasivo o del capital, forzosamente dicha variación debe quedar compensada, o con una disminución de cualquiera de los valores de activo o con una disminución de los elementos del mismo pasivo o del capital. Esta compensación entre los elementos del balance es la base de la partida doble.
Lea también: Funcionamiento de Cuentas en Paraísos Fiscales
La partida doble consiste en registrar, por medio de cargos y abonos, los efectos que se producen el las operaciones de los diferentes elementos del balance, de tal manera que siempre subsista la igualdad entre el activo y la suma de pasivo con el capital.
Contabilidad de Partida Doble
“Debe” y “haber” son dos conceptos que proceden de la contabilidad de partida doble, que es la contabilidad financiera tal y como se conoce a día de hoy y que se recoge en los principios de contabilidad generalmente aceptados. En la contabilidad de partida doble, cada operación se registra dos veces, en el debe de una cuenta y en el haber de otra. Esta anotación doble se denomina registro o asiento contable porque da cuenta de la entrada y salida de patrimonio de una empresa.
¿Por qué se ha de registrar dos veces? Porque en contabilidad se considera que “no hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”, es decir, en una empresa, si un elemento patrimonial aumenta, es porque otro disminuye (p. ej., compro mercancías, efectúo un pago por ellas). Es por ello que toda operación financiera tiene un efecto doble en el patrimonio y se apunta como entrada en una cuenta contable y como salida de otra.
¿Qué se anota en el debe y el haber?
Si bien ambos términos tienen un origen etimológico que se remonta a la Edad Media, hoy su significado es puramente formal: el debe se escribe a la izquierda de la cuenta y el haber, a la derecha. Los ingresos y los débitos se apuntan en el debe de una cuenta, reflejando un cargo a la cuenta. Los gastos y los créditos se anotan en el haber, reflejando un abono en la cuenta.
El debe y el haber reflejan los movimientos en cada cuenta dependiendo de si son de activo o de pasivo:
Lea también: Ejemplos de Cuentas Contables
- Las cuentas de activo (bienes y derechos de la empresa) incrementan su valor con anotaciones en el debe y disminuyen su valor con anotaciones en el haber.
- Al contrario, las cuentas de pasivo (obligaciones con terceros) y de patrimonio aumentan su valor con anotaciones en el haber y disminuyen su valor con anotaciones en el debe.
Una vez sepas si la cuenta es de activo o de pasivo, sabrás si has de cargarla o abonarla en función de si crece o disminuye.
Cargar y Abonar las Cuentas Contables
Las cuentas contables representan procesos económicos y permiten medir cómo aumenta o disminuye el patrimonio de la empresa. Para distinguir ambos hechos, las cuentas se dividen en dos partes, como explicamos arriba, la del debe en la parte izquierda y la del haber en la derecha. Una cuenta puede incrementar o reducir su saldo según la operación. Se dice que se carga una cuenta cuando se registra una operación en el debe y que se abona cuando se registra en el haber.
Otra forma de entender el debe y el haber: en el debe se registran el aumento de las inversiones y la reducción de las finanzas y, en el haber, las reducciones de las inversiones y el aumento de la financiación. Una cuenta se carga cuando aumenta el activo y cuando disminuye el pasivo y el capital.
Partiendo de un importe en metálico en caja de 2000 €, una tienda efectúa un pago de 500 € a proveedores y después un cobro de 750 € de clientes. Esta operación afecta a dos cuentas (pagos a proveedores y cobros de clientes) y la suma de los importes de las cuentas cargadas ha de coincidir con la suma de los importes de las cuentas abonadas en el libro mayor.
Para saber qué saldo tenemos en la cuenta de Caja solo hay que restar el total en el haber al total en el debe.
Lea también: Guía Completa sobre FATCA
Ejemplo de Movimientos en la Cuenta Caja
| Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Saldo inicial | 2000 € | |
| Pago a proveedores | 500 € | |
| Cobro de clientes | 750 € | |
| Totales | 2750 € | 500 € |
Como vemos en la tabla, la cuenta de Caja tiene un saldo deudor de 2250 €: esto es lo que hay de efectivo en caja para hacer frente a otros pagos.
Saldo de una Cuenta
En contabilidad, el saldo es la diferencia entre el debe y el haber y puede ser de tres tipos:
- Deudor: cuando el importe en el debe es mayor que en el haber.
- Acreedor: cuando el importe del haber es mayor que en el debe.
- Cero: cuando ambas sumas son iguales. Se dice entonces que la cuenta está “saldada” o cerrada.
Por definición, las cuentas de activos, que representan bienes y derechos, han de tener saldo deudor. No se pueden tener cantidades negativas de bienes y derechos. Si, por ejemplo, tenemos un saldo acreedor en la cuenta de activo de Bancos, será porque hay un descubierto bancario (hemos pagado más con esta cuenta de lo que hemos ingresado). La diferencia se obtiene restando el haber al debe.
La lógica de las cuentas de pasivo es exactamente la contraria. Lo normal es que los importes en el haber sean superiores al debe porque las cuentas de pasivo aumentan en el haber, es decir, que la cuenta ha de tener saldo acreedor. La diferencia se obtiene restando el debe al haber.
El Balance de Sumas y Saldos
El balance de sumas y saldos o de comprobación se realiza antes de cerrar el ejercicio para que los saldos reflejen la realidad (si no, reflejarían cero) y se utiliza para confirmar que las operaciones se han registrado correctamente. Para reflejar que la contabilidad del ejercicio está cuadrada, las sumas totales del debe y el haber y de los saldos han de dar como resultado el mismo importe.
Analizar si el efecto en cada cuenta constituye un aumento o disminución. Definir si se trata de un débito o crédito.
Hoy en día manejar una empresa no es una tarea fácil, ya que es necesario llevar una gestión financiera impecable que permita tener registro de cada movimiento dentro de la misma. Este sistema de administración se basa en dos pilares fundamentales para existir el debe y haber en la contabilidad. Por tal razón, cada organización financiera se basa en ello.