Las cuentas de orden son instrumentos contables esenciales para documentar operaciones que, aunque no impactan directamente en el balance general o el estado de resultados de una empresa, sí requieren de un control.
Su propósito es reflejar los compromisos, las contingencias, las garantías, los contratos y otras situaciones similares que no se registran en las cuentas de balance o de resultados.
Marco Legal y Normativo
El numeral 33, inciso B, fracción VI del Código Fiscal de la Federación (CFF) establece que los contribuyentes deben formular los estados de posición financiera, de resultados, de variaciones en el capital contable, de origen y aplicación de recursos, así como las balanzas de comprobación, incluyendo las cuentas de orden y las notas a dichos estados.
Al respecto, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) indica que las cuentas de orden utilizadas y registradas por los contribuyentes para el cálculo del Impuesto sobre la Renta (ISR) pueden ser reportadas al cierre del ejercicio en las balanzas 12 o 13, en aquellos casos donde se encuentren obligados a enviar la contabilidad electrónica.
Por su parte, el artículo 44 del Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta contempla que se entenderá que se cumple con el requisito de que las deducciones estén debidamente registradas en contabilidad inclusive cuando se lleven en cuentas de orden.
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Las Normas de Información Financiera (NIF) precisan los lineamientos aplicables para el registro y presentación de cuentas de orden. Por ejemplo: NIF A-2: Define los elementos básicos de los estados financieros, incluyendo cómo deben reflejarse las contingencias y compromisos.
El artículo 28 del CFF indica que los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria. La documentación comprobatoria de dichos registros o asientos deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.
Las reglas de carácter general, contenidas en la Resolución Miscelánea Fiscal (RFM) vigente, establecen en sus numerales 2.8.1.5. y 2.8.1.6. diversas reglas en materia de contabilidad electrónica. Ahora, la contabilidad electrónica debe ser realizada conforme al Anexo 24 de la RMF y su anexo técnico.
Ejemplos de Cuentas de Orden
Entre las cuentas de orden que se deben reportar se encuentran:
- Cuenta de Utilidad Fiscal Neta (CUFIN)
- Cuenta de Capital de Aportación (CUCA)
- El ajuste anual por inflación acumulable o deducible
- La utilidad o pérdida fiscal en la venta de activos fijos.
Importancia y Manejo Contable
Aunque las cuentas de orden no forman parte directa del balance general ni del estado de resultados, es fundamental gestionarlas y registrarlas de manera adecuada.
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El registro de estas cuentas se lleva a cabo en libros auxiliares o en secciones dedicadas del libro mayor, de acuerdo con las políticas contables establecidas por cada empresa.
En términos de la NIF A-7, "Presentación y revelación", la revelación es la acción de divulgar en los estados financieros y sus notas, toda aquella información que amplíe el origen y significación de los elementos que se presentan en dichos estados, proporcionando información acerca de las políticas contables, así como del entorno en el que se desenvuelve la entidad.
En este sentido, con la finalidad de cumplir el postulado de la revelación, las transacciones que no modifican la estructura financiera de la entidad económica, se deben controlar mediante cuentas de orden; ya que de esta manera se podrá revelar, en los estados financieros, la información que deriva de los derechos y obligaciones, tanto financieros como fiscales, de diferentes partidas que, aunque no afecten de manera inmediata la estructura financiera de la entidad, la podrán afectar en un futuro cercano (contingencias derivadas de juicios, bienes y valores ajenos que son administrados por la entidad, ventas en consignación, etcétera).
Por lo anterior, las cuentas de orden sirven para controlar las operaciones y eventos económicos que no modifican la estructura financiera ni los resultados de operación de la entidad, así como de recordatorio de dichas operaciones o eventos, como pueden ser los siguientes:
- Mercancías en consignación.
- Juicios y responsabilidades contingentes.
- Otras contingencias.
- Documentos descontados.
- Seguros y fianzas.
- Depreciación y amortización fiscal.
- La CUCA y la CUFIN.
Clasificación de las Cuentas de Orden
De acuerdo con las operaciones o eventos económicos que se pueden controlar mediante las cuentas de orden o de memorando, las mismas se clasifican de conformidad con lo siguiente:
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Bienes y valores ajenos
En este grupo se registran los bienes y valores que no son propios de la entidad económica, pero que son controlados por la misma para llevar a cabo diversas operaciones o como depósito por créditos otorgados.