Los activos fijos son fundamentales para el funcionamiento de cualquier empresa. Representan bienes duraderos como maquinaria, edificios o vehículos que se utilizan en la actividad diaria. Para comprender en profundidad este concepto, es esencial abordar su definición detallada y cómo se distingue de otros elementos financieros.
Un activo fijo, también conocido como activo de capital, es un elemento tangible de propiedad, planta o equipo (PP&E;) que posee o administra con expectativas de que ayudará a generar ingresos continuamente. Un activo se fija cuando se trata de un artículo que su empresa no consumirá, venderá ni convertirá en efectivo en el próximo año natural. El activo fijo representa todos los bienes y derechos que tiene una empresa y que no puede transformar en líquido en menos de un año. En contabilidad, se asume que los activos fijos permanecerán en la empresa a largo plazo, aunque esto no siempre tiene que suceder.
También se denomina activo no corriente o inmovilizado. Es el activo de ciclo largo (más de doce meses) destinado a la explotación más que a la comercialización. Incluye la planta, el equipo y el activo intangible. De otra manera, se puede definir como los bienes de la empresa que no pueden convertirse en líquidos a corto plazo. Para que un bien sea considerado como Activo Fijo, todo depende del rubro del negocio. Por lo tanto, lo que en una empresa es un Activo Fijo, en otra sólo será considerado parte del inventario.
Los activos fijos son diferentes de los activos actuales, que están en efectivo o programados para convertirse en efectivo en los próximos 12 meses. Los recursos fijos también difieren del inventario, ya que el inventario está configurado para consumirse en un breve período de tiempo. Dado que el inventario incluye todos los productos terminados, así como los materiales que necesitará para crearlos, los activos fijos son lo que usará para crear, hospedar y enviar los productos terminados. Un activo fijo incluye los bienes y derechos que utiliza la empresa a largo plazo y que no espera convertir en efectivo en menos de un año, como los edificios, terrenos, maquinaria, material de oficina o derechos de patente. Otros elementos que se pueden incluir los bonos o las acciones de empresas filiales o participadas. Todos estos elementos no están concebidos para hacerse líquidos antes de un año. De manera eventual, los activos fijos pueden ser dados de baja o vendidos; por lo tanto, su vida útil dependerá del uso que le dé la compañía y variará de acuerdo con su naturaleza.
Tipos de Activos Fijos
Las empresas invierten en algunos tipos de activos fijos, los cuales se pueden clasificar principalmente en tangibles e intangibles.
Lea también: Funcionamiento de Cuentas en Paraísos Fiscales
Activos Fijos Tangibles
Aquí se incluyen todos aquellos bienes y materiales físicos, tangibles, que se pueden tocar. Algunos ejemplos son:
- Edificios e instalaciones
- Construcciones
- Instalaciones técnicas
- Maquinaria
- Equipo informático y software
- Mobiliario y accesorios
- Elementos que constituyen una unidad de uso especializada necesaria para la actividad de la empresa
- Elementos de transporte
- Vehículos
- Otros
Activos Fijos Intangibles
Incluyen aquellos bienes y derechos que no son físicos o palpables como tal. Los activos intangibles, como su nombre lo indica, carecen de presencia física. Un ejemplo es:
- Patentes
Los costos adicionales suelen implicarse al comprar activos fijos. Las compañías subsidiarias o de terceros actúan como aumentos significativos dentro de sus activos. Por ejemplo, los costos en mayúsculas para comprar o desarrollar software, así como la conversión de datos antiguos, entrenamiento y mantenimiento deben tenerse en cuenta en los costos generales.
Contabilidad de Activos Fijos: Ciclo de Vida y Procesos
La contabilidad de activos fijos es el registro preciso de los registros financieros de su empresa sobre sus activos de capital. Esto detalla el ciclo de vida de un recurso en cinco fases diferentes. Después de la compra inicial, el ciclo de vida de cada activo fijo incluye al menos tres de las cinco fases siguientes:
- Adquisición: se introduce un nuevo activo fijo en los libros.
