El catálogo de cuentas es un elemento fundamental en la contabilidad de cualquier entidad económica. Se trata de un documento donde se registran todas las cuentas de manera ordenada y sistematizada, con el fin de facilitar el registro posterior de las transacciones, transformaciones y otros eventos propios de la entidad. Este catálogo debe atender a las necesidades de la entidad, sin descuidar los aspectos legales de la contabilidad electrónica.
Fundamentos del Catálogo de Cuentas
El presente tema corresponde a la Unidad De Aprendizaje “Paquetería Contable” cursada en el quinto semestre en la carrera de Contador Público, de acuerdo con el plan de estudio. La importancia de conocerlo radica en aprender el funcionamiento de los programas contables que son usados en las empresas en el área de contabilidad.
El catálogo de cuentas ayuda a clasificar, llevar registro y presentar las transacciones, transformaciones internas y otros eventos que afectan a las entidades económicas a través del uso de pólizas. Tomando en cuenta que en la actualidad las empresas buscan la manera de automatizar sus procesos, cumplir con las normativas legales y de información financiera, es de vital importancia el catálogo de cuentas, pues es la base de registro de ello.
Objetivo Didáctico
Aprender a diseñar un catálogo de cuenta en paquetes contables, tanto en su forma contable, financiera y fiscal, con el propósito de que el alumno pueda establecer un catálogo desde cero o utilizar un catálogo de cuentas ya establecido en una empresa, cumpliendo con lo que establece las normativas legales y lo que establecen las NIF´s.
Elementos del Catálogo de Cuentas
El catálogo de cuentas principalmente debe tener:
Lea también: Funcionamiento de Cuentas en Paraísos Fiscales
- La clave de cada cuenta de manera consecutiva; la cantidad de dígitos dependerá de la extensión que tenga el catálogo de la entidad, por lo general son cinco dígitos los que se consideran.
- Nombre de cada una de las cuentas. Estos nombres los encontramos en las Normas de Información Financiera (NIF).
- Conforme a las claves, en el catálogo se deben incluir el rubro (pasivo, activo, etc.) las cuentas principales y si la entidad así lo requiere las subcuentas.
Funciones del Catálogo de Cuentas
- Permite tener organizada la contabilidad de la entidad.
- Facilita la armonización de las finanzas entre la empresa matriz y sus subsidiarias.
- Al crear el catálogo de cuentas se cumple con la ley vigente.
Tipos de Catálogos de Cuentas
- Con sistema alfabético: La organización de este catálogo se basa en colocar las letras del alfabeto a cada cuenta.
- Con sistema decimal: Este catálogo contempla la numeración del 0 al 9, en cada posición.
- Con sistema numérico: Este sistema de clasificación es el más común en las organizaciones, su clave consta solamente de números.
- Con sistema nemotécnico: Este sistema contempla claves más fáciles de aprender y recordar, debido a que se basa en las iniciales del nombre de cada cuenta.
- Sistema combinado: El catálogo de cuentas puede ser elaborado con un solo sistema, pero también pueden ser combinados dos o más de los sistemas vistos anteriormente, un ejemplo muy claro es el sistema alfanumérico.
Catálogo de Cuentas NIF
Las NIF ‘s emitidas por el Consejo Mexicano de Normas de Información Financiera (CINIF), son un conjunto de normas y conceptos que muestran la forma en la que debe elaborarse, presentarse y revelarse la información financiera de una entidad dentro del territorio nacional. Las NIF ‘s en sus series “C” y “D” nos muestran los rubros y cuentas existentes en la contabilidad, mientras que las subcuentas dependen bastante de cada entidad.
Cabe mencionar que el catálogo de cuentas provee los rubros de los cuales se derivan los estados financieros que se elaboran en la entidad.
Catálogo de Cuentas del SAT
De acuerdo con el anexo 24 de la resolución miscelánea fiscal para 2019, el catálogo de cuentas es un documento donde se muestra de manera ordenada la clave y nombre otorgada a las cuentas de activo, pasivo, capital, ingresos, costos, gastos y cuentas de orden, que son usadas en la contabilidad de las entidades económicas.
Este catálogo debe de contar con los siguientes requisitos:
- Versión: Se debe colocar la versión del catálogo.
- RFC: Es el Registro Federal de Contribuyentes de la persona física o moral, a la que le pertenece el catálogo de cuentas de la entidad.
- Mes y año: Se debe colocar el mes y el año donde comienza la vigencia del catálogo de cuentas.
- Código agrupador: Este código es un número que se asocia al catálogo de cuentas de una entidad, con el propósito de que la información presentada a esta institución se haga de manera uniforme y a su vez, se armonice con la información presentada por las demás entidades.
