A la hora de registrar la información en nuestros libros contables, existen determinadas circunstancias que, por su especial naturaleza, no tienen incidencia en la contabilidad de la sociedad pero que, sin embargo, la empresa quiere conservar con el fin de obtener más información sobre su estado financiero o bien porque tendrán repercusión futura en sus balances. Más allá de la propia memoria, donde se registran transacciones extracontables y otros aspectos que no tienen incidencia en los actuales estados patrimoniales de la sociedad, existen unas cuentas, llamadas cuentas de orden, que se encargan de reflejar todos estos hechos.
Las cuentas de orden son instrumentos contables utilizados para registrar operaciones que, aunque no afectan directamente al patrimonio de la empresa, deben ser tenidas en cuenta para un adecuado control y seguimiento contable. A través de ellas, se pueden reflejar hechos y obligaciones contingentes sin incidencia directa en el balance de la situación de la empresa. En otras palabras, las cuentas de orden permiten reflejar hechos económicos que tienen un impacto potencial o futuro, o que representan compromisos, garantías, responsabilidades o situaciones que requieren supervisión.
Clasificación y tipos de cuentas de orden
Según la definición del Decreto 2649 de 1993, en sus artículos 42 a 45, existen diversos tipos de cuentas de orden:
- Cuentas de orden contingentes: Reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de un ente económico, como litigios pendientes o garantías otorgadas.
- Cuentas de orden fiduciarias: Reflejan los activos, los pasivos, el patrimonio y las operaciones de otros entes que, por virtud de las normas legales o de un contrato, se encuentran bajo la administración del ente económico.
- Cuentas de orden fiscales: Deben reflejar las diferencias de valor existentes entre las cifras incluidas en el balance y en el estado de resultados, y las utilizadas para la elaboración de las declaraciones tributarias.
- Cuentas de orden de control: Son utilizadas por el ente económico para registrar operaciones realizadas con terceros que por su naturaleza no afectan la situación financiera de aquél. Se usan también para ejercer control interno.
Funcionamiento y operativa
Al igual que ocurre con el resto de cuentas que conforman la contabilidad de una empresa, las cuentas de orden utilizan el sistema de partida doble; es decir, se abren en grupos de dos, una cuenta deudora y otra cuenta acreedora, cuyos saldos deben estar compensados en todo momento, quedando el asiento a cero. Se registran de manera simétrica en el debe y en el haber del libro diario, para evitar que influyan en el resultado contable. Un punto importante que no podemos dejar de mencionar es que los saldos de las cuentas de orden se muestran debajo del balance general, como si se tratase de cuentas aparte.
Tipologías de registros
Las cuentas de orden parten de la base de tres tipologías diferentes de hechos que pueden darse:
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- Valores contingentes: A través de ellos, la empresa asume una responsabilidad aleatoria, que puede desaparecer o convertirse en un compromiso real.
- Valores de control: Son aquellos que son registrados por duplicado con el objetivo de reflejar algunos movimientos financieros o extra financieros.
- Valores ajenos: Son aquellos recursos que la empresa recibe sin que sean de su propiedad, ya sea de forma temporal o permanente, incluyendo bienes que la empresa mantiene en guarda, en prenda o en garantía.
Ejemplos prácticos de uso
Las cuentas de orden son un recurso contable fundamental para ofrecer una imagen completa y fiel de la situación financiera de una empresa. Entre los ejemplos más habituales podemos destacar:
| Operación | Finalidad |
|---|---|
| Avales y garantías | Reflejar el compromiso al garantizar una deuda de terceros. |
| Mercancías en consignación | Controlar productos de terceros recibidos para su venta. |
| Depreciación fiscal vs contable | Conciliar diferencias en tasas de depreciación de activos. |
| Juicios pendientes | Registrar demandas que podrían afectar el futuro financiero. |
En el caso de los arrendamientos financieros (leasing), por ejemplo, se anota el valor del bien arrendado para llevar un control interno, aunque no se registre como activo hasta que finalice el contrato. Asimismo, en el supuesto de documentos descontados y endosados, se trata de aquellas cuentas por cobrar cuyo derecho es cedido a una entidad financiera, la cual cobrará la deuda a su vencimiento. Cada una de estas cuentas ayuda a la empresa a mantener un registro adecuado de sus compromisos y posibles contingencias, garantizando un mejor control financiero y una toma de decisiones más informada.
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