- Amortización: su activo disminuye periódicamente en valor, calculado dentro de un método determinado.
- Revaluación: evaluación para registrar su valor de mercado justo actual.
- Discapacidad: también conocida como anotación, esto actúa como la reducción registrada en el valor debido a eventos o circunstancias.
- Eliminación: vender, desechar u otra forma de desechar un recurso al final de su vida útil.
La contabilización de la revaluación de los activos fijos está permitida en los casos de readaptación, terminación, reconstrucción y eliminación parcial de las instalaciones existentes. La organización tiene derecho a realizar una revaluación de los activos fijos a su costo de reposición una vez al año como máximo (al comienzo del período sobre el que se informa) mediante indexación o traducción directa a precios de mercado documentados. La contabilización de la disposición de activos fijos se produce para objetos que se liquidan o que no pueden aportar beneficios económicos a la empresa en el futuro. La compañía lleva a cabo la contabilización de las amortizaciones de activos fijos como parte de otros ingresos y gastos. Para ello, puede abrir una subcuenta "Eliminación de activos fijos" en la cuenta 01, donde el costo inicial del objeto y la depreciación acumulada se mostrarán en el débito.
Lea también: Ejemplos de Cuentas Contables
La contabilización del arrendamiento de activos fijos varía según el tipo de arrendamiento. La peculiaridad del actual contrato de arrendamiento es que la propiedad del inmueble permanece en manos del arrendador. En el caso del arrendamiento financiero es posible que el arrendatario compre los activos fijos al arrendador con el pago de intereses por su uso.
Las auditorías también se incluyen en las comprobaciones detalladas de los registros de contabilidad de la empresa después de cerrar los libros del año fiscal. Ya sea interno o externo, aquí es donde puede observar incoherencias o diferencias entre las notas y el estado real de los recursos. Esto también promueve la transparencia en los activos y libros de contabilidad si pierde más dinero del previsto.
Métodos de Amortización
La amortización es una parte integral de las cuentas, que muestra cómo se amortizarán los activos fijos en valor a medida que sean más antiguos. Hay varios métodos que se usan para calcular la amortización. Los cuatro métodos más comunes son:
- Doble disminución del saldo: amortización acelerada en la que el gasto es mayor los primeros años y después, más pequeño, lo que le permite usar los equipos que pueden quedar obsoletos con la antigüedad.
- Línea recta: la misma cantidad de amortización que se aplica cada año.
- Suma de los dígitos de los años (SYD): este método le permite anotar más en los años anteriores y menos en los años posteriores a través del cálculo del número de años.
- Unidades de producción: gastos de amortización variables anuales en función de la salida generada, lo que permite que la empresa coincida con la salida real de los gastos de amortización en los que incurre.
Hay diferentes métodos para obtener los mejores resultados en función del tipo de recurso y su duración. La determinación de la vida útil de un elemento de propiedades, planta y equipo se lleva a cabo en función del período en que el elemento trajo beneficios (ingresos) a la empresa. La amortización de los activos tiene una pauta determinada marcada por la Administración. Es sumamente importante no confundir amortización con depreciación, aunque el error es frecuente. La amortización se establece con unos criterios fijos anuales que establece el Gobierno. Lo habitual es que el Ministerio de Hacienda publique cada año tablas de amortización. El cálculo hay que hacerlo en función del valor de adquisición, su vida útil y el valor residual. Es posible que, en función de hechos excepcionales, estas variables puedan cambiar. La depreciación se aplica en los activos fijos intangibles y, como principio general, afectará a las patentes. El sistema de cálculo sería similar, pero ten presente que en este apartado suele haber más cambios.
Mejorando la Contabilidad de Activos Fijos
Al comprender los conceptos básicos de la contabilidad de activos fijos, hay algunas cosas que puede implementar en su estrategia para asegurarse de maximizar las ganancias.