- Número de cuenta: Es la clave numérica que se le asigna a cada una de las cuentas que integran el catálogo de cuentas de la entidad.
- Descripción: Se refiere al nombre de cada una de las cuentas dentro del catálogo.
- Subcuenta de: De las cuentas principales se desglosan las subcuentas; éstas deben tener la clave que indica a cual cuenta pertenecen.
- Nivel: Se debe colocar el nivel al cual pertenece la cuenta, esto se refiere a una clasificación de las cuentas.
- Naturaleza: Se refiere a reconocer si las cuentas o subcuentas son de origen acreedor o deudor.
Captura en Paquetes Contables: Ejemplo CONTPAQi
CONTPAQi Contabilidad es un software contable utilizado por empresas para el registro de operaciones. Para fines didácticos, se ocupará de referencia el citado software.
Lea también: Ejemplos de Cuentas Contables
Estructuración de Catálogo de Cuentas
El primer paso que se da en la formación del catálogo de cuentas en este sistema inicia desde el momento de creación de la empresa.
Catálogo Preinstalado
En esta sección se puede seleccionar entre dos opciones: Ninguno o el catálogo general del SAT. Si selecciona la opción Ninguno, debe agregarse la estructura que llevará el catálogo. Si se elige la opción de catálogo preinstalado de acuerdo al SAT, no se modificarán las demás opciones y en automático se asigna como catálogo de cuentas el código agrupador de cuentas del SAT plasmado en el anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal.
Estructuración del Catálogo de Cuentas sin Catálogo Preinstalado
Una vez se haya seleccionado la opción de ningún catálogo preinstalado, la estructuración del mismo se llevará a cabo en la pestaña denominada “Catálogo” que se encuentra en la parte superior del programa, existen varias opción en la pestaña nombrada, pero en general se estructura en la primera opción llamada “catálogo de cuentas”.
Código de Identificación y Nombre de la Cuenta
Para agregar una cuenta, se debe seleccionar el botón “nuevo” e insertar como primer dato de la cuenta su código de identificación. Una vez agregado el código de identificación de la cuenta, se debe insertar el nombre con el que se reconocerá la cuenta.
Tipo de Cuenta
La sección de “subcuenta” no es editable, pues se asigna de manera automática en base al código de identificación de la cuenta. Lo siguiente que se debe asignar es el tipo de cuenta, la función de ello principalmente es proporcionar información al sistema de la cuenta para la generación de estados financieros o reportes auxiliares.
Lea también: Guía Completa sobre FATCA
El tipo de cuenta que se les puede asignar, son los siguientes:
- Activo deudora
- Activo acreedora
- Pasivo deudora
- Pasivo acreedora
- Capital deudora
- Capital acreedora
- Resultados deudora
- Resultados Acreedora
- Estadística deudora
- Estadística Acreedora
- Orden deudora
- Orden Acreedora
Cuenta de Mayor
El paso siguiente es elegir una opción de si la cuenta que se genera es una cuenta de mayor o si no lo es, o en su caso si es de Título o subtítulo.
- No es cuenta de mayor: La cuenta será afectada a través de las pólizas y se totaliza a la cuenta de mayor que pertenece.
- Sí es cuenta de mayor: La cuenta expresara su saldo en estados financieros y su monto será la sumatoria de las cuentas que no son de mayor que pertenecen a la misma.
- Subtítulo: Para totalizar grupos de cuentas a un nivel inferior a la de título
- Título: Para totalizar grupos de cuentas, por ejemplo activo a corto o largo plazo.
Asignación del Código Agrupador del SAT y Rubro de NIF
La asignación del código agrupador del SAT es obligatorio para poder cumplir la normativa legal de mandar la contabilidad electrónica, las NIF’s permiten que la información financiera que genere la entidad económica sea en base a estándares.
En el software contable al que hacemos referencia, asignarle el código agrupador y rubro de NIF, será en la pestaña denominada “Fiscales”, en la creación de la cuenta, el código corresponderá a alguno plasmado en el anexo 24 de la RMF. El rubro se deberá asignar en base a las características de la cuenta y el juicio profesional del contador. Es importante hacer notar que el rubro NIF, se le asignará solamente a la cuenta de mayor, las cuentas que no lo son, se totalizan a la cuenta de mayor a la que pertenezca.
Optimización y Utilerías
Asignar un código agrupador o un rubro por cuenta, puede ser tardado y puede dar lugar a errores en caso de saltarse alguna cuenta. Existe una opción que facilitará la asignación de los mismos, para hacer uso de ella, se deberá colocar en la pestaña “Catálogo”, y seleccionar la opción de asignar rubro NIF.
Otra utilería que se puede realizar es cargar o bajar catálogos de cuentas, sus fines son varios, ya sea ocuparlo en otra empresa, hacer un respaldo, etc.