La cuenta es el registro donde se controlan ordenadamente las variaciones que producen las operaciones realizadas en los diferentes conceptos de activo, pasivo y capital. El nombre que se le asigne a la cuenta debe dar una idea clara y precisa del valor o concepto que controla; por ejemplo, la cuenta que controla el dinero en efectivo se llama Caja; a la cuenta que controla los documentos a favor de una empresa se le llama Documentos por cobrar, etc. Por lo tanto, habrá tantas cuentas como valores o conceptos se tengan de activo, de pasivo y de capital.
Para determinar con mayor facilidad y seguridad dichos valores, es preciso que las cuentas contengan dos columnas para registrar en ellas los aumentos o disminuciones que sufren los conceptos de activo, de pasivo y de capital, por las operaciones realizadas. Normalmente a cada cuenta se le asignan dos columnas a las que se les llama Debe y Haber.
En cada operación que se efectúa, los elementos del balance varían, mas por ello no deja de existir una igualdad numérica entre el activo y la suma del pasivo con el capital, ya que si la operación aumenta, por ejemplo, uno de los valores de activo, forzosamente dicha variación debe quedar compensada, o con un aumento en cualquiera de los elementos del pasivo o del capital, o con una disminución en cualquiera de los valores del mismo activo. Por el contrario, si la operación aumenta uno de los elementos del pasivo o del capital, forzosamente dicha variación debe quedar compensada, o con una disminución de cualquiera de los valores de activo o con una disminución de los elementos del mismo pasivo o del capital. Esta compensación entre los elementos del balance es la base de la partida doble.
La partida doble consiste en registrar, por medio de cargos y abonos, los efectos que se producen en las operaciones de los diferentes elementos del balance, de tal manera que siempre subsista la igualdad entre el activo y la suma de pasivo con el capital. Nombre que se utiliza para registrar en forma ordenada y sistemática las operaciones que diariamente realiza el ente económico.
Terminología Contable Fundamental
- Debe: columna que se encuentra en la parte izquierda.
- Haber: columna que se encuentra en la parte derecha.
- Cargar o debitar: es anotar una cantidad en el debe de una cuenta.
- Abonar o acreditar: es anotar una cantidad en el haber de una cuenta.
- Movimiento deudor: suma de los cargos de una cuenta.
- Movimiento acreedor: suma de los abonos de una cuenta.
- Saldo: es la diferencia entre el movimiento deudor y el acreedor.
- Cuenta saldada o cerrada: cuando sus movimientos son iguales.
Tipos de Cuentas
Las cuentas se clasifican principalmente en tres tipos:
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- Cuentas reales o de balance: Activo, Pasivo y Capital (patrimonio).
- Cuentas nominales o de resultado: Ingresos, Gastos y Costos.
- Cuentas de orden: Deudoras y Acreedoras.
Saldo Deudor y Saldo Acreedor
Existen dos clases de saldos: saldo deudor y saldo acreedor.
- Saldo deudor: una cuenta tiene saldo deudor cuando su movimiento deudor es mayor que el acreedor.
- Saldo acreedor: una cuenta tiene saldo acreedor cuando su movimiento acreedor es mayor que el deudor.
Análisis y Registro
Para registrar correctamente las operaciones es importante:
- Analizar si el efecto en cada cuenta constituye un aumento o disminución.
- Definir si se trata de un débito o crédito.
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