Lea también: Guía Completa sobre FATCA
- Establezca un umbral para la uso de mayúsculas: Al comprar por primera vez un artículo y que los responsables de la toma de decisiones determinen con precisión una cantidad fija para el uso de mayúsculas, se asegura de que los libros de contabilidad sean uniformemente coherentes y le ayuden tanto a usted como a su equipo a observar inmediatamente los errores contables.
- Reevaluando la vida útil del equipo: Calcular correctamente el período de tiempo que puede usar los recursos fijos para su propósito original ayuda en gran medida a su negocio a largo plazo. Dado que los libros de contabilidad y la amortización se basan en estimaciones de vida precisas, es importante volver a evaluar cuándo es necesario, ya que puede cambiar con el tiempo.
- Etiquete los recursos: Es esencial realizar un seguimiento y etiquetar los activos a lo largo de su vida, ya que muchos factores diferentes pueden afectar a su valor. El etiquetado ayuda a realizar un seguimiento de los elementos a lo largo de las fases de sus ciclos de vida, así como a evitar el robo, eliminar el error de ubicación y comprobar las estadísticas financieras.
- Automatice la información con software de contabilidad de activos fijos: Al automatizar las actividades manuales para ayudar a realizar un seguimiento de los datos con software de contabilidad de activos fijos, agregará facilidad a los procesos. La protección con contraseña también ayuda a proporcionar acceso solo a aquellos que necesitan y están entrenados para ello. Para tener la mejor posibilidad de mantener la transparencia a lo largo de los ciclos de vida, actualizar las partes interesadas necesarias en posibles problemas de mantenimiento y observar el estado de los recursos en un momento dado, es fundamental que su equipo tenga el software de contabilidad de activos fijos adecuado.
Las reparaciones de los activos fijos pueden ser de capital y corrientes. Incluir los costos de manera uniforme en el costo de producción. De esta manera, se crea una reserva de la cual se amortizan los fondos para reparaciones según sea necesario. Si los costos reales de reparación superan el monto de la reserva, se hacen acumulaciones adicionales en la reserva a partir de los gastos futuros en la contabilidad de las reparaciones de los activos fijos. En caso de obsolescencia de los activos fijos (morales o físicos), es necesario modernizarlos.
Los Activos Fijos en el Marco General de la Contabilidad
El balance general es uno de los principales estados financieros que muestran el estado de una empresa. Para hacer el balance, primero debemos conocer los datos que se plasman en las cuentas de activo y pasivo. Esto es la base para hacer un Balance General.
La contabilidad por partida doble obliga a dividir las masas patrimoniales en dos bloques: activo y pasivo. El activo incluye los bienes y derechos, mientras que el pasivo son las deudas y obligaciones. Cada apunte contable debe de tener, además, una contrapartida. Para que esté equilibrado, la suma del activo debe de coincidir con la del pasivo. El sistema de contabilidad moderno obliga a diferenciar entre activo fijo y circulante, según el tiempo necesario para convertir cada uno en líquidos. El tiempo es un elemento fundamental porque sirve para conocer cuál es el estado real de una empresa.
Una empresa endeudada es aquella que no puede responder a sus deudas con activos fijos. Los activos fijos, en principio, tardarían más de un año, cosa que no sucede con el circulante. El activo circulante engloba los bienes o derechos que se pueden convertir en dinero antes de un año. La consecuencia es que sería fácil disponer de la cantidad líquida. Este apartado incluiría la mercancía de la empresa, el dinero de caja, cuentas corrientes o las deudas que tengan los clientes. Los activos circulantes son fundamentales para que la empresa pueda responder. La idea es que el activo circulante sea mayor al pasivo a corto plazo.
Cuentas Contables y su Clasificación
Las cuentas contables son una herramienta que posibilita la clasificación, análisis y registro de los movimientos financieros de tu empresa. También, tienen la función de dar a conocer aspectos económicos y el patrimonio de una organización de forma ordenada. Por ello, las cuentas contables son el fundamento del sistema de contabilidad financiera de un negocio y la ausencia de estas implica un obstáculo en el registro de las operaciones económicas, análisis y generación de los estados financieros.
El registro de la información financiera en las cuentas contables es esencial para tu empresa porque te permite conocer el motivo por el cual una cuenta incrementa o reduce su saldo. Los datos que se obtienen de las cuentas permiten construir el estado financiero y la toma de decisiones de tu empresa; lo cual, te posibilitará invertir adecuadamente los recursos.
Características de las Cuentas Contables
Las cuentas contables se caracterizan por:
- Tener un nombre, contenido y código en la parte superior. Así, se diferencian de las demás.
- Poseer la fecha en la que se realizó la operación.
- Describir el concepto de pago.
- Detallar el monto a pagar.
- Registrar los abonos y el monto restante, en los casos en los que no se ha completado el total.
- Informar el libro de contabilidad del cual proviene la operación que se realiza.
Estas características hacen que las cuentas contables sean organizadas y se pueda identificar el tipo de transacción que se realizó. Lo anterior, permite que tengas control en tu negocio y asegurar el crecimiento de éste.
Elementos que Componen las Cuentas Contables
Las partes que constituyen las cuentas contables son:
- Nombre de la cuenta: se diligencia con el titular al que se refiere la cuenta de la cual se está haciendo el registro.
- Detalle del débito o “Debe”: los datos se registran en el lado izquierdo y refieren a los valores que ingresan en la cuenta de la organización.
- Detalle del crédito o “Haber”: las cifras se registran al lado derecho de la cuenta e indican los saldos que salen de la empresa.
- Saldo: detalla la diferencia entre el “Debe” y el “Haber”.
La cuentas contables se pueden dividir en diferentes grupos: Según el grupo al que pertenecen, Según su naturaleza, y Según el estado financiero que representan.
Clasificación Según el Grupo al que Pertenecen
- Activo: versa sobre los bienes económicos que posee una organización. Por esto, está compuesto de bienes y derechos de cobro. Estas cuentas se debitan en el momento en que ingresan y se acreditan cuando egresan.
- Pasivo: son las deudas que contrae un negocio, es decir las obligaciones de pago que se documentan. Estás se acreditan en el momento en que ingresan y se debitan cuando egresan.
- Patrimonio neto: es el resultado de la diferencia entre el activo y el pasivo. Está compuesto por el capital y reservas estatutarias, entre otras. Se acreditan en el momento en que ingresan y se debitan cuando egresan.
- Ganancias o resultados positivos: son los registros de las ganancias de la empresa. Un ejemplo de ellos es cuando se cobra un interés por un pago tardío. Por ello, se acreditan cuando ingresan y se debitan cuando egresan.
- Pérdidas o resultados negativos: se refiere a los registros de la pérdida de dinero. Un ejemplo es el pago de impuestos o pago de sueldos. Así, se debitan cuando ingresan y se acreditan cuando egresan.
Clasificación Según la Naturaleza de las Cuentas
Es un modelo ya establecido para registrar las operaciones dependiendo de la cuenta. De esta manera, según la naturaleza de la cuenta, el valor aumentará en un lado y disminuirá en el otro. Pueden ser de naturaleza acreedora o deudora. Entre estas se encuentra:
- Cuentas de activos: son de naturaleza deudora, es decir aumentan su saldo cuando se les da un débito y se reduce el saldo al acreditarse.
- Cuentas de pasivos: son de naturaleza acreedora, por lo que, aumenta su saldo con crédito y disminuye cuando se les da un débito.
- Cuenta de capital o patrimonio: tienen un origen crédito. Así, el saldo de la cuenta aumenta cada vez que se acredite y disminuirá cada vez que se haga un débito.
- Ingresos: tienen un origen crédito, incrementan el saldo cuando se acredita la cuenta y se disminuye cuando hay algo un débito.
- Gastos: son de naturaleza deudora. Aumenta por el debe y disminuye por el haber.
- Costos: son de naturaleza deudora. Aumentan su saldo cada vez que se le da un débito y disminuye su saldo cuando se acrediten.
El manejo de las cuentas y la ubicación del saldo depende de la naturaleza de la cuenta, como lo vimos con anterioridad.